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千人反对,一人力挺,ERP项目依然可以成功。
2006年,当泰尔重工董事长邰正彪在经营会上提出上ERP时,会议桌前的人几乎一致反对。但是邰的决定不容质疑——对于一个月有25天在外邊跑的企业一把手来说,不上ERP,就意味着远离自己的大本营。
虽然一意孤行,但并不是蛮干。三年时间,邰正彪迂回前进,六大步骤让泰尔重工ERP项目顺利完工。
在安徽泰尔重工股份有限公司(简称泰尔重工)董事长邰正彪位于马鞍山经济技术开发区的办公室内,摆放着很多新厂区的设计方案。尽管邰正彪对这些方案还不甚满意,但是建设新厂区已是板上钉钉的事情。泰尔重工对未来的发展做足了准备,其中很重要的一点就是通过上线ERP在管理上做好了准备。邰正彪对泰尔重工的发展前景充满了信心。
经营会上遭普遍怀疑
泰尔重工成立于2000年,主要从事动力传动机械产品的开发和制造,专注于工业万向轴、齿轮联轴器和剪刃等三类产品的研发、设计、生产和销售。2008年,泰尔重工的年产值已经达到3亿多元,拥有400多名员工。
2006年,当泰尔重工作为一个行业新进入者开始超越很多原本遥遥领先的同行时,邰正彪就开始为企业管理的进一步提升寻找新的管理手段。邰正彪说,在公司成立之初,企业规模小,订单的跟踪、执行管理基本上靠传统的人工控制。那时候企业规模小,所有管理状态都可以一目了然,人工控制完全没有问题。随着规模的不断扩大,企业切实需要一套详细、完整的数据管理系统,帮助企业提升整体管理水平。
与此同时,对客户来说,泰尔重工生产的是各大钢企轧钢生产线的核心部件,其质量直接影响到用户的正常生产,如轧钢机的使用寿命和所生产的产品质量等。而且,泰尔重工的很多客户都是像首钢、鞍钢等这样的龙头企业,其配套企业也是诸如五大冶金设计院和冶金设备总院等这样的先进企业。“跟这些巨人合作,我们的管理就必须上去。我们要追求成为行业中做得最好的企业。”邰正彪认真地说。而且传动机械行业本身交货期的长短和质量的好坏对利润率有很大影响,管理的重要性更加凸显。
在泰尔重工的一个高层领导参与的经营会上,邰正彪正式提出了要通过上ERP来提升管理的想法。尽管这个想法他已经酝酿了很长时间,但还是遭到了管理层的质疑,因为大家对ERP系统缺乏认识,而且毕竟在国内同行业中,ERP成功的案例也不多。2006年泰尔重工的营业收入只有1亿元左右,而当时上一套ERP系统最少要几十万元,甚至上百万元。对务实的泰尔重工的管理团队的来说,这么大的投入能否产生应有的效果是个问题。
各种讲座轮番上演
但是邰正彪根据许多合作伙伴的先进经验,并考虑到泰尔重工的发展战略,认为“上ERP,晚上不如早上”。ERP可以让企业的各个方面得到有效控制,这正是邰正彪想要的目标。在管理层普遍持怀疑态度的背景下,邰正彪采用了迂回的策略,邀请一些在ERP实施应用方面具有丰富经验的人来演讲,让管理层充分认识到上ERP的必要性,并了解ERP所能带来的价值。
邰正彪首先邀请了一家已经成功实施了ERP系统的公司的信息中心主任,用了半天的时间来讲解上ERP的利弊,以及ERP实施过程中可能遇到的问题。然后,他又邀请一些经验丰富的客户来演讲。比如说,他邀请了曾经在ERP实施的3个月期间,每天都加班到半夜12点以后才回家的某公司总经理来讲在实施ERP过程中的心得、体会。他还通过朋友邀请一些外企大公司的IT负责人来介绍他们的经验。
经过这几轮讲解,泰尔重工的管理层逐渐认识并认可了ERP的价值,而且还了解到ERP实施过程中可能遇到的问题以及相应的解决方案。
之后,泰尔重工基本上将选择ERP供应商的目标锁定在SAP。泰尔重工的相关人员还参加了该供应商举办的多个用户交流会,并且参加了他们的产品发布会和应用推广会。借这些机会,泰尔重工对ERP的认识又加深了一层。
选择合适的供应商
