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[摘 要]随着房地产档案管理部门对现代化管理手段的要求不断提高，条码技术被逐步应用于房地产档案管理当中。它解决了房地产档案管理系统中档案实体数据采集的瓶颈，实现了房产信息快速、准确获取和传输到管理系统。从而大大提高了房地产档案管理工作的效率和质量，并充分发挥了房地产档案的信息交换和资源共享的功能。
[关键词]房地产；档案管理；条码技术；应用
一、房地产档案
（一）房地产档案的特点
房地产档案是房地产管理机构在管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。房地产档案包括房地产物权管理、房地产开发建设、市场秩序和与房地产相关的民生保障等。
房地产档案有其专门的特点。一是专业性。房地产档案产生于房地产登记部门，登记档案材料是专业性材料，有自己专业的管理方法，档案中是以簿、图、档为主要内容的产籍，反映房地产权利状态的来龙去脉，详尽细致、真实可靠。二是动态性。动态性是房地产档案最显著的特点。档案形成后，房地产权利和房地属性并不是固定不变的，随着房屋产权人的变化、房屋的损坏倒塌，城市建设的发展，房地产市场的活跃，房屋的买卖、交换、继承、赠与、分析等引起的房地产物权转移不断发生变化。因此，登记档案中簿、图、档必须作相应更改，房地产物权的动态性，使房地产档案成为“活”档案。三是真实性。房地产档案是房地产物权状态的真实历史记录，这种记录必须与实际相符，记载的权利人、权利范围必须清楚，能在权利审核和排解权利纠纷中起凭证和参考作用。绝不允许使权利人的利益受到损害。四是完整性。房地产档案的完整性体现在房地结合、图档结合。五是价值性。房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要地位，因此，房地产登记档案属于财产档案，有无档案，保管好坏记载得是否准确、全面，将关系到权利人的经济利益。因一纸档案而免受损失几十万或几百万的事例，就是登记档案价值的佐证。六是法律性。由记载房地产权利归属的登记档案，具有法律效力，是房地产登记部门和人民法院确认房屋权利权属、处理房地产纠纷的重要依据。
（二）房地产档案管理现状
南宁市房地产档案馆成立于1980年，是南宁市房地产档案的永久保存基地，是南宁市房地产档案信息管理、利用中心。储存着南宁市民国时期至今，一百多年来230多万卷档案，这些档案在南宁市规划建设、征地拆迁、城管工作、房屋确权、房产纠纷、落实私房政策、旧城改造、房地产开发以及加快南宁市市政建设，提供了不可多得的书面凭据，发挥着举足轻重的作用。
作为政府部门的一个对外接待查询窗口，南宁市房地产档案馆随时接收由各业务部门办结的房地产事件档案，包括房屋初始登记、转移登记、他项利登记、注销登记及其他登记档案。档案馆从最早每年接收数百卷档案到近年来每年随结随收的数十万卷档案，要求档案馆接收档案的时间越来越短，工作人员准确性越来越高，伴之而来的档案流动管理、查询利用量大大增加。目前，档案馆每日接待人次高达700—900人次/每天。
（三）房地产档案管理面临的困境
随着房地产交易市场的活跃，房地产档案数量成几倍增长，各类业务档案的日趋多样化，信息量迅速膨胀，虽然使用档案管理系统进行查档、调档工作，但由于传统档案管理手段所导致的问题日益突显：
1.入库环节多而速度慢
传统方式下，按档案清单人工接收档案，份份清点后入馆先需人工进行分类、排序、装订，然后交由下一位工作人员一份份录入打印每卷档案封面、卷内目录、档案盒的相关信息，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。再由专门的人员分库打印入库清单，最后移交入库，入库时库房接收人员人工清点入库档案份数及核对每份入库档案是否与清单相符。这种操作方式耗费大量劳动和时间，移交环节多，导致较多档案入馆慢，而被长期堆放、不能及时得到整理归档、上架。手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
2.归档位置易错造成严重后果
