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【摘要】近年来，随着公司的发展，导致热电厂生产装置也随之不断变化，因此档案的借阅量利用率急剧增加，又由于热电厂档案资料的特点，为缩短档案人员借阅时间，不断增加有效办公时间，为此，要在保证档案正常借阅的前提下，最大限度提高档案归档率和利用率。
【关键词】提高；档案利用率；归档率
档案具有凭证作用和广泛的参考作用，它无论是在总结工作的经验教训，还是在探索、掌握工作的规律方面，都显示出不可估量的作用，因而各项工作的顺利进行都离不开我们档案工作的服务和保障。因此，档案工作的成功与否，不仅反映了档案管理水平的高低，而且也对档案室工作的质量和水平产生着重要影响。
一、热电厂档案管理工作主要背景
热电厂是一个多专业技术交叉的热电行业，担负着公司的供热任务。并且涉及的专业也比较多，有汽机、电气、锅炉、化学、燃料、供气、热力实验室等维修专业的特点。热电厂档案室的各类专业档案资料，是热电厂建设开发的第一手资料，近几年来由于改造、扩建等档案资料的量增大。根据热电厂专业多的特性决定了借阅速度和利用的频率，档案资料本身也具有商业保密性，使用、管理都有严格的审批程序。又由于热电厂档案资料的特点，为缩短管理人员借阅时间，不断推进增加有效办公时间，档案人员根据前提调研、逐层分析，提出了
“提高热电厂锅炉烟气脱硝改造技术档案利用率”的方案，以提升服务办公能力。助推热电厂锅炉烟气脱硝改造项目加快推进，早日达到国家环保标准，减少环境造成的污染，确保员工的身心健康。
二、现阶段办公室档案管理中存在的问题
（一）档案管理意识差。热电厂在传统的档案管理工作中，对档案整理工作没有很高的重视程度，这就直接造成档案收集、归档工作长期处于管理的薄弱环节，很多档案管理人员对于技术档案管理工作意识差，仅仅重视项目移交的图纸资料，而对移交的技术档案并没有进行认真的管理分类，这就使得档案管理工作整体质量很差、整体的效率很低，主要表现为档案失真、缺损、时间不连贯等，管理意识差导致档案管理人员工作缺少责任感，档案资料的失真、缺损也使得档案资料无法得到快速查找和高效率利用，给档案资料的查阅、管理带来一定的查阅难度。
（二）档案收集、归档难度大。从热电厂技术档案管理上看，在收集归档方面主要存在着以下问题：首先是档案资料收集的模式过于落后，很多工作人员仍然不及时移交技术档案，造成大量技术档案一起移交，然而，热电厂锅炉烟气脱硝技术改造项目档案资料归档工作就变得复杂。首先整理上变得有难度，档案未按要求归档，借阅审批方式传统，采用传统手工、单一的管理方式很难进行及时、科学的归档。其次，档案资料在收集中没有及时跟技术人员沟通，造成归类分内不科学、不及时，存在少图、缺页、时间不连贯等现象，档案资源的不完整给归档和使用都增加了难度，此外，在项目档案收集中无法保证档案的完整性，这使得档案本身的可靠性无法保证，一些档案资料有着非常重要的价值，其涉及的内容比较广，档案资料的不完整性也给安全生产工作增添了难度，使得归档工作无法有效顺利进行。
三、加强档案收集、归档管理工作的措施
（一）积极对档案管理人员开展培训工作。作为档案管理人员，要有很强的档案管理意识，不仅具有专业的管理知识和管理能力，还必须对工作要求有责任感，对档案工作收集、整理、归档工作要有高效率工作方法，从而保证档案的完整性。对一些管理能力较差的人员，必须要加强档案专业管理知识的系统培训，提升其管理素质，为热电厂档案管理工作奠定良好的基础。
（二）完善档案管理制度。根据热电厂发展情况，建立符合本单位实际的档案管理制度，将手工台账电子化，建立档案室藏台账数据库，利用档案管理系统，实现档案目录信息系统管理；修改现有纸介质审批表，建立档案借阅电子审批流程，网上流转审批，开展互岗培训，加强效果巩固实地进行业务熟悉程度检查，开展岗位业务指导、岗位练兵活动，提高业务水平，从而保证档案管理工作的顺利开展。
（三）创新档案收集、归档、借阅工作模式及措施。档案管理工作过于传统，档案工作起来不仅浪费时间，还使得很多资源被遗漏。因此，要改变传统的收集方式，主动到生产现场收集档案资料，加强档案管理人员与技术人员沟通交流，了解档案资料的连续性、历史性，定期对档案资料进行收集整理和归档，避免出现档案的不完整性等情况，发现问题及时进行处理，要主动利用信息化技术，减少人工收集的失误，为缩短档案人员借阅时间，不断增加有效办公时间，完善查阅系统和功能，提出建立电子借阅流程需求，全面推行网上审批流程，全面展开档案条目电子化录入等信息化办公，从而更好地保证档案的信息价值，让办公室人员在保证档案正常借阅的前提下，最大限度提高档案归档率和利用率，为热电厂的发展提供更优质的服务。
四、结束语
在企業管理工作中，档案是一项重要的基础工作，档案是企业的宝贵财富。我们不仅要保存好，而且要开发利用好，只有这样，才能发挥档案在企业方面的作用。热电厂在档案管理工作中始终坚持以“对企业负责，为现实服务，替未来着想”的精神，认真做好了档案管理的日常工作，紧紧抓住为各项工作服务这一宗旨，积极开展利用工作，努力为热电厂建设服务，解决了工作中的一些实际问题，避免了一些工作问题，取得了较明显的效益。
【参考文献】
[1]范春媛.关于基层单位档案工作管理精细化的研究[J].办公室业务，2015（08）.
