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【摘要】本文对行政事业单位如何利用OFFICE中的ACCESS和EXCEL巧妙计算表外工资应扣个人所得税及利用EXCEL制作表外工资在线查询系统进行探讨，以期提高工作效率、降低误差、加强工资管理。
目前，行政事业单位工资主要是通过财政部研制的单位工资管理系统核算的，发放的项目有一定的规定，个人所得税、工资条由系统自动产生。然而有一些如加班费、奖金等表外工资则每个月由财务人员抄发，传统的手工核算十分复杂、费时，尤其计算个人所得税时有误差。如何准确地计算表外工资的个人所得税以及让员工明白表外工资的项目、应扣所得税及实发金额显得十分重要。笔者试通过将原工资系统中的数据导出，利用OFFICE中的ACCESS的链接功能、EXCEL强大的函数计算功能巧妙地计算个人所得税以及制作在线查询系统，让每位员工通过网络去查询自己每月的表外工资情况。具体步骤操作如下：
一、导出工资管理系统数据
（一）设置工资查询格式（以行政为例）
打开单位工资管理系统，点击【查询统计】－【设置工资查询格式】－【行政】，在格式编码中输入“00000001”，格式备注为“行政工资”，打印标题为“行政人员月度工资”，将人事项名称及工资项名称下方的姓名、身份证号、应发工资、扣公积金、扣医疗补贴、扣养老保险、通讯费、失业保险、个人所得税，分别选中并点击“添加”，最后“保存”、“返回”（见表1）。
（二）查询多人工资并保存为EXCEL文件
第四步，利用EXCEL函数计算表外工资所得税，生成表外工资表
打开上一步所生成的EXCEL文件，这时表中所有数字均以文本类型存在，现将所有数字由文本类型改为数值类型。1.将数字区的空格全部输入0，选中所有数字区，点击【格式】－【单元格】，选中“数值”，单击【确定】，再将数字区的小数点全部再替换为小数点，具体：点击【编辑】－【替换】，分别在“查找内容”、“替换为”中输入小数点，点击全部替换，这样文本型就全部变为数值类型了。在单元格N2中输入“＝IF（（M2 C2 D2 E2 F2－G2－H2－I2－J2
－K2－1600）>0，M2 C2 D2 E2 F2－G2－H2－I2－J2－K2
－1600，0）”表示应税所得额只有达到起征点1600元才征税，否则不征税（见表3，说明：表3中因版面因素将账号隐藏）。在单元格O2中输入“＝ROUND（IF（N2＜＝500，N2×0.05，IF（N2＜＝2000，N2
×10％－25，IF（N2＜＝5000，N2×15％－125，IF（N2＜＝20000，N2×20％－375，IF（N2＜＝40000，N2×25％－1375，N2×30％－3375）））））。2.这里运用IF函数的层层嵌套计算个人所得税以及ROUND函数对所计算的个人所得税四舍五入。再利用“填充柄”，自动生成相应数据。最后再通过复制、粘贴、运算等简单操作产生表外工资表，工作表命名为“8月”。（见表4）
三、建立表外工资在线查询系统
第一步，在上一步中最后表外工资表中插入两张工作表，分别命名为“人员信息”、“查询系统”。在“人员信息”工作表中依次输入每位员工的“账号”、“姓名”、“部门”。建立如图5所示的“查询系统”工作表，在单元格B4中输入＝IF（$B$4＝“”，“”，IF（ISERROR（VLOOKUP（$B$4，人员信息！$A$1：$C$538，2，FALSE）），“该员工不存在”，VLOOKUP（$B$4，人员信息！$A$1：$C$538，2，FALSE）））。其中：人员信息！$A$1：$C$538表示人员信息的范围，A－C代表的是列，1—538代表的是行。该函数表示从“人员信息”工作表$A$1：$C$538区域的第1列查找，如果不存在“查询系统”中单元格B3中输入的账号，则输出“该员工不存在”；若存在，则输出“人员信息”工作表账号所对应员工的姓名。在单元格A6中输入“＝IF（G6＝0，“”，200708）”表示当“实发金额＝0，则为空格，否则为发放表外工资所在的月份。显示查询某人表外工资情况则在单元格中输入“＝IF（ISERROR（VLOOKUP（$B$4，‘8月’！$B$1：$K$538，×，FALSE）），“”，VLOOKUP（$B$4，‘8月’！$B$1：$K$538，×，FALSE）），从午餐补贴到部门只要分别将×换为2，3，4，5，6，7，8。在单元格B3中输入账号后其他数据将自动生成，为了避免其他数据种种原因发生变动，可对其他单元格作相应的限制。具体：按“CTRL A”选中整个工作表，单击【格式】－【单元格】－【保护】，在“锁定”打上钩后确定；然后激活要输入“账号”的单元格B3；再用同样方法取消“锁定”；最后单击【工具】－【保护】－【保护工作表】输入相应密码后“确定。这样只能在要输入“账号”的单元格中输入数据，其他单元格均不能输入数据。见表5。
第二步，将“查询系统”表保存为交互式网页，上传到网上，实现真正在线查询
首先打开“人员信息”工作表，按“CTRL A”选中整个工作表，点击【格式】－【行】－【隐藏】把“人员信息”工作表的行隐藏，再点击【格式】－【工作表】－【隐藏】把整个工作表隐藏。同样可以将“8月”工作表隐藏；然后点击【文件】－【另存为】，在“保存类型”下拉列表中选择“web页”，同时选中“添加交互”选项，给文件命名后保存，制作好网页；最后将网页上传到服务器上，向各位员工公布访问的网站。至此，表外工资在线查询功能已完整实现。只要打开网站，正确输入任何一员工的工资账号，则该员工所在月份的表外工资所有情况将自动显示；否则，显示“该员工不存在”。
