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【摘 要】规范化、标准化的管理档案工作，是如今档案管理工作的重要环节，搞好硬件建设，并同时做好文书处理工作，这些都是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。并且，在档案管理工作中，加强管理，加强监督，找到其中存在的问题，并提出解决方法。
【关键词】信息电子化；档案创新服务；文书管理
一、声像档案是一个单位档案的重要组成部分
由国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录被称为声像档案。以下几点就是对如何坚强声像档案的管理提出的对策和建议：
（一）做好宣传工作，提高认知程度，争取得到领导的重视。档案工作并不仅仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，要想做好档案工作就少不了各级领导的重视。所以在争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持引起社会关注的同时提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，创造一种良好的档案工作氛围，然后，就是要抓住机遇，服务中心工作。
（二）加强管理工作，制定相关办法，狠抓制度落实。要加强管理必须建立相应的管理制度，并且加强规范管理，将产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定严格的规章制度，防止档案的分散流失，杜绝归为己有。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训。对于声像档案管理，档案行政管理部门应加强监督指导工作，并且对档案实行目标管理、年度执法检查等方法，注重专业方面的培训，全面加强工作人员的有关专业知识和技能的提高，为声像档案奠定了良好的基础。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道。声像档案的收集和整理要有一定的完整性，有的时候可以实施必要堵塞行政手段和物质保障来建立并疏通收集渠道，并且通过多种形式收集。从实际出发，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
二、档案信息电子化
是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面；4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，扩大社会影响，拓宽服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高；5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
三、网络环境下的档案创新服务
就目前而言，档案工作人员应把工作重点放在开发和利用档案信息资源上，通过不断的对档案服务机制的创新，来为经济建设主战场以及全面建设小康社会服务。通过计算机网络为用户提供服务，加强各项事务管理，来促进档案管理实现现代化。
四、档案管理的问题
档案管理仍有不统一的漏洞问题，在人员配备和案卷数量方面都有差距。另外上级和下级的档案管理不统一，这样就造成在执行档案工作的有衔接不上的问题出现，所以在档案管理时一定要做到上下级规范统一。档案工作是一个系统工程，有其自身的形成和发展规律，制定档案工作规范，就必须把档案工作的发展规律和现代化管理手段有机地结合起来。按照《档案法》的要求，对全国的档案实行统一制度、分散管理。这就要求在制定档案管理规范过程中，国家要统筹协调制定出统一的档案管理制度来。如果做不到这一点档案工作就很难实现规范化。
总体来说，档案工作的管理队伍转型也素质比较低，主要针对的是基层档案队伍对档案的理论知识比较匮乏。目前在职的档案人员多数没有经过档案专业理论的学习，又没有经过高级专业培训。没有丰富的专业理论作指导就不可能在工作中取得好的效，因此，要丰富档案工作者的理论知识和业务能力，把工作重点放在加强档案工作队伍的建设上，运用现代化的管理，启用高素质的管理人才。积极促进档案事业的发展。另外对于现在的在职人员，也同样不可以松懈，要加钱培训，让管理队伍向高水准、高文化的方向发展。
五、文书管理的规范化和标准化
在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
（一）公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。一是规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式为横写横排，左侧装订；二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
（二）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入；同时，又要注意防止应归档文件的散失。
（三）提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；另一方面要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
伴随我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。它克服了以往工作环节、工作程序的重复、雷同，将文件和档案作为统一的系统工程，加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想，在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。
【关键词】信息电子化；档案创新服务；文书管理
一、声像档案是一个单位档案的重要组成部分
由国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录被称为声像档案。以下几点就是对如何坚强声像档案的管理提出的对策和建议：
（一）做好宣传工作，提高认知程度，争取得到领导的重视。档案工作并不仅仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，要想做好档案工作就少不了各级领导的重视。所以在争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持引起社会关注的同时提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，创造一种良好的档案工作氛围，然后，就是要抓住机遇，服务中心工作。
（二）加强管理工作，制定相关办法，狠抓制度落实。要加强管理必须建立相应的管理制度，并且加强规范管理，将产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定严格的规章制度，防止档案的分散流失，杜绝归为己有。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训。对于声像档案管理，档案行政管理部门应加强监督指导工作，并且对档案实行目标管理、年度执法检查等方法，注重专业方面的培训，全面加强工作人员的有关专业知识和技能的提高，为声像档案奠定了良好的基础。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道。声像档案的收集和整理要有一定的完整性，有的时候可以实施必要堵塞行政手段和物质保障来建立并疏通收集渠道，并且通过多种形式收集。从实际出发，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
二、档案信息电子化
是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面；4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，扩大社会影响，拓宽服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高；5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
三、网络环境下的档案创新服务
就目前而言，档案工作人员应把工作重点放在开发和利用档案信息资源上，通过不断的对档案服务机制的创新，来为经济建设主战场以及全面建设小康社会服务。通过计算机网络为用户提供服务，加强各项事务管理，来促进档案管理实现现代化。
四、档案管理的问题
档案管理仍有不统一的漏洞问题，在人员配备和案卷数量方面都有差距。另外上级和下级的档案管理不统一，这样就造成在执行档案工作的有衔接不上的问题出现，所以在档案管理时一定要做到上下级规范统一。档案工作是一个系统工程，有其自身的形成和发展规律，制定档案工作规范，就必须把档案工作的发展规律和现代化管理手段有机地结合起来。按照《档案法》的要求，对全国的档案实行统一制度、分散管理。这就要求在制定档案管理规范过程中，国家要统筹协调制定出统一的档案管理制度来。如果做不到这一点档案工作就很难实现规范化。
总体来说，档案工作的管理队伍转型也素质比较低，主要针对的是基层档案队伍对档案的理论知识比较匮乏。目前在职的档案人员多数没有经过档案专业理论的学习，又没有经过高级专业培训。没有丰富的专业理论作指导就不可能在工作中取得好的效，因此，要丰富档案工作者的理论知识和业务能力，把工作重点放在加强档案工作队伍的建设上，运用现代化的管理，启用高素质的管理人才。积极促进档案事业的发展。另外对于现在的在职人员，也同样不可以松懈，要加钱培训，让管理队伍向高水准、高文化的方向发展。
五、文书管理的规范化和标准化
在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
（一）公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。一是规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式为横写横排，左侧装订；二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
（二）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入；同时，又要注意防止应归档文件的散失。
（三）提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；另一方面要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
伴随我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。它克服了以往工作环节、工作程序的重复、雷同，将文件和档案作为统一的系统工程，加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想，在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。