提升高校经济业务层面日常有效监督研究

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  摘   要:目前,如何通过日常监督,加强制度建设、预防腐败现象、提升学校综合竞争力是各高校的重点任务。在全面从严治党的大背景下如何从经济业务层面加强对日常活动的监管是各大高校都面临的一项挑战。从预算管理、收入管理、支出管理、资产管理和信息化管理五个方面对当前高校普遍面临的问题进行了概述并提出相应的解决方案。
  关键词:高校;经济业务;监督
  中图分类号:G647.5      文献标志码:A      文章编号:1673-291X(2021)20-0113-03
  十八大以来,中央坚定推进全面从严治党,积极开展党风廉政建设和反腐斗争。在全面从严治党的大背景下如何通过日常监督加强高校内部管理,加强制度建设,预防腐败现象,提高学校综合竞争力是目前各高校的重点和难点任务。日常监督的落实途径包括通过纪委监察部门监督、通过内外部审计进行监督和通过经济业务层面实施监督等,其中财务监控是各途径中最核心、最前端的监控手段。经济业务监管的不断优化可以将高校日常活动中可能出现的各种问题及时发现并消灭在萌芽状态,同时能够提高管理效率,更有效的利用资源。通过在单位内部找出经济层面的问题,并利用各种财务调节手段、程序及方法加以解决,才能最终顺利实现高校顶层设计中的经济发展目标。
  一、当前高校经济业务层面所面临的问题
  (一)预算管理方面
  有相当一部分高校的预算管理工作缺少纲领性指导意见及操作性实施细则,对高校领导层、预算执行中的各级负责人、财务部门负责人的权力和责任,对财务部门内部进行预算编报、执行、监督和管理等工作,对各预算申报部门和职能部门对预算的编制、分解、汇总、复核、审批、监督以及预算工作的安排、分工等均缺少书面规范。同时,还有很多高校的预算基本都由财务部门负责,缺少专门的预算管理机构对预算决策、管理、编制等工作的领导和决议的制度进行保障和约束。全面实施预算绩效管理是推进国家治理体系和治理能力现代化的内在要求,根据教育部发文《教育部关于全面实施预算绩效管理的意见》(教财〔2019〕6号),高等院校也被纳入国家全面预算绩效管理体系中,各高校因此也面临着建立完善的预算绩效评价和考核机制的任务,具体到内容上主要是需明确定期考核预算指标、统计和填报考核指标的方法及程序、预算考核打分与审批流程、针对不同预算部门考核结果的应用方法等。
  (二)收入管理方面
  现阶段高校财务部门多是根据各学院各部门所提交的收费通知进行收入确认,在开具票据后形成以票控收的情况,这种控制方式可能造成部分未开票收入无法及时纳入学校收入进行核算,从而不能保证收入的完整性。同时,高校财务对收入确认的依据不充分,由于财务部门仅能根据收费通知进行收费的现状存在,对大部分收入金额的准确性、真实性无法进行业务性复核,各学院部门提供的单据中就会存在缺少相关附件、计算依据不完整、收费金额明细说明不全等情况。而在收入管理中,部分高校还存在着未建立专门的收入退付管理制度的问题,也未能对退付流程及相应部门岗位职责做出明确规范。
  (三)支出管理方面
  部分高校还未能制定健全的支出管理制度并使之系統化,有些支出管理制度历史久远,有些支出管理审批权限还存在模糊区域,所以如何通过完善制度明确各类支出业务审批权限是高校提升经济业务层面监管的重要任务,有些支出业务没有相关具体报销规范要求或者规范要求提供附件不完整、不合理,还有部分高校财务缺少对于报销过程中发票审核的管理规范及管控措施,对发票真伪缺少专门的核验工具,仅依靠财务人员的经验进行辨别的状况必须改变。
  (四)资产管理方面
  在进行资产采购时,由于高校年底存在专项被收回的问题,容易出现突击花钱采购大型仪器设备,不按需求和标准进行采购的情况。在资产采购后,不同的部门负责资产采购、核算、管理和存放等业务,这样的分工又会造成账实不符的问题。而针对不符情况的资产清查盘点机制也不尽完善,盘点制度执行不到位也是普遍存在的。在相关制度中对于资产清查盘点的规定过于简单、笼统,未详细明确资产盘点的范围、期限、组织程序,缺少对应问题的具体处理程序规定、责任追究机制等。部分高校对于无形资产的管理也缺少明确制度,对无形资产登记、入账、年检等内容均没有形成文字规范。
  (五)信息化管理方面
