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[摘要]医保档案是医疗保险经办机构一项重要的基础性工作,既体现了基金管理水平,也体现了服务程度。本文结合通榆县医疗保险档案现状,对医疗保险档案管理的重要性问题进行了探讨,并提出了加强档案管理的措施和办法。
[关键词]档案管理 医保工作
[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)08-0027-01
通榆县基本医疗保险制度改革经历了职工医保、特殊人群医保、居民医保三个阶段,政策基本完善,其服务对象约为12.4万人,年基金收支上亿元。医保档案作为医疗保险经办机构各项工作中一项重要的基础性工作,它既体现了基金管理的水平,也代表着服务程度,因此要不断加强医保档案管理。
一、通榆县医疗保险档案现状
(一)医疗保险档案种类多、数量大
其大概分为这几种:从时间上可分为现行档案、历史档案;从部门上可分为医疗档案、文书档案、财务档案、结算档案、基金档案;从形成方式上可分为原始档案、报表档案、参保人员档案;从档案存在的形式上可分为书面档案和数据档案等。从档案数量方面看,财务档案每年大概要有二百多本,文书、结算、医疗、基金和档案每年约有一百多本,数量之多,同时整理归纳工作也非常多。
(二)医疗保险档案软件不强、硬件相对较差
通榆县医疗保险档案软件弱主要表现为以下两个方面:其一,数据档案所使用的医疗保险运行软件,正处于过渡阶段,属于使用与完善相结合阶段,软件使用上缺乏指导,医疗保险政策的灵活性使得部分软件不能适应工作的需求,而各单位在办公软件技术方面也相对单薄;其二,缺乏统一完善的档案管理系统,各办公室工作人员仅靠多年的工作经验来工作,很难适应长期的工作需求。同时,对医疗保险档案硬件的投入也相对较少,缺少一个标准的档案储藏室,工作人员相对不足,缺少固定稳妥的管理人员。
(三)医疗保险档案搜集缺乏完整性,归档不够及时
通榆县医保档案搜集完整性的缺乏主要表现为:没有统一的管理,行政科的文书档案有些保存在个人手中,基金科一些参保单位的档案信息仍不全,医疗科的大病患者、转诊查治备案人员没有书面台账,结算科的定点服务机构软、硬件维护记录不全,财务科的各类人群、各单位基金收支台账需要建立等。现有搜集到的各类档案中,财务科的医疗费用结报档案、基金科的参保档案和结算科的居民参保档案数量多、装订工作量大,所以归档不够及时,有的散放在科室。
二、加强医疗保险档案管理的重要性
(一)档案资料可以为领导决策提供依据
医疗保险档案主要是基金的管理,合理规范的档案管理有利于数据的统计,账目的核对和基金收支的情况分析,能及时向领导反馈基金的运作情况,为领导做出正确合理的决策提供依据。
(二)档案资料可以更好地为参保人员服务
参保资料是参保人员的基本信息,这些资料可以准确地记录参保人员的痕迹、费用记录和年限计算依据,现金结报资料作为基金支付的重要凭证,可以为参保人员的查阅提供方便,政策宣传资料可以让参保人员及时了解医疗保险参保的相关规定,如果这些档案资料缺乏完整性,不能及时归档工作,都会为参保人员带来很多不便。
(三)档案管理有利于加强各项工作
领导机关检查工作要看档案,优质服务评比主要靠服务台账,加强医疗监督和费用控制离不开第一手患者资料,财务核算依据的是科学、完善的报表体系,基金计划编制更离不开参保对象的申报资料,所以说加强档案管理有利于加强各项工作。
鉴于医疗档案的重要性,作为医疗档案从业者,我们就要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,定期接收档案,妥善保管好档案,为档案的利用创造条件,提供方便,特别要做到:维护好历史的真实面貌;忠于和热爱档案事业;具备全心全意为人民服务的精神;有良好的保密习惯;树立高度的法制意识和观念。同时要具有创新意识,以饱满的工作热情、奋发向上的精神,为发挥医疗档案事业的作用多做贡献。
三、加强档案管理的措施和办法
(一)开展“档案管理年”活动,做好档案基础工作
2009年年底,我们就确定今年为“档案管理年”,专门召开会议专题研究开展“档案管理年”活动的部署,行政科根据会议研究情况,结合本单位档案工作现状,制定开展“档案管理年”活动的方案。今年的“档案管理年”活动的目标是创建吉林省医疗保险档案管理达标单位,因此我们紧紧围绕这一目标,抓硬件建设,争取基金和人力的投入,各科室抓住档案搜集、整理和归档各环节,档案专门人员负责按照档案管理标准检查、验收,确保“档案管理年”活动取得实实在在的效果。
(二)加强档案法律知识学习,强化档案管理责任
在学习方面,不仅要学习医疗保险业务流程,而且要加强档案管理法规、档案管理标准和档案具体业务,采取“走出去”策略,向档案管理好的单位学习,也可以“请进来”,让档案专家现场指导,从而不断提高本单位档案管理的整体水平。在强化责任方面,不仅要落实领导责任,明确专门人员抓落实,而且要把档案具体业务要求制定到每个人的工作职责中。
(三)不断完善档案查询系统,提高便民利民服务水平
目前,我县医疗保险档案查询主要是个人账户查询和现金结报情况查询。2008年,我们在医保服务大厅设立了触摸屏查询和劳动保障网网上查询,参保人员可自由查询医疗保险参保信息。另外,还将根据参保人员健康情况,建立健康信息的相关查询系统,比如说参保人员曾经患什么病、用过什么药、在什么医院就诊过等,方便用人单位和参保个人查询,也有利于加强对重大慢性病人医疗费用支付的控制。