房地产档案的动态性、价值性及法律性特点是使其利用率高的原因。在每天调档高达上千份或是一份档案一天内多次重复利用的情况下，虽然档案最终都会按位归档，但在档案存取、放回的过程中，由于人工调档的频繁性及随意性和一些不可避免的差错，档案存放的位置难免被打乱，错放其位，造成档案查找困难的严重后果。
3.出入库调档耗时长
随着档案规模越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员在档案系统里查出档案号，根据档案号进入库房找到存放档案的档案架，再根据档案号的流水顺序在档案架的每一格进行流水号查找。一旦档案已经外调或是调出归还时还没有能及时归档上架，那就需要库房人员找到出入库登记表，查找前一次的调档时间、咨询前一位调档人等等，从一个个环节的寻找档案，查找起来盲目而没有头绪，忙乱而没有秩序。
4.档案的盘点效率低
由于档案数量众多，且档案材料都装订成册，每一册档案有簿有厚，均紧贴着排放，因此在盘点档案时需将档案一卷卷的人工抽出盘点，而抽取档案的库房人员因档案本身的重量而需较大的力气去完成档案抽取，如是高位作业，那库房人员的工作难度就更大，一人每天盘点下来最多只有几百份的效率。这种盘点方式并不能及时、准确反映档案储存量的快速增长信息。
鉴于这种现状，我们要面对城市不断的规划与变迁，面对活跃的房地产交易市场，面对档案利用的直线上升，归档档案的逐年大幅增加，每日上千卷档案的调出利用，拿进拿出，然而，听错、看错、写错、拿错、录入错、放错时有发生。为了使档案的利用工作也能与时俱进，适应当前工作的需要，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。
二、条码的概况
条码是由一组规则排列的条、空及其对应的字符或图形组成的标记，用以表示一定的信息，主要有一维条码与具有代表性的PDF417条码、快速响应矩阵码、汉信码等二维条码。条码技术则是集光、机、电和计算机技术于一体的自动识别技术，主要涵盖一维条码技术、二维条码技术。它主要研究如何将信息用条码来表示，以及如何将条码所表示的数据转换为计算机可识别的数据。经过多年的研究和应用实践，条码技术已经发展成为成熟的实用技术，具有操作简单、信息采集速度快、采集信息量大、可靠性高、成本低等优点，因而具有广阔的发展前景。 20世纪80年代末期，条码技术开始在我国得到普及和推广。以条码技术为代表作为一种数据采集的标准化自动识别手段，已经成为21世纪提高我国信息化建设水平，促进国际贸易流通，推进国民经济效益增长，提高人们工作效率。随着应用的不断深入，条码技术正处于一个强劲的集成创新发展期。目前，条码广泛应用政府办公、电子政务、国防、超市管理、仓库管理、农产品跟踪与追溯、票务系统的应用、工业生产流水线、固定资产管理、物流配送、证件管理等多行业。
三、条码在房地产档案管理中的应用
作为新一代物料跟踪与信息自动识别的条码技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。从房地产档案接收、录入、扫描、分类、入库出库、查询利用、统计、盘点，都可利用条形码自始至终的ID定位。条码技术的应用可以大幅提高管理人员的工作效率，同时可以使档案馆显得更整齐美观，也能保证房产档案的安全性。
（一）条码入库
当业务部门办案人员办结每一个房地产案件时，在业务系统中提交该案件电子信息归档并将档案实体一同移交档案馆。档案馆接收人员接到档案时，先是在档案管理系统的条码管理模块中根据办结案件的登记编号查找出该案件，提取案件的房屋坐落、房屋所有权人信息，同时在条码系统中根据已在系统数据库中维护好的房屋坐落分区自动获取库、架、层号及自动生成的档案流水号，与其房屋坐落、房屋所有权人信息结合，通过系统自动生成该份档案的条码，将条码打印在按系统设计好格式的档案封面左上角，移交下步档案装订。装订人员在完成档案装订后，通过扫描枪自动识别每份入库档案的条码内容形成入库清单，根据清单移交库房管理员，库房管理员进行条码扫描，读取档案存放位置入库上架。
（二）条码定位
