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摘要知识管理是信息管理在网络环境下的必然产物,图书馆引入知识管理,不仅有助于拓宽理论研究的新视角和新领域,更有助于在图书馆实际工作中树立新的理念和方法,提高图书馆的学科专业地位,提升图书馆的组织效能。
关键词图书馆知识管理对策
中图分类号:G259文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)02-240-02
知识经济时代,许多图书馆都已经认识到知识管理的重要性,纷纷要求实施知识管理,以求得图书馆在新世纪的更大发展。知识管理的主要实现思路在于组织结构、业务流程的合理设计与组织文化的培养,再加上现代化的信息技术支持,以建立一种创新、交流、学习和应用知识的环境与激励机制。为了确保知识管理能广泛、深入、可持续地实施和推广,当前必须加强以下几个方面的工作:
一、建立知识仓库①
知识管理的重点就是按照用户所需要的知识结构,将大量的繁杂无序的信息进行数字化的集成、整合、建设自己的知识仓库。
(一)文献收集标引知识的序化组织
目前,绝大多数图书馆除了依据文献的题名、责任者、载体形式等外表属性进行著录组织外,都采用分类标引语言对文献的内容属性进行序化组织。但由于编码化标引语言不为广大普通用户所熟悉,对文献知识内容标引不直观,一些跨学科和新学科知识也难以集中,因而在文献知识的组织上表现出明显的不足。相对而言,主题标引着重从文献所论述的事物角度,运用自然语言词语形式标识文献主题的概念,能直接揭示文献的知识内容,并按顺序方式将主题相同的文献集中到一起,为用户查找所需的特定知识提供了便利。但因其难以满足用户从科学角度检索的要求,特别是不便于文献实物组织,故而不被广泛使用。目前,由于信息泛滥、文献骤增,用户需求逐渐由文献获取转变为对知识的析取。因此,图书馆应在知识管理过程中,由文献组织转变到知识组织上来,加强文献知识内容的揭示和整序。
(二)知识的优化组织
知识的重组和评价由文献单元深入到知识单元的更深层次的优化组织工作。它将从分散于各文献中的相关概念、观念、事实、原理和数据、方法等知识中提取出来,加以分析鉴别、综合归纳和重新组合,采用新的知识关联,形成新的知识产品(如综述、述评等文献),以更简洁明确、更精练系统的知识直接供用户使用。从工作实践来看,图书馆需要通过对用户知识需求的深入分析,在大量查找、分析有关知识的基础上,择其重要者进行介绍,形成切实能为用户解决实际问题的产品。同时,为了不断提高图书馆员为用户创造价值的能力,图书馆应组织专门人员与特定的用户和课题组建立经常性联系,加强交流和沟通,根据用户的具体要求,开展个性化知识服务。
(三)网络知识的开发重组
人们在网络信息资源检索利用的研究中,探索出了多种网络知识组织的形式。目前主要形成有:超文本方式、主题树方式、MARC格式调整、都柏林核心集等元数据格式以及分类主题相结合的标引方法,对网络知识进行描述和标识,对其形式、内容及其相互间的关联充分进行揭示、为用户有效获取和利用网络知识提供了极大的方便。此外,人们还对计算机自动搜索、数据挖掘、信息推送等知识组织技术作了大量研究,并取得了一定的成果。图书馆应充分利用上述知识组织方法和技术,发挥对传统文献知识整理加工的优势,通过自己的Web站点,根据特定用户的需求,有目的地对网络资源进行选择、描述、开发组织。一方面可利用各种搜索引擎工具,从网上查询、选择、获取有关科学专业网站及其基本情况,对其进行简要介绍,并按一定的逻辑联系编排,组成科学网络导航系统,为用户准确定位,迅速获取有关专业知识和信息指引途径。另一方面还可以根据用户的具体需要,建立专题知识库。即对大量分散的有关专题信息及相关资料进行搜索,按一定标准进行分析鉴别和选择,利用超文本链接存放于自己的站点,并对其进行描述、标引,形成倒排挡,建立适合自己用户习惯的、提供多种检索入口的查询系统,方便用户直接获取所需专业知识。
