论文部分内容阅读
档案的形成是以评估指标为导向，高教评估中的档案管理基本特点主要体现为：主体的多元性、状态的系统性、时间的限定性和过程的动态性。教育部对全国高校进行各种类型的评估，其目的在于“以评促建，评建结合，重在建设”。档案资源在评估工作中的凭证和依据作用是不可替代的，它直接影响着学校评估工作的过程和结果。档案在高等院校建设中占有很重要的地位，必须引起足够的重视。
随着高等学校教学改革的不断深入和国家教育管理的不断规范化，对高校教学工作水平的评估成为国家考察学校办学水平、办学效果及以此进行资源配置的重要依据之一。在评估的过程中形成的关于办学理念、办学特色、办学水平的综合提炼材料，教学建设与改革、教学管理、教学效果、师资队伍等资料，以及各类信息的汇总、重组和整理，这是学校教育实践的积累形成的档案资料，是评估专家组进行考察评判的重要依据。
档案的建立是以高教指标为准则。具体地说，档案产生于高等学校各项管理工作实践，评估的过程就是档案产生于学校接受评估的全过程。高校评估档案在形成领域、形成主体、形成过程等方面具有许多特点，下面将着重分析对评估在档案管理模式的选择和优化有重要影响的几个特点。
一、评估主体的多元性
丰富馆藏，查漏补缺是评估之前档案工作的首要任务，完整、充实、丰富的档案材料在教学评估中的作用是不可替代的。评估档案的形成主体涉及学校的多个部门，包括教务处、评估中心等教学管理部门，科研处、人事处、学工部、团委等涉及教师和学生管理的各个行政部门，图书馆、网络管理中心、现代教育中心、后勤服务集团等教辅部门，这一点也是高校档案所共有的特点。之所以形成主体涉及许多部门，是因为本科教学工作水平评估考察的不仅仅是课堂教学的单线过程，而是涉及到支撑本科教学的硬件建设、软性环境、育人环境的建设，对这些条件的考察，同时也考察了学校各部门对教学中心地位的认识和落实程度。同一条评估材料有时需要由多个部门合作完成，如反映学生创新成果统计表、明细表，它既包含相关行政部门，又要有各教学单位的共同参与和整理，才能形成全校的整体统计材料。
二、评估时间的限定性
评估档案和评估过程中档案在形成的时间上，都具有规定性的特点。第一，时限性强。一般来讲，高等学校在准备评估材料时，需要突出展现学校在评估时间之前最近几年的基本状态和发展成就，因而评估档案的内容在时间上有一定的限定性，一般为截至评估时间点近三学年的情况。第二，归档时间的一致性。评估档案的各种相关数据，除经费以外，均以学年为时间单位进行统计。《普通高等学校档案管理办法》中关于归档管理时间的规定表明，党政管理部门和能按年度归档的部门，以年度为时间单位归档，教学部门和能按学年度归档的部门，以学年度为时间单位归档，科研、基建等部门按项目完成的时间归档。评估档案形成主体既涉及党政管理部门，又涉及教学单位，其时间单位基本为学年，在评估结束后归档时需注意时间定位上是否一致。第三，档案管理的统一性。评估档案和评估过程档案的形成时间，受评估时间点的制约，评估结束后，评估档案才能最后移交相关管理部门，而不受本校档案归档时间的制约。
三、评估过程的动态性
从整体上看，评估档案表现为两个流动过程。一是，评估档案材料在形成过程中，由相关形成部门向评估部门的流动。由于全校统一提供评估材料的需要，评估机构作为评估期间的临时指挥中心，担负着所有档案材料任务派发、验收、整理的任务，各相关部门，包括档案部门在内，都需要根据材料任务的要求，在本部门工作领域内，相互配合，形成符合要求的材料，这其中或者是已归档材料的原件或复印件，或者是根据现有档案材料进行统计、分析之后形成的材料。严格地说，后一种材料在正式鉴定归档前还没有正式成为档案，但从整体上来讲，作为评估材料的有机组成部分，在其产生之日起，就可以按照档案来看待了。
这些档案材料一经形成，就需要集中到评估机构，进行集中整理。在派发材料任务之前，评估机构就需要根据评估的需要把所有档案材料以评估指标为导向，分类形成目录、编号，这是评估档案与传统高校档案的一个不同之处。也就是说，在归档前，甚至是在产生以前，评估档案已经被赋予了一个分类编号，而这个编号也对其日后的去留起着重要的作用。二是，评估结束后，所有评估档案和评估过程档案由评估机构统一移交给档案管理部门，评估档案实现了生命周期中的第二次场所迁移和价值扩展，集中到档案部门后，评估档案结束了迎接评估的使命，又肩负起更大的查考利用使命，其价值由评估扩展到了教学建设与改革、科学研究，甚至更广阔的领域。在评估档案中有一小部分材料，是保存在形成单位备查的，如教案、试卷、实验记录等，在评估结束后，这部分材料虽不移交档案部门统一归档，但并不影响评估档案的整体流向。
这些特点为评估档案的管理提出了要求，在评估档案的形成过程管理中需要有效协调档案形成主体，确保形成内容的规范完整和形成时间的及时准确，在评估档案的实体管理中，既要保持评估档案与高校档案的内在联系，又要确保评估档案的相对系统完整。高校应当有计划、有步骤、有针对性地对档案工作人员进行多种形式的教育培训和指导，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识规律和方法，并实现工作理念、知识结构和工作技能的同步更新，不断增强对档案现代化管理的适应性。（作者单位：齐鲁师范学院招生就业指导处）
