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摘 要：近年来，我国经济的快速发展带动了教育事业的巨大进步。随着扩招等教育措施的实施，学校档案管理工作日益繁重，传统式人工档案管理已经无法满足新时期下学校的发展要求。随着高速计算机信息时代的到来，将信息技术运用于学校档案管理当中，提高整体工作效率尤为必要。本文就信息技术在学校档案管理中的具体应用进行了深入分析。
关键词：学校档案管理；信息技术；应用；分析
学校档案主要记录了学校教学活动、科研成果、党政部门运行管理、教务活动等各方面的重要活动，记载学校从诞生之初开始的发展历史。随着信息化技术的不断进步，利用信息技术全面提高学校档案管理工作效率和质量，从而完整记录学校的发展历程、促进学校的可持续发展变得非常重要。
一、传统人工化学校档案管理工作的缺陷
目前人工式的学校档案管理工作存在较多缺陷，具体表现如下：
1.资料保管欠妥。由于工作需要，档案库来往人员较多，档案被各种人员取用、查阅。一方面，部分机密文件不易保密；另一方面，由于档案调用次数过于频繁，往往会出现资料遗漏、丢失等问题。
2.工作效率低下。传统人工档案管理工作进度无法满足查阅需要，在急需调阅资料时，往往会浪费大量时间，且档案资料的准确性也无法保障。
3.档案工作整理繁琐。传统人工档案大部分为纸质文档，在这一环境下，会产生庞大的档案数据及文件。进行档案的整理分类等工作，会浪费工作人员大量的精力，且最终整理出的资料库也在一定程度上存在遗漏情况。
二、信息技术在学校档案管理工作当中的优势
信息技术以自动化信息化为主，能够有效提高学校档案管理工作的整体质量，极大地提升工作效率。
1.档案信息收录更为优秀。信息化的学校档案管理系统有着较大的储备量，查阅较为便利。将校内教职员工、学生及各教务部门的各种类型档案进行信息化处理，通过文字配合图形及表格等多种形式，将档案进行明确分类，能够构成强大、完整的学校档案数据库系统，在需要对档案数据进行调整、修改、查阅和使用时，也能够实现高效化档案管理。
2.节省人力资源。与传统的档案管理工作不同，信息化的学校档案管理工作只需要2～3名专业化综合素质较高的人员即可完成，极大地节省了人力资源，优化了档案管理工作的成本投入。
3.工作效率高。通过信息化技术整合学校档案信息，在需要进行查阅调用时，能够在很短时间内迅速查阅到所需信息，极大地提高了档案使用率及档案调阅者的综合工作效率。
三、学校档案管理工作中信息技术的具体应用
1.深化相关人员对信息技术的重要性认识。档案管理工作相关部门人员及管理领导层对信息技术重要性的深入认识，是在学校档案管理工作中应用信息技术的第一步。学校档案是自学校诞生以来，各个阶段学校发展信息的全面记录，能够为学校的教学改革、科教研究、完善教务活动等重要工作发挥作用，因而应当充分深化相关人员对学校档案管理工作信息化的认识。具体而言，应当将信息技术在学校档案管理工作中的应用同校内管理层的日常会议及日程相结合，将高质、高效的信息化档案管理工作作为年度考核的一部分，将其作为档案管理人员的工作责任。
2.档案信息的规范化收录及整理。学校档案的信息化，使得学校档案信息管理工作成為一个整体化、可持续化的自动过程。要将具有重要意义的纸质档案先保存整理并归档，再在网上全面进行档案的拟定、审查、核对、传阅及最终的归档，从而有效保障档案信息收录的完整性。要全面建立起完善的校园数据信息网络，将校内各部门档案文件管理人员整理好的规范化、标准化信息用校内网络传达给档案管理收录部门，从而有效提高档案信息的收录和整理工作的效率和质量。
3.提高档案管理人员的综合素质。在原有档案管理人员的基础上，进一步进行考核，符合要求的档案管理人员留职。具体而言，这些人应该有着较强的责任心，具备创新意识，档案管理工作经验较为丰富，且要具备一定的计算机信息技术知识基础。在实际工作中，应该培养这部分工作人员对档案信息真实性的甄别能力、对档案信息的整理精炼能力等各方面的综合能力。
4.校内办公系统的信息化自动化。档案管理不仅仅是档案信息管理部门的工作范围，其他部门在一定程度上也承担着提供档案信息的责任。校内办公系统的信息化自动化能够有效提高各部门记录信息的完整度。具体而言，将档案上传到校园网，档案管理部门收录整理工作将更为全面，同时也相应提高了校内各部门之间信息的灵活流通，提高了学校办公的整体效率，打破了以往各部门各自为政的工作方式。另外，信息化的档案不仅仅只包含了文字信息，还包含了声音、影像、图片等各种多媒体数据信息。利用校园网，校内档案信息能够以更为多样的方式进行展示，实现真正意义上的信息化多媒体档案管理服务。
学校档案管理工作当中，科学、合理地应用信息技术能够为校内档案信息管理工作开拓出一条新路子，相关管理工作人员也面临着一系列新的问题。在实际工作当中，应该充分认识档案信息管理工作的内涵，结合软件方面和硬件方面两个部分，灵活应用信息技术，从而有效提高学校档案管理工作的综合效率。
参考文献：
[1]黄新和.浅谈学校档案管理信息化[J].黑龙江档案，2013（6）.
