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[摘要]本文在论述高等院校成人教育档案管理的意义和特点的基础上，针对目前高等院校成人教育档案管理工作中存在的主要问题，从强化档案意识，严格规范档案管理制度、配备专职人员，稳定高等院校档案管理队伍、积极推进档案信息化建设等三个方面探讨了进一步加强高等院校成人教育档案管理工作的基本对策。
[关键词]成人教育档案管理问题对策
随着高等教育改革和人事制度的不断深化，成人高等教育的档案管理工作不断以它的社会性、现实性、专业性、适用性和广泛性的特点，越来越受到社会和用人单位的重视和认可。在实现高等教育大众化及构建学习型社会的过程中，成人教育对于知识的普及、全民素质的提高也起到了重要的作用，它还为人们提供了一个“终身学习”的平台。随着成人教育规模的不断扩大，学生数量逐年增加，其档案管理工作的复杂性、繁重性日益显现，成人教育不同于常规教育，其办学形式灵活、生源组成复杂，档案管理的难度大，加上个别相关管理部门对成人教育重视程度不够，档案意识淡薄，档案的规章制度和管理办法执行不力，使得成人教育档案管理存在不少问题，必须加强档案的管理，才能进一步提高成人教育的质量。
一、高等院校成人教育档案及其特点
高等院校成人教育档案就是指成人高等教育在发展过程中的一切历史记录。其管理范围主要包括以下几个方面:(1)文书档案:如上级下达的有关成人教育工作的文件;教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的文件;成人教学检查、评估和各级表彰先进材料。 (2)招生工作材料:如上级有关成人教育招生工作文件; 成人教育招生计划;新生录取通知及新生名册等;成人教育招生宣传、招生工作总结等。(3)学籍管理材料:入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校生名册; 学生学籍变更材料;学生奖励、处分材料等。(4)教学管理材料:如成人教育各专业教学计划、教学大纲、课程设置要求及安排、学期教学进度表、课程表、试卷、考场记录表、记分册、考勤表等。(5)毕业工作材料:毕业生名单;毕业论文;毕业照、毕业学员通讯录、毕业证领取签收册、优秀毕业生评选材料等。其特点有：
1、档案内容丰富，种类繁多:
成人教育档案按学习形式可分为:脱产教育、函授、继续教育、自考助学辅导班、远程教育;按学历可分为:本科、专科、高职等层次;按地域分为:校本部学生、校外教学点学生,即使同时入学的仍然有取得学籍的正式生和尚未取得学籍的预读生，所以成人教育档案成分相当复杂,管理起来难度很大。
2、办学形式灵活、人员的流动性大。
成人高校主要承担学历补偿教育和继续教育两方面的任务。学历补偿教育主要分为脱产、函授、业余，以及通过联合办学形式举办的进修班等。继续教育主要包括职业技术教育、自考助学、各类培训等。学历补偿教育学生发国家文凭，继续教育及各类培训班学员发放相应的结业证书。在脱产、函授和业余形式中还有高升专、专升本、高升本等形式，有的学校为方便学员就近上课，还在各区县设立了函授站、办学点。多层次的办学形式导致了学员的流动性也大从而也决定了成人教育档案的多样性。
3、管理动态频繁,查阅率较高
成人教育档案的积累本身就是一个动态的过程,加上成教学生的学习地点具有可变动性的特点,学生的学籍变动比较频繁,档案变动较大。成教的学生报考专升本、研究生、出国深造,都需利用在校学生档案核对。尤其近年来,全国性的学历打假,用人单位为鉴定证书的真伪而查阅学生档案就更提高了对成教学生档案的利用率。
二、当前高等院校成人教育档案管理中存在的主要问题：
1、档案意识淡薄，管理制度不健全
目前高等院校成人教育的学生主体大都是社会青年和在岗人员,因招生范围广、形式多样，而且相对来说配备的人手也少，管理的难度加大，学校往往只重视普通教育的档案工作，认为成人教育档案管理工作是多此一举，对于成人教育档案工作的重要性没有认识到位，因此，没有对成人教育档案工作进行必要的检查、监督和创新，只是被动地采用传统的管理模式 致使成人教育档案管理工作缺乏一套完善的档案管理制度。
2、成人教育档案管理队伍比较薄弱,管理人员业务水平不高
一直以来，人们普遍认为高等院校中的成人高等教育只是普通高校的附属品，尽管它在很大程度上满足了大量成人再学习、再提高的需求，但与普通高校相比，它在师资条件、环境设备、经费投入上相差甚远。也正因如此，一方面，成人教育成了普通高校创收的手段；另一方面，成人教育的档案管理队伍也素质不高，人们普遍认为，成教档案管理工作者不需要太高的文凭和学识，这种观念导致了一批缺乏专业知识和专业技能的人员涌进了成教队伍，造成成教管理队伍素质滑坡、知识水平落后、管理意识不强，而成教档案管理毕竟是一项越来越重要的工作，没有一支过得硬、高素质的专业管理队伍显然不能适应新形势的需要。
3、档案管理模式陈旧
当前科技迅猛发展，时代信息飞速变化，高等教育新学科的出现、高校布局和专业结构的调整，使得成人高校在办学层次、形式和内容上发生了很大变化，传统的以手工管理、查阅档案资料的陈旧管理模式，已难以适应成人教育发展的需要。
