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[摘 要]分支机构是学会活动和发挥功能、作用的组织基础。学会对内设分支机构进行有效的管理,才能确保学会的正常运转和规范发展。其中,经费是保障分支机构运作的基本要素之一,也是学会对分支机构管理和监督的重要方面。本文在调研中国科协所属全国学会各类分支机构的基础上,梳理了学会分支机构经费管理制度、经费来源等总体概况;总结了经费管理的特点和问题;介绍了突出案例的经验,并对加强学会分支机构经费管理提出建议。
[关键词]学会分支机构 经费 管理 制度
一、全国学会分支机构经费情况总体概况①
经费是维持学会机构日常运作、活动、发展的基本要素之一。分支机构的经费管理,不仅是学会分支机构的直接工作和责任,也涉及到学会总会、分支机构、挂靠单位、中国科协、民政部等相关方面的监督和管理。据不完全统计,当前中国科协全国学会有超过3200余个分支机构,约占国家级社团组织分支机构总量四成左右[1]。因此,理清中国科协所属全国学会各分支机构经费管理的主要内容,总结学会分支机构经费管理的类型、特点、经费来源等情况,发现各学会分支机构在经费收支和管理方面的主要问题,有助于学会贯彻民主办会原则,建立科学管理机制,促进学会及其分支机构的规范和可持续发展。
(一)分支机构经费管理的基本规定
民政部2001年第23号令发布的《社会团体分支机构、代表机构登记办法》(以下简称《登记办法》)是各社会团体分支机构,代表机构的登记、管理的基本准则。中国科协以此文件为基础,发布了《中国科学技术协会所属全国性学会分支机构、代表机构管理办法》(以下简称《学会分支机构管理办法》)。2014年12月,民政部、财政部、人民银行印发了《关于加强社会团体分支(代表)机构财务管理的通知》(以下简称《通知》),对社会团体分支机构的法律责任、银行账户开设、会费、捐赠、内部财务制度建立等相关事宜做出明确的规定。在这些文件的指导下,中国科协所属全国学会订立或修订了各学会的《分支机构管理办法》,规定了分支机构经费管理方面的基本原则②。
1. 多数学会将稳定的经费来源作为申请分支机构成立的必要条件之一写入管理办法。《登记办法》第四条“社会团体申请设立分支机构、代表机构应当具备的条件”中只对分支机构的名称、住所、业务范围作了规定,并未对分支机构的经费等相关方面作硬性规定,而《学会分支机构管理办法》参照民政部的《登记办法》做的三条规定,也没有涉及经费方面的附加要求。然而,多数全国学会在其分支机构管理办法中,将分支机构具备“合法和相对稳定的经费来源”作为申请成立分支机构必要条件之一,如中国林学会、中国农学会、中国消防协会等,均要求各分支机构在申请成立之初,必须提交、出示有关经费保障的证明。
2. 分支机构不具有法人资格,经费管理须受学会的管理监督。《登记办法》中第十二条明确了“社会团体的分支机构、代表机构是社会团体的组成部分,不具有法人资格,其法律责任由设立该分支机构、代表机构的社会团体承担”。同时,在《通知》中,进一步明确了分支机构不能开设银行账户,只能根据情况开立专用存款账户。《学会分支机构管理办法》第十三条中规定了“分支机构、代表机构在党务、行政、财务、外事、人事等方面受挂靠单位的领导”。在经费管理方面,学会分支机构长期面临“双重管理”的局面。对此,新发布的《通知》指出,分支机构的全部收支应当纳入社会团体财务统一核算和管理;内部独立核算的分支机构,应定期向社会团体报告收支情况,这实际上强化了学会对其分支机构的财务监管责任。
