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随着信息技术的迅速发展，档案数字化、电子化、网络化管理方法的推进，为保证档案管理现代化与其他管理现代化的同步发展，我校确定了《中州大学档案管理现代化五年规划》，并将其列入了学校现代化建设整体规划中。
早在2000年，我校就引进了珠海泰坦软件，将档案案卷目录和卷内目录进行了计算机录入。现已建立了机读目录信息近5万条，完成了数据库建设，为电子档案的制作奠定了基础。
近两年，我校以电子档案查询系统建设为重点，以增强档案资源的开发利用效能为目标，全面提升档案工作管理水平，取得了较好成效。归纳起来，主要做了以下几方面的工作：
1 领导重视，投入到位
档案基础设施建设是加快电子档案查询系统及信息化建设的基础和保障。在校领导及主管领导的大力支持下，学校行政大楼B座三层全部被划为档案用房，其中：库房面积300平方米，安装密集架14列68组。根据档案库房管理的“八防”要求，配备了防火防盗门、空调、七氟丙烷无管网灭火装置、遮光窗帘、监控摄像头、温湿度测试仪等设施。陆续添置了高配置的电脑、打印机、数码相机、扫描仪等，为档案信息化建设提供了设备支持。
2 加强人才队伍建设
我校档案工作委员会多次召开会议，进一步统一了档案管理人员的思想认识，搞好电子档案查询系统建设，不仅是提高档案部门的现代化管理水平、促进档案事业新发展的需要，而且是档案干部适应新形势、迎接新挑战，提高自身业务素质的需要，更是档案工作实现以人为本，搭建服务师生新平台的迫切需要，从而增强了档案人员的责任感和紧迫感。
熟练掌握信息管理技术，是信息时代对档案工作者的新要求。我校通过集中培训、平时自学“走出去、请进来”等方式，加强了对相关人员计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识和英语的培训，注重学以致用，提高了操作能力。同时，我们还成立了电子档案查询系统建设领导小组，配备了两名业务能力强的专业技术人员，保障了电子档案查询系统建设工作的稳步推进。
3 加快室藏纸质档案数字化建设工作
从今年开始，我们将2008年全年纸质档案及查询利用率较高的历年招生审批表进行了数字化处理，共扫描2万余页，实现了检索调阅、随机打印，改变了频繁调卷复印的方式，有效地保护了档案原件。
档案的扫描是一项复杂、琐碎的工作。在电子档案的转换、处理、存储、整理、归档、利用的整个过程中，信息扫描录入是基础环节，也是重要环节，档案的检索、利用都要在其基础上展开。在工作中，常要面对一些早年的档案字迹不清、纸张破损等情况，档案扫描人员不仅要熟悉相关设备的性能，还要具有档案保护意识，根据实际纸张的情况，作出合理判断。并采取适当方法，运用专业处理软件认真细致地加工处理，将档案的原貌展现在利用者面前，而且能很好地保护档案，达到制作电子档案的目的。
4 在加强室藏档案数字化处理工作的同时，对新接收档案实施纸质与电子版“双轨制”
实行“双轨制”，能确保室藏档案的科学保管及保护，做好电子档案的前期准备工作。
我校在档案信息化管理方面所做的工作，得到了省、市档案局等有关上级部门的充分肯定。2008年，河南省档案局授予我校“科技事业单位档案管理省级先进单位”的荣誉称号，市人事局、市档案局联合授予我校“2007～2008年度郑州市档案工作先进集体”的荣誉称号。
通过实践，我们认识到高校电子文件的管理目标是实现对电子文件整个生命周期的有效管理和开发利用，保证其真实性、完整性和有效性，实现文档一体化，确保电子档案的长久保存和有效利用，使之更好地为高等教育改革发展和人才培养服务。
