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随着现代化、信息化建设步伐的加快，新型的网络化办公方式向传统的“公文往返式”办公提出挑战，方便、快捷的电子政务得以迅速推广，而福州市教育系统业已全面实行了公文电子化。如何在新形势下，做好电子文件归档工作将成为档案工作者今后要不断探讨的一个课题。现就分析福州市教育系统目前的电子文件归档现状谈谈个人的一些看法。
一、电子政务环境推动了档案信息化建设的快速发展
我国电子政务建设与档案信息化密不可分，电子文件是电子政务的主要管理对象和载体，电子文件的管理、存储、利用是政务信息化建设和档案管理的重要内容，也是电子政务建设和档案信息化建设的主要内容。加强电子文件管理是电子政务建设的必然要求也是档案部门的职责所在，迅速发展的电子政务环境，必将推动档案信息化建设的快速发展。
福州市教育局为了进一步推动福州市的教育信息化进程，提高办公智能化水平，推行福州市教育网上公文办公系统，市教育局的所有非密级文件均以电子文档方式在“电子办公系统”中下发，不再印制纸质公文。随后，各县（市）、区教育局也陆续开通网上公文办公系统，对所辖校实行电子发文。2005年6月1日福州教育学院也开通了网上公文办公系统，向全市中小学，各县（市）、区教育局、教师进修学校推行电子公文。至此，福州市教育系统全面实行网上公文办公。电子政务的迅速普及，产生了大量的电子公文，给档案工作带来了前所未有的挑战。
二、电子政务环境下电子文件归档工作存在问题分析
目前，虽然电子文件已在工作中普遍存在，但电子文件的管理中，却未能实现对电子文件的归档，就更谈不上后续的管理工作了。这主要有几方面的原因：
（一）对电子文件的管理意识不强。电子文件是近几年才在我市教育系统中出现的新生事物，对它的意义和功用，档案人员还未充分认识，没有引起足够的重视。目前，我市绝大多数教育部门及学校都未能实现电子文件归档管理工作。各学校没有对电子文件进行整理、鉴定、归档，仅是把与本校有关的电子文件存储在硬盘内，而有的学校甚至没有保存任何一份电子文件。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。因此，对电子文件的收集、整理、归档已势在必行。
（二）许多学校内部的局域网尚未建立和对电子文件的接受程度影响了电子文件的归档管理。许多学校的领导不习惯于阅读电子文件，并且不能直接在电子文件上签注意见。这些都使得办公室必须打印出纸质文件进行传阅处理。文件管理成了“双套制”，造成资源浪费，没有真正达到无纸化办公的目的。
（三）未能及时引进档案管理系统进行管理，阻碍了电子文件的归档管理。引进一套单机版的档案管理软件最低费用为4800多元，网络版的更是高达上万元，这对于拥有有限教育经费的学校来说，是一笔过大的开支，学校领导无法将紧张的经费投入这方面的建设。其次，学校领导对提高档案管理工作效率重视不够，未能对此产生足够的重视。
（四）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。目前市教育局和福州教育学院的办公系统均采用浙大网络开发的网络办公平台，两个办公平台虽各有特点，但都没有把电子文件的归档管理考虑在内。市教育局的平台考虑到了电子文件的流转和归档，但由于没有与档案部门联系和沟通，在开发政务办公系统的平台中没有按照档案管理的要求来开发，造成开发出的电子办公系统虽有强大的功能和优点，但是对电子文件的归档管理方面却存在着薄弱环节，或者与档案管理系统不兼容。由于办公自动化系统和档案现代化管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档。
（四）档案人员的专业水平影响了电子文件的归档管理。据了解，目前，学校的档案人员一般都是兼职档案员，大多数没有受到过专业的档案管理教育，文化程度也高低不均，档案专业知识更多是靠传、帮、带得来的。而且作为兼职档案员在平时工作中，除了档案管理工作以外，还有大量的行政事务性的工作，这些使得他们没有更多的时间和精力自觉地投入到提高档案专业水平上，也就造成他们知识更新速度缓慢。
