在今天这个信息化时代，电子邮件已经成为各型企业最为普遍的一种沟通和联络方式，企业有很大部分日常业务都是通过电子邮件来维系的。其重要性已经不言而喻，有些甚至关系到企业的业务发展和生存。对于邮件量的日益增长，企业往往采取邮箱配额或邮件删除策略来管理，这种方式真的长期可行吗?ESG认为，简单的删除邮件并不是一个明智之举，如何对所有的电子邮件进行分类、归档、存储才是当务之急。
　　法律法规的相继出台以及电子搜索、举证等需求，再加上企业自身业务连续性对数据的要求，都要求企业将电子邮件中的重要数据保存相当长的一段时间。ESG曾进行的一项电子邮件归档调查显示，近半数的企业需要将归档的电子邮件保存5年以上的时问，最长的甚至长达50年。但是，传统的信息管理方法已经无法满足数据增长和信息保留的需求，这迫使企业采用电子邮件归档解决方案。
　　然而，对于中型企业而言，由于资金、技术人员的缺乏，他们往往无法实施恰当的电子邮件归档管理。这个时候，软件即服务(SaaS)的出现，则很好地解决了他们的难题。基于SaaS的产品可以帮助客户实现信息保留，无需实施和运行实际的归档软件或任何相关的IT基础设施(服务器、存储设备等)。利用SaaS，IT人员只需要确定哪些邮箱需要归档及其保留和访问的策略，其余的事情由SaaS的供应商处理，因此，并不会增加IT人员的工作负担。
　　基于SaaS的解决方案提供了多种效益，主要体现在运行和资本费用的节省上，同时由于关键业务数据可异地保存，从而带来了一些新的商机。中型企业不必购买任何应用服务器来运行归档软件或存储设备来保留所有信息。当旧的存储设备报废而购买新的设备时，IT部门无需在存储系统之间进行数据迁移，成本节省的机会也就逐渐增加。有了SaaS解决方案，中型企业就无需购买和配置硬件、分配存储，也不必大幅改变通信环境。它们可以配置好通信应用程序向SaaS服务供应商发送邮件，然后就可以开始进行归档，对大多数用户来说整个过程耗时不超过几个小时。企业使用档案时的设置也非常简单。
　　此外，异地归档带来的灾难恢复和风险分担等益处，也将令企业信息管理更加牢固。
　　总之，基于SaaS的电子邮件归档解决方案独特、简单的设计，使中型企业能以较低的成本更有效地将邮件保留更长时间。并且企业只需要很少的前期投资，对IT人员的负担也最小。在目前经济困难时期，这样一种风险规避型投资是中型企业迫切需要的。