在档案馆每个库房中通过建立库标、架标、层标来实现对档案的定位；在任一库房出入口建立条码标签，这是库标，记录库房号；在库房内每个档案架上贴有条码标签，该标签称为架标，记录库房档案架的编号；以架标为基础。在每个档案架的每层分别也粘贴条码标签，称其为层标；通过库标、架标、层标的合作管理精确定位档案的位置。库房管理对入库档案条码进行扫描获取存放的库、架、层及档案号信息后，库房管理员利用无线连接掌上电脑的手持激光扫描枪依次读取档案的架标、层标条码，然后读取档案实体条码标签，当电脑显示信息完全吻合，即为档案存放的准确位置。如若档案实体放错位置，则显示出错信息，提示管理员将档案放入正确的位置，这样就解决了档案的乱架问题，从而实现对档案精确定位。
（三）条码借阅
这主要体现在节省了档案借出归还登记时间上。由于房地产档案的动态性特点，使房地产档案的利用率极高，使用条码技术前，档案的借出归还都是利用手工进行登记，这不仅浪费时间，也需要档案管理人员极大的细心以保证正确。条码技术就搭建了这样一个平台，当库房人员在调出或者归还档案时，通过条码扫描快速、准确读取每“件”档案信息，自动在借阅系统中做好出、入库时间的电子记录。入库时条码扫描后，系统自动与数据库中的记录进行核对，以防有不匹配的档案进入库中。保证了档案的有效性和安全性，让档案的借出归还变得非常快速而且准确，确保一“件”不漏，这将大大减少档案登记时间，有利于提高工作效率，节省人力。据统计比较，在使用条码技术后每天调档率可达到180%，是使用前的三倍。
（四）条码安全
使用条码技术后，实现了办公自动化与档案实体管理无缝结合。规范档案实体的出入库管理，最大限度地保证档案的安全。在条形码技术应用前，档案借出调入必须由手工进行操作，这要求档案管理人员必须极度细心，即使如此依然很难做到万无一失，采用条形码管理，使档案入库、上架定位、借阅均将档案实体与计算机系统连接起来。通过条码扫描建立档案实时监控表、各进出点记录表，这两个表格详细记录了档案的流动和存储状态，及时查询到档案的实时状态——在库具体位置、借出人及时间、入库状态中、出库状态中。以确保随时掌握档案存在的状态。如：一份通过条码登记的正在外借档案，如利用超时跟踪软件，对超时未归还的档案进行提醒，都较好地防止了档案外借造成的遗失，最大限度地保证档案的安全。还有，条形码技术应用之前，不管用哪种方法，档案号都会出现涂改、墨迹不清、裁剪不整等问题，这大大影响了档案的美观和安全，而条码技术由于直接电脑打印在档案封面上，这就让档案显得更加美观、整洁、安全。
除了以上四个方面以外，在利用条码快速编制档案清册、盘点档案等方面也起非常大的作用。
四、基于条码技术的房地产档案管理拓展
房地产档案管理通过利用条码技术使管理手段有了质的飞跃，但是如何使条码存储大容量的房产信息、如何可以远距离的准确盘点房地产档案等，还需要在条码技术上进一步拓展，或采用其他技术与之结合，才能进一步的提高房地产档案的管理信息化手段。
（一）增加存储信息的容量，提高纠错能力
我们目前采取的是一维条码管理档案，一维条码虽然提高了档案的签收与入库速度，但一维条码信息密度低，信息容量小，没有纠错能力。而由房地产档案的专业性、动态性的特点，决定房地产档案需对其专业内容及
上下手交易的动态信息进行关联管理。因此，一维条码不能满足管理的需要，为此，建议采用具有代表性的PDF417二维条码。PDF417条码是一种多层、可变长度、译码可靠性高、保密、防伪性能好、具有高容量和纠错能力的二维条码。其可以容纳1848个字母字符或2729个数字字符，约500个汉字信息。PDF417条码的误码率不超过千万分之一，译码可靠性极高，其采用了世界上最先进的数学纠错算法，如果条码破损面积不超过50%，由于沾污、破损等所丢失的信息一般都可破译出来。
（二）确保信息的保密性
房地产档案具有价值性和法律性的特点，说明了房地产档案是直接关系到房地产所有人的利益档案，它涉及到群众个人隐私，属于永久性保存的秘密级档案。因此，需对在形成房地产档案过程中采集的照片、指纹、签字及其他交易材料信息进行保密性管理。为此，对于保存以上内容的档案建议可以采用二维条码中的汉信码。汉信码可以用来表示数字、英文字母、汉字、图像、声音、多媒体等一切可以二进制化的信息，其将照片、指纹、掌纹、签字、声音、文字等凡可数字化的信息进行编码后，可在码制中预留加密接口的条码。它可以与各种加密算法和密码协议进行集成，因此具有极强的保密防伪性能。汉信码容易制作且成本低，利用现有的点阵、激光、喷墨等打印技术，即可在纸张、卡片表面上印出汉信码。由此所增加的费用仅是油墨的成本，因此可针对房地产档案类型拓展使用汉信码以确保信息的保密性。