[2]宋艳萍.浅谈学校档案管理的信息化建设[J].黑龙江档案，2014（1）.
关键词：学校档案管理；信息技术；应用；分析
学校档案主要记录了学校教学活动、科研成果、党政部门运行管理、教务活动等各方面的重要活动，记载学校从诞生之初开始的发展历史。随着信息化技术的不断进步，利用信息技术全面提高学校档案管理工作效率和质量，从而完整记录学校的发展历程、促进学校的可持续发展变得非常重要。
一、传统人工化学校档案管理工作的缺陷
目前人工式的学校档案管理工作存在较多缺陷，具体表现如下：
1.资料保管欠妥。由于工作需要，档案库来往人员较多，档案被各种人员取用、查阅。一方面，部分机密文件不易保密；另一方面，由于档案调用次数过于频繁，往往会出现资料遗漏、丢失等问题。
2.工作效率低下。传统人工档案管理工作进度无法满足查阅需要，在急需调阅资料时，往往会浪费大量时间，且档案资料的准确性也无法保障。
3.档案工作整理繁琐。传统人工档案大部分为纸质文档，在这一环境下，会产生庞大的档案数据及文件。进行档案的整理分类等工作，会浪费工作人员大量的精力，且最终整理出的资料库也在一定程度上存在遗漏情况。
二、信息技术在学校档案管理工作当中的优势
信息技术以自动化信息化为主，能够有效提高学校档案管理工作的整体质量，极大地提升工作效率。
1.档案信息收录更为优秀。信息化的学校档案管理系统有着较大的储备量，查阅较为便利。将校内教职员工、学生及各教务部门的各种类型档案进行信息化处理，通过文字配合图形及表格等多种形式，将档案进行明确分类，能够构成强大、完整的学校档案数据库系统，在需要对档案数据进行调整、修改、查阅和使用时，也能够实现高效化档案管理。
2.节省人力资源。与传统的档案管理工作不同，信息化的学校档案管理工作只需要2～3名专业化综合素质较高的人员即可完成，极大地节省了人力资源，优化了档案管理工作的成本投入。
3.工作效率高。通过信息化技术整合学校档案信息，在需要进行查阅调用时，能够在很短时间内迅速查阅到所需信息，极大地提高了档案使用率及档案调阅者的综合工作效率。
三、学校档案管理工作中信息技术的具体应用
1.深化相关人员对信息技术的重要性认识。档案管理工作相关部门人员及管理领导层对信息技术重要性的深入认识，是在学校档案管理工作中应用信息技术的第一步。学校档案是自学校诞生以来，各个阶段学校发展信息的全面记录，能够为学校的教学改革、科教研究、完善教务活动等重要工作发挥作用，因而应当充分深化相关人员对学校档案管理工作信息化的认识。具体而言，应当将信息技术在学校档案管理工作中的应用同校内管理层的日常会议及日程相结合，将高质、高效的信息化档案管理工作作为年度考核的一部分，将其作为档案管理人员的工作责任。
2.档案信息的规范化收录及整理。学校档案的信息化，使得学校档案信息管理工作成為一个整体化、可持续化的自动过程。要将具有重要意义的纸质档案先保存整理并归档，再在网上全面进行档案的拟定、审查、核对、传阅及最终的归档，从而有效保障档案信息收录的完整性。要全面建立起完善的校园数据信息网络，将校内各部门档案文件管理人员整理好的规范化、标准化信息用校内网络传达给档案管理收录部门，从而有效提高档案信息的收录和整理工作的效率和质量。
3.提高档案管理人员的综合素质。在原有档案管理人员的基础上，进一步进行考核，符合要求的档案管理人员留职。具体而言，这些人应该有着较强的责任心，具备创新意识，档案管理工作经验较为丰富，且要具备一定的计算机信息技术知识基础。在实际工作中，应该培养这部分工作人员对档案信息真实性的甄别能力、对档案信息的整理精炼能力等各方面的综合能力。
4.校内办公系统的信息化自动化。档案管理不仅仅是档案信息管理部门的工作范围，其他部门在一定程度上也承担着提供档案信息的责任。校内办公系统的信息化自动化能够有效提高各部门记录信息的完整度。具体而言，将档案上传到校园网，档案管理部门收录整理工作将更为全面，同时也相应提高了校内各部门之间信息的灵活流通，提高了学校办公的整体效率，打破了以往各部门各自为政的工作方式。另外，信息化的档案不仅仅只包含了文字信息，还包含了声音、影像、图片等各种多媒体数据信息。利用校园网，校内档案信息能够以更为多样的方式进行展示，实现真正意义上的信息化多媒体档案管理服务。
学校档案管理工作当中，科学、合理地应用信息技术能够为校内档案信息管理工作开拓出一条新路子，相关管理工作人员也面临着一系列新的问题。在实际工作当中，应该充分认识档案信息管理工作的内涵，结合软件方面和硬件方面两个部分，灵活应用信息技术，从而有效提高学校档案管理工作的综合效率。
参考文献：
[1]黄新和.浅谈学校档案管理信息化[J].黑龙江档案，2013（6）.
[2]宋艳萍.浅谈学校档案管理的信息化建设[J].黑龙江档案，2014（1）.