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【摘要】近几年来,随着高等教育事业的快速发展,高校为了满足教学、科研的需要,在教学科研仪器设备方面投入了相当大的经费,占學校部门预算经费较大的比例。这些经费的投入,为学校教学、科研的开展提供了有力的设备保障,但同时在管理过程中也暴露出一些问题,笔者通过对仪器设备管理的审计调查,分析管理上存在的问题,并对解决问题的对策进行了粗浅的探讨,供商榷。
【关键词】仪器设备 问题 对策
【中图分类号】F626.112 【文献标识码】A 【文章编号】1673-8209(2010)08-00-01
1 高校仪器设备管理存在的问题
1.1 仪器设备预算计划编制缺乏充分的科学性论证
使用部门申报设备采购计划时,没有根据学科建设、实验室建设的规划以及专业设置的需要,分轻、重、缓、急提出年度购置计划,计划编制带有一定的盲目性,也没有对计划的必要性、合理性、科学性进行充分的论证。
1.2 采购、验收等管理环节有待进一步规范
1)高校设备采购基本上分为政府采购和学校自行采购。采购方式有公开招标、邀请招标、议标、市场询价多种组织形式,组织形式确定的随意性比较大。
2)高校设备涉及到专业设备比较多,技术性强,尤其是进口的专业设备,这给评标管理带来一定的难度。
3)高校是独立的民事责任主体,按照《合同法》的要求,合同管理不够规范。
4)设备购置安装后,往往是组织使用部门、设备管理处等相关部门验收,而对大型仪器设备经常没有组织专家组调试、试用,并对设备及技术资料进行验收、评价。
1.3 仪器设备的利用率不高
1)存在仪器设备超前购买,使用滞后的现象。
2)部分设备存在闲置、利用率不高的情况。有的并不是学校科研、教学急需或者普遍需要,只是为了个别研究项目而购置。
1.4 重复购置,造成部分资源的浪费
学校规模不断扩大、学生数量不断增加、新专业的开设, 在教学、实验、科研等方面都对仪器设备在品种上和数量上提出新的要求。在添置新设备时, 学校可能没有对现有仪器设备资源情况进行摸底检查,也没有对设备添置计划归纳分析,统筹考虑, 造成各学院、系科(部门)之间的仪器设备重复购置。
1.5 管理手段比较落后
管理手段是仪器设备管理的根本,落后的管理手段无法对各种仪器设备的需求与市场、型号与功能、使用与状态、投入与效益、属权与变更等数据进行及时、全面、系统的收集、整理与分析, 不能对仪器设备进行动态管理。
2 仪器设备管理存在问题之解决对策
2.1 加强仪器设备预算管理
要对设备预算进行科学性、必要性、合理性审核。设备预算应结合学校学科的设置、发展以及实验室建设发展编制。可以一次规划一次投入,也可以一次规划分期投入。应根据实验室建设规划目标,分年度有计划的投入建设,以满足教学科研需求为原则,在充分开展设备市场调研的基础上申报设备购置计划。学校应组织懂行专家进行科学性、必要性和经济性的论证,这应成为仪器设备采购过程中的必经程序。
2.2 加强招标的规范管理、提高招标的实际效率
1)应拓宽招标信息发布渠道,充分利用网络平台,并借助各类市场信息渠道,不能仅仅局限于校园网。
2)招标文件编制要充分考虑仪器设备的特殊性,做到科学、严谨。譬如:一是投标单位资质要求要明确,特别是工程项目,要根据项目大小、技术难度等规定投标单位资质,要加强对投标单位资质审查力度,审查时必须核对原件。二是招标文件中原则上不能在技术方案或设备配置上设定限制性条款,特别是对大型专业设备必须提供技术指标,必要时要提供图纸、附件等,而不能注明设备型号,要充分体现“三公”原则。三是招标文件中评标方法、评标标准及废标条款等实质性要约应做出详细规定,要有可操作性。
3)根据目前学校设备招标工作的实际需要,应建立校内评标专家库,对专家要进行规范管理,定期培训。评标时根据专业要求对专家随机抽取,并应根据项目的要求,适当聘请校外专家,组成评标委员会,这样更加能促进评标工作的规范性。
2.3 加强合同的规范管理、降低经济风险
1)合同文本格式要规范化管理,进口设备可以参照国家外贸标准一体化合同格式,其他设备按照合同法要求的通用合同格式。