（三）提高盘点统计的速度与准确度
按照南宁市房地产市场交易情况，目前每天平均有900宗房地产登记业务，那么全年就有大约25万卷的档案入库管理，面对数量如此快速增长的房地产档案，要定时清点核实，准确统计档案的数量是一件困难较大的问题。而利用条码需要一本本地取出档案实体扫描条码进行盘点统计，增加了工作量而且盘点速度极慢。为了解决这个问题，我们可以在条码系统的基础上结合另一项自动识别技术RFID，即无线射频识别。该技术非接触性是它明显特征。在实际应用中，条码系统中档案目录表、房屋状况表、权属情况表、房屋平面图等房产信息与RFID系统共享，并将以上信息写入RFID电子标签，将标签附着在档案的表面，手持读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的房产电子信息，从而实现对档案信息的远距离、无接触式采集功能，从而提高对房地产档案盘点统计的速度与准确度。
总而言之，条形码技术的应用及拓展已经成为我们管理房地产档案信息化的重要方法和有效手段，在实现档案实体更高程度地电子化、科学化管理上都显示出巨大的发展潜力和广阔的市场前景，以难以想象的速度改变着我们的管理，使我们的房地产档案管理正经历着前所未有的巨变！
[参考文献]
[1]住房和城乡建房部房地产市场监管司.房地产交易与权属登记相关知识[M].人民出版社,2011.
[2]广东省档案局.房地产档案管理[M].中国档案出版社.2003.11.1.
[3]中国物品编码中心.中国自动识别技术协会.条码技术基础[M].武汉大学出版社.2009.7.
[4]中国物品编码中心.二维条码技术与应用[M].中国计量出版社,2007.7.1.
[5]米志强.射频识别（RFID）技术与应用[M].电子工业出版社,2011.8.1.
[作者简介]张春，女，南宁市房产信息管理服务中心主任，工程师，研究生。
[关键词]房地产；档案管理；条码技术；应用
一、房地产档案
（一）房地产档案的特点
房地产档案是房地产管理机构在管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。房地产档案包括房地产物权管理、房地产开发建设、市场秩序和与房地产相关的民生保障等。
房地产档案有其专门的特点。一是专业性。房地产档案产生于房地产登记部门，登记档案材料是专业性材料，有自己专业的管理方法，档案中是以簿、图、档为主要内容的产籍，反映房地产权利状态的来龙去脉，详尽细致、真实可靠。二是动态性。动态性是房地产档案最显著的特点。档案形成后，房地产权利和房地属性并不是固定不变的，随着房屋产权人的变化、房屋的损坏倒塌，城市建设的发展，房地产市场的活跃，房屋的买卖、交换、继承、赠与、分析等引起的房地产物权转移不断发生变化。因此，登记档案中簿、图、档必须作相应更改，房地产物权的动态性，使房地产档案成为“活”档案。三是真实性。房地产档案是房地产物权状态的真实历史记录，这种记录必须与实际相符，记载的权利人、权利范围必须清楚，能在权利审核和排解权利纠纷中起凭证和参考作用。绝不允许使权利人的利益受到损害。四是完整性。房地产档案的完整性体现在房地结合、图档结合。五是价值性。房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要地位，因此，房地产登记档案属于财产档案，有无档案，保管好坏记载得是否准确、全面，将关系到权利人的经济利益。因一纸档案而免受损失几十万或几百万的事例，就是登记档案价值的佐证。六是法律性。由记载房地产权利归属的登记档案，具有法律效力，是房地产登记部门和人民法院确认房屋权利权属、处理房地产纠纷的重要依据。
（二）房地产档案管理现状
