一位外贸部经理说，公司以前业务员不多,随着业务量的增大，现在业务员已经达到10人，并且将业务分为欧盟、东南亚、北美和港台4组。公司的业务通过网络平台取得了不少的成绩：每天的新询盘非常多，加上老客户的邮件，公司外贸部的邮件量很大。但是，他发现由于业务员的经验、能力或素质问题，经常有一些重要询盘被放跑了。因此，他有心对业务员的邮件进行跟踪/监控。可是，由于他自己手头上也有客户，所以他根本没时间追踪和监控业务员的邮件，不知道该怎样才能更好地进行监控。
　　其实，监控业务员邮件的方法是很多的，例如，每天要求业务员填写询盘跟进表；每个询盘的回复要抄送给经理和组长；设一个专人负责每天的邮件检查，每天汇报情况；甚至可以采取专门的局域网软件进行监控等等。可是，这些做法都是摆明了“头”在盯着你，完全是治标不治本的做法。事实上，这位经理的说辞“担心业务员回复询盘没有质量, 漏掉了定单，生怕一些重要的询盘被放跑”，说“我这完全是为公司着想”，从本质上分析都有点欲盖弥彰，表面上是为公司着想，心里却想的是如何监控，只考虑到了公司的利益，却将自己的下属的利益放置一边。
　　对业务和业务员以监控、跟踪的方式进行，只能说明这家公司在管理方面包括人力资源的管理都非常不完善。对业务员用到“监控”二字，对公司而言等于慢性自杀，对外贸部经理也是有百害而无一利。没有人愿意为一个老考虑着如何监控自己的老板卖命，但是会费尽心思考虑如何反监控。作为一家外贸公司，合理的管理是control而不是monitor，收放自如的管理才是真正的管理。人都是有尊严有感情的，设身处地感受一下：你做业务的时候有没有象这样被别人监控过？如果你被监控，你的感觉又是怎样的呢？管理者与员工之间需要互相信任，员工能否拿到订单也是关系到其自身的利益。因此，给员工更多的信任，相信会将工作做得更好。
　　换一个角度来讲，即便是因为担心业务员的误操作而采取对业务员邮件的监控，也不应该从邮件这方面着手，问题还是在于对人的管理。如果管理到位，业务员拿到每一个订单都与他的收入和资历密切相关，业务员会明白，拿到拿不到单对他来说会有什么区别，多大区别，这样他就会非常关心这个单，而且业务员本身会做好对客户的跟踪和总结。有一个我认识的业务员说，他经常会工作到凌晨两点甚至更晚，每一个邮件他都会非常认真地写，甚至对重要的邮件，他会发给很多人要他们帮助检查修正后再发给客户。至于对经理，几乎所有的难题他都会咨询经理的意见，甚至主动请教其他部门水平比较高的人，而上述这些，没有任何人要求他这么做。因为，是公司的管理制度使他明白：每一个订单都关系着他的收入，不仅如此，每一个订单也都关系着他的成长和自信，所以，他会那么认真和拼命地干。因此，对邮件的管理不应该着眼于邮件本身，而应该是人——业务员！
　　对业务员的邮件不是监控而是管理，必要的管理还是需要的。对于业务员的邮件，管理层需要了解业务员工作时的状况，员工拿着老板的工资，工作的状况管理层当然有权利知道。对业务员邮件的管理是既要管也要放，例如，平时回的一般邮件就放权，但是比较重要的，如报价、产品规格确定、发货等等这些较重要的细节还是必须要抄送，以便以后有纠纷时有底可查。这个需要严格的制度和持之以恒，虽然会占用管理人员很多的时间，但不能流于形式。还有，每个星期或固定时间经理应和业务员交流一下彼此的市场和客户信息，大致了解对方的工作进展。或者也可以利用电子邮件管理的软件，目的是控制飞单，并且防止业务人员工作效率低下。采用这种方式管理层自己要清楚，也要和业务员做好沟通工作，明白用软件的目的不是监控，而是随时掌握工作的进程；同时软件也不是万能的，也必须要人工进行配合。方法有很多，关键是要明白是管理还是监控，处理得当，会对业务员产生激励的作用，起到事倍功半的效果。