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建立办公自动化平台(OA平台，Office Automation)是当前经济社会发展进程中一项必不可少的工程，是节约社会资源、精简办事程序、提高办公效率的需要，是全面贯彻落实科学发展观的具体体现。面对新的形势，我们在着力提高高校办公自动化系统办公效率、提高决策执行能力、完善“一站式”行政服务体系等工作的基础上，一直探寻适应当前发展的数字自动化管理模式。现对高校办公自动化系统管理平台建设谈几点认识。
一、高等院校办公自动化系统管理平台发展情况分析
高校办公自动化系统管理平台是集多项事务自动化管理平台为一体的。目前，省内部分高等院校在单项业务或部分业务中推出的管理平台，仍没有一套功能齐全并得到成功运行的高校办公自动化系统管理平台。2008年以来，邮政、移动部门对办公自动化管理平台进行了一些需求分析，建议高校办公自动化系统管理平台应把多项功能集于一体，争取建立一套功能强大、内容精細的管理平台，它应具备如下功能：一是在运行平台上。整个办公自动化系统是通过专线网络将终端与服务器数据互动相连并实现共同管理。二是在需求分析上。该平台的各项需求更加全面、更加科学、更加规范，能包含校内各部门(院、系)各种事务的管理功能，并拥有专门业务机构负责网络维护，同时提供软件的长期升级，各部门(院、系)可以根据业务的不同增、删、查、改各种管理功能。三是在系统维护上。该平台须提供安全保障系统，拥有数据追踪功能，自动产生安全日志；拥有文件资料加密系统，实现部分身份公开或部分全面公开；拥有数据备份系统，实现数据的修复与恢复。四是在数据处理上。该平台拥有公文收发、登记、批处，自动统计，自动归类归档，自动产生档案目录，逐项文件打印等功能；拥有数据管理、查阅、交流等功能；拥有电子政务交易、认证、结算、审计功能；拥有学报系统电子报纸杂志在线上传、征订、阅览等功能；全面实现远程监控、即时通信、信息预警、无纸化办公，等等。
二、当前建立高校办公自动化系统管理平台需要解决的问题
一是需求分析不充分。主要体现在：机构设置上有差异，造成“机构分块需求分析”可能存在漏缺，各院校机构设立不尽相同。职能设置上有差异，造成“职能分块需求分析”可能存在缺漏或者交叉重复，如一些院校综合部门的职能职责也可能包括一般业务部门的相关职责，业务功能设置上有差异，使“业务功能分块需求分析”可能存在交叉或者不规范。
二是业务功能不兼容。主要体现在：各种业务性质不同，造成开发的软件所实现的功能不同，不同功能需要设计不同的程序。业务办理的秩序不相同，造成同一事项需要设计的程序数据处理秩序不同，不同秩序的业务可能需要调整不同的程序。单项业务开发的软件不同，造成各种业务程序数据不统一，新的程序包无法直接调用原有的子程序或数据包，不同格式的数据无法相互支持，造成各种数据库之间的数据转换难以实现，或者容易出错。
三是程序设计者对学校工作不熟悉。主要体现在：程序设计人员对需求分析不清楚，对需要设计哪些功能，实现哪些功能不清楚。程序设计人员对部门(院、系)之间的相互关系不清楚，造成程序设计人员无法搭建整个平台的主体构架，无法对部门(院、系)之间进行分层、分类管理。程序设计人员对业务办理流程、方式、方法不清楚，造成程序设计人员无法编辑子程序的顺序，无法实现子程序与主程序之间的功能关系。
四是程序开发运行成本大。主要体现在：分块制作成本大，因投资主体不确定，各院校开发的各种单项业务自动化办公软件重复投资；长期维护经费得不到保障；管护专业人员欠缺，参与管护的人员除了需要熟悉相关软件知识以外，还要掌握学校办公业务的相关程序，以便及时改正错误并升级。
三、建立高校办公自动化系统管理平台的几点思考
一是建立高校办公自动化系统管理平台技术中心。由技术中心负责资料收集、需求分析、程序开发等工作。在资料收集上，根据各部门(院、系)职能职责进行逻辑分块，以利于在程序开发过程中对不同功能进行数据编排，解决功能的交叉、重复问题。在需求分析上，按序组织部门(院、系)业务人员及技术人员参与功能需求汇总，避免出现功能需求的漏、缺。在程序开发上，对不同功能设计模块进行设计，以适应增减机构、增减业务的需要。
二是逐步取消各部门(院、系)业务功能不兼容不全面的管理平台。将各种业务功能不兼容不全面的各种平台集于高校办公自动化系统管理平台之中，尽量保存他们前期工作的相关数据包，有效转换成党政系统管理平台可以识别的数据。将不同业务、不同办事程序有效整编，设计成可以增加删除业务、可以自行调整办事顺序的程序模块，或者自行调用某种模式、某种规范性的格式。
三是由专业技术人员学校办公人员共同管理自动化平台，充实平台管理队伍。逐步让技术人员熟悉学校日常办公的具体情况，以保证平台的升级更加科学、规范。同时，参与操作使用的校内办公人员也需要不断熟悉办公自动化的运行管理过程，对存在的问题提出意见或建议，以便不断完善管理平台的主体功能。