三、加强电子档案管理的建议
（一）增强电子档案管理意识。档案管理部门要与时俱进，加大电子档案工作的宣传力度，提高全员电子档案意识。进一步增强各级领导和教职工的电子档案意识和法制观念。依法治档，使各级领导充分认识学校电子档案工作的重要性。强化领导意识是做好电子档案工作的关键。实践证明，哪所学校的领导重视档案工作，哪所学校的档案基础工作开展得就顺利。通过增强各校领导的电子档案意识，可以获得资金支持和投入，改善和提高档案部门的工作环境和自动化管理水平，从而促进电子档案工作的稳步发展。
（二）加快内部局域网建设的步伐。为了适应电子政务环境，必须建立起单位内部局域网，引入档案管理系统，这样才能实现电子文件的网上文书处理，也能解决单位文件“双套制”的浪费现象，真正实现无纸化办公。
（三）电子政务产生的电子文件采取谁提供谁管理的原则。在电子政务的公文办公系统不兼容已成事实的前提下，对电子政务公文办公系统形成的电子文件，由文件形成单位按照双轨制的原则进行保存，即发文单位在保存电子档案的同时印制少量的纸质文件作归档用，对有保存价值的电子文件采用另存为PDF格式，这种格式作为电子档案不易更改，与纸质文件相对应；对并非通过电子政务系统制发的电子文件，包括涉密文件也是如此，完成后即办理；对各种应归档的纸质文件，采用索要电子文件或者及时进行全文扫描的方式保存，确保一个学校的应归档文件齐全完整并全部数字化，并利用《归档文件整理规则》配套管理档案的软件，实现电子文件自动归档管理和检索。
（四）加强人才队伍建设。在电子政务环境下，各校要重视配备相应的人才，对兼职档案人员的学校尽可能将文书和档案人员合一。有专职档案员的学校要加强与文书人员沟通联系，文书人员要及时把电子文件传送给档案人员，以便于档案人员及时对电子文件进行鉴定归档。档案部门要加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。在电子政务建设环境下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代步伐。因此，档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。
一、电子政务环境推动了档案信息化建设的快速发展
我国电子政务建设与档案信息化密不可分，电子文件是电子政务的主要管理对象和载体，电子文件的管理、存储、利用是政务信息化建设和档案管理的重要内容，也是电子政务建设和档案信息化建设的主要内容。加强电子文件管理是电子政务建设的必然要求也是档案部门的职责所在，迅速发展的电子政务环境，必将推动档案信息化建设的快速发展。
福州市教育局为了进一步推动福州市的教育信息化进程，提高办公智能化水平，推行福州市教育网上公文办公系统，市教育局的所有非密级文件均以电子文档方式在“电子办公系统”中下发，不再印制纸质公文。随后，各县（市）、区教育局也陆续开通网上公文办公系统，对所辖校实行电子发文。2005年6月1日福州教育学院也开通了网上公文办公系统，向全市中小学，各县（市）、区教育局、教师进修学校推行电子公文。至此，福州市教育系统全面实行网上公文办公。电子政务的迅速普及，产生了大量的电子公文，给档案工作带来了前所未有的挑战。
二、电子政务环境下电子文件归档工作存在问题分析
目前，虽然电子文件已在工作中普遍存在，但电子文件的管理中，却未能实现对电子文件的归档，就更谈不上后续的管理工作了。这主要有几方面的原因：
（一）对电子文件的管理意识不强。电子文件是近几年才在我市教育系统中出现的新生事物，对它的意义和功用，档案人员还未充分认识，没有引起足够的重视。目前，我市绝大多数教育部门及学校都未能实现电子文件归档管理工作。各学校没有对电子文件进行整理、鉴定、归档，仅是把与本校有关的电子文件存储在硬盘内，而有的学校甚至没有保存任何一份电子文件。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。因此，对电子文件的收集、整理、归档已势在必行。