3. 分支机构可以按授权发展会员并收取会费,会费属于学会所有,是否分配或返还分支机构的比例由各学会自行规定。《登记办法》第十二条规定“社会团体的分支机构应当在该社会团体的授权范围内发展会员、收取会费,其发展的会员属于该社会团体的会员,其收取的会费属于该社会团体所有”。《学会分支机构管理办法》和《通知》又再次明确了这一规定,而且《通知》中强调分支机构不得单独制定会费标准,不得截留会费收入。在遵守这一规定的前提下,各全国学会对是否授权各分支机构收取会费及收取会费的留用、上缴比例等规定不尽相同。例如,《中国消防协会分支机构管理办法》规定“未经协会授权或批准,各分支机构、实体机构不能直接发展会员,也不能直接收取会费”;中国林学会的分支机构可以在授权范围内发展会员、代收会费,所收会费按8%上缴林学会总会;中国农学会规定,分支机构代收会费后,总会按照上交会费总额的30%返还分支机构;中国植物保护学会规定,分支机构收取的会费年底统一上交学会,由学会开具会费收据后,按照上交会费总额的70%返还分支机构,用于开展活动。由此可见,各全国学会对分支机构是否代收会费、会费是否返还、返还比例等规定有较大差别,一般是由各学会经理事会通过的分支机构管理办法民主确定。
根据对184个全国学会提交的中国科协2011年分支机构年检材料的统计③,在会费的收缴和使用上,除1个分支机构信息不详外,1748个可发展会员的分支机构中,有759个分支机构不收会费;375个分支机构可部分留用会费;176个分支机构可全部留用会费;438个分支机构将所收会费全部上缴。
(二)经费来源的类型
虽然分支机构并没有独立法人身份,但分支机构仍需要有稳定的经费来源以保证其活动的开展和日常运作。根据调研并结合部分学会分支机构的管理办法,可以将目前中国科协所属学会各分支机构的经费来源归纳为以下几种类型:
1. 自筹。自筹是多数分支机构最主要的经费来源渠道,包括开展相关活动的收益、有偿服务的合理收费等[2]。其中最重要的来源的形式是“以会养会”,即分支机构通过收取会议注册费来开展学术交流活动,其它自筹经费的收入还有各专业委员会开展技术活动和决策咨询的收入;分支机构开展继续教育培训收入;期(书)刊出版收入等。
2. 会费。多数学会对于其分支机构没有固定的经费支持,主要是返还会费,以报销的形式取得一部分资金支持。各学会的会费中个人会员缴纳的比例和总额不高,会费收入的主要部分是来自团体会员会费。各学会对分支机构代收会费是否返还,返还多少是有差异的。从本次对分支机构年检材料的统计可以看出,分支机构会费代收后全部留用或部分留用的分支机构数量仅占所有被统计分支机构的32%,由此可见,会费收入并不是大多数分支机构经费来源最重要的渠道。 3. 挂靠单位支持。挂靠单位是分支机构财务的直接负责和管理单位,有部分挂靠单位每年会给分支机构一定数量的经费支持,如划拨专款用于开展活动,报销分支机构工作人员差旅费等。一般来说,有官办学会背景的分支机构来自挂靠单位支持的经费比重较高,如中国气象学会有18个分支机构挂靠在中国气象局直属事业单位,占气象学会分支机构的46%,这些分支机构的活动经费绝大部分来自挂靠事业单位的直接支持,而其他分支机构的工作与活动经费主要从其各项收入中列支,节余部分由分支机构办公室代管,不足部分由挂靠单位支持。
4. 科协资助。科协资助也是中国科协所属学会分支机构重要的收入渠道之一。每年中国科协发布学会发展改革与发展项目、基础工程项目等,各全国学会在参与申请的同时,将涉及分支机构的相关项目转发分支机构让其积极申请,待项目中标后,学会再将项目经费划拨给实际开展活动的分支机构。
5. 企业资助和社会捐赠。企业资助一般体现在企业与学会分支机构合作开展学术交流、竞赛评比等活动,主要体现在开展与市场、临床、民生民用结合比较紧密的学科分支机构的活动上;社会捐赠的收入,占分支机构的收入比例比较低,但却是未来有可能突破性增长的收入来源之一。
