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南阳市鸭河口水库位于长江流域汉江支流的白河上游,始建于1958年11月,是一座以防洪、灌溉为主,兼顾工业及城市用水,结合发电、养殖等综合利用的大型水利枢纽工程。
南阳市鸭河口水库工程管理局综合档案室自1980年成立后,先后整理归档了1958年至2009年的水库工程管理档案454卷、底图124张。特将我们的具体做法报告如下,不当之处,请同仁指正。
1 鸭河口水库工程管理档案的构成情况
1.1 建库一期工程及其续建配套工程形成的各种科技材料。一是工程地质、地形、水文勘探报告及图纸;二是工程初步设计、技术设计说明书及附图;三是续建配套工程设计资料及图纸;四是闸门工程金属结构类设计说明与图纸;五是竣工图纸及验收材料等。
1.2 除险加固工程形成的各种科技材料
1.2.1 工程建设前期形成的文件材料。一是勘测设计任务书、报批文件、审批文件;二是规划报告书、可行性研究报告书、附件、附图及审批文件;三是工程初步设计文件、附图及审批文件,工程概(预)算书等;四是各阶段的鉴定、实验等专题报告;五是招标设计文件、技术设计文件;六是施工图设计文件。
1.2.2 工程建设管理工作中形成的文件材料。一是开工报告及审批文件;二是工程建设征地申请、批文,移民拆迁工作的实施方案及批文;三是工程管理工作中的各种合同书、协议书;四是与工程管理密切联系的各种专门会议纪要。
1.2.3 工程施工管理工作中形成的文件材料。一是工程技术要求、技术交底,图纸会审纪要;二是施工设计报批及审核文件;三是施工定位测量、复核记录,各种检测记录;四是各项试验报告,隐蔽工程施工、验收记录;五是工程监理、竣工验收工作中形成的文件材料及全部竣工图。
1.3 工程运行管理工作中形成的各种科技材料。一是工程岁修、设计、预算、检查等技术管理方面的报告、计划等;二是工程运行调度计划、水情测报、防洪度汛方案;三是闸门启闭设备运行检修记录、总结、评审资料;四是工程运行管理中形成的各种地形图、测量图;五是年度水毁工程的评估、修复材料;六是水库工程管理达标晋级文件资料;七是水库工程运行管理工作中的各种检测数据、观测记录;八是水库工程运行管理工作中形成综合月报、整编年册。
2 鸭河口水库工程管理档案的整理情况
2.1 分类
一是按工程项目设置工程一和工程二两大类,即把1958年初建鸭河口水库时的一期工程和延续到1985年的续建配套工程中形成的科技档案设为第一类,类名设定为“建库一期工程及续建配套工程”,代码为“GC1”;把1988年动工,1992年竣工的除险加固工程中形成的科技档案设为第二类,类名设定为“除险加固工程”,代码为“GC2”。二是把水库建成蓄水以来的水库运行管理档案设为第三类,类名设定为“工程运行管理”,代码为“GC3”。三是把反映工程运行管理成果,集各类检测数据、观测记录、考证说明、统计分析为一体的制式整编年册设为第四类,类名按业务主管部门的要求设定为“工程运行管理观测资料”,代码为“GC4”。四是鉴于工程底图的特殊保管方式,把各种底图设为第五类,类名设定为“工程底图”,代码为“GC5”。
2.2 组卷与编号
2 2.1 组卷。上述GC1、GC2两类档案的组卷原则是区别工程项目按问题组卷;GC3类档案组卷原则是区别年度、检测项目、观测内容分别组卷。这三类档案的组卷步骤与要求基本和文书档案的整理要求相同,其中,图纸(蓝图)要统一折叠成A4幅面。GC4类因系制式年册只需依时排序即可;GC5SE程底图类因以单张为保管单位,只需区别底图类别(如地形图、断面图、曲线图等)依时排序即可。
2.2.2 编号。上述各类档案的编号方法是分别按类编排大流水号后,以类号 短杠 卷号形式进行编号,例如GC1类的1号卷,其编号为GC1-1。
2.3 编目
卷内目录的项目有:序号、文件编号(图纸类据实按图纸编号填写)、题名、日期、页号、备注。每页卷内目录左上方均注明案卷号,所有卷内目录均为一式两份,一份装订于案卷内或放入档案盒内,另一份按编号排序后,每类装订一册,以便于查询。