二、设立知识主管(CKO)
图书馆知识主管的职责是制定统一的政策来规范图书馆的知识集约和创新,促进知识交流和知识应用,使图书馆内知识有序地流动;建立一个知识积累、信息共享的环境;监督和保证知识仓库内容的质量、深度和广度,时时捕捉社会、图书馆和图书馆员的知识需求,为知识库不断注入新思想,使之及时更新;保障知识库设施的正常运行。图书馆知识主管进行管理活动所涉及的这些知识不仅仅是数据,更重要的是馆员人心及其存储在大脑中和发表著作中的智力资本②。
CKO(Chief Knowledge Officer),即知识总监,是随着信息管理向知识管理过渡由CIO(Chief Information Officer,信息总监)演变而来的组织机构内知识管理的最高负责人。图书馆实施知识管理过程中可借鉴企业的CKO设立自己的知识主管CKO职位,专门负责实施知识管理。其职责一是充分了解图书馆环境、图书馆本身和馆员的知识需求,建立和营造一个能适合知识创新、促进学习、实现知识交流与共享的环境,并从组织机制和技术手段等方面提出相应对策;二是组织实施图书馆的知识管理工作,对要获取的知识、知识的开发和保存方式,尤其是知识的交流和共享等问题,要有清晰的理解和解决方法;三是指定知识管理目标、计划和措施,加强知识集成以产生新的知识。总之,CKO应该是具备较高的业务素质、文化水平和协调能力的“复合型”人才。
三、构建完善的人力资源管理体系
未来图书馆之间的竞争、图书馆与其他文献信息部门之间的竞争,在很大程度上也表现为人力资源的竞争。图书馆应把人力资源管理作为制定发展战略和发展规划的依据,作为实施图书馆战略的支撑点。在知识经济时代,人力资源已成为一个组织发展的核心和决定力量。图书馆要建立一种创新、交流、学习和应用知识的环境与激励机制,培养知识型馆员,建立人才库;强调人是知识管理的核心。
(一)图书馆人力资源的配置
知识经济对图书馆员的知识层次、专业分布以及服务水平都提出了比以往任何时代都高的要求,大部分图书馆现有人力资源无法满足提供高质量知识服务的需求。因此,图书馆在人力资源的配置上应注意:
1.合埋设置岗位
由于近些年图书馆按照用户信息需求的变化不断调整业务重心和服务内容,重组业务流程,加上图书馆外包业务的开展,传统的图书馆岗位设置已不能适应图书馆的发展。基于图书馆的业务调整和未来发展趋势,图书馆应在编制允许范围内合理设置工作岗位。
2.完善聘任制度
实施公平竞争、择优聘任的制度,将图书馆岗位设为四级:参考馆员、普通馆员、初级馆员、辅助馆员,与职称不挂钩,可以高职低聘,也可低职高聘。树立与市场竞争机制相适应的能进能出、能上能下的管理模式,形成一种优胜劣汰的竞争机制,以利于优秀人才的脱颖而出。
3.人力资源配置绩效评估③
人力资源配置是一个动态的调整过程,它需要经常对人员进行适当调整,以达到人员配置的最优化。而这种调整是以人力资源配置绩效评估的结果做依据的。
人力资源绩效评估包括整体绩效评估和个体成绩考核两方面。整体绩效评估是对人力资源配置的整体效果进行的评估。整体绩效评估应考察的内容包括工作人员是否适岗,人力资源协调系统即组织内良好的工作环境、人际关系环境是否形成,管理和控制状态即管理者与被管理者的关系是否理顺,计划和任务完成情况等。
(二)图书馆人力资源管理中的激励机制④
1.实施激励机制的基本原则
