论文部分内容阅读
当今世界已经进入到网络信息时代，传统的档案管理受到了前所未有的冲击和发展机遇。作为人类记忆的档案的形式及其管理模式的转变成为档案界关注的焦点，档案工作者们也在档案工作实践中不断摸索数字化的档案管理方法。
一、数字化档案管理的内容
数字化档案管理的内容主要包括传统档案的数字化及原生数字档案的保存。在数字化时代，档案管理工作面临着两大任务：传统档案的数字化及数字档案保存的长期性。
档案的发展主要经历了三个发展时期：一是实物、纸质文件时代，从几千年前伴随文字的出现，档案就出现了。直到纸张的发明，人类的档案工作也越来越规范：二是档案目录计算机辅助管理时代，通过计算机对档案目录的检索。加快了纸质档案调阅的速度和管理：三是档案内容扫描数字化处理储存时代，即当前的传统档案数字化。
在未来的档案管理工作中，原生性数字档案将会是档案管理的重要部分，所以对于电子文件的处理及其长期保存是数字化档案管理的重要内容。2005年4月1日起施行的《中华人民共和国电子签名法》是实现电子文件管理法制化的法律保障。也是认可电子文件法律效力的基本依据。该法第十四条规定：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这为电子文件的普及应用提供了必要的技术保障，数字档案的数量将迅速增加，因此，原生数字档案管理是未来档案管理的中心内容。
二、数字化档案管理的意义
数字化档案管理是档案事业信息化的标志之一，数字化档案管理顺应时代要求，在信息社会中占有重要地位，具有重要意义。
数字档案管理改变了传统的档案管理方式，与信息社会相适应。传统的档案查阅必须到档案保管现场，查找档案内容费时费力，直接导致了社会对档案利用不足。随着数字化档案的出现，人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，数字化档案管理肩负着整理和保存人类新类型信息的责任。
数字化档案管理缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。档案信息成果可多份拷贝，扩大社会影响，拓宽服务范围，极大地提高了档案管理和使用效率，提高了档案部门的社会地位。
加强档案信息化建设是档案工作适应社会信息化的必然趋势，是加速档案管理现代化的客观要求。数字化档案管理是真正意义上的档案事业现代化，促进了电子文件的使用，有利于政府信息公开和电子政务等信息活动的展开，使档案工作与信息高速公路顺利接轨。
三、数字化档案管理存在的问题
部分领导和档案工作人员对档案数字化建设的重要性和必要性认识不清。部分领导缺乏宏观规划和管理，对档案数字化建设的总体思路和目标不明确，资源共建与共享意识不强。档案工作人员过分依赖于传统的管理体制和管理方式。缺乏开拓创新精神。对档案信息化建设不屑一顾，使档案数字化建设仅仅停留在计算机硬件配置和目录输入的起步工作上。
档案数字化管理的经费不足严重制约着数字化档案管理的进行。数字化档案管理经费不足直接导致档案设施老化，数字档案保护不得当，阻碍了数字化档案管理的发展。数字化档案建设和管理是一项投入高、回报周期长的工程。经费短缺、资金不足一直困扰着数字档案管理者。
数字化档案管理工作系统还不健全。作为新兴事物的数字化档案，还没有为社会所有部门接受，因此档案文件的产生与档案管理环节脱节，给数字档案管理工作增加了负担。即使档案产生时考虑到数字档案归档环节，但由于业务能力所限。也很难将档案产生与数字档案管理很好地衔接。
数字档案工作者的业务能力有待提高。目前，绝大部分档案工作者是从学习管理传统档案开始的，因此对于数字档案管理并不熟悉。档案工作者的专业背景复杂，年龄和文化知识结构不合理等都制约了数字化档案管理工作的开展。部分档案工作者缺乏开创进取精神，无心致力于数字化档案管理。
四、数字化档案管理的几点建议
首先要转变思想。提高对数字化档案管理的认识高度。社会是不断发展的，各社会实体的档案管理也要紧跟时代，数字化档案是档案管理的重点。数字档案的产生给档案资源建设、管理和服务带来了新的挑战，同时也为档案管理带来了极大的机遇，无论是档案工作人员还是部门领导者都应抓住机遇，促进本部门档案工作在数字化进程中的发展，从思想上重视数字化档案管理。
数字档案馆的建立是数字档案管理的必然要求。数字化档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。随着计算机网络运行速度的大幅度提高，网络的进一步延伸，数字化技术的日新月异，数字档案馆的优势将会越来越明显。数字档案馆是传统档案馆的发展，是以传统档案馆为基础的，传统档案的某些管理方法、经验和原则将会在数字档案馆的管理系统中得以体现。数字档案馆的馆藏内容。即各种数据库的内容，将完全包括传统档案馆原有馆藏内容，而且数字档案馆能有效地实现档案信息的集中与共享。数字档案馆更加注重提供档案的使用。通过档案网站的建设，以主页的方式提供相关档案服务、开展档案宣传。
迅速培养数字化档案管理者。把好人才人口关，注意引进招聘有专业知识、专业技术的档案人才充实档案队伍。对原有员工进行在岗培训。使其快速适应数字化档案管理。注重人才的使用。敢于大胆使用具有专业理论知识和技术的年轻干部。同时要稳定档案工作队伍，档案工作连续性强，特别是基础业务和规章制度的建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应和逐步完善。数字信息时代。社会飞速发展，档案部门工作人员知识老化快、新技术知识贫乏，对现有工作人员的继续教育是一项刻不容缓的工作。
