论文部分内容阅读
[摘 要]文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，文章首先对文秘工作与档案管理的关系进行了阐述，接着分析了文件档案管理对秘书工作的必要性，最后根据实际情况对如何做好档案和文秘的工作进行了探究。
[关键词]档案；文秘工作；思考
中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）08-0355-01
1 前言
在事业机关单位中，办公室不仅起着承上启下的作用，是领导与职工之间的纽带，而且还是整个单位协调运转的中枢部门，是信息中心、服务中心和参谋中心。因此，做好档案和文秘工作对单位整体起着至关重要的作用。
2 文秘工作与档案管理的关系
文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以說档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
3 文件档案管理对秘书工作的必要性
3.1 科学规范的管理档案，是衡量一个机关事业单位业绩与管理水平的重要尺度
事业机关档案记载着单位发展史上的优秀成果，对研究单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好参考。
3.2 归档管理有助于维护文件之间的历史联系，便于日后查找利用
在任何社会组织的各项管理活动中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一问题、同一工作、同一组织的多份文件之间又有着或先后相续，或层层递进的关系。通过文件归档整理能够维护文件之间自然形成的这种历史联系，清楚地显示出活动的全过程，能够提高文件检索的效率，实现文件利用的目的。归档整理有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管。秘书人员应该根据立卷范围的要求将应该归档的文件收集齐全，保持文件的完整性。
3.3 秘书作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用
即作为机关工作的参谋作用，作为宣传的素材，作为工作开展的依据，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。秘书只有合理的利用了文书档案，这些档案才能发挥作用，体现其价值。而对于机关，因此所获得的效益也是可以明鉴的。尤其在这个竞争激烈的时代，秘书对于文书档案的保管利用的合理性也就显得更加重要，同时也就体现出文书档案管理对于秘书工作的必要性。
4 如何做好档案和文秘的工作
4.1 规范公文形成和处理程序
公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文秘处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。
4.2 做好公文的評估分类
4.2.1 对档案工作要有高度的认识
要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文秘工作流程更加科学化、合理化。
4.2.2 要有高度的职业责任感。
档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对工作负责的态度，使档案工作规范化、常态化。规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。
4.2.3 要不断提高自己的专业素质和综合素质
文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。在整理档案过程中，形成较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度---组织机构--内容，但在工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。
4.3 完善公文材料
4.3.1 档案整理工作必须从平时做起
对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
4.3.2 档案整理工作应注重细节
对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
4.4 对新信息实现资源共享
随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培养职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力。
5 结束语
在事业机关单位里，档案和文秘工作有着重要的地位和作用，做好档案和文秘工作，不仅可以协调好职工与领导、部门与部门的关系，还能促进单位整体发展。
参考文献
[1] 李晓玲.浅谈企业文档工作一体化建设[J].黑龙江史志.2010.
[2] 张瑞丽.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].中国科技信息.2011.
[关键词]档案；文秘工作；思考
中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）08-0355-01
1 前言
在事业机关单位中，办公室不仅起着承上启下的作用，是领导与职工之间的纽带，而且还是整个单位协调运转的中枢部门，是信息中心、服务中心和参谋中心。因此，做好档案和文秘工作对单位整体起着至关重要的作用。
2 文秘工作与档案管理的关系
文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以說档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
3 文件档案管理对秘书工作的必要性
3.1 科学规范的管理档案，是衡量一个机关事业单位业绩与管理水平的重要尺度
事业机关档案记载着单位发展史上的优秀成果，对研究单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好参考。
3.2 归档管理有助于维护文件之间的历史联系，便于日后查找利用
在任何社会组织的各项管理活动中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一问题、同一工作、同一组织的多份文件之间又有着或先后相续，或层层递进的关系。通过文件归档整理能够维护文件之间自然形成的这种历史联系，清楚地显示出活动的全过程，能够提高文件检索的效率，实现文件利用的目的。归档整理有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管。秘书人员应该根据立卷范围的要求将应该归档的文件收集齐全，保持文件的完整性。
3.3 秘书作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用
即作为机关工作的参谋作用，作为宣传的素材，作为工作开展的依据，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。秘书只有合理的利用了文书档案，这些档案才能发挥作用，体现其价值。而对于机关，因此所获得的效益也是可以明鉴的。尤其在这个竞争激烈的时代，秘书对于文书档案的保管利用的合理性也就显得更加重要，同时也就体现出文书档案管理对于秘书工作的必要性。
4 如何做好档案和文秘的工作
4.1 规范公文形成和处理程序
公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文秘处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。
4.2 做好公文的評估分类
4.2.1 对档案工作要有高度的认识
要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文秘工作流程更加科学化、合理化。
4.2.2 要有高度的职业责任感。
档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对工作负责的态度，使档案工作规范化、常态化。规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。
4.2.3 要不断提高自己的专业素质和综合素质
文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。在整理档案过程中，形成较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度---组织机构--内容，但在工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。
4.3 完善公文材料
4.3.1 档案整理工作必须从平时做起
对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
4.3.2 档案整理工作应注重细节
对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
4.4 对新信息实现资源共享
随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培养职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力。
5 结束语
在事业机关单位里，档案和文秘工作有着重要的地位和作用，做好档案和文秘工作，不仅可以协调好职工与领导、部门与部门的关系，还能促进单位整体发展。
参考文献
[1] 李晓玲.浅谈企业文档工作一体化建设[J].黑龙江史志.2010.
[2] 张瑞丽.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].中国科技信息.2011.