（二）许多学校内部的局域网尚未建立和对电子文件的接受程度影响了电子文件的归档管理。许多学校的领导不习惯于阅读电子文件，并且不能直接在电子文件上签注意见。这些都使得办公室必须打印出纸质文件进行传阅处理。文件管理成了“双套制”，造成资源浪费，没有真正达到无纸化办公的目的。
（三）未能及时引进档案管理系统进行管理，阻碍了电子文件的归档管理。引进一套单机版的档案管理软件最低费用为4800多元，网络版的更是高达上万元，这对于拥有有限教育经费的学校来说，是一笔过大的开支，学校领导无法将紧张的经费投入这方面的建设。其次，学校领导对提高档案管理工作效率重视不够，未能对此产生足够的重视。
（四）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。目前市教育局和福州教育学院的办公系统均采用浙大网络开发的网络办公平台，两个办公平台虽各有特点，但都没有把电子文件的归档管理考虑在内。市教育局的平台考虑到了电子文件的流转和归档，但由于没有与档案部门联系和沟通，在开发政务办公系统的平台中没有按照档案管理的要求来开发，造成开发出的电子办公系统虽有强大的功能和优点，但是对电子文件的归档管理方面却存在着薄弱环节，或者与档案管理系统不兼容。由于办公自动化系统和档案现代化管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档。
（四）档案人员的专业水平影响了电子文件的归档管理。据了解，目前，学校的档案人员一般都是兼职档案员，大多数没有受到过专业的档案管理教育，文化程度也高低不均，档案专业知识更多是靠传、帮、带得来的。而且作为兼职档案员在平时工作中，除了档案管理工作以外，还有大量的行政事务性的工作，这些使得他们没有更多的时间和精力自觉地投入到提高档案专业水平上，也就造成他们知识更新速度缓慢。
三、加强电子档案管理的建议
（一）增强电子档案管理意识。档案管理部门要与时俱进，加大电子档案工作的宣传力度，提高全员电子档案意识。进一步增强各级领导和教职工的电子档案意识和法制观念。依法治档，使各级领导充分认识学校电子档案工作的重要性。强化领导意识是做好电子档案工作的关键。实践证明，哪所学校的领导重视档案工作，哪所学校的档案基础工作开展得就顺利。通过增强各校领导的电子档案意识，可以获得资金支持和投入，改善和提高档案部门的工作环境和自动化管理水平，从而促进电子档案工作的稳步发展。
（二）加快内部局域网建设的步伐。为了适应电子政务环境，必须建立起单位内部局域网，引入档案管理系统，这样才能实现电子文件的网上文书处理，也能解决单位文件“双套制”的浪费现象，真正实现无纸化办公。
（三）电子政务产生的电子文件采取谁提供谁管理的原则。在电子政务的公文办公系统不兼容已成事实的前提下，对电子政务公文办公系统形成的电子文件，由文件形成单位按照双轨制的原则进行保存，即发文单位在保存电子档案的同时印制少量的纸质文件作归档用，对有保存价值的电子文件采用另存为PDF格式，这种格式作为电子档案不易更改，与纸质文件相对应；对并非通过电子政务系统制发的电子文件，包括涉密文件也是如此，完成后即办理；对各种应归档的纸质文件，采用索要电子文件或者及时进行全文扫描的方式保存，确保一个学校的应归档文件齐全完整并全部数字化，并利用《归档文件整理规则》配套管理档案的软件，实现电子文件自动归档管理和检索。
（四）加强人才队伍建设。在电子政务环境下，各校要重视配备相应的人才，对兼职档案人员的学校尽可能将文书和档案人员合一。有专职档案员的学校要加强与文书人员沟通联系，文书人员要及时把电子文件传送给档案人员，以便于档案人员及时对电子文件进行鉴定归档。档案部门要加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。在电子政务建设环境下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代步伐。因此，档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。