南宁市房地产档案馆成立于1980年，是南宁市房地产档案的永久保存基地，是南宁市房地产档案信息管理、利用中心。储存着南宁市民国时期至今，一百多年来230多万卷档案，这些档案在南宁市规划建设、征地拆迁、城管工作、房屋确权、房产纠纷、落实私房政策、旧城改造、房地产开发以及加快南宁市市政建设，提供了不可多得的书面凭据，发挥着举足轻重的作用。
作为政府部门的一个对外接待查询窗口，南宁市房地产档案馆随时接收由各业务部门办结的房地产事件档案，包括房屋初始登记、转移登记、他项利登记、注销登记及其他登记档案。档案馆从最早每年接收数百卷档案到近年来每年随结随收的数十万卷档案，要求档案馆接收档案的时间越来越短，工作人员准确性越来越高，伴之而来的档案流动管理、查询利用量大大增加。目前，档案馆每日接待人次高达700—900人次/每天。
（三）房地产档案管理面临的困境
随着房地产交易市场的活跃，房地产档案数量成几倍增长，各类业务档案的日趋多样化，信息量迅速膨胀，虽然使用档案管理系统进行查档、调档工作，但由于传统档案管理手段所导致的问题日益突显：
1.入库环节多而速度慢
传统方式下，按档案清单人工接收档案，份份清点后入馆先需人工进行分类、排序、装订，然后交由下一位工作人员一份份录入打印每卷档案封面、卷内目录、档案盒的相关信息，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。再由专门的人员分库打印入库清单，最后移交入库，入库时库房接收人员人工清点入库档案份数及核对每份入库档案是否与清单相符。这种操作方式耗费大量劳动和时间，移交环节多，导致较多档案入馆慢，而被长期堆放、不能及时得到整理归档、上架。手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
2.归档位置易错造成严重后果
房地产档案的动态性、价值性及法律性特点是使其利用率高的原因。在每天调档高达上千份或是一份档案一天内多次重复利用的情况下，虽然档案最终都会按位归档，但在档案存取、放回的过程中，由于人工调档的频繁性及随意性和一些不可避免的差错，档案存放的位置难免被打乱，错放其位，造成档案查找困难的严重后果。
3.出入库调档耗时长
随着档案规模越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员在档案系统里查出档案号，根据档案号进入库房找到存放档案的档案架，再根据档案号的流水顺序在档案架的每一格进行流水号查找。一旦档案已经外调或是调出归还时还没有能及时归档上架，那就需要库房人员找到出入库登记表，查找前一次的调档时间、咨询前一位调档人等等，从一个个环节的寻找档案，查找起来盲目而没有头绪，忙乱而没有秩序。
4.档案的盘点效率低
由于档案数量众多，且档案材料都装订成册，每一册档案有簿有厚，均紧贴着排放，因此在盘点档案时需将档案一卷卷的人工抽出盘点，而抽取档案的库房人员因档案本身的重量而需较大的力气去完成档案抽取，如是高位作业，那库房人员的工作难度就更大，一人每天盘点下来最多只有几百份的效率。这种盘点方式并不能及时、准确反映档案储存量的快速增长信息。
鉴于这种现状，我们要面对城市不断的规划与变迁，面对活跃的房地产交易市场，面对档案利用的直线上升，归档档案的逐年大幅增加，每日上千卷档案的调出利用，拿进拿出，然而，听错、看错、写错、拿错、录入错、放错时有发生。为了使档案的利用工作也能与时俱进，适应当前工作的需要，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。
二、条码的概况
条码是由一组规则排列的条、空及其对应的字符或图形组成的标记，用以表示一定的信息，主要有一维条码与具有代表性的PDF417条码、快速响应矩阵码、汉信码等二维条码。条码技术则是集光、机、电和计算机技术于一体的自动识别技术，主要涵盖一维条码技术、二维条码技术。它主要研究如何将信息用条码来表示，以及如何将条码所表示的数据转换为计算机可识别的数据。经过多年的研究和应用实践，条码技术已经发展成为成熟的实用技术，具有操作简单、信息采集速度快、采集信息量大、可靠性高、成本低等优点，因而具有广阔的发展前景。 20世纪80年代末期，条码技术开始在我国得到普及和推广。以条码技术为代表作为一种数据采集的标准化自动识别手段，已经成为21世纪提高我国信息化建设水平，促进国际贸易流通，推进国民经济效益增长，提高人们工作效率。随着应用的不断深入，条码技术正处于一个强劲的集成创新发展期。目前，条码广泛应用政府办公、电子政务、国防、超市管理、仓库管理、农产品跟踪与追溯、票务系统的应用、工业生产流水线、固定资产管理、物流配送、证件管理等多行业。
