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【摘要】随着计算机技术的广泛应用，档案领域进入电子时代，而电子档案随之产生。所谓电子档案，是指包含在传统档案概念之内的，存储在以计算机为代表的现代化载体形式上的档案。为保证电子档案归档的合法性和稳定性，使电子档案和纸质档案归档具有同等的法律效力，档案工作者既要做好纸质档案的归档工作，更要做好电子档案的归档工作。
【关键词】企业电子档案;归档;管理
1.电子档案的含义与构成
电子档案是由电子文件转化而来的，电子文件是20世纪中期以后出现的新名词。因为电子文件中的信息是用数字表达的，所以也有人称之为“数字式文件”。关于电子文件的定义，国际档案理事会界定为“通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案。它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”。国际档案理事会电子文件委员会的定义更为简明：“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”综上所述，企业电子档案的定义可以概述为：人们在各种企业管理、生产、科技活动中使用电子计算机作为工具，生成和读取的，用数字代码记录的文字、图表和声像等信息。随着现代科学技术的飞速发展，电子文件的存储载体形式越来越多，如磁带、磁盘、光盘等。其中，光盘与磁带、磁盘相比，其特点是记录密度高，存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高，存取速度快，易保存。因有保护层，信息读出为无接触式，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为企业电子文件归档的载体比较适宜。
2.做好电子文件的收集与积累是企业电子档案工作的基础
2.1做好电子文件的收集与积累对现代企业的健康发展具有重要作用
随着计算机技术的普及，电子文件在企业中的应用越来越普遍，做好各种电子文件的收集积累工作对健全企业档案工作意义深远。
2.2电子文件的收集积累范围
企业档案管理部门要结合自身实际确定合理的收集范围。一般来说，企业中需要收集积累的电子文件主要有文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件和命令文件等，但各企业应根据自身业务的不同而对电子文件的收集侧重于不同的方面，因而企业电子文件收集范围主要集中于文本文件(如各类行政文件、科研课题文件等)、图形文件(如设计图纸、标准图等及软件文件(如桥梁设计软件、道路设计软件、试验检测软件等)。
3.当前企业电子档案管理现状分析
3.1电子文件缺乏规范化和统一的管理
大量的电子文件存放在各自的计算机中，如果处于自由散乱状态，没有统一的规范化管理，将随时存在着丢失、泄密的安全隐患。
3.2纸质档案的数字化，是开展电子档案管理的前提
开展早期技术底图的扫描工作，是电子档案管理的一项重要内容，此项工作的开展需要完整合理的硬件配置。早期底图的扫描是一项长期艰巨的任务，需要使用专门的电子图档管理软件对扫描后的图纸进行管理。软件所具有的用户管理、權限管理、归档管理、档案检索、分类管理等功能应比较全面。鉴于现代企业生产基地和设计、经营等部门异地工作的特点，还应考虑具有多个客户端同时在线查询的功能。
4.完善电子档案管理的措施
4.1增强电子文件归档意识
档案是文件的归宿，同纸质文件的运行一样，电子文件办理完毕也必将经过归档环节而成为电子档案。电子档案属于档案一种，理应等同档案的本质属性，它应同样具有原始性与真实性及可靠性。档案的原始性在我国档案行业标准中是这样陈述的：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。电子档案是社会活动中形成的一种存储载体也应该具备同等条件。电子档案作为一种新兴的档案载体其管理所面临的首要问题是观念的更新。
4.2建立并执行科学的归档制度
档案管理人员在对电子文件进行归档时要高度负责，对移交的电子文件要进行全面、认真的检查。在内容方面，检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档；归档的电子文件是否是最终稿本，CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面，应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒、读出信息的准确性等。
4.3电子文件归档体系的完善
4.3.1确保归档电子文件长期有效存储和利用
电子文件的种类繁多、各信息系统的性能差异可导致传输、存储等环节的不适应性。目前，对于档案部门而言，仅仅保证电子文件的可交换性和电子文件信息的共享是远远不够的，其基本前提是建立电子文件管理元数据标准、电子文件格式标准。这样才能保证电子文件的长期有效性，使电子文件在归档过程中不会造成基本要件的损失。