第一,及时公正的激励原则。平等公正是激励制度中首先要体现的原则,如果馆员感到不公平就会产生失望的情绪,不再努力工作。只有公平的激励机制才能激发馆员的工作热情。因此,馆领导要主持公道,对做得出色的馆员予以精神或物质奖励,如对不同的人通过岗位调整、职位升迁、进修培训、评先表彰等方式表示奖励。同时,对不遵守规章制度的馆员要给予相应的处罚。处罚违规馆员时,不论是领导还是普通职工都要一视同仁。只要有一个严格的奖惩措施,才能使每个馆员的心理平衡。因此,要用公正的激励机制达到奖勤罚懒的目的,激发员工的竞争意识,使这种外部的推动力量化成自我努力工作的动力,充分发挥出人的潜能。
第二,物质与精神双重激励原则。物质激励是目前为企业所普遍接受的一种模式,它是指通过物质刺激的手段,鼓励员工工作。它的表现形式有奖金、津贴、福利等。物质需要是人类的第一需要,是人们从事一切社会活动的基本动因。但是,人类在物质需要的同时也有精神方面的需要。许多人力资源专家在肯定金钱对激励的重要作用的同时指出并不是说只要付给员工丰厚的奖金就可以达到激励的目的。相反,重赏有时是会带来副作用的。比如高额的奖金会使大家彼此封锁消息,影响工作的正常开展。图书馆激励机制应该是在适当物质激励的同时更加注重精神激励因素的作用。因此要在创建适合自身特点的图书馆文化上,用积极的文化塑造人,坚持物质激励与精神激励双重激励的原则才能更加长久地调动广大馆员的积极性。
第三,建立考核指标体系原则。建立科学合理、可操作性强的考核指标体系,是进行激励管理的依据。考核指标的制定,既要保证每个馆员能完成规定的基本任务后得到基本的认可和回报,又要包括馆员在做出特殊贡献时的奖励和未按规定制度办事以及因故未完成任务的处罚,以达到激励先进、推动后进的目的。考核指标要尽量量化,并易于操作。但有些工作是无法量化的,如流通部门的口头咨询服务、新书推荐及阅读辅导等。因此,考核指标应科学合理、客观公正,既不能笼统地一概要求量化,也不能因某些因素而被取代,更不能单凭领导的个人感觉,它应有详细的实质性内容作为评判标准。
2.图书馆激励机制的方式
第一,分权化授权方式。分权化授权,即增加工作自由度,给每个馆员给予更多的支配个人行为的权利,免受图书馆内部的过于严密的控制,但必须承担责任。每年每位馆员可依据图书馆内部的各项管理工作提出自己的管理思路以及本人愿意承担的工作,在这种前提下再实行“双向选择”,竟聘上岗。这样馆员就能够心情愉快地尽职尽责地从事自己喜欢的工作,自由地选择从事该工作的最佳方式。
第二,教育激励方式。教育激励是指为满足教育活动中员工的不同的需要而创设各种激发他们动机的条件,调动他们的积极性,以实现既定目标的过程。现代社会是知识快速更新的社会,对于图书馆馆员而言,必须利用各种形式,不断进行各力而知识的充电,尽快掌握先进的科学知识,加快对信息的交流,提高自身的管理素质和管理能力,促进其潜在能力的充分发挥。如果作为每个馆员不进行必要的知识更新就无法吸收可靠的新信息、新情报,那么,其创造力就会衰竭,就无法对读者进行有效的信息检索与导航服务。因此,实行教育激励,馆员可以在学习中找到其内在价值,图书馆也能通过保存智力资本而受益。通过教育激励,可以增强馆员工作的责任感,拓宽知识而,增强他们使用先进技术的能力,提高馆员的信息管理能力,从而达到改进读者服务质量的效果。
第三,竞争激励方式。在社会主义市场经济的环境下,图书馆事业要快速发展,就必须建立竞争激励机制。图书馆的竞争激励,就是让馆员处于激烈竞争的环境中,创造良好的进取氛围,从而激发每个馆员的活力,产生努力学习、积极工作的动力,否则将会在竞争中被淘汰。在图书馆内部,各部门和个体馆员之间开展比效益、比业务技术、比服务质量、比科研成果等,通过竞争、评比,每个馆员的自尊,毅力、优胜信念才会得到充分调动,从而形成一种积极向上的氛围没有竞争,图书馆就没有生机和活力,只有通过竞争,人的价值、工作的价值才能充分体现出来,才能达到激励全体馆员奋发向上的目的。