加快档案信息化建设，需要更新我们的知识领域。在此，也希望上级部门多搞一些业务培训，使档案从业人员尽怏掌握新知识、新理论和新技能，以适应现代化管理的需要。同时，我们真诚希望与兄弟院校和其他单位之间多沟通、多交流，以求共同提高、共同发展。
早在2000年，我校就引进了珠海泰坦软件，将档案案卷目录和卷内目录进行了计算机录入。现已建立了机读目录信息近5万条，完成了数据库建设，为电子档案的制作奠定了基础。
近两年，我校以电子档案查询系统建设为重点，以增强档案资源的开发利用效能为目标，全面提升档案工作管理水平，取得了较好成效。归纳起来，主要做了以下几方面的工作：
1 领导重视，投入到位
档案基础设施建设是加快电子档案查询系统及信息化建设的基础和保障。在校领导及主管领导的大力支持下，学校行政大楼B座三层全部被划为档案用房，其中：库房面积300平方米，安装密集架14列68组。根据档案库房管理的“八防”要求，配备了防火防盗门、空调、七氟丙烷无管网灭火装置、遮光窗帘、监控摄像头、温湿度测试仪等设施。陆续添置了高配置的电脑、打印机、数码相机、扫描仪等，为档案信息化建设提供了设备支持。
2 加强人才队伍建设
我校档案工作委员会多次召开会议，进一步统一了档案管理人员的思想认识，搞好电子档案查询系统建设，不仅是提高档案部门的现代化管理水平、促进档案事业新发展的需要，而且是档案干部适应新形势、迎接新挑战，提高自身业务素质的需要，更是档案工作实现以人为本，搭建服务师生新平台的迫切需要，从而增强了档案人员的责任感和紧迫感。
熟练掌握信息管理技术，是信息时代对档案工作者的新要求。我校通过集中培训、平时自学“走出去、请进来”等方式，加强了对相关人员计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识和英语的培训，注重学以致用，提高了操作能力。同时，我们还成立了电子档案查询系统建设领导小组，配备了两名业务能力强的专业技术人员，保障了电子档案查询系统建设工作的稳步推进。
3 加快室藏纸质档案数字化建设工作
从今年开始，我们将2008年全年纸质档案及查询利用率较高的历年招生审批表进行了数字化处理，共扫描2万余页，实现了检索调阅、随机打印，改变了频繁调卷复印的方式，有效地保护了档案原件。
档案的扫描是一项复杂、琐碎的工作。在电子档案的转换、处理、存储、整理、归档、利用的整个过程中，信息扫描录入是基础环节，也是重要环节，档案的检索、利用都要在其基础上展开。在工作中，常要面对一些早年的档案字迹不清、纸张破损等情况，档案扫描人员不仅要熟悉相关设备的性能，还要具有档案保护意识，根据实际纸张的情况，作出合理判断。并采取适当方法，运用专业处理软件认真细致地加工处理，将档案的原貌展现在利用者面前，而且能很好地保护档案，达到制作电子档案的目的。
4 在加强室藏档案数字化处理工作的同时，对新接收档案实施纸质与电子版“双轨制”
实行“双轨制”，能确保室藏档案的科学保管及保护，做好电子档案的前期准备工作。
我校在档案信息化管理方面所做的工作，得到了省、市档案局等有关上级部门的充分肯定。2008年，河南省档案局授予我校“科技事业单位档案管理省级先进单位”的荣誉称号，市人事局、市档案局联合授予我校“2007～2008年度郑州市档案工作先进集体”的荣誉称号。
通过实践，我们认识到高校电子文件的管理目标是实现对电子文件整个生命周期的有效管理和开发利用，保证其真实性、完整性和有效性，实现文档一体化，确保电子档案的长久保存和有效利用，使之更好地为高等教育改革发展和人才培养服务。
加快档案信息化建设，需要更新我们的知识领域。在此，也希望上级部门多搞一些业务培训，使档案从业人员尽怏掌握新知识、新理论和新技能，以适应现代化管理的需要。同时，我们真诚希望与兄弟院校和其他单位之间多沟通、多交流，以求共同提高、共同发展。