4.3.2建立科学、完善、具体的电子文件归档办法
电子档案内容信息本身可能无法证明或体现自身的真实性，因此对电子文件真实性要具体指明各种规定性要求。例如，文件与工作流程的同步性要求(防止伪造和篡改)，文件与反映工作活动的对应性要求(防止虚构文件内容)，内容要件和形式要件的完备性要求(具有法定内容和格式)，还可能包含其他一些具体要件及其规定性，如对数字签名及电子印章有效性的规定、对加密工具有效性的规定、文本格式定义和转换工具的一致性规定、相关日志记录的完备规定、压缩工具的可靠性规定等等。需设计和推荐规范的电子文件管理系统结构、系统功能模板、应用模块以及系统接口要求等。作为档案工作人员也要积极参与到电子文件系统设计中，与技术人员充分进行沟通，把功能需求纳入到系统的设计中，实现用户和系统设计人员的有效链接，从而有效保证电子文件的真实性和可靠性。专家提出为确保电子文件的真实性和可靠性首先要具备以下三方面：一是立法，也就是认可其凭证作用。二是技术手段，完善其安全措施，也是电子档案可靠性的保证。三是完善的组织和管理。电子文件从形成到转化为档案不仅是一个保管的问题，它要有一整套完善有效的管理机制，通过规范人的行为来维护电子文件的真实和可靠。
4.4建立并执行严格的保管利用制度
与纸质文件相比，电子文件由于其特殊性，在保管方法上与一般档案的保存有明显的不同。档案管理人员对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之处于只读状态。在对电子文件进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时，要特别注意防止转换过程中的信息失真。同时，要注意对电子文件定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。
对电子文件的利用实行利用权限控制，防止无关人员对电子文件系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和信息损伤。建立电子文件管理的记录系统。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，人们便无法确认它的真实性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况，用这些记录来证实电子文件内容的真实性。■
【参考文献】
［１］李莉.企业电子档案归档与管理研究[J].兰台世界,2008,(07)．
［２］黄新荣,赵清.电子档案与电子文件的对比分析[J]. 陕西档案,2007,(06)．
【关键词】企业电子档案;归档;管理
1.电子档案的含义与构成
电子档案是由电子文件转化而来的，电子文件是20世纪中期以后出现的新名词。因为电子文件中的信息是用数字表达的，所以也有人称之为“数字式文件”。关于电子文件的定义，国际档案理事会界定为“通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案。它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”。国际档案理事会电子文件委员会的定义更为简明：“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”综上所述，企业电子档案的定义可以概述为：人们在各种企业管理、生产、科技活动中使用电子计算机作为工具，生成和读取的，用数字代码记录的文字、图表和声像等信息。随着现代科学技术的飞速发展，电子文件的存储载体形式越来越多，如磁带、磁盘、光盘等。其中，光盘与磁带、磁盘相比，其特点是记录密度高，存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高，存取速度快，易保存。因有保护层，信息读出为无接触式，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为企业电子文件归档的载体比较适宜。
2.做好电子文件的收集与积累是企业电子档案工作的基础
2.1做好电子文件的收集与积累对现代企业的健康发展具有重要作用
随着计算机技术的普及，电子文件在企业中的应用越来越普遍，做好各种电子文件的收集积累工作对健全企业档案工作意义深远。
2.2电子文件的收集积累范围
企业档案管理部门要结合自身实际确定合理的收集范围。一般来说，企业中需要收集积累的电子文件主要有文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件和命令文件等，但各企业应根据自身业务的不同而对电子文件的收集侧重于不同的方面，因而企业电子文件收集范围主要集中于文本文件(如各类行政文件、科研课题文件等)、图形文件(如设计图纸、标准图等及软件文件(如桥梁设计软件、道路设计软件、试验检测软件等)。