直到2007年上半年,选择SAP已经基本成为定局。但是在进一步了解用友软件股份有限公司的U8产品以后,邰正彪毅然选择了用友U8。这与邰正彪对中国将成为制造业强国的坚定信心不无关系。更重要的是,他们相信、看好国产ERP产品的实力。
邰正彪解释说:“中国要成为制造业强国,与制造业相关的各方面配套都要增强。而ERP是企业运营的思想、手段,非常重要,中国要成为管理软件的强国,才能真正成为制造业的强国。用友这样的国产管理软件厂商强大起来了,我国制造企业都将受益。”
当然,选择用友U8,泰尔重工不可能只是盲目凭借一股民族情节,而是充分考虑了公司的实际情况。因为泰尔重工在最近几年来一直保持高速发展的态势,高速发展过程中企业管理者更多的是关注市场和扩大生产,对企业内部管理的关注不够,尤其是基础数据和业务流程方面规范方面还需进一步加强。如果泰尔重工选择国产的ERP产品,可能跟供应商沟通起来更加方便。比如说,泰尔重工客户通常会向泰尔重工下一些急件的订单,合同还没签,订单就先到了。如果严格按照合同管理的要求没有合同就不能安排生产,或者预付款没到就不能生产,这在泰尔重工是行不通的。
和一般的初上ERP的企业不同的是,泰尔重工第一次上ERP就覆盖了全部业务,包括财务管理、库存管理、采购管理、计划管理、生产订单管理、设备管理、车间管理、质量管理、委外管理和人力资源管理等。
用ERP中的数据开会
在选定U8以后,泰尔重工根据之前学习的其他企业的经验以及用友公司专家的建议,成立了组合超强的信息化领导小组:由邰正彪亲任领导小组组长,公司副总经理夏清华负责总体的信息化建设工作,各部门的部长负责该部门的实施工作,各部门还抽调业务骨干脱岗负责ERP实施工作。与此同时,泰尔重工还专门拿出12万元,加上用友公司拿出来的8万元,一共20万元来奖励实施小组,以进一步保证项目的顺利实施。
尽管如此,在实际的ERP实施过程中,阻力还是如约而至。和大部分刚刚开始实施ERP的企业一样,物料编码的规范、整理是件非常繁琐的事情。而且泰尔重工的很多关键用户是一些经验缺乏的年轻人,如果编码太复杂,操作就会有问题。为此,实施小组仔细分析了产品结构特点,研究了一个月,最终琢磨出来用二维矩阵编码法来进行编码,因为二维编码既适合泰尔重工的物料特点,又比较容易被识别。
另外一个比较大的阻力,是应用ERP后员工对自己的工作习惯难以改变所带来的。为了解决好这个问题,实施小组决定重点从各个部门负责人抓起,全力以赴用好ERP。在总经理办公会上,实施小组还要求各个部门负责人必须用ERP系统中的数据来进行汇报。这样,就迫使每个业务部门都想尽办法用好ERP系统。有时候星期一要开总经理办公会,有些部门负责人的数据没有准备好,他们就在周末回到单位来加班。
企业处于更规范状态
功夫不负有心人。自2008年12月U8系统上线以来,邰正彪认为,系统的应用效果基本上达到了当初泰尔重工预想。最让邰正彪满意的是,现在企业的物流、信息流、资金流已经变得非常清晰,企业处于更加规范的状态中。
借助系统的实施和应用,基础数据变得及时、准确,业务流程得到全面梳理,业务操作变得更加规范有序了。夏清华感概地说:“现在大家做事变得更加规范了。”财务部部长张煜说,泰尔重工现在随时都可以进行经营活动分析,并且成本核算时能够精细到部件成本,成本核算变得既快捷又准确。
系统的应用加强了物资采购管理及供应商管理,降低了成本。按照系统的设置,采購计划与生产计划同步调整,避免了采购误差。仓储中心主任说,按照系统的要求,没有采购计划的,采购回来的物料将不能入库,这大大减少了因采购误差带来的库存积压。张煜补充说,泰尔重工还可以根据系统提供的以往同一产品的采购记录,结合市场的变化情况进行采购价格控制。