三、条码在房地产档案管理中的应用
作为新一代物料跟踪与信息自动识别的条码技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。从房地产档案接收、录入、扫描、分类、入库出库、查询利用、统计、盘点，都可利用条形码自始至终的ID定位。条码技术的应用可以大幅提高管理人员的工作效率，同时可以使档案馆显得更整齐美观，也能保证房产档案的安全性。
（一）条码入库
当业务部门办案人员办结每一个房地产案件时，在业务系统中提交该案件电子信息归档并将档案实体一同移交档案馆。档案馆接收人员接到档案时，先是在档案管理系统的条码管理模块中根据办结案件的登记编号查找出该案件，提取案件的房屋坐落、房屋所有权人信息，同时在条码系统中根据已在系统数据库中维护好的房屋坐落分区自动获取库、架、层号及自动生成的档案流水号，与其房屋坐落、房屋所有权人信息结合，通过系统自动生成该份档案的条码，将条码打印在按系统设计好格式的档案封面左上角，移交下步档案装订。装订人员在完成档案装订后，通过扫描枪自动识别每份入库档案的条码内容形成入库清单，根据清单移交库房管理员，库房管理员进行条码扫描，读取档案存放位置入库上架。
（二）条码定位
在档案馆每个库房中通过建立库标、架标、层标来实现对档案的定位；在任一库房出入口建立条码标签，这是库标，记录库房号；在库房内每个档案架上贴有条码标签，该标签称为架标，记录库房档案架的编号；以架标为基础。在每个档案架的每层分别也粘贴条码标签，称其为层标；通过库标、架标、层标的合作管理精确定位档案的位置。库房管理对入库档案条码进行扫描获取存放的库、架、层及档案号信息后，库房管理员利用无线连接掌上电脑的手持激光扫描枪依次读取档案的架标、层标条码，然后读取档案实体条码标签，当电脑显示信息完全吻合，即为档案存放的准确位置。如若档案实体放错位置，则显示出错信息，提示管理员将档案放入正确的位置，这样就解决了档案的乱架问题，从而实现对档案精确定位。
（三）条码借阅
这主要体现在节省了档案借出归还登记时间上。由于房地产档案的动态性特点，使房地产档案的利用率极高，使用条码技术前，档案的借出归还都是利用手工进行登记，这不仅浪费时间，也需要档案管理人员极大的细心以保证正确。条码技术就搭建了这样一个平台，当库房人员在调出或者归还档案时，通过条码扫描快速、准确读取每“件”档案信息，自动在借阅系统中做好出、入库时间的电子记录。入库时条码扫描后，系统自动与数据库中的记录进行核对，以防有不匹配的档案进入库中。保证了档案的有效性和安全性，让档案的借出归还变得非常快速而且准确，确保一“件”不漏，这将大大减少档案登记时间，有利于提高工作效率，节省人力。据统计比较，在使用条码技术后每天调档率可达到180%，是使用前的三倍。
（四）条码安全
使用条码技术后，实现了办公自动化与档案实体管理无缝结合。规范档案实体的出入库管理，最大限度地保证档案的安全。在条形码技术应用前，档案借出调入必须由手工进行操作，这要求档案管理人员必须极度细心，即使如此依然很难做到万无一失，采用条形码管理，使档案入库、上架定位、借阅均将档案实体与计算机系统连接起来。通过条码扫描建立档案实时监控表、各进出点记录表，这两个表格详细记录了档案的流动和存储状态，及时查询到档案的实时状态——在库具体位置、借出人及时间、入库状态中、出库状态中。以确保随时掌握档案存在的状态。如：一份通过条码登记的正在外借档案，如利用超时跟踪软件，对超时未归还的档案进行提醒，都较好地防止了档案外借造成的遗失，最大限度地保证档案的安全。还有，条形码技术应用之前，不管用哪种方法，档案号都会出现涂改、墨迹不清、裁剪不整等问题，这大大影响了档案的美观和安全，而条码技术由于直接电脑打印在档案封面上，这就让档案显得更加美观、整洁、安全。