  目前各高校财务内部的核算、预算、工资、学费等系统已趋于联通。但财务以外的部门各自拥有的信息系统,数据信息共享程度过低,“信息孤岛”现象比较严重。信息化中技术层面的难点在于数据获取困难,高校缺少从全局角度对经济活动的信息化建设进行整体规划,不同系统间的信息不共享、不衔接[1]。关于人事的数据掌握在人事部门手中,关于学生的数据掌握在教务部门、研究生部门、海外教育部门等多部门手中,关于资产的数据、合同的数据和成本的数据等则分布在资产、科技、后勤和基建等不同部门。财务部门在进行各项数据统计过程时,基础数据难以从其他部门管理系统中直接获取,而且从各个部门获取的基础信息准确性较差,有的部门甚至仍在采用人工统计以及各个单独的Excel表格统计,财务在取得这些数据后无法直接使用,还需要花费大量精力进行校验核对并转化成财务需要的数据形式。同时,学校对各类系统数据缺乏分类管理,无法有效明确各类数据备份范围、频率、存放地点、负责人等内容,对于备份执行和数据安全情况也缺乏有效管理。
  二、高校经济业务层面面临问题的解决途径
  (一)通过制定制度、健全机构、加强绩效实现科学化预算管理
  各高校应订立各自的预算管理办法,明确预算管理的主要任务是为进一步提高学校预算管理水平,建立健全预算编制和执行机制,优化资源配置,强化预算约束,保障和促进学校各项事业协调和可持续发展;明确学校领导、财务部门负责人以及各预算单位各职能部门负责人对预算编报及预算执行负有相应的责任;明确学校预算编制的基本原则和中心思想;明确预算编制从“一上”到“二下”的基本流程;明确预算执行过程中的规范和执行后的绩效考核等内容。   成立校级层面的预算管理委员会来更好贯彻落实国家有关财经法律法规,增强学校预算管理、决策的科学性,提高资金使用效益,促进学校各项事业科学、协调发展。预算管理委员会建议由财务部门牵头,学校主要领导任委员会负责人,主要职能部门部长和预算执行单位负责人任委员会成员,从而提高各预算执行部门参与度[2]。预算管理委员会负责审议学校预算管理办法等规章制度,以及年度预算编制指导思想和原则、编制指南,审议学校年度预算草案,审议学校年度预算执行过程中的预算调整方案;同时,对学校预算执行情况进行绩效考核,对学校预算管理工作中的重点难点问题进行专题研究,并提出解决问题的建议方案。学校预算管理委员会形成的各类制度、草案和方案等,提交校长办公会审议,审议结果提交学校党委常委会审定。建议各高校根据自身的实际情况设立切实可行的预算绩效评价体系,特别对预算考核指标的设计、考核评分体系、考核结果应用的方式,形成详细的操作方法和标准,最终制定出本单位的预算绩效管理制度、工作规划、年度计划和操作流程;同时,还应设立独立的预算绩效管理部门,配备专业预算绩效管理人员,在负责全校预算管理与绩效管理工作的同时对接省级主管部门预算管理和绩效管理要求。最后,要将绩效考评的结果作为下一年度各预算部门预算申报的重要参考数据。
  (二)通过增强交互手段、明确职责、完善措施实现规范化收入管理
  高校要通过逐步提高业务信息和财务信息交互传递水平,打破业务系统和财务系统信息各自为政的情况,以加强合同管理。要将科研系统和财务系统打通,在科研合同签订之时财务部门就可以实现实时登记,而不是在款项到达学校财务部门后才进行立项,那样对已签订合同但资金未到账的情况就会难以进行管理,难以集中组织催款。同时,交互手段的增强也能够提高科研立项工作效率,减少业务流程,提升科研人员满意度。
  在岗位设置中,要严格按照不相容岗位必须单独设立的原则,保证人员和人员之间、部门与部门之间形成相互监督、互相制衡。例如,出纳岗、开票岗和审核岗三者不能由单独一人或两人兼任,必须由三人独自担任[3]。
  要不断完善收入管理制度,将高校内部所有收入都纳入学校收入,实现归口管理,并明确各类收入确认需提供的相关附件资料。各学院部门提供的收费通知中应列明收费金额明细及计算依据,财务部门依照制度加强监督检查,在收费前核对计算准确性和依据充分性;同时根据业务实际在收入管理制度中建立专门的收入退付管理条例,对退付流程及相应部门岗位职责做出明确规定。
  (三)通过明确分类、修订章程实现精细化支出管理
  各院校根据对支出业务进行分类,明确各类支出业务及金额的分级分类审批权限,制定权限审批表,财务人员按照权限审批表执行复核工作,未按照要求执行审批的支出业务不得支付。
  按照内控管理要求进一步新增及更新支出业务报销管理规范,细化各项报销审核审批要求,合同中约定支付要件均应作为支出的证明材料提交计划财务部作为审核、监督关键依据。
  制定报销过程中对于发票审核的管控规范,对大额发票真伪进行验证,利用电子发票查重软件对电子发票进行核验,控制发票重复报销问题。
  (四)通过再造规程、合理评估手段实现全面化资产管理
  对于年底突击采购设备的问题,建议各高校在大额设备采购前进行可行性研究,只有符合需求、有购买必要性的才予以支出[4]。同时,应设立资金审核限额,如采购资产超过50万元,则必须通过校长办公会审议通过。