最后,泰尔重工通过ERP的应用,将员工从繁重的记录、统计、查阅、核算等程序化工作中解脱出来,使他们有时间和精力去从事更为重要的或非程序化的管理决策工作,提高了企业的整体管理水平。对于这一点,经营部部长深有体会。她说,以往经营部的工作人员要手工填写四五种单据,填完后还要复印,最后还要手工来做报表,工作量非常大;用了ERP以后,发货和合同管理都可以自动完成,而且系统自动生成的报表取代了原来的手工报表,工作效率提高了一倍以上。财务部同样在这方面受益颇多,其中最为显著的就是工时的计算。以前财务部都是隔月才能把工人的工时计算出来,现在每个月一结束工时数据就从系统中出来了。这样,财务部就可以按工时来分摊人工和制造费用,并将这些数据与当月产量结合起来,分析工时安排是否合理。
让内外部信息结合起来
但是“管理永远没有满意的时候”,邰正彪透露,泰尔重工的管理和信息化的策略是先规范再提升。他说,在一期项目中,虽然泰尔重工应用的范围比较广,但是为了稳妥起见,并没有把复杂的管理放到系统中,不过他们马上就会出台ERP的提升方案。其中最为迫切的是客户关系管理:首先,客户的档案要清楚——每个客户每年的需求是什么,有多少;其次,让销售人员从市场获取的信息和企业的信息结合起来,更好地发现市场机会,并且为客户服务。比如说,要将销售人员每次出差情况都记录下来,这样,系统就可以帮助他们获取更多的市场信息让他们有更多的时间和精力去规划市场。
此外,通过信息化来实现薪酬、绩效体系的建设,建立股权激励机制,也是泰尔重工信息化建设的下一个重点之一。邰正彪坚信,企业的发展和员工的贡献是分不开的,只有企业和员工形成合力共同努力,才能促进企业的健康发展,要实现公平地对待每个员工,需要各种信息来支撑。
移动ERP的发展也引起了邰正彪的极大兴趣。因为“动力传动机械行业企业的老总大都是一个月有25天不在工厂”,如果能把移动ERP实施起来,即使在外地,他也可以轻松地通过手机或者电脑进行审批,而且还可以实时了解企业的运营状态。
谈到未来,邰正彪指出,泰尔重工将继续围绕市场,立足于现有的三类主导产品,进一步做精、做强、做大、做久现有主业,坚持技术创新和管理创新,扩大产品的市场占有率,积极开拓国际市场,目标到2010年销售收入超过7亿元。泰尔重工的新项目很快就要动工,“在新项目上,我们将采用世界一流的装备,我们希望未来能在保持国内遥遥领先的同时,和国际一流的同行并肩。”邰正彪对未来充满了信心。
2006年,当泰尔重工董事长邰正彪在经营会上提出上ERP时,会议桌前的人几乎一致反对。但是邰的决定不容质疑——对于一个月有25天在外邊跑的企业一把手来说,不上ERP,就意味着远离自己的大本营。
虽然一意孤行,但并不是蛮干。三年时间,邰正彪迂回前进,六大步骤让泰尔重工ERP项目顺利完工。
在安徽泰尔重工股份有限公司(简称泰尔重工)董事长邰正彪位于马鞍山经济技术开发区的办公室内,摆放着很多新厂区的设计方案。尽管邰正彪对这些方案还不甚满意,但是建设新厂区已是板上钉钉的事情。泰尔重工对未来的发展做足了准备,其中很重要的一点就是通过上线ERP在管理上做好了准备。邰正彪对泰尔重工的发展前景充满了信心。
经营会上遭普遍怀疑
泰尔重工成立于2000年,主要从事动力传动机械产品的开发和制造,专注于工业万向轴、齿轮联轴器和剪刃等三类产品的研发、设计、生产和销售。2008年,泰尔重工的年产值已经达到3亿多元,拥有400多名员工。
2006年,当泰尔重工作为一个行业新进入者开始超越很多原本遥遥领先的同行时,邰正彪就开始为企业管理的进一步提升寻找新的管理手段。邰正彪说,在公司成立之初,企业规模小,订单的跟踪、执行管理基本上靠传统的人工控制。那时候企业规模小,所有管理状态都可以一目了然,人工控制完全没有问题。随着规模的不断扩大,企业切实需要一套详细、完整的数据管理系统,帮助企业提升整体管理水平。
与此同时,对客户来说,泰尔重工生产的是各大钢企轧钢生产线的核心部件,其质量直接影响到用户的正常生产,如轧钢机的使用寿命和所生产的产品质量等。而且,泰尔重工的很多客户都是像首钢、鞍钢等这样的龙头企业,其配套企业也是诸如五大冶金设计院和冶金设备总院等这样的先进企业。“跟这些巨人合作,我们的管理就必须上去。我们要追求成为行业中做得最好的企业。”邰正彪认真地说。而且传动机械行业本身交货期的长短和质量的好坏对利润率有很大影响,管理的重要性更加凸显。