三、解决成人高等教育档案管理中存在问题的对策
1、强化档案意识，严格规范档案管理制度
高校档案工作者要以国家颁布实施的《档案法》、《 档案实施办法》、《普通高等学校档案实体分类法》以及其它政策性法规为准绳,强化档案意识。建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项制度,做到有据可依,有章可循,按章办事，在实施过程中,要有整体观念,要服从大局,用标准去统一行动,用标准去规范管理工作，只有严把质量关,才能保证档案管理工作逐步走向规范化。
2、配备专职人员,稳定档案管理队伍
配备一定编制的档案人员是开展档案工作的基础,工作人员的相对稳定是做好档案工作的保障。2008年9月1日起施行的《高等学校档案管理办法》明确规定高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。因此,学校应加大对成人教育档案管理工作的支持力度,将成人教育档案管理纳入学校整体发展规划,落实人员编制,配备专职人员,同时要加强对档案管理人员的业务技能培训，让他们熟练掌握现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为档案管理方面的行家里手，通过系统学习和更新档案专业知识，在专业的深度和广度上有较大的提高，使高校成教档案管理水平逐步走向规范化、科学化和现代化，只有这样才能满足新形式下高校教育发展与改革对档案工作的需要,保证档案工作的顺利开展。
3、积极推进档案信息化建设
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及,成教学生的剧增和档案内容的增加,传统的手工操作已远远不能适应现代化的需要。新生入校后就把整理好的归档内容,输入计算机,并把学生在校期间形成的阶段性归档材料及时输入计算机储存，同时建立学生档案计算机管理网络,实现档案信息存储的电子化和检索的网络化，形成一种科学化、现代化的档案管理模式。
档案工作是一项服务工作,要求管理者具有创新意识、服务意识、奉献意识、宣传意识，作为窗口部门的工作者,必须树立全心全意为人民服务的精神,档案管理人员要不断提高自己的工作能力和工作水平,积极探索行之有效的档案管理途径使档案管理工作在教育教学、科研社会服务等方面发挥重要作用。
[参考文献]
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考.绍兴文理学院学报2006年26卷12期
[2]唐国丽.成人教育档案管理探析.现代企业教育.2007年9月下期
[3]吴振华.高校成人教育档案管理的思考.教育与教学研究2009年23卷4期
（作者单位：湖南城建职业技术学院）
[关键词]成人教育档案管理问题对策
随着高等教育改革和人事制度的不断深化，成人高等教育的档案管理工作不断以它的社会性、现实性、专业性、适用性和广泛性的特点，越来越受到社会和用人单位的重视和认可。在实现高等教育大众化及构建学习型社会的过程中，成人教育对于知识的普及、全民素质的提高也起到了重要的作用，它还为人们提供了一个“终身学习”的平台。随着成人教育规模的不断扩大，学生数量逐年增加，其档案管理工作的复杂性、繁重性日益显现，成人教育不同于常规教育，其办学形式灵活、生源组成复杂，档案管理的难度大，加上个别相关管理部门对成人教育重视程度不够，档案意识淡薄，档案的规章制度和管理办法执行不力，使得成人教育档案管理存在不少问题，必须加强档案的管理，才能进一步提高成人教育的质量。
一、高等院校成人教育档案及其特点
高等院校成人教育档案就是指成人高等教育在发展过程中的一切历史记录。其管理范围主要包括以下几个方面:(1)文书档案:如上级下达的有关成人教育工作的文件;教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的文件;成人教学检查、评估和各级表彰先进材料。 (2)招生工作材料:如上级有关成人教育招生工作文件; 成人教育招生计划;新生录取通知及新生名册等;成人教育招生宣传、招生工作总结等。(3)学籍管理材料:入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校生名册; 学生学籍变更材料;学生奖励、处分材料等。(4)教学管理材料:如成人教育各专业教学计划、教学大纲、课程设置要求及安排、学期教学进度表、课程表、试卷、考场记录表、记分册、考勤表等。(5)毕业工作材料:毕业生名单;毕业论文;毕业照、毕业学员通讯录、毕业证领取签收册、优秀毕业生评选材料等。其特点有：
1、档案内容丰富，种类繁多:
成人教育档案按学习形式可分为:脱产教育、函授、继续教育、自考助学辅导班、远程教育;按学历可分为:本科、专科、高职等层次;按地域分为:校本部学生、校外教学点学生,即使同时入学的仍然有取得学籍的正式生和尚未取得学籍的预读生，所以成人教育档案成分相当复杂,管理起来难度很大。
2、办学形式灵活、人员的流动性大。