二、分支机构经费管理的特点和问题
为了了解中国科协所属全国学会分支机构发展的现状和问题,除了结合年检报告等文本资料进行分析外,课题组还结合不同学科的分类,选取了30余个全国学会进行了调研,专访了学会秘书处分管分支机构工作的秘书长或负责人。在分支机构经费管理方面总结了特点,也发现了一些问题。
(一)经费管理的主要特点
调研中发现各学会对分支机构管理的紧密或松散程度差异很大,尤其是经费管理方面。分支机构没有独立的银行账户,分支机构的财务依托于挂靠单位,因此学会对分支机构的经费监管主要是靠分支机构主动呈报的方式[3],辅助以评估等其他手段。
1. 对分支机构对外从事经济活动的监管。由于分支机构不具备独立法人的资格,学会重点对分支机构对外开展技术咨询等经济活动进行监管,分支机构不能独立对外签订一些咨询协议或合同,需要通过学会签署此类法律文件,具体工作仍由分支机构进行。对内部独立核算的分支机构而言,学会不侵占分支机构开展活动取得的收入。
2. 分支机构换届和年检时要汇报经费的收支情况。目前,多数学会根据章程规定在分支机构换届之际,要提交上一届经费收支情况以及组织其他活动的方案,通过之后才能换届。还有一些学会在分支机构的年检、年度评估中要求填报经费收支信息,以供监督。
(二)分支机构经费管理的主要问题
1.各个分支机构的经费收入不均。分支机构之间发展不平衡,经费有差别是主要原因之一。这种情况普遍存在于不同学会的不同分支机构之间,也存在于同一学会的各个分支机构之间[4]。主要表现在基础学科性质的分支机构经费来源较少,而与社会、市场结合比较紧密的临床、工科的分支机构经费来源较多,有可能从社会和市场上获得一些收入。
2.挂靠单位对分支机构的支持力度影响分支机构的发展。对于多数学会、多数分支机构而言,从科协和市场上获得的项目及服务收入相当有限,因此挂靠单位的支持力度会影响分支机构的财务状况。过去多数分支机构使用的是挂靠单位的账户,挂靠单位也因此对分支机构有很强的支配力。另外,一个分支机构秘书长的活动能力和他对分支机构投入的精力,对分支机构的经费也有影响[5]。分支机构的负责人多由挂靠单位推荐,其每年投入的时间和精力,是否有很强的业内资源和影响力,都会影响分支机构活动经费的保障和人员配置等基础条件。
3.对分支机构的监管程度不够,措施有限。在《通知》发布之前,分支机构的财务管理主要是遵从各挂靠单位的相关财务规定,但分支机构非独立法人的性质,又决定了其必须要承担分支机构财务管理方面的责任风险。部分学会在接受采访时谈到:由于分支机构的经费依托挂靠单位的财务,不是独立核算,因此只管理分支机构的设立、组建、变更、注销、人员变动以及评估等,而对分支机构经费的具体支出并不明确。部分学会和挂靠单位签订合同,财务方面主要依赖挂靠单位负责监督,但由于财务关系脱钩,导致总会对分支机构的约束力难以发挥,影响了监管的到位。另一方面,分支机构的秘书长也多由挂靠单位推荐,学会对秘书长的监管也有限。
三、分支机构经费管理的案例经验
(一) 中国电子学会签订有关分会的三方共建协议,加强对分会财务管理
中国电子学会有分支机构53个,其中44个分会,8个工作委员会及电子学报编委会。44个分会一部分分布在科研院所和高校,还有18个分会挂靠在中国电子科技集团公司,即原来电子部下属的研究所里,挂靠单位为分会提供人员的费用和工作设施,另外也对分会每年的活动和国际会议给予支持。一方面,不同分会从挂靠单位得到的支持力度不一,有的单位支持力度大,有的挂靠单位支持力度小,这在一定程度上影响了分会的活动力和分会工作人员的情绪;另一方面,因为学科与市场联系紧密,在各行业、各领域的应用性很广。随着近年来分会所挂靠的院所改制,更多的市场因素也影响着分会的活动和发展,部分分会的活动能带来相对更多的收入。
