论文部分内容阅读
摘要：档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。在实现档案信息化建设过程中应抓好档案的标准化、数字化等方面的建设。
关键词：地质档案；管理；信息化；标准化
Abstract: the archives information management is the management of information management using the computer to the traditional archive information and archives. In the archives information construction process should pay attention to the construction of Digital Archives standardization, etc..
Keywords: Geological Archives; management; informatization; standardization
中图分类号：G271 文献标识码：文章编号:
1. 前言：
信息社会把档案事业推向一个新的发展时期，以档案资源为核心的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。当今时代，信息技术的蓬勃发展不断改变着人们的生活，互联网已经渗透到社会生活的方方面面，这对于档案工作者来说，即面临着机遇，也面临着巨大的挑战，它会带来档案管理模式的大变革，所以，探求档案工作如何在现代化进程中适应这种进步是非常有必要的。地质部门档案工作应融入信息化社会的步伐，顺应历史潮流，迎接挑战，加快信息化建设的步伐。目前，各项工作进展顺利，资料信息集群化初见成效，以适应时代和社会发展对档案工作的要求，积极探索现代化的地质管理工作的服务多元化。
２． 档案信息化管理的现状
２.1档案管理软件没有系统的平台选型，缺乏通用性
档案管理软件很多，产品各有特点，一般都具备档案管理的基本要求。但从现在档案信息化的发展趋势看，档案管理、办公自动化和电子政务系统趋于一体化。所以系统平台选型要考虑的因素很多。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编缉成果，这制约了档案信息现代化的进程。
2.2缺乏统一标准和规范。
目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。
具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
2.3档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。
老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。
还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远， 认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。
2.4软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。
许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，
2.5数据保护存在风险
目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。
３档案信息化建设的实施措施和途径
档案信息化建设就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供档案的利用服务。实现档案信息化建设无疑是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志。具体讲，加快档案信息化建设的实施措施和途径可从以下几个方面着手：
３．１档案标准化、规范化建设
档案管理标准化、规范化是实现档案信息资源共享的重要前提和基础。档案标准化是通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术的分工协作有了统一的科学标准依据，保证了档案工作的有机结合，并在档案管理中取得最佳效果。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准规范。各部门必须克服目前标准不一、各自为政的散乱局面，存在信息资源建设、应用软件开发、信息化标准规范建设等方面自体系的状态。组织全国力量研究档案信息化建设，制定全国统一档案信息化发展规划，统一思想，协调行动，共同酝酿制定档案的有关业务工作、技术方法以及设备等面的统一原则的规范。这样才能在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。
３．2档案信息的数字化
传统的地质档案基本上都是以纸质档案为主，管理人员的劳动强度大，查阅也十分困难，并且占用大量的库房空间，管理成本高，保管时易损坏，如纸张易黄、易脆等。而数字化档案克服了传统档案的缺点，节省了大量的人力、物力和财力。数字化档案可以大量的复制，一般可以保存三套，其中一套需异地存放，这比纸质档案安全，同时也克服了纸质档案独一无二的弊端。档案信息数字化是以数据库的形式加以组织和存放，便于通过应用软件对档案进行整理和排序，通过“文献检索”很快能查询到所需的信息。如果将数字化档案信息资源置于网络服务器中，就能在网上进行信息发布，其利用者范围可以遍布全球各地，任何人通过网络中任何一点、任一终端即可查阅自己需要的档案信息，实现真正意义上的资源共享。
３．3档案干部队伍通才化
人是档案管理的主体，档案工作人员的素质，直接影响档案工作的实际成效。要更好地推进档案信息化建设进程，档案人员素质的全面提高是其中关键的一环。首先，要建立完善的档案工作人员培训制度，有计划地对在职人员进行继续教育和培圳，更新其知识结构，提高其业务水平，培训主要包括：档案法律法规、计算机应用知识、网络技术知识、现代管理知识等，使他们逐渐掌握计算机和其他有关方面的知识、技能、尽快掌握计算机网络及相关技术。其次，要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适就档案网络化工作。培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。
3.4提高档案管理人员的思想素质
①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。
②热情的工作态度。档案工作具有服務性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。
③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。
④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。
参考文献
１窦丽娟．关于档案信息化建设的几点思考［Ｊ］．沈阳工程学报，２００７（１）
２韩瑛．浅析高校档案信息化建设［Ｊ］． 中共山西省委党校学报，２００５（４）
关键词：地质档案；管理；信息化；标准化
Abstract: the archives information management is the management of information management using the computer to the traditional archive information and archives. In the archives information construction process should pay attention to the construction of Digital Archives standardization, etc..