关键词图书馆知识管理对策
中图分类号:G259文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)02-240-02
知识经济时代,许多图书馆都已经认识到知识管理的重要性,纷纷要求实施知识管理,以求得图书馆在新世纪的更大发展。知识管理的主要实现思路在于组织结构、业务流程的合理设计与组织文化的培养,再加上现代化的信息技术支持,以建立一种创新、交流、学习和应用知识的环境与激励机制。为了确保知识管理能广泛、深入、可持续地实施和推广,当前必须加强以下几个方面的工作:
一、建立知识仓库①
知识管理的重点就是按照用户所需要的知识结构,将大量的繁杂无序的信息进行数字化的集成、整合、建设自己的知识仓库。
(一)文献收集标引知识的序化组织
目前,绝大多数图书馆除了依据文献的题名、责任者、载体形式等外表属性进行著录组织外,都采用分类标引语言对文献的内容属性进行序化组织。但由于编码化标引语言不为广大普通用户所熟悉,对文献知识内容标引不直观,一些跨学科和新学科知识也难以集中,因而在文献知识的组织上表现出明显的不足。相对而言,主题标引着重从文献所论述的事物角度,运用自然语言词语形式标识文献主题的概念,能直接揭示文献的知识内容,并按顺序方式将主题相同的文献集中到一起,为用户查找所需的特定知识提供了便利。但因其难以满足用户从科学角度检索的要求,特别是不便于文献实物组织,故而不被广泛使用。目前,由于信息泛滥、文献骤增,用户需求逐渐由文献获取转变为对知识的析取。因此,图书馆应在知识管理过程中,由文献组织转变到知识组织上来,加强文献知识内容的揭示和整序。
(二)知识的优化组织
知识的重组和评价由文献单元深入到知识单元的更深层次的优化组织工作。它将从分散于各文献中的相关概念、观念、事实、原理和数据、方法等知识中提取出来,加以分析鉴别、综合归纳和重新组合,采用新的知识关联,形成新的知识产品(如综述、述评等文献),以更简洁明确、更精练系统的知识直接供用户使用。从工作实践来看,图书馆需要通过对用户知识需求的深入分析,在大量查找、分析有关知识的基础上,择其重要者进行介绍,形成切实能为用户解决实际问题的产品。同时,为了不断提高图书馆员为用户创造价值的能力,图书馆应组织专门人员与特定的用户和课题组建立经常性联系,加强交流和沟通,根据用户的具体要求,开展个性化知识服务。
(三)网络知识的开发重组
人们在网络信息资源检索利用的研究中,探索出了多种网络知识组织的形式。目前主要形成有:超文本方式、主题树方式、MARC格式调整、都柏林核心集等元数据格式以及分类主题相结合的标引方法,对网络知识进行描述和标识,对其形式、内容及其相互间的关联充分进行揭示、为用户有效获取和利用网络知识提供了极大的方便。此外,人们还对计算机自动搜索、数据挖掘、信息推送等知识组织技术作了大量研究,并取得了一定的成果。图书馆应充分利用上述知识组织方法和技术,发挥对传统文献知识整理加工的优势,通过自己的Web站点,根据特定用户的需求,有目的地对网络资源进行选择、描述、开发组织。一方面可利用各种搜索引擎工具,从网上查询、选择、获取有关科学专业网站及其基本情况,对其进行简要介绍,并按一定的逻辑联系编排,组成科学网络导航系统,为用户准确定位,迅速获取有关专业知识和信息指引途径。另一方面还可以根据用户的具体需要,建立专题知识库。即对大量分散的有关专题信息及相关资料进行搜索,按一定标准进行分析鉴别和选择,利用超文本链接存放于自己的站点,并对其进行描述、标引,形成倒排挡,建立适合自己用户习惯的、提供多种检索入口的查询系统,方便用户直接获取所需专业知识。