为了改变不同分会之间从挂靠单位获得的支撑条件不均衡的局面,促进各分会的稳定发展,2013年中国电子学会加强了对分会的财务管理,完成了学会总会和分会的挂靠单位以及分会共签协议,即共建分会的协议。这个协议具体地明确了三方的责任和权力:一是明确规定分会的财务管理方。签署共建协议的分会,必须明确分会财务是由学会总部财务处代管,或者由挂靠单位财务处代管,必须选择其一,而且签署共建协议的挂靠单位必须是法人单位,而非高校或院所的学院或二级机构,这样就避免了财务问题真空化,杜绝了分会财产无人管理的状况;二是通过协议明确各方的责任义务,对挂靠单位和分会有了更强的法律约束力。如中国电子学会推行共建协议的方法后,不仅明确了财务责任,也使分会工作人员的待遇、职称、晋升等问题有了着落,避免了互相推卸责任的情况。 (二)中国航空学会完善分会财务制度,促进分会财务管理规范化
中国航空学会目前有7个工作委员会,30个专业分会。分会的经费来源主要是挂靠单位提供,部分分会有一些赞助。目前,大部分分会能够自收自支,总会每年拿出20万元支持活动较好的分会。
中国航空学会对分支机构财务监管的一个亮点就是出台了《中国航空学会分支机构财务管理办法》,如该办法的第五条“分支机构以中国航空学会或中国航空学会某分会(委员会)名义开展的收费活动,其活动经费的收支由本会统一管理,收入进入本会指定的账户,由本会开具相应的税控发票;分支机构开展活动的费用支出,应遵循本会的财务报销制度,统一报销入账”。第六条规定“分支机构不具有独立的法人资格,其公章不得用于签署经营性合同”等,这些条目明确了分支机构的收支管理程序和责任,避免了以前因为分支机构没有独立账号,收支依靠挂靠单位进行监督管理和学会对分支机构的财务监管手段有限的局面,规范了学会多个分支机构的财务收支管理。
四、加强全国学会分支机构经费管理的建议
(一)建议拓宽基础类学科分支机构的经费来源渠道,对活动经费不充裕,活动较少的分支机构进行整合
一方面,基础类学科分支机构市场拓展能力较弱,往往分支机构工作人员少,财力有限,在这种情况下可以对此类分支机构的活动部分进行合并,整合资源,争取“花小钱,办大事”;另一方面,建议学会总会积极与这类分支机构挂靠单位进行沟通,争取获得其更大力度的支持。科协在项目方面对此类分支机构也应当适度倾斜,给予其更大的机会。
(二)建议加强对分支机构的财务监管,促进分支机构规范发展
在财务管理方面,应该严格按照《通知》精神进行整改,完善分支机构经费管理条例。学会对分支机构的评价体系中应涵盖对财务管理制度、收支情况等规范运行的考核,并将其纳入评价体系之中。建议以协议等形式明确总会、分支机构挂靠单位、分支机构之间的责任和义务,有效地避免财务监管的真空区,减少互相推卸责任的情况发生。
(三)建议学会总会、分支机构、挂靠单位之间形成合力,共同推动学会分支机构发展
建议借鉴中国电子学会的学会总会、分支机构、分支机构挂靠单位三方签署共建协议的经验,通过协议明确三方的责任义务,这样既有利于理顺三方的关系,也能使挂靠单位对分支机构的支持形成制度化,促进分支机构的长期、稳定发展。
注释
①本文所研究的分支机构主要指的是中国科协所属全国学会的专业委员会及分会。
②由于《通知》新近发布于本课题调研完成之后,各学会分支机构根据《通知》精神对其分支机构管理办法还处于修订和落实当中,因而在文中尚未体现。
③当年中国科协共有201个全国学会,因部分学会提交的年检材料缺失,此处为不完全统计。
参考文献
[1]中国科学技术协会. 中国科学技术协会学会、协会、研究会统计年鉴[M]. 北京:中国科学技术出版社,2012.