目前，行政事业单位工资主要是通过财政部研制的单位工资管理系统核算的，发放的项目有一定的规定，个人所得税、工资条由系统自动产生。然而有一些如加班费、奖金等表外工资则每个月由财务人员抄发，传统的手工核算十分复杂、费时，尤其计算个人所得税时有误差。如何准确地计算表外工资的个人所得税以及让员工明白表外工资的项目、应扣所得税及实发金额显得十分重要。笔者试通过将原工资系统中的数据导出，利用OFFICE中的ACCESS的链接功能、EXCEL强大的函数计算功能巧妙地计算个人所得税以及制作在线查询系统，让每位员工通过网络去查询自己每月的表外工资情况。具体步骤操作如下：
一、导出工资管理系统数据
（一）设置工资查询格式（以行政为例）
打开单位工资管理系统，点击【查询统计】－【设置工资查询格式】－【行政】，在格式编码中输入“00000001”，格式备注为“行政工资”，打印标题为“行政人员月度工资”，将人事项名称及工资项名称下方的姓名、身份证号、应发工资、扣公积金、扣医疗补贴、扣养老保险、通讯费、失业保险、个人所得税，分别选中并点击“添加”，最后“保存”、“返回”（见表1）。
（二）查询多人工资并保存为EXCEL文件
第四步，利用EXCEL函数计算表外工资所得税，生成表外工资表
打开上一步所生成的EXCEL文件，这时表中所有数字均以文本类型存在，现将所有数字由文本类型改为数值类型。1.将数字区的空格全部输入0，选中所有数字区，点击【格式】－【单元格】，选中“数值”，单击【确定】，再将数字区的小数点全部再替换为小数点，具体：点击【编辑】－【替换】，分别在“查找内容”、“替换为”中输入小数点，点击全部替换，这样文本型就全部变为数值类型了。在单元格N2中输入“＝IF（（M2 C2 D2 E2 F2－G2－H2－I2－J2
－K2－1600）>0，M2 C2 D2 E2 F2－G2－H2－I2－J2－K2
－1600，0）”表示应税所得额只有达到起征点1600元才征税，否则不征税（见表3，说明：表3中因版面因素将账号隐藏）。在单元格O2中输入“＝ROUND（IF（N2＜＝500，N2×0.05，IF（N2＜＝2000，N2
×10％－25，IF（N2＜＝5000，N2×15％－125，IF（N2＜＝20000，N2×20％－375，IF（N2＜＝40000，N2×25％－1375，N2×30％－3375）））））。2.这里运用IF函数的层层嵌套计算个人所得税以及ROUND函数对所计算的个人所得税四舍五入。再利用“填充柄”，自动生成相应数据。最后再通过复制、粘贴、运算等简单操作产生表外工资表，工作表命名为“8月”。（见表4）
三、建立表外工资在线查询系统
第一步，在上一步中最后表外工资表中插入两张工作表，分别命名为“人员信息”、“查询系统”。在“人员信息”工作表中依次输入每位员工的“账号”、“姓名”、“部门”。建立如图5所示的“查询系统”工作表，在单元格B4中输入＝IF（$B$4＝“”，“”，IF（ISERROR（VLOOKUP（$B$4，人员信息！$A$1：$C$538，2，FALSE）），“该员工不存在”，VLOOKUP（$B$4，人员信息！$A$1：$C$538，2，FALSE）））。其中：人员信息！$A$1：$C$538表示人员信息的范围，A－C代表的是列，1—538代表的是行。该函数表示从“人员信息”工作表$A$1：$C$538区域的第1列查找，如果不存在“查询系统”中单元格B3中输入的账号，则输出“该员工不存在”；若存在，则输出“人员信息”工作表账号所对应员工的姓名。在单元格A6中输入“＝IF（G6＝0，“”，200708）”表示当“实发金额＝0，则为空格，否则为发放表外工资所在的月份。显示查询某人表外工资情况则在单元格中输入“＝IF（ISERROR（VLOOKUP（$B$4，‘8月’！$B$1：$K$538，×，FALSE）），“”，VLOOKUP（$B$4，‘8月’！$B$1：$K$538，×，FALSE）），从午餐补贴到部门只要分别将×换为2，3，4，5，6，7，8。在单元格B3中输入账号后其他数据将自动生成，为了避免其他数据种种原因发生变动，可对其他单元格作相应的限制。具体：按“CTRL A”选中整个工作表，单击【格式】－【单元格】－【保护】，在“锁定”打上钩后确定；然后激活要输入“账号”的单元格B3；再用同样方法取消“锁定”；最后单击【工具】－【保护】－【保护工作表】输入相应密码后“确定。这样只能在要输入“账号”的单元格中输入数据，其他单元格均不能输入数据。见表5。
第二步，将“查询系统”表保存为交互式网页，上传到网上，实现真正在线查询
首先打开“人员信息”工作表，按“CTRL A”选中整个工作表，点击【格式】－【行】－【隐藏】把“人员信息”工作表的行隐藏，再点击【格式】－【工作表】－【隐藏】把整个工作表隐藏。同样可以将“8月”工作表隐藏；然后点击【文件】－【另存为】，在“保存类型”下拉列表中选择“web页”，同时选中“添加交互”选项，给文件命名后保存，制作好网页；最后将网页上传到服务器上，向各位员工公布访问的网站。至此，表外工资在线查询功能已完整实现。只要打开网站，正确输入任何一员工的工资账号，则该员工所在月份的表外工资所有情况将自动显示；否则，显示“该员工不存在”。