高校办公自动化系统的现状及发展方向研究

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  【摘要】随着信息技术的发展,办公自动化信息系统已经成为构建数字化高校的重要组成部分,直接反映了高校管理现代化的水平。通过高效办公自动化,可有效提升学校的管理水平、办公效率,从而为学校的教学、科研与管理提供有利的基础环境。本论文以高校办公自动化系统为出发点,对目前高校办公自动化系统中存在的问题,进行了详细的研究,并在此基础上提出了高校办公自动化系统的构建途径及发展方向,对其他高校办公自动化系统的建设和发展,提供了一定的借鉴。
  【关键词】高校;办公自动化;现状;系统构建;发展方向
  【中图分类号】TP317.1 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089(2017)19-0279-02
  随着信息技术的发展,自动化系统正在全方位地改善着工作方式。办公自动化系统在高校的运用,标志着高校进入信息化建设阶段,不仅推动了高等教育的发展,还对教育形式、教学管理观念、运作方式等产生了重大的影响,促使着大学校园迈向全新的信息时代。
  一、办公自动化系统概述
  办公自动化,简称OA,是一种新型的现代化办公方式。在上世纪70年代提出,且在80-90年代,得到了飞速的发展。90年代以后,逐渐走向成熟阶段,很多企业单位都已经实现了办公自动化管理模式。
  二、高校办公自动化系统中存在的问题
  高校办公自动化系统建设,是一项艰巨的、复杂的任务,在构建高校办公自动化管理模式中,由于没有任何经验可借鉴,因此在我国高校的自动化系统构建过程中,还存在不少的问题:
  (一)只重视硬件,忽视软件
  就目前而言,我国大部分高校在进行自动化系统构建过程中,还存在严重的重视硬件,忽视软件的问题。在构建自动化系统中,大部分高校一味地追求硬件,却不愿把资金花费在软件的投资上。于是很多高校都会选择一些价格便宜、功能不是很完善的自动化办公软件,从而导致软件与硬件不相匹配的现象。
  (二)各部门之间信息不互通
  高校在构建自动化系统的过程中,各部门在系统的开发和引入过程中,缺乏整体的系统,都是分散进行的,缺少整体性的统筹。
  (三)各部门使用水平不同
  高校在构建自动化系统的过程中,虽然内部机构很早就引进了计算机,协助管理工作,有些部门制定了完善的信息管理系统,但也有些部门对其仍然不太重视,仍然采用纸质文档的工作方式,不仅没有制定完善的信息管理系统,甚至一些教师的计算机水平还存在很大的差异。
  (四)相关工作人員思想保守,不善于接受新鲜技术
  在高校办公自动化系统的构建过程中,不仅要解决相关的技术、资金问题,还要重视相关工作人员的思想观念转变。
  三、高校办公自动化系统的构建
  (一)办公自动化的主要结构
  办公自动化系统是建设数字化校园的关键环节,构建高校办公自动化系统,对于提高学校的管理信息水平、构建现代化高效管理体系,具有重要的意义。通常在构建高校办公自动化管理中,一定要从以下两方面进行:
  1.功能构架
  在高校办公自动化的管理系统中,其结构功能一般可分为六部分,即:个人办公、公文处理、发文传阅、会议管理、公共信息、个人设置。在实际工作中,具体到每一个功能构架下,又可以根据处理对象的不同,而进行具体的细分,将其划分为若干子功能。从而实现高校各种事务管理的有效进行,促进各部门之间协调合作。
  2.管理模式
  办公自动化系统是建设数字校园的一个重要子系统。在我国,高校办公自动化主要为双方管理的模式,主要由办公室和信息技术为中心两个部门进行共同管理。其中,办公室主要是按照学校的总体决策,主要负责高校的系统建设和规划、日常运行维护。
  (二)办公自动化系统运行的重要价值
  1.改变了传统的管理方式,实现了科学化管理
  高校办公自动化系统的运行,改变了高校传统的管理模式:由传统的“管理”逐渐改变为“服务式”的管理模式。在这种自动化的管理模式下,办公室能够将管理与信息数据有效的衔接在一起,高校领导可以根据对信息进行有效的分析,并在此基础上做出科学的判断,从而使得民主决策更加科学化。
  2.有效降低了办公成本,提高了工作效率
  高校办公自动化系统的运行,改变了传统的管理模式,实现了从纸质化管理到数字化管理的转变。这种管理方式的转变,一方面节省了学校的管理经费,另一方面还在一定程度上节省了人力资本和时间成本。这主要表现在:高校办公自动化系统的运用,改变了传统的高校管理从传统的纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的现象。
  3.规范了高校管理工作的流程,提升了管理水平
  在高校自动化系统管理中,主要是通过数据信息处理的功能,实现对相关数据的获取、处理、储存和检索。在这一系统中,管理人员可以明确看到工作的进展情况。例如,对于某分文件,已传递到哪一步骤、哪一个环节,有哪些人已查阅、哪些人正在办理等,都可以通过自动化管理系统,进行详细的跟踪记录。
  四、高校办公自动化系统的发展趋势
  高校办公自动化已成为高校管理中不可或缺的重要手段,但随着信息技术的不断发展,还必须要进行不断的提升和完善。
  (一)进一步拓展功能模块
  就目前而言,虽然办公自动化的模块已经满足了现有的管理,但是这只是浅层次的应用,在未来的高校管理中,还必须要结合数字化校园建设的实际情况,进一步拓展和完善功能模块,甚至是设计和开发新的功能模块。
  (二)不断完善制度建设
  任何系统在运行过程中,都必须拥有完善的制度保障,高校办公自动化系统的运行也不例外,学校必须不断推进制度建设,对已有制度进行完善,使得管理人员权责分明并对工作人员提出具体的使用要求。
  这就要求高校必须对已有制度进行完善和健全,并结合学校的实际情况,研制和出台相关的有效地、可操作性强的规章制度,确保自动化办公系统顺利实施。
  (三)加强系统的安全性能
  受到电子信息技术的不稳定因素的影响,高校自动化管理中,系统的安全系数比较小,非常容易受到攻击、破坏,这就要求高校在管理的过程中,一方面要加强硬件的安全防范,对学校的服务器、防火墙等进行及时的升级和完善;另一方面还要采用信息安全技术,采用身份验证、访问控制等方式,加强对自动化办公系统的信息安全防范。
  五、结束语
  综上所述,高校办公自动化系统是数字校园的重要组成部分之一。目前,一部分高校已经组建了高校的自动化管理系统,并且在运行中实现了一定的价值。但是在系统构建与运行过程中,还存在一定的问题,这就要求高校必须不断对现有的管理系统进行升级与完善,以适应未来高校发展的新需求。
  参考文献
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  [2]王国宁.高校办公自动化系统的设计与建设[D].山东师范大学,2009.
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