案卷目录的项目有:序号、归档时间、档号、题名、件数、页数、责任者、日期、密级、保管期限、备注。每页目录上方居中,统一印制有“鸭河口水库科技档案分类目录”和类别名称,每类装订一册。
南阳市鸭河口水库工程管理局综合档案室自1980年成立后,先后整理归档了1958年至2009年的水库工程管理档案454卷、底图124张。特将我们的具体做法报告如下,不当之处,请同仁指正。
1 鸭河口水库工程管理档案的构成情况
1.1 建库一期工程及其续建配套工程形成的各种科技材料。一是工程地质、地形、水文勘探报告及图纸;二是工程初步设计、技术设计说明书及附图;三是续建配套工程设计资料及图纸;四是闸门工程金属结构类设计说明与图纸;五是竣工图纸及验收材料等。
1.2 除险加固工程形成的各种科技材料
1.2.1 工程建设前期形成的文件材料。一是勘测设计任务书、报批文件、审批文件;二是规划报告书、可行性研究报告书、附件、附图及审批文件;三是工程初步设计文件、附图及审批文件,工程概(预)算书等;四是各阶段的鉴定、实验等专题报告;五是招标设计文件、技术设计文件;六是施工图设计文件。
1.2.2 工程建设管理工作中形成的文件材料。一是开工报告及审批文件;二是工程建设征地申请、批文,移民拆迁工作的实施方案及批文;三是工程管理工作中的各种合同书、协议书;四是与工程管理密切联系的各种专门会议纪要。
1.2.3 工程施工管理工作中形成的文件材料。一是工程技术要求、技术交底,图纸会审纪要;二是施工设计报批及审核文件;三是施工定位测量、复核记录,各种检测记录;四是各项试验报告,隐蔽工程施工、验收记录;五是工程监理、竣工验收工作中形成的文件材料及全部竣工图。
1.3 工程运行管理工作中形成的各种科技材料。一是工程岁修、设计、预算、检查等技术管理方面的报告、计划等;二是工程运行调度计划、水情测报、防洪度汛方案;三是闸门启闭设备运行检修记录、总结、评审资料;四是工程运行管理中形成的各种地形图、测量图;五是年度水毁工程的评估、修复材料;六是水库工程管理达标晋级文件资料;七是水库工程运行管理工作中的各种检测数据、观测记录;八是水库工程运行管理工作中形成综合月报、整编年册。
2 鸭河口水库工程管理档案的整理情况
2.1 分类
一是按工程项目设置工程一和工程二两大类,即把1958年初建鸭河口水库时的一期工程和延续到1985年的续建配套工程中形成的科技档案设为第一类,类名设定为“建库一期工程及续建配套工程”,代码为“GC1”;把1988年动工,1992年竣工的除险加固工程中形成的科技档案设为第二类,类名设定为“除险加固工程”,代码为“GC2”。二是把水库建成蓄水以来的水库运行管理档案设为第三类,类名设定为“工程运行管理”,代码为“GC3”。三是把反映工程运行管理成果,集各类检测数据、观测记录、考证说明、统计分析为一体的制式整编年册设为第四类,类名按业务主管部门的要求设定为“工程运行管理观测资料”,代码为“GC4”。四是鉴于工程底图的特殊保管方式,把各种底图设为第五类,类名设定为“工程底图”,代码为“GC5”。
2.2 组卷与编号
2 2.1 组卷。上述GC1、GC2两类档案的组卷原则是区别工程项目按问题组卷;GC3类档案组卷原则是区别年度、检测项目、观测内容分别组卷。这三类档案的组卷步骤与要求基本和文书档案的整理要求相同,其中,图纸(蓝图)要统一折叠成A4幅面。GC4类因系制式年册只需依时排序即可;GC5SE程底图类因以单张为保管单位,只需区别底图类别(如地形图、断面图、曲线图等)依时排序即可。
2.2.2 编号。上述各类档案的编号方法是分别按类编排大流水号后,以类号 短杠 卷号形式进行编号,例如GC1类的1号卷,其编号为GC1-1。
2.3 编目
卷内目录的项目有:序号、文件编号(图纸类据实按图纸编号填写)、题名、日期、页号、备注。每页卷内目录左上方均注明案卷号,所有卷内目录均为一式两份,一份装订于案卷内或放入档案盒内,另一份按编号排序后,每类装订一册,以便于查询。
案卷目录的项目有:序号、归档时间、档号、题名、件数、页数、责任者、日期、密级、保管期限、备注。每页目录上方居中,统一印制有“鸭河口水库科技档案分类目录”和类别名称,每类装订一册。