Keywords: Geological Archives; management; informatization; standardization
中图分类号：G271 文献标识码：文章编号:
1. 前言：
信息社会把档案事业推向一个新的发展时期，以档案资源为核心的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。当今时代，信息技术的蓬勃发展不断改变着人们的生活，互联网已经渗透到社会生活的方方面面，这对于档案工作者来说，即面临着机遇，也面临着巨大的挑战，它会带来档案管理模式的大变革，所以，探求档案工作如何在现代化进程中适应这种进步是非常有必要的。地质部门档案工作应融入信息化社会的步伐，顺应历史潮流，迎接挑战，加快信息化建设的步伐。目前，各项工作进展顺利，资料信息集群化初见成效，以适应时代和社会发展对档案工作的要求，积极探索现代化的地质管理工作的服务多元化。
２． 档案信息化管理的现状
２.1档案管理软件没有系统的平台选型，缺乏通用性
档案管理软件很多，产品各有特点，一般都具备档案管理的基本要求。但从现在档案信息化的发展趋势看，档案管理、办公自动化和电子政务系统趋于一体化。所以系统平台选型要考虑的因素很多。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编缉成果，这制约了档案信息现代化的进程。
2.2缺乏统一标准和规范。
目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。
具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
2.3档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。
老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。
还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远， 认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。
2.4软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。
许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，
2.5数据保护存在风险
目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。
３档案信息化建设的实施措施和途径
档案信息化建设就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供档案的利用服务。实现档案信息化建设无疑是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志。具体讲，加快档案信息化建设的实施措施和途径可从以下几个方面着手：
３．１档案标准化、规范化建设
档案管理标准化、规范化是实现档案信息资源共享的重要前提和基础。档案标准化是通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术的分工协作有了统一的科学标准依据，保证了档案工作的有机结合，并在档案管理中取得最佳效果。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准规范。各部门必须克服目前标准不一、各自为政的散乱局面，存在信息资源建设、应用软件开发、信息化标准规范建设等方面自体系的状态。组织全国力量研究档案信息化建设，制定全国统一档案信息化发展规划，统一思想，协调行动，共同酝酿制定档案的有关业务工作、技术方法以及设备等面的统一原则的规范。这样才能在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。
３．2档案信息的数字化
传统的地质档案基本上都是以纸质档案为主，管理人员的劳动强度大，查阅也十分困难，并且占用大量的库房空间，管理成本高，保管时易损坏，如纸张易黄、易脆等。而数字化档案克服了传统档案的缺点，节省了大量的人力、物力和财力。数字化档案可以大量的复制，一般可以保存三套，其中一套需异地存放，这比纸质档案安全，同时也克服了纸质档案独一无二的弊端。档案信息数字化是以数据库的形式加以组织和存放，便于通过应用软件对档案进行整理和排序，通过“文献检索”很快能查询到所需的信息。如果将数字化档案信息资源置于网络服务器中，就能在网上进行信息发布，其利用者范围可以遍布全球各地，任何人通过网络中任何一点、任一终端即可查阅自己需要的档案信息，实现真正意义上的资源共享。
３．3档案干部队伍通才化
人是档案管理的主体，档案工作人员的素质，直接影响档案工作的实际成效。要更好地推进档案信息化建设进程，档案人员素质的全面提高是其中关键的一环。首先，要建立完善的档案工作人员培训制度，有计划地对在职人员进行继续教育和培圳，更新其知识结构，提高其业务水平，培训主要包括：档案法律法规、计算机应用知识、网络技术知识、现代管理知识等，使他们逐渐掌握计算机和其他有关方面的知识、技能、尽快掌握计算机网络及相关技术。其次，要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适就档案网络化工作。培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。
3.4提高档案管理人员的思想素质
①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。
②热情的工作态度。档案工作具有服務性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。
③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。
④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。
参考文献
１窦丽娟．关于档案信息化建设的几点思考［Ｊ］．沈阳工程学报，２００７（１）
２韩瑛．浅析高校档案信息化建设［Ｊ］． 中共山西省委党校学报，２００５（４）