[关键词]档案管理 医保工作
[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)08-0027-01
通榆县基本医疗保险制度改革经历了职工医保、特殊人群医保、居民医保三个阶段,政策基本完善,其服务对象约为12.4万人,年基金收支上亿元。医保档案作为医疗保险经办机构各项工作中一项重要的基础性工作,它既体现了基金管理的水平,也代表着服务程度,因此要不断加强医保档案管理。
一、通榆县医疗保险档案现状
(一)医疗保险档案种类多、数量大
其大概分为这几种:从时间上可分为现行档案、历史档案;从部门上可分为医疗档案、文书档案、财务档案、结算档案、基金档案;从形成方式上可分为原始档案、报表档案、参保人员档案;从档案存在的形式上可分为书面档案和数据档案等。从档案数量方面看,财务档案每年大概要有二百多本,文书、结算、医疗、基金和档案每年约有一百多本,数量之多,同时整理归纳工作也非常多。
(二)医疗保险档案软件不强、硬件相对较差
通榆县医疗保险档案软件弱主要表现为以下两个方面:其一,数据档案所使用的医疗保险运行软件,正处于过渡阶段,属于使用与完善相结合阶段,软件使用上缺乏指导,医疗保险政策的灵活性使得部分软件不能适应工作的需求,而各单位在办公软件技术方面也相对单薄;其二,缺乏统一完善的档案管理系统,各办公室工作人员仅靠多年的工作经验来工作,很难适应长期的工作需求。同时,对医疗保险档案硬件的投入也相对较少,缺少一个标准的档案储藏室,工作人员相对不足,缺少固定稳妥的管理人员。
(三)医疗保险档案搜集缺乏完整性,归档不够及时
通榆县医保档案搜集完整性的缺乏主要表现为:没有统一的管理,行政科的文书档案有些保存在个人手中,基金科一些参保单位的档案信息仍不全,医疗科的大病患者、转诊查治备案人员没有书面台账,结算科的定点服务机构软、硬件维护记录不全,财务科的各类人群、各单位基金收支台账需要建立等。现有搜集到的各类档案中,财务科的医疗费用结报档案、基金科的参保档案和结算科的居民参保档案数量多、装订工作量大,所以归档不够及时,有的散放在科室。
二、加强医疗保险档案管理的重要性
(一)档案资料可以为领导决策提供依据
医疗保险档案主要是基金的管理,合理规范的档案管理有利于数据的统计,账目的核对和基金收支的情况分析,能及时向领导反馈基金的运作情况,为领导做出正确合理的决策提供依据。
(二)档案资料可以更好地为参保人员服务
参保资料是参保人员的基本信息,这些资料可以准确地记录参保人员的痕迹、费用记录和年限计算依据,现金结报资料作为基金支付的重要凭证,可以为参保人员的查阅提供方便,政策宣传资料可以让参保人员及时了解医疗保险参保的相关规定,如果这些档案资料缺乏完整性,不能及时归档工作,都会为参保人员带来很多不便。
(三)档案管理有利于加强各项工作
领导机关检查工作要看档案,优质服务评比主要靠服务台账,加强医疗监督和费用控制离不开第一手患者资料,财务核算依据的是科学、完善的报表体系,基金计划编制更离不开参保对象的申报资料,所以说加强档案管理有利于加强各项工作。
鉴于医疗档案的重要性,作为医疗档案从业者,我们就要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,定期接收档案,妥善保管好档案,为档案的利用创造条件,提供方便,特别要做到:维护好历史的真实面貌;忠于和热爱档案事业;具备全心全意为人民服务的精神;有良好的保密习惯;树立高度的法制意识和观念。同时要具有创新意识,以饱满的工作热情、奋发向上的精神,为发挥医疗档案事业的作用多做贡献。
三、加强档案管理的措施和办法
(一)开展“档案管理年”活动,做好档案基础工作
2009年年底,我们就确定今年为“档案管理年”,专门召开会议专题研究开展“档案管理年”活动的部署,行政科根据会议研究情况,结合本单位档案工作现状,制定开展“档案管理年”活动的方案。今年的“档案管理年”活动的目标是创建吉林省医疗保险档案管理达标单位,因此我们紧紧围绕这一目标,抓硬件建设,争取基金和人力的投入,各科室抓住档案搜集、整理和归档各环节,档案专门人员负责按照档案管理标准检查、验收,确保“档案管理年”活动取得实实在在的效果。
(二)加强档案法律知识学习,强化档案管理责任
在学习方面,不仅要学习医疗保险业务流程,而且要加强档案管理法规、档案管理标准和档案具体业务,采取“走出去”策略,向档案管理好的单位学习,也可以“请进来”,让档案专家现场指导,从而不断提高本单位档案管理的整体水平。在强化责任方面,不仅要落实领导责任,明确专门人员抓落实,而且要把档案具体业务要求制定到每个人的工作职责中。
(三)不断完善档案查询系统,提高便民利民服务水平
目前,我县医疗保险档案查询主要是个人账户查询和现金结报情况查询。2008年,我们在医保服务大厅设立了触摸屏查询和劳动保障网网上查询,参保人员可自由查询医疗保险参保信息。另外,还将根据参保人员健康情况,建立健康信息的相关查询系统,比如说参保人员曾经患什么病、用过什么药、在什么医院就诊过等,方便用人单位和参保个人查询,也有利于加强对重大慢性病人医疗费用支付的控制。