[2]陈艳.新时期档案利用服务工作的创新和发展[J].办公室业务，2015（08）.
【关键词】提高；档案利用率；归档率
档案具有凭证作用和广泛的参考作用，它无论是在总结工作的经验教训，还是在探索、掌握工作的规律方面，都显示出不可估量的作用，因而各项工作的顺利进行都离不开我们档案工作的服务和保障。因此，档案工作的成功与否，不仅反映了档案管理水平的高低，而且也对档案室工作的质量和水平产生着重要影响。
一、热电厂档案管理工作主要背景
热电厂是一个多专业技术交叉的热电行业，担负着公司的供热任务。并且涉及的专业也比较多，有汽机、电气、锅炉、化学、燃料、供气、热力实验室等维修专业的特点。热电厂档案室的各类专业档案资料，是热电厂建设开发的第一手资料，近几年来由于改造、扩建等档案资料的量增大。根据热电厂专业多的特性决定了借阅速度和利用的频率，档案资料本身也具有商业保密性，使用、管理都有严格的审批程序。又由于热电厂档案资料的特点，为缩短管理人员借阅时间，不断推进增加有效办公时间，档案人员根据前提调研、逐层分析，提出了
“提高热电厂锅炉烟气脱硝改造技术档案利用率”的方案，以提升服务办公能力。助推热电厂锅炉烟气脱硝改造项目加快推进，早日达到国家环保标准，减少环境造成的污染，确保员工的身心健康。
二、现阶段办公室档案管理中存在的问题
（一）档案管理意识差。热电厂在传统的档案管理工作中，对档案整理工作没有很高的重视程度，这就直接造成档案收集、归档工作长期处于管理的薄弱环节，很多档案管理人员对于技术档案管理工作意识差，仅仅重视项目移交的图纸资料，而对移交的技术档案并没有进行认真的管理分类，这就使得档案管理工作整体质量很差、整体的效率很低，主要表现为档案失真、缺损、时间不连贯等，管理意识差导致档案管理人员工作缺少责任感，档案资料的失真、缺损也使得档案资料无法得到快速查找和高效率利用，给档案资料的查阅、管理带来一定的查阅难度。
（二）档案收集、归档难度大。从热电厂技术档案管理上看，在收集归档方面主要存在着以下问题：首先是档案资料收集的模式过于落后，很多工作人员仍然不及时移交技术档案，造成大量技术档案一起移交，然而，热电厂锅炉烟气脱硝技术改造项目档案资料归档工作就变得复杂。首先整理上变得有难度，档案未按要求归档，借阅审批方式传统，采用传统手工、单一的管理方式很难进行及时、科学的归档。其次，档案资料在收集中没有及时跟技术人员沟通，造成归类分内不科学、不及时，存在少图、缺页、时间不连贯等现象，档案资源的不完整给归档和使用都增加了难度，此外，在项目档案收集中无法保证档案的完整性，这使得档案本身的可靠性无法保证，一些档案资料有着非常重要的价值，其涉及的内容比较广，档案资料的不完整性也给安全生产工作增添了难度，使得归档工作无法有效顺利进行。
三、加强档案收集、归档管理工作的措施
（一）积极对档案管理人员开展培训工作。作为档案管理人员，要有很强的档案管理意识，不仅具有专业的管理知识和管理能力，还必须对工作要求有责任感，对档案工作收集、整理、归档工作要有高效率工作方法，从而保证档案的完整性。对一些管理能力较差的人员，必须要加强档案专业管理知识的系统培训，提升其管理素质，为热电厂档案管理工作奠定良好的基础。
（二）完善档案管理制度。根据热电厂发展情况，建立符合本单位实际的档案管理制度，将手工台账电子化，建立档案室藏台账数据库，利用档案管理系统，实现档案目录信息系统管理；修改现有纸介质审批表，建立档案借阅电子审批流程，网上流转审批，开展互岗培训，加强效果巩固实地进行业务熟悉程度检查，开展岗位业务指导、岗位练兵活动，提高业务水平，从而保证档案管理工作的顺利开展。
（三）创新档案收集、归档、借阅工作模式及措施。档案管理工作过于传统，档案工作起来不仅浪费时间，还使得很多资源被遗漏。因此，要改变传统的收集方式，主动到生产现场收集档案资料，加强档案管理人员与技术人员沟通交流，了解档案资料的连续性、历史性，定期对档案资料进行收集整理和归档，避免出现档案的不完整性等情况，发现问题及时进行处理，要主动利用信息化技术，减少人工收集的失误，为缩短档案人员借阅时间，不断增加有效办公时间，完善查阅系统和功能，提出建立电子借阅流程需求，全面推行网上审批流程，全面展开档案条目电子化录入等信息化办公，从而更好地保证档案的信息价值，让办公室人员在保证档案正常借阅的前提下，最大限度提高档案归档率和利用率，为热电厂的发展提供更优质的服务。
四、结束语
在企業管理工作中，档案是一项重要的基础工作，档案是企业的宝贵财富。我们不仅要保存好，而且要开发利用好，只有这样，才能发挥档案在企业方面的作用。热电厂在档案管理工作中始终坚持以“对企业负责，为现实服务，替未来着想”的精神，认真做好了档案管理的日常工作，紧紧抓住为各项工作服务这一宗旨，积极开展利用工作，努力为热电厂建设服务，解决了工作中的一些实际问题，避免了一些工作问题，取得了较明显的效益。
【参考文献】
[1]范春媛.关于基层单位档案工作管理精细化的研究[J].办公室业务，2015（08）.
[2]陈艳.新时期档案利用服务工作的创新和发展[J].办公室业务，2015（08）.