2)合同内容中条款:当事人、标的、数量、质量、价款等原则上应与中标内容或招标文件相符,不能随意做出修改,这也是维护招标工作严肃性和合法性的基本要求。
3)维保问题应作为合同的专用条款予以明确,一是维保期限,根据设备的不同要求,明确维保期限;二是明确维保范围和内容;三是要留足一定比例的维保金,必须与维保期限同步。
4)随合同赠送物品应按规定办理相关手续,登记入账,纳入学校资产统一管理。
2.4 加强资源的合理配置,提高仪器设备的利用率
建立和完善不同层次的设备共享平台, 提高实验仪器设备的使用效率。建立学科间、学院间、学校间不同层次的实验设备共享平台的一种互通机制, 尤其是把大型、尖端的精密实验设备都纳入到共享平台中, 提高实验设备的使用率。虽然科技部已经发布了《大型精密仪器管理暂行办法》, 而且已经在部分省市和高校实施, 建立了大型精密仪器设备协作网, 但由于认识或管理的原因, 目前还不够完善。各单位充分利用其它高校、科研院所的实验设备, 通过互换使用、租赁、参与科研项目等方式, 来达到本校科学研究及实验的目的, 从而节省学校资金投入, 这对于一般本科院校特别重要。学校的仪器设备, 在保证学校教学科研和日常运转需要的前提下, 可以适当对外开展技术服务, 承担校外单位的实验、加工等任务, 并制定合理的收费标准, 充分发挥实验仪器的使用效率。
2.5 加强仪器设备日常管理
1)各学院(部门)以及实验室应建立本部门资产台帐,并参照学校仪器设备的管理制度,根据本部门设备特点制定具体的、操作性强的实施细则和实验人员考核制度。
2)学校应定期做好清查、盘点、核对工作,做到帐帐、帐表、帐卡、帐物相符。
3)学校要组织对各学院(部门)的仪器设备资产管理人员集中进行业务指导或培训,且各学院(部、中心)和职能处室资产管理人员应保持相对稳定,离岗时须办理移交手续
4)推行计算机网络管理。仪器设备管理计算机网络管理,可以使高校仪器设备管理工作更为科学,更为便捷。校级领导可以通过网络,对仪器设备购置、分配、使用等情况进行实时查询。职能部门也可以通过网络对仪器设备的使用情况进行实时动态管理。实行仪器设备网络化管理并非完全排斥传统的管理方式,我们应该做的是将其融入现代管理中,去粗取精,尤其是在有些环节上原始资料与记录必须以传统的纸质形式进行保存, 如领导的签名、上级的批复等。
【关键词】仪器设备 问题 对策
【中图分类号】F626.112 【文献标识码】A 【文章编号】1673-8209(2010)08-00-01
1 高校仪器设备管理存在的问题
1.1 仪器设备预算计划编制缺乏充分的科学性论证
使用部门申报设备采购计划时,没有根据学科建设、实验室建设的规划以及专业设置的需要,分轻、重、缓、急提出年度购置计划,计划编制带有一定的盲目性,也没有对计划的必要性、合理性、科学性进行充分的论证。
1.2 采购、验收等管理环节有待进一步规范
1)高校设备采购基本上分为政府采购和学校自行采购。采购方式有公开招标、邀请招标、议标、市场询价多种组织形式,组织形式确定的随意性比较大。
2)高校设备涉及到专业设备比较多,技术性强,尤其是进口的专业设备,这给评标管理带来一定的难度。
3)高校是独立的民事责任主体,按照《合同法》的要求,合同管理不够规范。
4)设备购置安装后,往往是组织使用部门、设备管理处等相关部门验收,而对大型仪器设备经常没有组织专家组调试、试用,并对设备及技术资料进行验收、评价。
1.3 仪器设备的利用率不高
1)存在仪器设备超前购买,使用滞后的现象。
2)部分设备存在闲置、利用率不高的情况。有的并不是学校科研、教学急需或者普遍需要,只是为了个别研究项目而购置。
1.4 重复购置,造成部分资源的浪费
学校规模不断扩大、学生数量不断增加、新专业的开设, 在教学、实验、科研等方面都对仪器设备在品种上和数量上提出新的要求。在添置新设备时, 学校可能没有对现有仪器设备资源情况进行摸底检查,也没有对设备添置计划归纳分析,统筹考虑, 造成各学院、系科(部门)之间的仪器设备重复购置。
1.5 管理手段比较落后