3.当前企业电子档案管理现状分析
3.1电子文件缺乏规范化和统一的管理
大量的电子文件存放在各自的计算机中，如果处于自由散乱状态，没有统一的规范化管理，将随时存在着丢失、泄密的安全隐患。
3.2纸质档案的数字化，是开展电子档案管理的前提
开展早期技术底图的扫描工作，是电子档案管理的一项重要内容，此项工作的开展需要完整合理的硬件配置。早期底图的扫描是一项长期艰巨的任务，需要使用专门的电子图档管理软件对扫描后的图纸进行管理。软件所具有的用户管理、權限管理、归档管理、档案检索、分类管理等功能应比较全面。鉴于现代企业生产基地和设计、经营等部门异地工作的特点，还应考虑具有多个客户端同时在线查询的功能。
4.完善电子档案管理的措施
4.1增强电子文件归档意识
档案是文件的归宿，同纸质文件的运行一样，电子文件办理完毕也必将经过归档环节而成为电子档案。电子档案属于档案一种，理应等同档案的本质属性，它应同样具有原始性与真实性及可靠性。档案的原始性在我国档案行业标准中是这样陈述的：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。电子档案是社会活动中形成的一种存储载体也应该具备同等条件。电子档案作为一种新兴的档案载体其管理所面临的首要问题是观念的更新。
4.2建立并执行科学的归档制度
档案管理人员在对电子文件进行归档时要高度负责，对移交的电子文件要进行全面、认真的检查。在内容方面，检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档；归档的电子文件是否是最终稿本，CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面，应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒、读出信息的准确性等。
4.3电子文件归档体系的完善
4.3.1确保归档电子文件长期有效存储和利用
电子文件的种类繁多、各信息系统的性能差异可导致传输、存储等环节的不适应性。目前，对于档案部门而言，仅仅保证电子文件的可交换性和电子文件信息的共享是远远不够的，其基本前提是建立电子文件管理元数据标准、电子文件格式标准。这样才能保证电子文件的长期有效性，使电子文件在归档过程中不会造成基本要件的损失。
4.3.2建立科学、完善、具体的电子文件归档办法
电子档案内容信息本身可能无法证明或体现自身的真实性，因此对电子文件真实性要具体指明各种规定性要求。例如，文件与工作流程的同步性要求(防止伪造和篡改)，文件与反映工作活动的对应性要求(防止虚构文件内容)，内容要件和形式要件的完备性要求(具有法定内容和格式)，还可能包含其他一些具体要件及其规定性，如对数字签名及电子印章有效性的规定、对加密工具有效性的规定、文本格式定义和转换工具的一致性规定、相关日志记录的完备规定、压缩工具的可靠性规定等等。需设计和推荐规范的电子文件管理系统结构、系统功能模板、应用模块以及系统接口要求等。作为档案工作人员也要积极参与到电子文件系统设计中，与技术人员充分进行沟通，把功能需求纳入到系统的设计中，实现用户和系统设计人员的有效链接，从而有效保证电子文件的真实性和可靠性。专家提出为确保电子文件的真实性和可靠性首先要具备以下三方面：一是立法，也就是认可其凭证作用。二是技术手段，完善其安全措施，也是电子档案可靠性的保证。三是完善的组织和管理。电子文件从形成到转化为档案不仅是一个保管的问题，它要有一整套完善有效的管理机制，通过规范人的行为来维护电子文件的真实和可靠。
4.4建立并执行严格的保管利用制度
与纸质文件相比，电子文件由于其特殊性，在保管方法上与一般档案的保存有明显的不同。档案管理人员对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之处于只读状态。在对电子文件进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时，要特别注意防止转换过程中的信息失真。同时，要注意对电子文件定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。
对电子文件的利用实行利用权限控制，防止无关人员对电子文件系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和信息损伤。建立电子文件管理的记录系统。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，人们便无法确认它的真实性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况，用这些记录来证实电子文件内容的真实性。■
【参考文献】
［１］李莉.企业电子档案归档与管理研究[J].兰台世界,2008,(07)．
［２］黄新荣,赵清.电子档案与电子文件的对比分析[J]. 陕西档案,2007,(06)．