二、设立知识主管(CKO)
图书馆知识主管的职责是制定统一的政策来规范图书馆的知识集约和创新,促进知识交流和知识应用,使图书馆内知识有序地流动;建立一个知识积累、信息共享的环境;监督和保证知识仓库内容的质量、深度和广度,时时捕捉社会、图书馆和图书馆员的知识需求,为知识库不断注入新思想,使之及时更新;保障知识库设施的正常运行。图书馆知识主管进行管理活动所涉及的这些知识不仅仅是数据,更重要的是馆员人心及其存储在大脑中和发表著作中的智力资本②。
CKO(Chief Knowledge Officer),即知识总监,是随着信息管理向知识管理过渡由CIO(Chief Information Officer,信息总监)演变而来的组织机构内知识管理的最高负责人。图书馆实施知识管理过程中可借鉴企业的CKO设立自己的知识主管CKO职位,专门负责实施知识管理。其职责一是充分了解图书馆环境、图书馆本身和馆员的知识需求,建立和营造一个能适合知识创新、促进学习、实现知识交流与共享的环境,并从组织机制和技术手段等方面提出相应对策;二是组织实施图书馆的知识管理工作,对要获取的知识、知识的开发和保存方式,尤其是知识的交流和共享等问题,要有清晰的理解和解决方法;三是指定知识管理目标、计划和措施,加强知识集成以产生新的知识。总之,CKO应该是具备较高的业务素质、文化水平和协调能力的“复合型”人才。
三、构建完善的人力资源管理体系
未来图书馆之间的竞争、图书馆与其他文献信息部门之间的竞争,在很大程度上也表现为人力资源的竞争。图书馆应把人力资源管理作为制定发展战略和发展规划的依据,作为实施图书馆战略的支撑点。在知识经济时代,人力资源已成为一个组织发展的核心和决定力量。图书馆要建立一种创新、交流、学习和应用知识的环境与激励机制,培养知识型馆员,建立人才库;强调人是知识管理的核心。
(一)图书馆人力资源的配置
知识经济对图书馆员的知识层次、专业分布以及服务水平都提出了比以往任何时代都高的要求,大部分图书馆现有人力资源无法满足提供高质量知识服务的需求。因此,图书馆在人力资源的配置上应注意:
1.合埋设置岗位
由于近些年图书馆按照用户信息需求的变化不断调整业务重心和服务内容,重组业务流程,加上图书馆外包业务的开展,传统的图书馆岗位设置已不能适应图书馆的发展。基于图书馆的业务调整和未来发展趋势,图书馆应在编制允许范围内合理设置工作岗位。
2.完善聘任制度
实施公平竞争、择优聘任的制度,将图书馆岗位设为四级:参考馆员、普通馆员、初级馆员、辅助馆员,与职称不挂钩,可以高职低聘,也可低职高聘。树立与市场竞争机制相适应的能进能出、能上能下的管理模式,形成一种优胜劣汰的竞争机制,以利于优秀人才的脱颖而出。
3.人力资源配置绩效评估③
人力资源配置是一个动态的调整过程,它需要经常对人员进行适当调整,以达到人员配置的最优化。而这种调整是以人力资源配置绩效评估的结果做依据的。
人力资源绩效评估包括整体绩效评估和个体成绩考核两方面。整体绩效评估是对人力资源配置的整体效果进行的评估。整体绩效评估应考察的内容包括工作人员是否适岗,人力资源协调系统即组织内良好的工作环境、人际关系环境是否形成,管理和控制状态即管理者与被管理者的关系是否理顺,计划和任务完成情况等。
(二)图书馆人力资源管理中的激励机制④
1.实施激励机制的基本原则
