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一、强化责任意识，增强整体功能
院校办公室特殊的地位和工作性质，要求其必须是一个制度健全、管理严格、纪律严明、号令畅通的战斗集体。本着“从严、从细、高效、可行”的原则，建立健全办公室工作规范和管理制度，使各项工作的开展规范有序。办公室是一个综合性办公室，其主要职责是文书处理,信息管理,党建工作,文书档案资料及印信管理,会务工作,接待与协调,服务工作,临时性工作，归纳起来就是办文、办事、办会，综合、协调、服务。
1.办文质量要高
文字水平直接决定能否完整体现院领导的决策意图，以及如何让各单位以更有效的方式落实所定决策。这就要求办公室的工作人员，不仅要准确领会学院领导的决策意图，而且要准确把握文件精神实质，了解学院总体情况。因此，在平时的工作中，办公室的工作人员必须加强对党的职业教育方针政策及理论的研究与学习，加强工作调研，力求把握职业院校教育与学科发展规律，深入了解学院发展实际，做好学院领导的参谋和助手。
2.办事效率要快
保障学院党政系统日常工作正常运转，是办公室的重要工作。办公室的常规性工作包括文书、秘书、事务、信访、档案、党建等。这些工作都是与各级领导和广大师生密切相关的环节，工作十分繁杂单调，但又必不可少。做好日常性工作，提高服务水平是办公室工作的基本要求。因此，根据各个工作环节的不同特点和要求，从办公室人员的实际出发，要求每个人员既要有基本工作职责，各管一摊，又要做到分工不分家，互相配合，互相补台，齐抓共管，不留死角。领导交待的工作，都要迅速有效、保质保量地完成，高效服务。
在内部管理方面，制定明确的办公室人员工作岗位职责，办公室礼品管理，印章管理，信访，接待，档案管理等制度。确定主任联系学院领导服务制度和办公室工作的“一站式服务”机制、工作岗位内部流转制度等，保障学院日常性服务的正常运转。为了方便基层和师生员工，将办公室各项工作程序全部在校园网上公布，便于职能部门和二级学院参阅，提高办事效率。
办公室还要负责党委印章、学院印章、院长印章和介绍信的日常管理，及二级学院党政印章的刻制、审核和管理。从事该项工作的人员，必须有对学院高度负责的态度，认真管理。凡是使用印章的单位和个人，管理人员要认真审核印章用途，分管院领导审批，逐项登记，不以私人感情代替学院规章制度，防止在印章的使用和管理上出现任何问题。
3.办会要求要细
办公室职能分析认为，重大会议、重要活动是学院办公室各项工作的重中之重。学院每周一召开院长办公会，重大问题召开党政联席会，办公室都要亲自组织，整理会议纪要，检查会议精神落实情况。各种会议活动的组织和协调，特别是重大会议活动必须按照“组织超前、信息准确、综合运作、服务周全、勤俭高效”的工作原则，注意活动的细致性、周到性和实效性，还要与宣传、保卫、后勤等职能部门和二级学院积极合作、相互沟通，从而保障各项重大活动的顺利进行。
4.综合能力要强
办公室是学院的综合性办公室，要对学院的全面工作做到心中有数，了解上情，掌握下情，收集信息，综合分析。平时还要注意积累各方面的工作情况，为领导决策提供准确的依据，当好领导的参谋。对上报告工作，对内总结报告，都要根据各方面的情况进行综合分析，这是办公室主任及分管领导的主要职责。
5.服务保障要好
为教学服务，为部门服务，为师生服务，为领导服务是办公室经常性的职责。办公室的服务工作不能停留在口头上，而要扎扎实实地工作，对上保障到位，对下服务到家。特别是对师生员工提出的有关切身利益的事情应妥善处理，对不在责权范围内而难于决断的事情要及时向院领导汇报，并同当事人解释清楚。对职权范围内的工作，有利于教育教学和学院工作的开展，要按照规定及时给予办理，做好各方面的服务保障。
6.组织协调要好
院长办公室是保证各项工作顺利进行的枢纽，是学院综合事务处理部门。工作涉及面广，千头万绪，内容既具体又繁琐。上至向省市主管部门和学院各位院长请示工作，下至在学院职能部门和二级学院内部协调。因此办公室工作除了要争取学院领导的重视外，还必须充分发挥协调作用，创立一个宽松和谐的工作环境。
二、强化服务意识，提高工作效率
1.要有乐于吃苦、甘于奉献精神
办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大，工作缺乏成就感，节假日、晚上加班是常事，甚至有时辛苦半天，却得不到领导和师生的理解。因此，工作的特殊性要求办公室管理人员要有爱岗敬业精神，不图名利，甘于奉献。要有强烈的事业心和责任感，把管理工作当成一门科学，认真学习、积极探索其工作规律，理论联系实际，不断提高管理水平，提高工作效率和质量，更好地为领导和师生服务。