随着高等学校教学改革的不断深入和国家教育管理的不断规范化，对高校教学工作水平的评估成为国家考察学校办学水平、办学效果及以此进行资源配置的重要依据之一。在评估的过程中形成的关于办学理念、办学特色、办学水平的综合提炼材料，教学建设与改革、教学管理、教学效果、师资队伍等资料，以及各类信息的汇总、重组和整理，这是学校教育实践的积累形成的档案资料，是评估专家组进行考察评判的重要依据。
档案的建立是以高教指标为准则。具体地说，档案产生于高等学校各项管理工作实践，评估的过程就是档案产生于学校接受评估的全过程。高校评估档案在形成领域、形成主体、形成过程等方面具有许多特点，下面将着重分析对评估在档案管理模式的选择和优化有重要影响的几个特点。
一、评估主体的多元性
丰富馆藏，查漏补缺是评估之前档案工作的首要任务，完整、充实、丰富的档案材料在教学评估中的作用是不可替代的。评估档案的形成主体涉及学校的多个部门，包括教务处、评估中心等教学管理部门，科研处、人事处、学工部、团委等涉及教师和学生管理的各个行政部门，图书馆、网络管理中心、现代教育中心、后勤服务集团等教辅部门，这一点也是高校档案所共有的特点。之所以形成主体涉及许多部门，是因为本科教学工作水平评估考察的不仅仅是课堂教学的单线过程，而是涉及到支撑本科教学的硬件建设、软性环境、育人环境的建设，对这些条件的考察，同时也考察了学校各部门对教学中心地位的认识和落实程度。同一条评估材料有时需要由多个部门合作完成，如反映学生创新成果统计表、明细表，它既包含相关行政部门，又要有各教学单位的共同参与和整理，才能形成全校的整体统计材料。
二、评估时间的限定性
评估档案和评估过程中档案在形成的时间上，都具有规定性的特点。第一，时限性强。一般来讲，高等学校在准备评估材料时，需要突出展现学校在评估时间之前最近几年的基本状态和发展成就，因而评估档案的内容在时间上有一定的限定性，一般为截至评估时间点近三学年的情况。第二，归档时间的一致性。评估档案的各种相关数据，除经费以外，均以学年为时间单位进行统计。《普通高等学校档案管理办法》中关于归档管理时间的规定表明，党政管理部门和能按年度归档的部门，以年度为时间单位归档，教学部门和能按学年度归档的部门，以学年度为时间单位归档，科研、基建等部门按项目完成的时间归档。评估档案形成主体既涉及党政管理部门，又涉及教学单位，其时间单位基本为学年，在评估结束后归档时需注意时间定位上是否一致。第三，档案管理的统一性。评估档案和评估过程档案的形成时间，受评估时间点的制约，评估结束后，评估档案才能最后移交相关管理部门，而不受本校档案归档时间的制约。
三、评估过程的动态性
从整体上看，评估档案表现为两个流动过程。一是，评估档案材料在形成过程中，由相关形成部门向评估部门的流动。由于全校统一提供评估材料的需要，评估机构作为评估期间的临时指挥中心，担负着所有档案材料任务派发、验收、整理的任务，各相关部门，包括档案部门在内，都需要根据材料任务的要求，在本部门工作领域内，相互配合，形成符合要求的材料，这其中或者是已归档材料的原件或复印件，或者是根据现有档案材料进行统计、分析之后形成的材料。严格地说，后一种材料在正式鉴定归档前还没有正式成为档案，但从整体上来讲，作为评估材料的有机组成部分，在其产生之日起，就可以按照档案来看待了。
这些档案材料一经形成，就需要集中到评估机构，进行集中整理。在派发材料任务之前，评估机构就需要根据评估的需要把所有档案材料以评估指标为导向，分类形成目录、编号，这是评估档案与传统高校档案的一个不同之处。也就是说，在归档前，甚至是在产生以前，评估档案已经被赋予了一个分类编号，而这个编号也对其日后的去留起着重要的作用。二是，评估结束后，所有评估档案和评估过程档案由评估机构统一移交给档案管理部门，评估档案实现了生命周期中的第二次场所迁移和价值扩展，集中到档案部门后，评估档案结束了迎接评估的使命，又肩负起更大的查考利用使命，其价值由评估扩展到了教学建设与改革、科学研究，甚至更广阔的领域。在评估档案中有一小部分材料，是保存在形成单位备查的，如教案、试卷、实验记录等，在评估结束后，这部分材料虽不移交档案部门统一归档，但并不影响评估档案的整体流向。
这些特点为评估档案的管理提出了要求，在评估档案的形成过程管理中需要有效协调档案形成主体，确保形成内容的规范完整和形成时间的及时准确，在评估档案的实体管理中，既要保持评估档案与高校档案的内在联系，又要确保评估档案的相对系统完整。高校应当有计划、有步骤、有针对性地对档案工作人员进行多种形式的教育培训和指导，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识规律和方法，并实现工作理念、知识结构和工作技能的同步更新，不断增强对档案现代化管理的适应性。（作者单位：齐鲁师范学院招生就业指导处）