论文部分内容阅读
企业业务规模越来越大，文档管理对于企业来说也越来越重要，有效地管理文档不仅能够提高企业的工作效率，而且可以降低企业的总体成本。
松下电器（中国）有限公司环境方案公司（以下简称“松下”）正是看到了文档管理对企业的重要性，决定以更换企业文印设备为契机，重新整合公司的文档管理环境，在遵循日本总公司的管理规则的基础上，结合中国公司的实际情况提出了四大标准——强化信息安全，整合复印、传真、打印、扫描，分析输出记录，绿色环保。
富士施乐在对松下的办公环境和日常文档使用情况进行了一段时间的调研之后，为松下量身定制了一套文档管理解决方案。该方案包括：将原来分布在各部门的数码复合机、传真机、基础业务系统专用打印机等12台文印设备，更换为5台富士施乐最新的DocuCentre-IV C3370CPS及一台ApeosPort-IV C3370CPS ，同时针对其削减总成本、强化文档安全的需求，提供了ApeosWare Device Management和ApeosWare Log Management两款软件以及IC卡解决方案。这样，松下的文印设备数量大幅减少，不仅满足了其日常办公的需求，办公成本、电力消耗等更得到有效控制，办公环境也得到明显改善。
刷卡管理防范文档安全隐患
对于在上海、北京等地拥有众多生产和经营基地的松下而言，信息安全的强化是首先要解决的问题。松下管理部的富江部长指出：“在更换设备之前，含有价格等保密信息的新产品文件，常常散落在打印机附近，这存在着非常大的信息安全隐患。”富士施乐的彩色复合机配置了IC卡身份信息识别系统，企业员工必须刷卡认证后才能在操作面板上进行名下有权限操作的工作。这不仅解决了无人认领的杂乱文件可能带来的信息安全隐患问题，复合机周围也变得更为干静、整洁。
采用IC卡解决方案不仅确保了企业的信息安全，其权限管理功能还可对打印权限进行设置和管理，从而限制一些不必要的文件输出，实现有效的成本管理。在传真方面，彩色复合机在收到传真之后不会直接将传真打印出来，而是先将传真内容保存在公司内部服务器中，员工可以先在显示器上预览传真的内容之后，再决定是否将传真打印出来。这样有效防止了不需要打印的信件、广告等垃圾传真的输出，避免浪费。
松下在采用了富士施乐ApeosWare Log Management软件后，可以对设备的运行情况进行记录，让管理者随时可以了解设备的使用情况，让成本可视化。由于保留了运行数据的历史记录，还有利于监督检查设备的使用情况，进行事后追溯。
设备减少 环境更好
“设备更换后的好处不止于此，原本12台的设备减少为6台，降低了电力消耗，在办公室的环境方面，也得到了意想不到的满意结果。”富江表示，由于业务拓展而不断增加员工，办公空间的不足往往让公司的行政人员感到苦恼。现在设备整合之后，设备所占空间更少，为办公室节省了大量的办公空间。
通过重新规划文件管理环境，松下不仅解决了信息安全问题，节能减排方面也得到改善，同时也实现了办公成本的有效管理。“此次更换的富士施乐数码复合机将成功推进我们其他基地的复合机更换及文件管理环境的提升。”富江表示。
目前，松下在中国的集团分支已超过10家，从上海到北京办事处，再到广州办事处和集团的各工厂，共采用了60台复合机，并建立了同样的工作环境。“不管去哪里的办事处，只需一张卡就可在任一台设备上进行打印等操作，工作效率大大提升。”富江对富士施乐的文档解决方案非常满意。这种统一的规范化文档管理有效提高了整个集团的工作效率，员工则可将更多的精力集中在核心业务上。
松下电器（中国）有限公司环境方案公司（以下简称“松下”）正是看到了文档管理对企业的重要性，决定以更换企业文印设备为契机，重新整合公司的文档管理环境，在遵循日本总公司的管理规则的基础上，结合中国公司的实际情况提出了四大标准——强化信息安全，整合复印、传真、打印、扫描，分析输出记录，绿色环保。
富士施乐在对松下的办公环境和日常文档使用情况进行了一段时间的调研之后，为松下量身定制了一套文档管理解决方案。该方案包括：将原来分布在各部门的数码复合机、传真机、基础业务系统专用打印机等12台文印设备，更换为5台富士施乐最新的DocuCentre-IV C3370CPS及一台ApeosPort-IV C3370CPS ，同时针对其削减总成本、强化文档安全的需求，提供了ApeosWare Device Management和ApeosWare Log Management两款软件以及IC卡解决方案。这样，松下的文印设备数量大幅减少，不仅满足了其日常办公的需求，办公成本、电力消耗等更得到有效控制，办公环境也得到明显改善。
刷卡管理防范文档安全隐患
对于在上海、北京等地拥有众多生产和经营基地的松下而言，信息安全的强化是首先要解决的问题。松下管理部的富江部长指出：“在更换设备之前，含有价格等保密信息的新产品文件，常常散落在打印机附近，这存在着非常大的信息安全隐患。”富士施乐的彩色复合机配置了IC卡身份信息识别系统，企业员工必须刷卡认证后才能在操作面板上进行名下有权限操作的工作。这不仅解决了无人认领的杂乱文件可能带来的信息安全隐患问题，复合机周围也变得更为干静、整洁。
采用IC卡解决方案不仅确保了企业的信息安全，其权限管理功能还可对打印权限进行设置和管理，从而限制一些不必要的文件输出，实现有效的成本管理。在传真方面，彩色复合机在收到传真之后不会直接将传真打印出来，而是先将传真内容保存在公司内部服务器中，员工可以先在显示器上预览传真的内容之后，再决定是否将传真打印出来。这样有效防止了不需要打印的信件、广告等垃圾传真的输出，避免浪费。
松下在采用了富士施乐ApeosWare Log Management软件后，可以对设备的运行情况进行记录，让管理者随时可以了解设备的使用情况，让成本可视化。由于保留了运行数据的历史记录，还有利于监督检查设备的使用情况，进行事后追溯。
设备减少 环境更好
“设备更换后的好处不止于此，原本12台的设备减少为6台，降低了电力消耗，在办公室的环境方面，也得到了意想不到的满意结果。”富江表示，由于业务拓展而不断增加员工，办公空间的不足往往让公司的行政人员感到苦恼。现在设备整合之后，设备所占空间更少，为办公室节省了大量的办公空间。
通过重新规划文件管理环境，松下不仅解决了信息安全问题，节能减排方面也得到改善，同时也实现了办公成本的有效管理。“此次更换的富士施乐数码复合机将成功推进我们其他基地的复合机更换及文件管理环境的提升。”富江表示。
目前，松下在中国的集团分支已超过10家，从上海到北京办事处，再到广州办事处和集团的各工厂，共采用了60台复合机，并建立了同样的工作环境。“不管去哪里的办事处，只需一张卡就可在任一台设备上进行打印等操作，工作效率大大提升。”富江对富士施乐的文档解决方案非常满意。这种统一的规范化文档管理有效提高了整个集团的工作效率，员工则可将更多的精力集中在核心业务上。