管理手段是仪器设备管理的根本,落后的管理手段无法对各种仪器设备的需求与市场、型号与功能、使用与状态、投入与效益、属权与变更等数据进行及时、全面、系统的收集、整理与分析, 不能对仪器设备进行动态管理。
2 仪器设备管理存在问题之解决对策
2.1 加强仪器设备预算管理
要对设备预算进行科学性、必要性、合理性审核。设备预算应结合学校学科的设置、发展以及实验室建设发展编制。可以一次规划一次投入,也可以一次规划分期投入。应根据实验室建设规划目标,分年度有计划的投入建设,以满足教学科研需求为原则,在充分开展设备市场调研的基础上申报设备购置计划。学校应组织懂行专家进行科学性、必要性和经济性的论证,这应成为仪器设备采购过程中的必经程序。
2.2 加强招标的规范管理、提高招标的实际效率
1)应拓宽招标信息发布渠道,充分利用网络平台,并借助各类市场信息渠道,不能仅仅局限于校园网。
2)招标文件编制要充分考虑仪器设备的特殊性,做到科学、严谨。譬如:一是投标单位资质要求要明确,特别是工程项目,要根据项目大小、技术难度等规定投标单位资质,要加强对投标单位资质审查力度,审查时必须核对原件。二是招标文件中原则上不能在技术方案或设备配置上设定限制性条款,特别是对大型专业设备必须提供技术指标,必要时要提供图纸、附件等,而不能注明设备型号,要充分体现“三公”原则。三是招标文件中评标方法、评标标准及废标条款等实质性要约应做出详细规定,要有可操作性。
3)根据目前学校设备招标工作的实际需要,应建立校内评标专家库,对专家要进行规范管理,定期培训。评标时根据专业要求对专家随机抽取,并应根据项目的要求,适当聘请校外专家,组成评标委员会,这样更加能促进评标工作的规范性。
2.3 加强合同的规范管理、降低经济风险
1)合同文本格式要规范化管理,进口设备可以参照国家外贸标准一体化合同格式,其他设备按照合同法要求的通用合同格式。
2)合同内容中条款:当事人、标的、数量、质量、价款等原则上应与中标内容或招标文件相符,不能随意做出修改,这也是维护招标工作严肃性和合法性的基本要求。
3)维保问题应作为合同的专用条款予以明确,一是维保期限,根据设备的不同要求,明确维保期限;二是明确维保范围和内容;三是要留足一定比例的维保金,必须与维保期限同步。
4)随合同赠送物品应按规定办理相关手续,登记入账,纳入学校资产统一管理。
2.4 加强资源的合理配置,提高仪器设备的利用率
建立和完善不同层次的设备共享平台, 提高实验仪器设备的使用效率。建立学科间、学院间、学校间不同层次的实验设备共享平台的一种互通机制, 尤其是把大型、尖端的精密实验设备都纳入到共享平台中, 提高实验设备的使用率。虽然科技部已经发布了《大型精密仪器管理暂行办法》, 而且已经在部分省市和高校实施, 建立了大型精密仪器设备协作网, 但由于认识或管理的原因, 目前还不够完善。各单位充分利用其它高校、科研院所的实验设备, 通过互换使用、租赁、参与科研项目等方式, 来达到本校科学研究及实验的目的, 从而节省学校资金投入, 这对于一般本科院校特别重要。学校的仪器设备, 在保证学校教学科研和日常运转需要的前提下, 可以适当对外开展技术服务, 承担校外单位的实验、加工等任务, 并制定合理的收费标准, 充分发挥实验仪器的使用效率。
2.5 加强仪器设备日常管理
1)各学院(部门)以及实验室应建立本部门资产台帐,并参照学校仪器设备的管理制度,根据本部门设备特点制定具体的、操作性强的实施细则和实验人员考核制度。
2)学校应定期做好清查、盘点、核对工作,做到帐帐、帐表、帐卡、帐物相符。
3)学校要组织对各学院(部门)的仪器设备资产管理人员集中进行业务指导或培训,且各学院(部、中心)和职能处室资产管理人员应保持相对稳定,离岗时须办理移交手续
4)推行计算机网络管理。仪器设备管理计算机网络管理,可以使高校仪器设备管理工作更为科学,更为便捷。校级领导可以通过网络,对仪器设备购置、分配、使用等情况进行实时查询。职能部门也可以通过网络对仪器设备的使用情况进行实时动态管理。实行仪器设备网络化管理并非完全排斥传统的管理方式,我们应该做的是将其融入现代管理中,去粗取精,尤其是在有些环节上原始资料与记录必须以传统的纸质形式进行保存, 如领导的签名、上级的批复等。