[2]中国科学技术协会. 中国科协全国学会发展报告(2011)[M]. 北京:中国科学技术出版社,2012.
[3]杨世德. 对学会专科分会工作量化考核之探讨[J].学会,2002(4): 26-28.
[4]程旭辉. 资源依赖理论视角下的我国本土社会工作团体分支机构的发展策略[D]. 北京:中国青年政治学院,2011.
[5] 吉林省医学会.加强专科分会建设 推动学会工作开展[J].学会,2008(9):46-48.
[关键词]学会分支机构 经费 管理 制度
一、全国学会分支机构经费情况总体概况①
经费是维持学会机构日常运作、活动、发展的基本要素之一。分支机构的经费管理,不仅是学会分支机构的直接工作和责任,也涉及到学会总会、分支机构、挂靠单位、中国科协、民政部等相关方面的监督和管理。据不完全统计,当前中国科协全国学会有超过3200余个分支机构,约占国家级社团组织分支机构总量四成左右[1]。因此,理清中国科协所属全国学会各分支机构经费管理的主要内容,总结学会分支机构经费管理的类型、特点、经费来源等情况,发现各学会分支机构在经费收支和管理方面的主要问题,有助于学会贯彻民主办会原则,建立科学管理机制,促进学会及其分支机构的规范和可持续发展。
(一)分支机构经费管理的基本规定
民政部2001年第23号令发布的《社会团体分支机构、代表机构登记办法》(以下简称《登记办法》)是各社会团体分支机构,代表机构的登记、管理的基本准则。中国科协以此文件为基础,发布了《中国科学技术协会所属全国性学会分支机构、代表机构管理办法》(以下简称《学会分支机构管理办法》)。2014年12月,民政部、财政部、人民银行印发了《关于加强社会团体分支(代表)机构财务管理的通知》(以下简称《通知》),对社会团体分支机构的法律责任、银行账户开设、会费、捐赠、内部财务制度建立等相关事宜做出明确的规定。在这些文件的指导下,中国科协所属全国学会订立或修订了各学会的《分支机构管理办法》,规定了分支机构经费管理方面的基本原则②。
1. 多数学会将稳定的经费来源作为申请分支机构成立的必要条件之一写入管理办法。《登记办法》第四条“社会团体申请设立分支机构、代表机构应当具备的条件”中只对分支机构的名称、住所、业务范围作了规定,并未对分支机构的经费等相关方面作硬性规定,而《学会分支机构管理办法》参照民政部的《登记办法》做的三条规定,也没有涉及经费方面的附加要求。然而,多数全国学会在其分支机构管理办法中,将分支机构具备“合法和相对稳定的经费来源”作为申请成立分支机构必要条件之一,如中国林学会、中国农学会、中国消防协会等,均要求各分支机构在申请成立之初,必须提交、出示有关经费保障的证明。
2. 分支机构不具有法人资格,经费管理须受学会的管理监督。《登记办法》中第十二条明确了“社会团体的分支机构、代表机构是社会团体的组成部分,不具有法人资格,其法律责任由设立该分支机构、代表机构的社会团体承担”。同时,在《通知》中,进一步明确了分支机构不能开设银行账户,只能根据情况开立专用存款账户。《学会分支机构管理办法》第十三条中规定了“分支机构、代表机构在党务、行政、财务、外事、人事等方面受挂靠单位的领导”。在经费管理方面,学会分支机构长期面临“双重管理”的局面。对此,新发布的《通知》指出,分支机构的全部收支应当纳入社会团体财务统一核算和管理;内部独立核算的分支机构,应定期向社会团体报告收支情况,这实际上强化了学会对其分支机构的财务监管责任。