2.要有平和心态、良好心理素质
由于办公室工作面广，遇到的困难、紧急情况多，更容易成为领导、部门之间以及教职工之间诸多矛盾的集中点，工作人员心理负担较重，容易产生烦恼、急躁不安等不良情绪。因此，管理人员首先要心境宽松平和，以一颗平常心对待工作中的任何事情，始终保持充沛的精力；其次要保持正常的平静心态，当工作中被误解或受到伤害时，避免冲动或消极情绪，不受外界因素影响，工作要始终勤奋努力，一丝不苟；第三，心胸要宽阔，有甘为人梯，为他人作嫁衣的风度。总之，办公室管理人员要调整心态，具备较强的挫折承受能力，在复杂的环境中，冷静、高效地处理各种关系，处理好各种事务。
3.要有科学管理、超前预测意识
办公室管理人员除了要按部就班地组织正常的日常行政事务，还要随时准备处理突发性、临时性事务，工作千头万绪。因此，办公室管理人员要建立和谐的人际关系，学会科学管理，能够运用现代化办公手段，掌握相关的管理学、教育学、心理学、公共关系学等学科知识。工作分清主次缓急，角色转换要快，从一种活动到另一种活动的转移，要拿得起放得下；掌握办事时机，树立超前观念，对于可以预见的工作，领导事前交办的事情，都应作好准备，超前办理。还要不断吸收借鉴先进的管理经验并注意培养创新意识，寻找工作规律，使管理工作既务实又有开拓，真正做到办公室管理科学化。
4.要有“以人为本”、真诚服务思想
坚持“以人为本”的管理核心就是要调动人的积极性，发挥人的主动性，激发人的创造性，从而提高工作效率。办公室要本着以人为本的原则，接受每一项任务，都能正确领会领导意图，准确掌握学院情况，尽力协助学院领导做好各个环节的管理工作。
办公室作为一个综合性单位，广大师生员工和职能部门也常常把它作为了解信息、沟通情况、交流思想的桥梁。因此，办公室管理人员应尽量处理好与各个方面的关系，做教职工的知心朋友，尽可能地为他们提供方便。配合学院工会做好教职工生老病死等慰问服务工作。办公室承担着学院全部印章的管理工作，印章每天的使用率非常高，除严格按照规定进行审批、登记外，还要热情为他们提供服务。真正落实“学生第一、真诚服务”的理念，真诚地为师生员工做好服务工作。院办作为对外窗口，经常有学生家长、其他部门或单位人员来咨询情况、联系工作。对这些来宾，院办管理人员要尽地主之谊，热情接待，详细解答，妥善安排，塑造学院良好的形象。
（作者单位：山东省滨州市技术学院）
院校办公室特殊的地位和工作性质，要求其必须是一个制度健全、管理严格、纪律严明、号令畅通的战斗集体。本着“从严、从细、高效、可行”的原则，建立健全办公室工作规范和管理制度，使各项工作的开展规范有序。办公室是一个综合性办公室，其主要职责是文书处理,信息管理,党建工作,文书档案资料及印信管理,会务工作,接待与协调,服务工作,临时性工作，归纳起来就是办文、办事、办会，综合、协调、服务。
1.办文质量要高
文字水平直接决定能否完整体现院领导的决策意图，以及如何让各单位以更有效的方式落实所定决策。这就要求办公室的工作人员，不仅要准确领会学院领导的决策意图，而且要准确把握文件精神实质，了解学院总体情况。因此，在平时的工作中，办公室的工作人员必须加强对党的职业教育方针政策及理论的研究与学习，加强工作调研，力求把握职业院校教育与学科发展规律，深入了解学院发展实际，做好学院领导的参谋和助手。
2.办事效率要快
保障学院党政系统日常工作正常运转，是办公室的重要工作。办公室的常规性工作包括文书、秘书、事务、信访、档案、党建等。这些工作都是与各级领导和广大师生密切相关的环节，工作十分繁杂单调，但又必不可少。做好日常性工作，提高服务水平是办公室工作的基本要求。因此，根据各个工作环节的不同特点和要求，从办公室人员的实际出发，要求每个人员既要有基本工作职责，各管一摊，又要做到分工不分家，互相配合，互相补台，齐抓共管，不留死角。领导交待的工作，都要迅速有效、保质保量地完成，高效服务。
在内部管理方面，制定明确的办公室人员工作岗位职责，办公室礼品管理，印章管理，信访，接待，档案管理等制度。确定主任联系学院领导服务制度和办公室工作的“一站式服务”机制、工作岗位内部流转制度等，保障学院日常性服务的正常运转。为了方便基层和师生员工，将办公室各项工作程序全部在校园网上公布，便于职能部门和二级学院参阅，提高办事效率。
办公室还要负责党委印章、学院印章、院长印章和介绍信的日常管理，及二级学院党政印章的刻制、审核和管理。从事该项工作的人员，必须有对学院高度负责的态度，认真管理。凡是使用印章的单位和个人，管理人员要认真审核印章用途，分管院领导审批，逐项登记，不以私人感情代替学院规章制度，防止在印章的使用和管理上出现任何问题。
