在办公厅室工作，即便不是专职会务工作人员，也难免会参与一些会务准备工作，如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来，这些工作都不复杂，没有多少“技术含量”，只需认真一些，谨慎一点，按照程序一步一步做就能完成好。其中，最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。
　　会务工作中，涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。
　　一、主席台桌签的摆放
　　会议主席台必须摆放桌签，以便于领导一目了然，对号入座，也避免领导在主席台上的互相谦让，既利于维护会场秩序，又增强了会议的严肃性。
　　会议主席台，一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上，均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为：职务前排高于后排，中间高于两侧，左侧高于右侧。此处须要注意的是，左右之分，要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。
　　当参会领导为单数时，主要领导居中（即主席台的中线位置），2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，以下依次类推。
　　当参会领导为偶数时，1、2号领导同时居中（分别放在主席台中线的右边和左边），2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置，以下依次类推。（示意图如下）
　　会议发言者发言时若不宜就座于原处，应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方，并摆上桌签。
　　圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感，所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时，应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力，也最具有權力感，在这个位置摆上1号领导的桌签，其余按主席台的桌签摆放顺序即可。
　　二、正式宴请时的桌签摆放
　　宴会前，总能看到一些人谦来让去的，不为别的，只因没有桌签，无法确定座位，既不想“越位”，当然也不想不“到位”，只能在推让中达成一致。
　　正式宴请时，一般都事先摆放桌签，以便参加宴会者入席时井然有序，同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座，离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊，上座的右边是第二号位，左边是第三号位，依次类推。主陪坐主座，副主陪坐主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的，如果场景特殊，应视情况灵活确定。
　　三、集体合影时的名签摆放
　　照相合影特别是大型集体合影时，第一排都安排领导的座椅，这时就要按主席台桌签的摆放顺序在座椅的椅背上贴上领导的名签，以便于领导准确、快速落座，完成合影。
　　其实，在摆放桌签时还需要注意以下5点：一是务必做到桌签上的姓名或文字准确无误，绝不能有错别字的出现。二是及时跟踪领导能否出席会议，在开会前15分钟要逐一落实，如有临时变化，要迅速调整桌签的摆放，以免空缺和差错。三是若几个机关的领导同时上主席台，按机关排列次序摆放。如有会务手册，按会务手册所列次序摆放。四是如果退休领导和在职领导同时上主席台，可根据情况灵活掌握，德高望重的老同志的桌签可适当往前摆放，而较年轻的领导同志的桌签可适当往后摆放。五是主席台上有上级单位或兄弟单位的领导，其实际职务略低于会议主办方领导的，可将其桌签摆放在主席台的适当位置。其摆放的准则是既体现出尊重，又使主客都感到得体。
　　我国是个礼仪之邦，通过摆放桌签来讲究个规矩和顺序，并以此调整和规范会议秩序，是很有必要也很科学的。掌握一些桌签的摆放知识，不仅利于秘书人员做好会务工作，也对其日常的社会交往大有裨益。