除了以上四个方面以外，在利用条码快速编制档案清册、盘点档案等方面也起非常大的作用。
四、基于条码技术的房地产档案管理拓展
房地产档案管理通过利用条码技术使管理手段有了质的飞跃，但是如何使条码存储大容量的房产信息、如何可以远距离的准确盘点房地产档案等，还需要在条码技术上进一步拓展，或采用其他技术与之结合，才能进一步的提高房地产档案的管理信息化手段。
（一）增加存储信息的容量，提高纠错能力
我们目前采取的是一维条码管理档案，一维条码虽然提高了档案的签收与入库速度，但一维条码信息密度低，信息容量小，没有纠错能力。而由房地产档案的专业性、动态性的特点，决定房地产档案需对其专业内容及
上下手交易的动态信息进行关联管理。因此，一维条码不能满足管理的需要，为此，建议采用具有代表性的PDF417二维条码。PDF417条码是一种多层、可变长度、译码可靠性高、保密、防伪性能好、具有高容量和纠错能力的二维条码。其可以容纳1848个字母字符或2729个数字字符，约500个汉字信息。PDF417条码的误码率不超过千万分之一，译码可靠性极高，其采用了世界上最先进的数学纠错算法，如果条码破损面积不超过50%，由于沾污、破损等所丢失的信息一般都可破译出来。
（二）确保信息的保密性
房地产档案具有价值性和法律性的特点，说明了房地产档案是直接关系到房地产所有人的利益档案，它涉及到群众个人隐私，属于永久性保存的秘密级档案。因此，需对在形成房地产档案过程中采集的照片、指纹、签字及其他交易材料信息进行保密性管理。为此，对于保存以上内容的档案建议可以采用二维条码中的汉信码。汉信码可以用来表示数字、英文字母、汉字、图像、声音、多媒体等一切可以二进制化的信息，其将照片、指纹、掌纹、签字、声音、文字等凡可数字化的信息进行编码后，可在码制中预留加密接口的条码。它可以与各种加密算法和密码协议进行集成，因此具有极强的保密防伪性能。汉信码容易制作且成本低，利用现有的点阵、激光、喷墨等打印技术，即可在纸张、卡片表面上印出汉信码。由此所增加的费用仅是油墨的成本，因此可针对房地产档案类型拓展使用汉信码以确保信息的保密性。
（三）提高盘点统计的速度与准确度
按照南宁市房地产市场交易情况，目前每天平均有900宗房地产登记业务，那么全年就有大约25万卷的档案入库管理，面对数量如此快速增长的房地产档案，要定时清点核实，准确统计档案的数量是一件困难较大的问题。而利用条码需要一本本地取出档案实体扫描条码进行盘点统计，增加了工作量而且盘点速度极慢。为了解决这个问题，我们可以在条码系统的基础上结合另一项自动识别技术RFID，即无线射频识别。该技术非接触性是它明显特征。在实际应用中，条码系统中档案目录表、房屋状况表、权属情况表、房屋平面图等房产信息与RFID系统共享，并将以上信息写入RFID电子标签，将标签附着在档案的表面，手持读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的房产电子信息，从而实现对档案信息的远距离、无接触式采集功能，从而提高对房地产档案盘点统计的速度与准确度。
总而言之，条形码技术的应用及拓展已经成为我们管理房地产档案信息化的重要方法和有效手段，在实现档案实体更高程度地电子化、科学化管理上都显示出巨大的发展潜力和广阔的市场前景，以难以想象的速度改变着我们的管理，使我们的房地产档案管理正经历着前所未有的巨变！
[参考文献]
[1]住房和城乡建房部房地产市场监管司.房地产交易与权属登记相关知识[M].人民出版社,2011.
[2]广东省档案局.房地产档案管理[M].中国档案出版社.2003.11.1.
[3]中国物品编码中心.中国自动识别技术协会.条码技术基础[M].武汉大学出版社.2009.7.
[4]中国物品编码中心.二维条码技术与应用[M].中国计量出版社,2007.7.1.
[5]米志强.射频识别（RFID）技术与应用[M].电子工业出版社,2011.8.1.
[作者简介]张春，女，南宁市房产信息管理服务中心主任，工程师，研究生。