第一,及时公正的激励原则。平等公正是激励制度中首先要体现的原则,如果馆员感到不公平就会产生失望的情绪,不再努力工作。只有公平的激励机制才能激发馆员的工作热情。因此,馆领导要主持公道,对做得出色的馆员予以精神或物质奖励,如对不同的人通过岗位调整、职位升迁、进修培训、评先表彰等方式表示奖励。同时,对不遵守规章制度的馆员要给予相应的处罚。处罚违规馆员时,不论是领导还是普通职工都要一视同仁。只要有一个严格的奖惩措施,才能使每个馆员的心理平衡。因此,要用公正的激励机制达到奖勤罚懒的目的,激发员工的竞争意识,使这种外部的推动力量化成自我努力工作的动力,充分发挥出人的潜能。
第二,物质与精神双重激励原则。物质激励是目前为企业所普遍接受的一种模式,它是指通过物质刺激的手段,鼓励员工工作。它的表现形式有奖金、津贴、福利等。物质需要是人类的第一需要,是人们从事一切社会活动的基本动因。但是,人类在物质需要的同时也有精神方面的需要。许多人力资源专家在肯定金钱对激励的重要作用的同时指出并不是说只要付给员工丰厚的奖金就可以达到激励的目的。相反,重赏有时是会带来副作用的。比如高额的奖金会使大家彼此封锁消息,影响工作的正常开展。图书馆激励机制应该是在适当物质激励的同时更加注重精神激励因素的作用。因此要在创建适合自身特点的图书馆文化上,用积极的文化塑造人,坚持物质激励与精神激励双重激励的原则才能更加长久地调动广大馆员的积极性。
第三,建立考核指标体系原则。建立科学合理、可操作性强的考核指标体系,是进行激励管理的依据。考核指标的制定,既要保证每个馆员能完成规定的基本任务后得到基本的认可和回报,又要包括馆员在做出特殊贡献时的奖励和未按规定制度办事以及因故未完成任务的处罚,以达到激励先进、推动后进的目的。考核指标要尽量量化,并易于操作。但有些工作是无法量化的,如流通部门的口头咨询服务、新书推荐及阅读辅导等。因此,考核指标应科学合理、客观公正,既不能笼统地一概要求量化,也不能因某些因素而被取代,更不能单凭领导的个人感觉,它应有详细的实质性内容作为评判标准。
2.图书馆激励机制的方式
第一,分权化授权方式。分权化授权,即增加工作自由度,给每个馆员给予更多的支配个人行为的权利,免受图书馆内部的过于严密的控制,但必须承担责任。每年每位馆员可依据图书馆内部的各项管理工作提出自己的管理思路以及本人愿意承担的工作,在这种前提下再实行“双向选择”,竟聘上岗。这样馆员就能够心情愉快地尽职尽责地从事自己喜欢的工作,自由地选择从事该工作的最佳方式。
第二,教育激励方式。教育激励是指为满足教育活动中员工的不同的需要而创设各种激发他们动机的条件,调动他们的积极性,以实现既定目标的过程。现代社会是知识快速更新的社会,对于图书馆馆员而言,必须利用各种形式,不断进行各力而知识的充电,尽快掌握先进的科学知识,加快对信息的交流,提高自身的管理素质和管理能力,促进其潜在能力的充分发挥。如果作为每个馆员不进行必要的知识更新就无法吸收可靠的新信息、新情报,那么,其创造力就会衰竭,就无法对读者进行有效的信息检索与导航服务。因此,实行教育激励,馆员可以在学习中找到其内在价值,图书馆也能通过保存智力资本而受益。通过教育激励,可以增强馆员工作的责任感,拓宽知识而,增强他们使用先进技术的能力,提高馆员的信息管理能力,从而达到改进读者服务质量的效果。
第三,竞争激励方式。在社会主义市场经济的环境下,图书馆事业要快速发展,就必须建立竞争激励机制。图书馆的竞争激励,就是让馆员处于激烈竞争的环境中,创造良好的进取氛围,从而激发每个馆员的活力,产生努力学习、积极工作的动力,否则将会在竞争中被淘汰。在图书馆内部,各部门和个体馆员之间开展比效益、比业务技术、比服务质量、比科研成果等,通过竞争、评比,每个馆员的自尊,毅力、优胜信念才会得到充分调动,从而形成一种积极向上的氛围没有竞争,图书馆就没有生机和活力,只有通过竞争,人的价值、工作的价值才能充分体现出来,才能达到激励全体馆员奋发向上的目的。