在泰尔重工的一个高层领导参与的经营会上,邰正彪正式提出了要通过上ERP来提升管理的想法。尽管这个想法他已经酝酿了很长时间,但还是遭到了管理层的质疑,因为大家对ERP系统缺乏认识,而且毕竟在国内同行业中,ERP成功的案例也不多。2006年泰尔重工的营业收入只有1亿元左右,而当时上一套ERP系统最少要几十万元,甚至上百万元。对务实的泰尔重工的管理团队的来说,这么大的投入能否产生应有的效果是个问题。
各种讲座轮番上演
但是邰正彪根据许多合作伙伴的先进经验,并考虑到泰尔重工的发展战略,认为“上ERP,晚上不如早上”。ERP可以让企业的各个方面得到有效控制,这正是邰正彪想要的目标。在管理层普遍持怀疑态度的背景下,邰正彪采用了迂回的策略,邀请一些在ERP实施应用方面具有丰富经验的人来演讲,让管理层充分认识到上ERP的必要性,并了解ERP所能带来的价值。
邰正彪首先邀请了一家已经成功实施了ERP系统的公司的信息中心主任,用了半天的时间来讲解上ERP的利弊,以及ERP实施过程中可能遇到的问题。然后,他又邀请一些经验丰富的客户来演讲。比如说,他邀请了曾经在ERP实施的3个月期间,每天都加班到半夜12点以后才回家的某公司总经理来讲在实施ERP过程中的心得、体会。他还通过朋友邀请一些外企大公司的IT负责人来介绍他们的经验。
经过这几轮讲解,泰尔重工的管理层逐渐认识并认可了ERP的价值,而且还了解到ERP实施过程中可能遇到的问题以及相应的解决方案。
之后,泰尔重工基本上将选择ERP供应商的目标锁定在SAP。泰尔重工的相关人员还参加了该供应商举办的多个用户交流会,并且参加了他们的产品发布会和应用推广会。借这些机会,泰尔重工对ERP的认识又加深了一层。
选择合适的供应商
直到2007年上半年,选择SAP已经基本成为定局。但是在进一步了解用友软件股份有限公司的U8产品以后,邰正彪毅然选择了用友U8。这与邰正彪对中国将成为制造业强国的坚定信心不无关系。更重要的是,他们相信、看好国产ERP产品的实力。
邰正彪解释说:“中国要成为制造业强国,与制造业相关的各方面配套都要增强。而ERP是企业运营的思想、手段,非常重要,中国要成为管理软件的强国,才能真正成为制造业的强国。用友这样的国产管理软件厂商强大起来了,我国制造企业都将受益。”
当然,选择用友U8,泰尔重工不可能只是盲目凭借一股民族情节,而是充分考虑了公司的实际情况。因为泰尔重工在最近几年来一直保持高速发展的态势,高速发展过程中企业管理者更多的是关注市场和扩大生产,对企业内部管理的关注不够,尤其是基础数据和业务流程方面规范方面还需进一步加强。如果泰尔重工选择国产的ERP产品,可能跟供应商沟通起来更加方便。比如说,泰尔重工客户通常会向泰尔重工下一些急件的订单,合同还没签,订单就先到了。如果严格按照合同管理的要求没有合同就不能安排生产,或者预付款没到就不能生产,这在泰尔重工是行不通的。
和一般的初上ERP的企业不同的是,泰尔重工第一次上ERP就覆盖了全部业务,包括财务管理、库存管理、采购管理、计划管理、生产订单管理、设备管理、车间管理、质量管理、委外管理和人力资源管理等。
用ERP中的数据开会
在选定U8以后,泰尔重工根据之前学习的其他企业的经验以及用友公司专家的建议,成立了组合超强的信息化领导小组:由邰正彪亲任领导小组组长,公司副总经理夏清华负责总体的信息化建设工作,各部门的部长负责该部门的实施工作,各部门还抽调业务骨干脱岗负责ERP实施工作。与此同时,泰尔重工还专门拿出12万元,加上用友公司拿出来的8万元,一共20万元来奖励实施小组,以进一步保证项目的顺利实施。
尽管如此,在实际的ERP实施过程中,阻力还是如约而至。和大部分刚刚开始实施ERP的企业一样,物料编码的规范、整理是件非常繁琐的事情。而且泰尔重工的很多关键用户是一些经验缺乏的年轻人,如果编码太复杂,操作就会有问题。为此,实施小组仔细分析了产品结构特点,研究了一个月,最终琢磨出来用二维矩阵编码法来进行编码,因为二维编码既适合泰尔重工的物料特点,又比较容易被识别。