以计算机和网络为核心的数字化时代深刻地影响了社会生活的各个方面，作为人类记忆的档案和档案管理也受到了冲击，档案管理的模式正在从传统的实体管理向数字化档案管理迈进，档案工作者要加强数字化档案管理的学习。
一、数字化档案管理的内容
数字化档案管理的内容主要包括传统档案的数字化及原生数字档案的保存。在数字化时代，档案管理工作面临着两大任务：传统档案的数字化及数字档案保存的长期性。
档案的发展主要经历了三个发展时期：一是实物、纸质文件时代，从几千年前伴随文字的出现，档案就出现了。直到纸张的发明，人类的档案工作也越来越规范：二是档案目录计算机辅助管理时代，通过计算机对档案目录的检索。加快了纸质档案调阅的速度和管理：三是档案内容扫描数字化处理储存时代，即当前的传统档案数字化。
在未来的档案管理工作中，原生性数字档案将会是档案管理的重要部分，所以对于电子文件的处理及其长期保存是数字化档案管理的重要内容。2005年4月1日起施行的《中华人民共和国电子签名法》是实现电子文件管理法制化的法律保障。也是认可电子文件法律效力的基本依据。该法第十四条规定：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这为电子文件的普及应用提供了必要的技术保障，数字档案的数量将迅速增加，因此，原生数字档案管理是未来档案管理的中心内容。
二、数字化档案管理的意义
数字化档案管理是档案事业信息化的标志之一，数字化档案管理顺应时代要求，在信息社会中占有重要地位，具有重要意义。
数字档案管理改变了传统的档案管理方式，与信息社会相适应。传统的档案查阅必须到档案保管现场，查找档案内容费时费力，直接导致了社会对档案利用不足。随着数字化档案的出现，人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，数字化档案管理肩负着整理和保存人类新类型信息的责任。
数字化档案管理缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。档案信息成果可多份拷贝，扩大社会影响，拓宽服务范围，极大地提高了档案管理和使用效率，提高了档案部门的社会地位。
加强档案信息化建设是档案工作适应社会信息化的必然趋势，是加速档案管理现代化的客观要求。数字化档案管理是真正意义上的档案事业现代化，促进了电子文件的使用，有利于政府信息公开和电子政务等信息活动的展开，使档案工作与信息高速公路顺利接轨。
三、数字化档案管理存在的问题
部分领导和档案工作人员对档案数字化建设的重要性和必要性认识不清。部分领导缺乏宏观规划和管理，对档案数字化建设的总体思路和目标不明确，资源共建与共享意识不强。档案工作人员过分依赖于传统的管理体制和管理方式。缺乏开拓创新精神。对档案信息化建设不屑一顾，使档案数字化建设仅仅停留在计算机硬件配置和目录输入的起步工作上。
档案数字化管理的经费不足严重制约着数字化档案管理的进行。数字化档案管理经费不足直接导致档案设施老化，数字档案保护不得当，阻碍了数字化档案管理的发展。数字化档案建设和管理是一项投入高、回报周期长的工程。经费短缺、资金不足一直困扰着数字档案管理者。
数字化档案管理工作系统还不健全。作为新兴事物的数字化档案，还没有为社会所有部门接受，因此档案文件的产生与档案管理环节脱节，给数字档案管理工作增加了负担。即使档案产生时考虑到数字档案归档环节，但由于业务能力所限。也很难将档案产生与数字档案管理很好地衔接。
数字档案工作者的业务能力有待提高。目前，绝大部分档案工作者是从学习管理传统档案开始的，因此对于数字档案管理并不熟悉。档案工作者的专业背景复杂，年龄和文化知识结构不合理等都制约了数字化档案管理工作的开展。部分档案工作者缺乏开创进取精神，无心致力于数字化档案管理。
四、数字化档案管理的几点建议
首先要转变思想。提高对数字化档案管理的认识高度。社会是不断发展的，各社会实体的档案管理也要紧跟时代，数字化档案是档案管理的重点。数字档案的产生给档案资源建设、管理和服务带来了新的挑战，同时也为档案管理带来了极大的机遇，无论是档案工作人员还是部门领导者都应抓住机遇，促进本部门档案工作在数字化进程中的发展，从思想上重视数字化档案管理。
数字档案馆的建立是数字档案管理的必然要求。数字化档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。随着计算机网络运行速度的大幅度提高，网络的进一步延伸，数字化技术的日新月异，数字档案馆的优势将会越来越明显。数字档案馆是传统档案馆的发展，是以传统档案馆为基础的，传统档案的某些管理方法、经验和原则将会在数字档案馆的管理系统中得以体现。数字档案馆的馆藏内容。即各种数据库的内容，将完全包括传统档案馆原有馆藏内容，而且数字档案馆能有效地实现档案信息的集中与共享。数字档案馆更加注重提供档案的使用。通过档案网站的建设，以主页的方式提供相关档案服务、开展档案宣传。
迅速培养数字化档案管理者。把好人才人口关，注意引进招聘有专业知识、专业技术的档案人才充实档案队伍。对原有员工进行在岗培训。使其快速适应数字化档案管理。注重人才的使用。敢于大胆使用具有专业理论知识和技术的年轻干部。同时要稳定档案工作队伍，档案工作连续性强，特别是基础业务和规章制度的建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应和逐步完善。数字信息时代。社会飞速发展，档案部门工作人员知识老化快、新技术知识贫乏，对现有工作人员的继续教育是一项刻不容缓的工作。
以计算机和网络为核心的数字化时代深刻地影响了社会生活的各个方面，作为人类记忆的档案和档案管理也受到了冲击，档案管理的模式正在从传统的实体管理向数字化档案管理迈进，档案工作者要加强数字化档案管理的学习。