四是采取有效措施解决平台开发管护的各种经费。不提倡各部门(院、系)自行开发各种单项业务或者部分业务的管理平台，避免重复投资；不提倡分散技术人员进行管护工作，尽量集中技术人员力量，尽量由院校技术中心对运行出错问题进行纠错。将校报纸杂志、交流资料、视频会议等设计成电子专栏、电子版本、电子会议室，精简办事程序、节约学校经费，逐步实现无纸化办公。在必要情况下，可试行校内管护中心开办工作经费，各部门(院、系)每年交纳一定年费，用于服务器的更新换代以及程序的日常管护工作。
一、高等院校办公自动化系统管理平台发展情况分析
高校办公自动化系统管理平台是集多项事务自动化管理平台为一体的。目前，省内部分高等院校在单项业务或部分业务中推出的管理平台，仍没有一套功能齐全并得到成功运行的高校办公自动化系统管理平台。2008年以来，邮政、移动部门对办公自动化管理平台进行了一些需求分析，建议高校办公自动化系统管理平台应把多项功能集于一体，争取建立一套功能强大、内容精細的管理平台，它应具备如下功能：一是在运行平台上。整个办公自动化系统是通过专线网络将终端与服务器数据互动相连并实现共同管理。二是在需求分析上。该平台的各项需求更加全面、更加科学、更加规范，能包含校内各部门(院、系)各种事务的管理功能，并拥有专门业务机构负责网络维护，同时提供软件的长期升级，各部门(院、系)可以根据业务的不同增、删、查、改各种管理功能。三是在系统维护上。该平台须提供安全保障系统，拥有数据追踪功能，自动产生安全日志；拥有文件资料加密系统，实现部分身份公开或部分全面公开；拥有数据备份系统，实现数据的修复与恢复。四是在数据处理上。该平台拥有公文收发、登记、批处，自动统计，自动归类归档，自动产生档案目录，逐项文件打印等功能；拥有数据管理、查阅、交流等功能；拥有电子政务交易、认证、结算、审计功能；拥有学报系统电子报纸杂志在线上传、征订、阅览等功能；全面实现远程监控、即时通信、信息预警、无纸化办公，等等。
二、当前建立高校办公自动化系统管理平台需要解决的问题
一是需求分析不充分。主要体现在：机构设置上有差异，造成“机构分块需求分析”可能存在漏缺，各院校机构设立不尽相同。职能设置上有差异，造成“职能分块需求分析”可能存在缺漏或者交叉重复，如一些院校综合部门的职能职责也可能包括一般业务部门的相关职责，业务功能设置上有差异，使“业务功能分块需求分析”可能存在交叉或者不规范。
二是业务功能不兼容。主要体现在：各种业务性质不同，造成开发的软件所实现的功能不同，不同功能需要设计不同的程序。业务办理的秩序不相同，造成同一事项需要设计的程序数据处理秩序不同，不同秩序的业务可能需要调整不同的程序。单项业务开发的软件不同，造成各种业务程序数据不统一，新的程序包无法直接调用原有的子程序或数据包，不同格式的数据无法相互支持，造成各种数据库之间的数据转换难以实现，或者容易出错。
三是程序设计者对学校工作不熟悉。主要体现在：程序设计人员对需求分析不清楚，对需要设计哪些功能，实现哪些功能不清楚。程序设计人员对部门(院、系)之间的相互关系不清楚，造成程序设计人员无法搭建整个平台的主体构架，无法对部门(院、系)之间进行分层、分类管理。程序设计人员对业务办理流程、方式、方法不清楚，造成程序设计人员无法编辑子程序的顺序，无法实现子程序与主程序之间的功能关系。
四是程序开发运行成本大。主要体现在：分块制作成本大，因投资主体不确定，各院校开发的各种单项业务自动化办公软件重复投资；长期维护经费得不到保障；管护专业人员欠缺，参与管护的人员除了需要熟悉相关软件知识以外，还要掌握学校办公业务的相关程序，以便及时改正错误并升级。
三、建立高校办公自动化系统管理平台的几点思考
一是建立高校办公自动化系统管理平台技术中心。由技术中心负责资料收集、需求分析、程序开发等工作。在资料收集上，根据各部门(院、系)职能职责进行逻辑分块，以利于在程序开发过程中对不同功能进行数据编排，解决功能的交叉、重复问题。在需求分析上，按序组织部门(院、系)业务人员及技术人员参与功能需求汇总，避免出现功能需求的漏、缺。在程序开发上，对不同功能设计模块进行设计，以适应增减机构、增减业务的需要。
二是逐步取消各部门(院、系)业务功能不兼容不全面的管理平台。将各种业务功能不兼容不全面的各种平台集于高校办公自动化系统管理平台之中，尽量保存他们前期工作的相关数据包，有效转换成党政系统管理平台可以识别的数据。将不同业务、不同办事程序有效整编，设计成可以增加删除业务、可以自行调整办事顺序的程序模块，或者自行调用某种模式、某种规范性的格式。
三是由专业技术人员学校办公人员共同管理自动化平台，充实平台管理队伍。逐步让技术人员熟悉学校日常办公的具体情况，以保证平台的升级更加科学、规范。同时，参与操作使用的校内办公人员也需要不断熟悉办公自动化的运行管理过程，对存在的问题提出意见或建议，以便不断完善管理平台的主体功能。
四是采取有效措施解决平台开发管护的各种经费。不提倡各部门(院、系)自行开发各种单项业务或者部分业务的管理平台，避免重复投资；不提倡分散技术人员进行管护工作，尽量集中技术人员力量，尽量由院校技术中心对运行出错问题进行纠错。将校报纸杂志、交流资料、视频会议等设计成电子专栏、电子版本、电子会议室，精简办事程序、节约学校经费，逐步实现无纸化办公。在必要情况下，可试行校内管护中心开办工作经费，各部门(院、系)每年交纳一定年费，用于服务器的更新换代以及程序的日常管护工作。