3. 分支机构可以按授权发展会员并收取会费,会费属于学会所有,是否分配或返还分支机构的比例由各学会自行规定。《登记办法》第十二条规定“社会团体的分支机构应当在该社会团体的授权范围内发展会员、收取会费,其发展的会员属于该社会团体的会员,其收取的会费属于该社会团体所有”。《学会分支机构管理办法》和《通知》又再次明确了这一规定,而且《通知》中强调分支机构不得单独制定会费标准,不得截留会费收入。在遵守这一规定的前提下,各全国学会对是否授权各分支机构收取会费及收取会费的留用、上缴比例等规定不尽相同。例如,《中国消防协会分支机构管理办法》规定“未经协会授权或批准,各分支机构、实体机构不能直接发展会员,也不能直接收取会费”;中国林学会的分支机构可以在授权范围内发展会员、代收会费,所收会费按8%上缴林学会总会;中国农学会规定,分支机构代收会费后,总会按照上交会费总额的30%返还分支机构;中国植物保护学会规定,分支机构收取的会费年底统一上交学会,由学会开具会费收据后,按照上交会费总额的70%返还分支机构,用于开展活动。由此可见,各全国学会对分支机构是否代收会费、会费是否返还、返还比例等规定有较大差别,一般是由各学会经理事会通过的分支机构管理办法民主确定。
根据对184个全国学会提交的中国科协2011年分支机构年检材料的统计③,在会费的收缴和使用上,除1个分支机构信息不详外,1748个可发展会员的分支机构中,有759个分支机构不收会费;375个分支机构可部分留用会费;176个分支机构可全部留用会费;438个分支机构将所收会费全部上缴。
(二)经费来源的类型
虽然分支机构并没有独立法人身份,但分支机构仍需要有稳定的经费来源以保证其活动的开展和日常运作。根据调研并结合部分学会分支机构的管理办法,可以将目前中国科协所属学会各分支机构的经费来源归纳为以下几种类型:
1. 自筹。自筹是多数分支机构最主要的经费来源渠道,包括开展相关活动的收益、有偿服务的合理收费等[2]。其中最重要的来源的形式是“以会养会”,即分支机构通过收取会议注册费来开展学术交流活动,其它自筹经费的收入还有各专业委员会开展技术活动和决策咨询的收入;分支机构开展继续教育培训收入;期(书)刊出版收入等。
2. 会费。多数学会对于其分支机构没有固定的经费支持,主要是返还会费,以报销的形式取得一部分资金支持。各学会的会费中个人会员缴纳的比例和总额不高,会费收入的主要部分是来自团体会员会费。各学会对分支机构代收会费是否返还,返还多少是有差异的。从本次对分支机构年检材料的统计可以看出,分支机构会费代收后全部留用或部分留用的分支机构数量仅占所有被统计分支机构的32%,由此可见,会费收入并不是大多数分支机构经费来源最重要的渠道。 3. 挂靠单位支持。挂靠单位是分支机构财务的直接负责和管理单位,有部分挂靠单位每年会给分支机构一定数量的经费支持,如划拨专款用于开展活动,报销分支机构工作人员差旅费等。一般来说,有官办学会背景的分支机构来自挂靠单位支持的经费比重较高,如中国气象学会有18个分支机构挂靠在中国气象局直属事业单位,占气象学会分支机构的46%,这些分支机构的活动经费绝大部分来自挂靠事业单位的直接支持,而其他分支机构的工作与活动经费主要从其各项收入中列支,节余部分由分支机构办公室代管,不足部分由挂靠单位支持。
4. 科协资助。科协资助也是中国科协所属学会分支机构重要的收入渠道之一。每年中国科协发布学会发展改革与发展项目、基础工程项目等,各全国学会在参与申请的同时,将涉及分支机构的相关项目转发分支机构让其积极申请,待项目中标后,学会再将项目经费划拨给实际开展活动的分支机构。
5. 企业资助和社会捐赠。企业资助一般体现在企业与学会分支机构合作开展学术交流、竞赛评比等活动,主要体现在开展与市场、临床、民生民用结合比较紧密的学科分支机构的活动上;社会捐赠的收入,占分支机构的收入比例比较低,但却是未来有可能突破性增长的收入来源之一。