3.办会要求要细
办公室职能分析认为，重大会议、重要活动是学院办公室各项工作的重中之重。学院每周一召开院长办公会，重大问题召开党政联席会，办公室都要亲自组织，整理会议纪要，检查会议精神落实情况。各种会议活动的组织和协调，特别是重大会议活动必须按照“组织超前、信息准确、综合运作、服务周全、勤俭高效”的工作原则，注意活动的细致性、周到性和实效性，还要与宣传、保卫、后勤等职能部门和二级学院积极合作、相互沟通，从而保障各项重大活动的顺利进行。
4.综合能力要强
办公室是学院的综合性办公室，要对学院的全面工作做到心中有数，了解上情，掌握下情，收集信息，综合分析。平时还要注意积累各方面的工作情况，为领导决策提供准确的依据，当好领导的参谋。对上报告工作，对内总结报告，都要根据各方面的情况进行综合分析，这是办公室主任及分管领导的主要职责。
5.服务保障要好
为教学服务，为部门服务，为师生服务，为领导服务是办公室经常性的职责。办公室的服务工作不能停留在口头上，而要扎扎实实地工作，对上保障到位，对下服务到家。特别是对师生员工提出的有关切身利益的事情应妥善处理，对不在责权范围内而难于决断的事情要及时向院领导汇报，并同当事人解释清楚。对职权范围内的工作，有利于教育教学和学院工作的开展，要按照规定及时给予办理，做好各方面的服务保障。
6.组织协调要好
院长办公室是保证各项工作顺利进行的枢纽，是学院综合事务处理部门。工作涉及面广，千头万绪，内容既具体又繁琐。上至向省市主管部门和学院各位院长请示工作，下至在学院职能部门和二级学院内部协调。因此办公室工作除了要争取学院领导的重视外，还必须充分发挥协调作用，创立一个宽松和谐的工作环境。
二、强化服务意识，提高工作效率
1.要有乐于吃苦、甘于奉献精神
办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大，工作缺乏成就感，节假日、晚上加班是常事，甚至有时辛苦半天，却得不到领导和师生的理解。因此，工作的特殊性要求办公室管理人员要有爱岗敬业精神，不图名利，甘于奉献。要有强烈的事业心和责任感，把管理工作当成一门科学，认真学习、积极探索其工作规律，理论联系实际，不断提高管理水平，提高工作效率和质量，更好地为领导和师生服务。
2.要有平和心态、良好心理素质
由于办公室工作面广，遇到的困难、紧急情况多，更容易成为领导、部门之间以及教职工之间诸多矛盾的集中点，工作人员心理负担较重，容易产生烦恼、急躁不安等不良情绪。因此，管理人员首先要心境宽松平和，以一颗平常心对待工作中的任何事情，始终保持充沛的精力；其次要保持正常的平静心态，当工作中被误解或受到伤害时，避免冲动或消极情绪，不受外界因素影响，工作要始终勤奋努力，一丝不苟；第三，心胸要宽阔，有甘为人梯，为他人作嫁衣的风度。总之，办公室管理人员要调整心态，具备较强的挫折承受能力，在复杂的环境中，冷静、高效地处理各种关系，处理好各种事务。
3.要有科学管理、超前预测意识
办公室管理人员除了要按部就班地组织正常的日常行政事务，还要随时准备处理突发性、临时性事务，工作千头万绪。因此，办公室管理人员要建立和谐的人际关系，学会科学管理，能够运用现代化办公手段，掌握相关的管理学、教育学、心理学、公共关系学等学科知识。工作分清主次缓急，角色转换要快，从一种活动到另一种活动的转移，要拿得起放得下；掌握办事时机，树立超前观念，对于可以预见的工作，领导事前交办的事情，都应作好准备，超前办理。还要不断吸收借鉴先进的管理经验并注意培养创新意识，寻找工作规律，使管理工作既务实又有开拓，真正做到办公室管理科学化。
4.要有“以人为本”、真诚服务思想
坚持“以人为本”的管理核心就是要调动人的积极性，发挥人的主动性，激发人的创造性，从而提高工作效率。办公室要本着以人为本的原则，接受每一项任务，都能正确领会领导意图，准确掌握学院情况，尽力协助学院领导做好各个环节的管理工作。
办公室作为一个综合性单位，广大师生员工和职能部门也常常把它作为了解信息、沟通情况、交流思想的桥梁。因此，办公室管理人员应尽量处理好与各个方面的关系，做教职工的知心朋友，尽可能地为他们提供方便。配合学院工会做好教职工生老病死等慰问服务工作。办公室承担着学院全部印章的管理工作，印章每天的使用率非常高，除严格按照规定进行审批、登记外，还要热情为他们提供服务。真正落实“学生第一、真诚服务”的理念，真诚地为师生员工做好服务工作。院办作为对外窗口，经常有学生家长、其他部门或单位人员来咨询情况、联系工作。对这些来宾，院办管理人员要尽地主之谊，热情接待，详细解答，妥善安排，塑造学院良好的形象。
（作者单位：山东省滨州市技术学院）