另外一个比较大的阻力,是应用ERP后员工对自己的工作习惯难以改变所带来的。为了解决好这个问题,实施小组决定重点从各个部门负责人抓起,全力以赴用好ERP。在总经理办公会上,实施小组还要求各个部门负责人必须用ERP系统中的数据来进行汇报。这样,就迫使每个业务部门都想尽办法用好ERP系统。有时候星期一要开总经理办公会,有些部门负责人的数据没有准备好,他们就在周末回到单位来加班。
企业处于更规范状态
功夫不负有心人。自2008年12月U8系统上线以来,邰正彪认为,系统的应用效果基本上达到了当初泰尔重工预想。最让邰正彪满意的是,现在企业的物流、信息流、资金流已经变得非常清晰,企业处于更加规范的状态中。
借助系统的实施和应用,基础数据变得及时、准确,业务流程得到全面梳理,业务操作变得更加规范有序了。夏清华感概地说:“现在大家做事变得更加规范了。”财务部部长张煜说,泰尔重工现在随时都可以进行经营活动分析,并且成本核算时能够精细到部件成本,成本核算变得既快捷又准确。
系统的应用加强了物资采购管理及供应商管理,降低了成本。按照系统的设置,采購计划与生产计划同步调整,避免了采购误差。仓储中心主任说,按照系统的要求,没有采购计划的,采购回来的物料将不能入库,这大大减少了因采购误差带来的库存积压。张煜补充说,泰尔重工还可以根据系统提供的以往同一产品的采购记录,结合市场的变化情况进行采购价格控制。
最后,泰尔重工通过ERP的应用,将员工从繁重的记录、统计、查阅、核算等程序化工作中解脱出来,使他们有时间和精力去从事更为重要的或非程序化的管理决策工作,提高了企业的整体管理水平。对于这一点,经营部部长深有体会。她说,以往经营部的工作人员要手工填写四五种单据,填完后还要复印,最后还要手工来做报表,工作量非常大;用了ERP以后,发货和合同管理都可以自动完成,而且系统自动生成的报表取代了原来的手工报表,工作效率提高了一倍以上。财务部同样在这方面受益颇多,其中最为显著的就是工时的计算。以前财务部都是隔月才能把工人的工时计算出来,现在每个月一结束工时数据就从系统中出来了。这样,财务部就可以按工时来分摊人工和制造费用,并将这些数据与当月产量结合起来,分析工时安排是否合理。
让内外部信息结合起来
但是“管理永远没有满意的时候”,邰正彪透露,泰尔重工的管理和信息化的策略是先规范再提升。他说,在一期项目中,虽然泰尔重工应用的范围比较广,但是为了稳妥起见,并没有把复杂的管理放到系统中,不过他们马上就会出台ERP的提升方案。其中最为迫切的是客户关系管理:首先,客户的档案要清楚——每个客户每年的需求是什么,有多少;其次,让销售人员从市场获取的信息和企业的信息结合起来,更好地发现市场机会,并且为客户服务。比如说,要将销售人员每次出差情况都记录下来,这样,系统就可以帮助他们获取更多的市场信息让他们有更多的时间和精力去规划市场。
此外,通过信息化来实现薪酬、绩效体系的建设,建立股权激励机制,也是泰尔重工信息化建设的下一个重点之一。邰正彪坚信,企业的发展和员工的贡献是分不开的,只有企业和员工形成合力共同努力,才能促进企业的健康发展,要实现公平地对待每个员工,需要各种信息来支撑。
移动ERP的发展也引起了邰正彪的极大兴趣。因为“动力传动机械行业企业的老总大都是一个月有25天不在工厂”,如果能把移动ERP实施起来,即使在外地,他也可以轻松地通过手机或者电脑进行审批,而且还可以实时了解企业的运营状态。
谈到未来,邰正彪指出,泰尔重工将继续围绕市场,立足于现有的三类主导产品,进一步做精、做强、做大、做久现有主业,坚持技术创新和管理创新,扩大产品的市场占有率,积极开拓国际市场,目标到2010年销售收入超过7亿元。泰尔重工的新项目很快就要动工,“在新项目上,我们将采用世界一流的装备,我们希望未来能在保持国内遥遥领先的同时,和国际一流的同行并肩。”邰正彪对未来充满了信心。