二、分支机构经费管理的特点和问题
为了了解中国科协所属全国学会分支机构发展的现状和问题,除了结合年检报告等文本资料进行分析外,课题组还结合不同学科的分类,选取了30余个全国学会进行了调研,专访了学会秘书处分管分支机构工作的秘书长或负责人。在分支机构经费管理方面总结了特点,也发现了一些问题。
(一)经费管理的主要特点
调研中发现各学会对分支机构管理的紧密或松散程度差异很大,尤其是经费管理方面。分支机构没有独立的银行账户,分支机构的财务依托于挂靠单位,因此学会对分支机构的经费监管主要是靠分支机构主动呈报的方式[3],辅助以评估等其他手段。
1. 对分支机构对外从事经济活动的监管。由于分支机构不具备独立法人的资格,学会重点对分支机构对外开展技术咨询等经济活动进行监管,分支机构不能独立对外签订一些咨询协议或合同,需要通过学会签署此类法律文件,具体工作仍由分支机构进行。对内部独立核算的分支机构而言,学会不侵占分支机构开展活动取得的收入。
2. 分支机构换届和年检时要汇报经费的收支情况。目前,多数学会根据章程规定在分支机构换届之际,要提交上一届经费收支情况以及组织其他活动的方案,通过之后才能换届。还有一些学会在分支机构的年检、年度评估中要求填报经费收支信息,以供监督。
(二)分支机构经费管理的主要问题
1.各个分支机构的经费收入不均。分支机构之间发展不平衡,经费有差别是主要原因之一。这种情况普遍存在于不同学会的不同分支机构之间,也存在于同一学会的各个分支机构之间[4]。主要表现在基础学科性质的分支机构经费来源较少,而与社会、市场结合比较紧密的临床、工科的分支机构经费来源较多,有可能从社会和市场上获得一些收入。
2.挂靠单位对分支机构的支持力度影响分支机构的发展。对于多数学会、多数分支机构而言,从科协和市场上获得的项目及服务收入相当有限,因此挂靠单位的支持力度会影响分支机构的财务状况。过去多数分支机构使用的是挂靠单位的账户,挂靠单位也因此对分支机构有很强的支配力。另外,一个分支机构秘书长的活动能力和他对分支机构投入的精力,对分支机构的经费也有影响[5]。分支机构的负责人多由挂靠单位推荐,其每年投入的时间和精力,是否有很强的业内资源和影响力,都会影响分支机构活动经费的保障和人员配置等基础条件。
3.对分支机构的监管程度不够,措施有限。在《通知》发布之前,分支机构的财务管理主要是遵从各挂靠单位的相关财务规定,但分支机构非独立法人的性质,又决定了其必须要承担分支机构财务管理方面的责任风险。部分学会在接受采访时谈到:由于分支机构的经费依托挂靠单位的财务,不是独立核算,因此只管理分支机构的设立、组建、变更、注销、人员变动以及评估等,而对分支机构经费的具体支出并不明确。部分学会和挂靠单位签订合同,财务方面主要依赖挂靠单位负责监督,但由于财务关系脱钩,导致总会对分支机构的约束力难以发挥,影响了监管的到位。另一方面,分支机构的秘书长也多由挂靠单位推荐,学会对秘书长的监管也有限。
三、分支机构经费管理的案例经验
(一) 中国电子学会签订有关分会的三方共建协议,加强对分会财务管理
中国电子学会有分支机构53个,其中44个分会,8个工作委员会及电子学报编委会。44个分会一部分分布在科研院所和高校,还有18个分会挂靠在中国电子科技集团公司,即原来电子部下属的研究所里,挂靠单位为分会提供人员的费用和工作设施,另外也对分会每年的活动和国际会议给予支持。一方面,不同分会从挂靠单位得到的支持力度不一,有的单位支持力度大,有的挂靠单位支持力度小,这在一定程度上影响了分会的活动力和分会工作人员的情绪;另一方面,因为学科与市场联系紧密,在各行业、各领域的应用性很广。随着近年来分会所挂靠的院所改制,更多的市场因素也影响着分会的活动和发展,部分分会的活动能带来相对更多的收入。