  进一步完善资产清查盘点制度,详细明确资产盘点的范围、期限、组织程序,健全对于发现账实不符情况的具体处理程序规定、责任追究机制等。同时,按照内控规范要求至少每年一次对学校资产进行盘点工作。
  学校科研团队的专利在取得专利证书后,除了到科学研究部知识产权科办理登记并将专利证书等文件接收及登记,科学研究部还要定期汇总到学校财务部门办理专利或技术的财务入账,如技术价值难以评估,可按照名义金额进行入账,从而实现全面化资产管理。
  (五)通过合并各类系统、健全机制、保障安全实现一体化信息管理
  由于不少高校在信息化建设方面投入巨大,很多部门都开发了自己独立的系统,但是在全校信息共享方面却收效甚微。由于各职能部门所用的软件系统品牌不一、功能不同,彼此间互相独立,实现数据共享仅能通过软件间的接口,而且智慧校园建设的缓慢,就造成部门之间依然习惯纸质办公和审批,系统使用率较低,教职工对信息化建设也容易产生抵触情绪。为有效利用智慧校园平台建设将各部门联通,打破壁垒,走出信息孤岛,需要高校领导层的重视,成立由校领导负责的信息化建设小组,将经济活动信息化建设纳入学校信息系统建设统一规划,对各类经济活动信息系统实施归口管理。各部门在学校信息化建设总体规划的框架下,负责协同建设、对接和整合不同经济活动信息系统工作。学校经济活动涉及的主要業务管理部门负责将本部门信息系统纳入归口管理部门的统一管理与协调之内,涉及的数据和接口要符合标准化要求。
  各高校须明确相关部门职责,建立归口管理部门、业务管理部门相互合作与制衡的工作机制。加强系统安全培训,建立泄密责任追究机制,要求各职能部门及各学院委托外部中介机构的建设和维护需签订保密协议。对各类系统数据进行分类管理,明确各类数据备份范围、频率、方法、责任人、存放地点、有效性检查等内容,并监督数据备份的执行情况,保障数据安全。
  结语
  经济基础决定上层建筑。高校经济层面风险管理对学校方方面面的工作都起着决定性作用,不管是资金的配置与运作,还是资产管理问题或是在信息化提升上,对高校经济业务实现有效监督至关重要。为促进高校健康稳定的发展,必须从规范政策、健全机构、实现全面绩效管理和信息化管理入手,才能从根本上排除经济业务层面的漏洞。
  参考文献:
  [1]   章雯华.高校财务管理信息化系统功能设计思考[J].财会通讯,2017,(1):121-123.   [2]   陳永云.高校全面预算管理研究[J].财务与金融,2020,(3):52-57.
  [3]   周远青.内部控制在高校收入管理中的运用探讨[J].管理纵横,2019,(12):101-102.
  [4]   马涛.高校资产管理风险及对策[J].行政事业资产与财务,2020,(10):9-10.
  Abstract: Since the 18th National Congress of the Communist Party of China, the central government has firmly promoted the comprehensive and strict governance of the party, and actively carried out the construction of party style and clean government and the fight against corruption. Under the background of comprehensively and strictly governing, how to strengthen the supervision of daily activities from the economic and business level is a challenge faced by all major universities. This article outlines the problems that colleges and universities currently face in terms of budget management, income management, expenditure management, asset management and information management, and proposes corresponding solutions.
  Key words: colleges and universities; economic and business transactions; supervision
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