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随着数字化时代到来，越来越多的数字影像产品，如数码照相机、数码摄像机等逐步被应用到新闻工作的各环节中，由此产生出许多数字图像信息。数码新闻照片档案的出现，为档案数字化管理带来新课题。
一、新闻照片档案管理的现状
报刊、互联网、人们日常生活留影,摄影图片比比皆是,在信息源中已占相当大比重。数码相机的普及,一方面,使各单位的摄影图片信息数量越来越多,大众参与信息传递的手段普及化；另一方面,由于摄影图片档案管理手段严重滞后,造成大量摄影信息浪费严重,资源流失,查找困难。笔者结合自身实践认为，当前新闻照片档案数字化管理存在以下问题：
1、收集难。多人拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随意性强，档案管理人员对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。
2、管理难。一方面，体现在保管上的分散性；另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些部门在声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，不能实行集中统一管理。其次，一些部门形成的声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多部门索性不存。另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，使这部分档案正受到不同程度损坏。
二、新闻照片档案集中管理的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，希望有关部门要把收集、保管和利用好声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1、加强数码新闻照片的收集
数码新闻照片形成后，由摄影者或承办部门及时向档案室归档。归档时要求新闻照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到文图相符。数码新闻照片以电子表格等形式向目录数据库移交，可通过网络、U盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应新闻照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。归档时档案室要对新闻照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。对于重要的数码新闻照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证新闻照片的真实性。
数码新闻照片以JPEG、TIFF为通用格式，拍摄数码新闻照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。由于数码相机的电子技术发展较快，现有不少的数码相机可能达不到300万像素，但随着技术发展，300万像素的相机可能将很快被淘汰，所以像素指标可根据实际情况略作调整。扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数，如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数。
数码新闻照片收集由于复制方便，所以操作比较简单，拷一份移交就可以。但由于来源不能控制，不同的拍摄者会将数码新闻照片导入到不同的计算机上，不及时移交，很容易散失。数码新闻照片的特点使其收集比传统照片的收集更为复杂，难度也更大。由于有些单位数码照相机增多，不少部门都会生成数码新闻照片，因此，每一个部门都要指定专人负责数码新闻照片的收集，并采用灵活方式实行定时收集；强化各有关部门和人员的档案收集意识，特别是要尽快建立数码新闻照片归档制度并完善相关档案管理制度，以便在档案部门的统一协调下，完成数码新闻照片的形成、积累、归档和保管等工作。
2、做好数码新闻照片的鉴定
由于数码新闻照片的有形投入只是在购置数码相机时的一次性投资，数码相机使用过程中不再需要资金，且伴随数码相机伴侣的出现，使得人们获取大量的数码新闻照片变得更加轻而易举。而数码新闻照片大量的形成，凸显鉴定工作的不可缺少和艰巨。鉴定工作是确保档案质量的关键环节，对于数码新闻照片来说，它的优劣不仅体现在所反映内容的价值上，还要取决于它的图像是否清晰、真实，使用的格式是否规范等方面。
3、完善数码新闻照片档案的归档和保管
在归档要求明确的前提下，保管的要求才能确定。数码新闻照片档案入库前，档案人员应进行细致检查，要按照有关技术要求对制作光盘、纸质数码新闻照片进行操作，确保数码图像文件安全。保存数码新闻照片档案的库房要干燥、凉爽，严禁烟火，有较好的防尘措施。按国家标准的要求，保存底片的适宜温湿度为：温度13-15度，相对湿度35%-45%；保存照片的适宜温湿度为：温度14-24度，相对湿度40%-60%。
数码新闻照片的归档工作除了规定归档的要求外，对归档范围、归档份数、归档时间等也应明确提出要求。根据数码新闻照片的特点，其归档范围可借鉴传统照片的归档范围。归档的份数则可依据数码新闻照片档案最终载体的形式而定，如果数码新闻照片档案的最终载体为一次性写入光盘，那么归档的份数不能少于3套。
随着不断发展的城市建设进程，反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多，如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题，势必会严重影响新时期档案工作的开展。凡是预则立。对这件新事物，此时不抓，若干年后，再扼腕浩叹，就悔之晚矣！数码新闻照片档案管理也要与时俱进，不断总结新经验，寻求完善数码新闻照片档案管理的新方法。特别是最后一关，跟微机室激光照排部门商量好，凡是已正式发表的新闻数码照片，原稿一定要封闭交档案部门归档。