为了改变不同分会之间从挂靠单位获得的支撑条件不均衡的局面,促进各分会的稳定发展,2013年中国电子学会加强了对分会的财务管理,完成了学会总会和分会的挂靠单位以及分会共签协议,即共建分会的协议。这个协议具体地明确了三方的责任和权力:一是明确规定分会的财务管理方。签署共建协议的分会,必须明确分会财务是由学会总部财务处代管,或者由挂靠单位财务处代管,必须选择其一,而且签署共建协议的挂靠单位必须是法人单位,而非高校或院所的学院或二级机构,这样就避免了财务问题真空化,杜绝了分会财产无人管理的状况;二是通过协议明确各方的责任义务,对挂靠单位和分会有了更强的法律约束力。如中国电子学会推行共建协议的方法后,不仅明确了财务责任,也使分会工作人员的待遇、职称、晋升等问题有了着落,避免了互相推卸责任的情况。 (二)中国航空学会完善分会财务制度,促进分会财务管理规范化
中国航空学会目前有7个工作委员会,30个专业分会。分会的经费来源主要是挂靠单位提供,部分分会有一些赞助。目前,大部分分会能够自收自支,总会每年拿出20万元支持活动较好的分会。
中国航空学会对分支机构财务监管的一个亮点就是出台了《中国航空学会分支机构财务管理办法》,如该办法的第五条“分支机构以中国航空学会或中国航空学会某分会(委员会)名义开展的收费活动,其活动经费的收支由本会统一管理,收入进入本会指定的账户,由本会开具相应的税控发票;分支机构开展活动的费用支出,应遵循本会的财务报销制度,统一报销入账”。第六条规定“分支机构不具有独立的法人资格,其公章不得用于签署经营性合同”等,这些条目明确了分支机构的收支管理程序和责任,避免了以前因为分支机构没有独立账号,收支依靠挂靠单位进行监督管理和学会对分支机构的财务监管手段有限的局面,规范了学会多个分支机构的财务收支管理。
四、加强全国学会分支机构经费管理的建议
(一)建议拓宽基础类学科分支机构的经费来源渠道,对活动经费不充裕,活动较少的分支机构进行整合
一方面,基础类学科分支机构市场拓展能力较弱,往往分支机构工作人员少,财力有限,在这种情况下可以对此类分支机构的活动部分进行合并,整合资源,争取“花小钱,办大事”;另一方面,建议学会总会积极与这类分支机构挂靠单位进行沟通,争取获得其更大力度的支持。科协在项目方面对此类分支机构也应当适度倾斜,给予其更大的机会。
(二)建议加强对分支机构的财务监管,促进分支机构规范发展
在财务管理方面,应该严格按照《通知》精神进行整改,完善分支机构经费管理条例。学会对分支机构的评价体系中应涵盖对财务管理制度、收支情况等规范运行的考核,并将其纳入评价体系之中。建议以协议等形式明确总会、分支机构挂靠单位、分支机构之间的责任和义务,有效地避免财务监管的真空区,减少互相推卸责任的情况发生。
(三)建议学会总会、分支机构、挂靠单位之间形成合力,共同推动学会分支机构发展
建议借鉴中国电子学会的学会总会、分支机构、分支机构挂靠单位三方签署共建协议的经验,通过协议明确三方的责任义务,这样既有利于理顺三方的关系,也能使挂靠单位对分支机构的支持形成制度化,促进分支机构的长期、稳定发展。
注释
①本文所研究的分支机构主要指的是中国科协所属全国学会的专业委员会及分会。
②由于《通知》新近发布于本课题调研完成之后,各学会分支机构根据《通知》精神对其分支机构管理办法还处于修订和落实当中,因而在文中尚未体现。
③当年中国科协共有201个全国学会,因部分学会提交的年检材料缺失,此处为不完全统计。
参考文献
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