成人高校主要承担学历补偿教育和继续教育两方面的任务。学历补偿教育主要分为脱产、函授、业余，以及通过联合办学形式举办的进修班等。继续教育主要包括职业技术教育、自考助学、各类培训等。学历补偿教育学生发国家文凭，继续教育及各类培训班学员发放相应的结业证书。在脱产、函授和业余形式中还有高升专、专升本、高升本等形式，有的学校为方便学员就近上课，还在各区县设立了函授站、办学点。多层次的办学形式导致了学员的流动性也大从而也决定了成人教育档案的多样性。
3、管理动态频繁,查阅率较高
成人教育档案的积累本身就是一个动态的过程,加上成教学生的学习地点具有可变动性的特点,学生的学籍变动比较频繁,档案变动较大。成教的学生报考专升本、研究生、出国深造,都需利用在校学生档案核对。尤其近年来,全国性的学历打假,用人单位为鉴定证书的真伪而查阅学生档案就更提高了对成教学生档案的利用率。
二、当前高等院校成人教育档案管理中存在的主要问题：
1、档案意识淡薄，管理制度不健全
目前高等院校成人教育的学生主体大都是社会青年和在岗人员,因招生范围广、形式多样，而且相对来说配备的人手也少，管理的难度加大，学校往往只重视普通教育的档案工作，认为成人教育档案管理工作是多此一举，对于成人教育档案工作的重要性没有认识到位，因此，没有对成人教育档案工作进行必要的检查、监督和创新，只是被动地采用传统的管理模式 致使成人教育档案管理工作缺乏一套完善的档案管理制度。
2、成人教育档案管理队伍比较薄弱,管理人员业务水平不高
一直以来，人们普遍认为高等院校中的成人高等教育只是普通高校的附属品，尽管它在很大程度上满足了大量成人再学习、再提高的需求，但与普通高校相比，它在师资条件、环境设备、经费投入上相差甚远。也正因如此，一方面，成人教育成了普通高校创收的手段；另一方面，成人教育的档案管理队伍也素质不高，人们普遍认为，成教档案管理工作者不需要太高的文凭和学识，这种观念导致了一批缺乏专业知识和专业技能的人员涌进了成教队伍，造成成教管理队伍素质滑坡、知识水平落后、管理意识不强，而成教档案管理毕竟是一项越来越重要的工作，没有一支过得硬、高素质的专业管理队伍显然不能适应新形势的需要。
3、档案管理模式陈旧
当前科技迅猛发展，时代信息飞速变化，高等教育新学科的出现、高校布局和专业结构的调整，使得成人高校在办学层次、形式和内容上发生了很大变化，传统的以手工管理、查阅档案资料的陈旧管理模式，已难以适应成人教育发展的需要。
三、解决成人高等教育档案管理中存在问题的对策
1、强化档案意识，严格规范档案管理制度
高校档案工作者要以国家颁布实施的《档案法》、《 档案实施办法》、《普通高等学校档案实体分类法》以及其它政策性法规为准绳,强化档案意识。建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项制度,做到有据可依,有章可循,按章办事，在实施过程中,要有整体观念,要服从大局,用标准去统一行动,用标准去规范管理工作，只有严把质量关,才能保证档案管理工作逐步走向规范化。
2、配备专职人员,稳定档案管理队伍
配备一定编制的档案人员是开展档案工作的基础,工作人员的相对稳定是做好档案工作的保障。2008年9月1日起施行的《高等学校档案管理办法》明确规定高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。因此,学校应加大对成人教育档案管理工作的支持力度,将成人教育档案管理纳入学校整体发展规划,落实人员编制,配备专职人员,同时要加强对档案管理人员的业务技能培训，让他们熟练掌握现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为档案管理方面的行家里手，通过系统学习和更新档案专业知识，在专业的深度和广度上有较大的提高，使高校成教档案管理水平逐步走向规范化、科学化和现代化，只有这样才能满足新形式下高校教育发展与改革对档案工作的需要,保证档案工作的顺利开展。
3、积极推进档案信息化建设
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及,成教学生的剧增和档案内容的增加,传统的手工操作已远远不能适应现代化的需要。新生入校后就把整理好的归档内容,输入计算机,并把学生在校期间形成的阶段性归档材料及时输入计算机储存，同时建立学生档案计算机管理网络,实现档案信息存储的电子化和检索的网络化，形成一种科学化、现代化的档案管理模式。
档案工作是一项服务工作,要求管理者具有创新意识、服务意识、奉献意识、宣传意识，作为窗口部门的工作者,必须树立全心全意为人民服务的精神,档案管理人员要不断提高自己的工作能力和工作水平,积极探索行之有效的档案管理途径使档案管理工作在教育教学、科研社会服务等方面发挥重要作用。
[参考文献]
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考.绍兴文理学院学报2006年26卷12期
[2]唐国丽.成人教育档案管理探析.现代企业教育.2007年9月下期
[3]吴振华.高校成人教育档案管理的思考.教育与教学研究2009年23卷4期
（作者单位：湖南城建职业技术学院）