一、新闻照片档案管理的现状
报刊、互联网、人们日常生活留影,摄影图片比比皆是,在信息源中已占相当大比重。数码相机的普及,一方面,使各单位的摄影图片信息数量越来越多,大众参与信息传递的手段普及化；另一方面,由于摄影图片档案管理手段严重滞后,造成大量摄影信息浪费严重,资源流失,查找困难。笔者结合自身实践认为，当前新闻照片档案数字化管理存在以下问题：
1、收集难。多人拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随意性强，档案管理人员对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。
2、管理难。一方面，体现在保管上的分散性；另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些部门在声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，不能实行集中统一管理。其次，一些部门形成的声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多部门索性不存。另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，使这部分档案正受到不同程度损坏。
二、新闻照片档案集中管理的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，希望有关部门要把收集、保管和利用好声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1、加强数码新闻照片的收集
数码新闻照片形成后，由摄影者或承办部门及时向档案室归档。归档时要求新闻照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到文图相符。数码新闻照片以电子表格等形式向目录数据库移交，可通过网络、U盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应新闻照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。归档时档案室要对新闻照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。对于重要的数码新闻照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证新闻照片的真实性。
数码新闻照片以JPEG、TIFF为通用格式，拍摄数码新闻照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。由于数码相机的电子技术发展较快，现有不少的数码相机可能达不到300万像素，但随着技术发展，300万像素的相机可能将很快被淘汰，所以像素指标可根据实际情况略作调整。扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数，如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数。
数码新闻照片收集由于复制方便，所以操作比较简单，拷一份移交就可以。但由于来源不能控制，不同的拍摄者会将数码新闻照片导入到不同的计算机上，不及时移交，很容易散失。数码新闻照片的特点使其收集比传统照片的收集更为复杂，难度也更大。由于有些单位数码照相机增多，不少部门都会生成数码新闻照片，因此，每一个部门都要指定专人负责数码新闻照片的收集，并采用灵活方式实行定时收集；强化各有关部门和人员的档案收集意识，特别是要尽快建立数码新闻照片归档制度并完善相关档案管理制度，以便在档案部门的统一协调下，完成数码新闻照片的形成、积累、归档和保管等工作。
2、做好数码新闻照片的鉴定
由于数码新闻照片的有形投入只是在购置数码相机时的一次性投资，数码相机使用过程中不再需要资金，且伴随数码相机伴侣的出现，使得人们获取大量的数码新闻照片变得更加轻而易举。而数码新闻照片大量的形成，凸显鉴定工作的不可缺少和艰巨。鉴定工作是确保档案质量的关键环节，对于数码新闻照片来说，它的优劣不仅体现在所反映内容的价值上，还要取决于它的图像是否清晰、真实，使用的格式是否规范等方面。
3、完善数码新闻照片档案的归档和保管
在归档要求明确的前提下，保管的要求才能确定。数码新闻照片档案入库前，档案人员应进行细致检查，要按照有关技术要求对制作光盘、纸质数码新闻照片进行操作，确保数码图像文件安全。保存数码新闻照片档案的库房要干燥、凉爽，严禁烟火，有较好的防尘措施。按国家标准的要求，保存底片的适宜温湿度为：温度13-15度，相对湿度35%-45%；保存照片的适宜温湿度为：温度14-24度，相对湿度40%-60%。
数码新闻照片的归档工作除了规定归档的要求外，对归档范围、归档份数、归档时间等也应明确提出要求。根据数码新闻照片的特点，其归档范围可借鉴传统照片的归档范围。归档的份数则可依据数码新闻照片档案最终载体的形式而定，如果数码新闻照片档案的最终载体为一次性写入光盘，那么归档的份数不能少于3套。
随着不断发展的城市建设进程，反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多，如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题，势必会严重影响新时期档案工作的开展。凡是预则立。对这件新事物，此时不抓，若干年后，再扼腕浩叹，就悔之晚矣！数码新闻照片档案管理也要与时俱进，不断总结新经验，寻求完善数码新闻照片档案管理的新方法。特别是最后一关，跟微机室激光照排部门商量好，凡是已正式发表的新闻数码照片，原稿一定要封闭交档案部门归档。