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随着信息技术、影像技术的迅猛发展，声像资料在血站活动中占据着越来越重要的地位，声像档案在血站整体档案中的比例不断增多，如何更加高效、安全、便捷地管理声像档案，有效地为血站事业发展服务，是血站档案管理活动中必须面临的重大课题。
一、血站声像档案管理的现状
海南省血液中心承担着海南全省无偿献血者的招募、血液的采集与制备、血液集中化检测、临床用血供应、医疗用血业务指导、血站质量控制与评价、血站业务培训与技术指导和科研工作。有近10 个科室长期使用摄像设备，产生大量的声像资料。但声像资料管理存在的问题不少。一是摄像设备闲置、或存放在科室及个人手中，没有合理利用；另外，使用人员频繁变动，造成一些重要活动没能及时摄录，使声像资料缺项或不完整，给以后声像档案的产生及归档留下遗憾。二是档案意识淡泊，声像档案难以及时完整归档。各科室形成的声像档案长期存放在科室内部或个人保存，未做相应记录说明，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案人员去催要去征集，那只能是“亡羊补牢”。三是从录音、录像的归档情况来看，相当一部分原始录音（像）没有保存下来。声像档案流失严重。四是对声像档案管理缺乏重视，管理不规范，声像档案没有集中统一保存和管理，虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。五是从目前的情况看，文字性材料的归档，员工都较重视，档案人员收集时难度也较小些，而声像材料作为宣传档案的重要组成部分，由于被采用的只是其中的极少部分，往往容易将所有原始材料合并处理，未能及时归档备查，严重降低了声像档案的利用效率。六是中心虽然配备了具备防磁、防光和恒温、恒湿的专业声像档案保管柜，但声像档案仍散乱存储在各个计算机硬盘空间或档案柜内，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损，同时对多次使用和已污损的档案没有及时检查、复制，造成档案资料的损毁、流失。这些存在的突出问题直接影响了血站声像档案的完整和保管及利用。
二、血站声像档案资料收集和保存的必要性
与纸质档案相比，声像档案具有载体多样性和时效性的特点，具有文字档案不可替代的独特的展现历史的魅力。血站声像档案资料是血站开展各项工作最真实的写照。它形成于各项工作之中，真实地记载了开展各项活动的过程与结果。声像档案具有直观、及时、生动的特点，血站声像档案除具有一般声像档案的属性外，还具有社会公益性等特点，具有重要意义和保存价值。所以，血站声像档案作为记载血站历史、服务现实、承接未来的重要载体，在血站事业发展过程中发挥着不可替代的作用。
三、血站声像档案的主要内容及归档要求
血站声像档案是指血站在科研、服务、建设、事业发展和日常管理等社会实践活动中形成的、具有保存价值的的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、硬盘、幻灯片、扫描图片等声像制品及其文字说明材料。血站档案管理工作内容包括：收集、整理、归档、保存、备份、编辑、提供利用等。
（一）血站声像档案主要内容分类。1. 新闻宣传类。主要包括党、政、工、团重大会议、活动形成的声像材料、血站重大庆典活动中形成的声像材料；血站领导、模范、先进集体声像材料、上级领导视察、各单位来访参观时形成的声像材料。2. 科研项目类。主要包括科研项目重大节点（工作会议、仪式、评审会等）、项目技术改造形成的声像超声像材料；科研管理、科技成果鉴定、重要方案论证、科技会议形成的声像材料等。3. 考察调研类。主要包括出访、出差、考察、调研期间，在会议、座谈、采访、参观等活动中运用拍照、录音、录像等手段，记录、整理形成的关于某一专题项目的声像材料。
4. 服务产品类。血站采供血业务中向社会公众提供声像产品和服务的内容，如献血宣传的多媒体材料、资料光盘、录音磁带等声像材料。5. 基本建设类。主要包括基本建设（开工前原貌、基础工程、主体工程、竣工后新貌、基本建设中的其他方面）、技术改造中形成的声像材料；设备管理、动力设施等声像材料。6. 培训类。主要包括培训讲学、教师授课、学术会议形成的声像材料。
7. 其他类。未纳入以上几大类的活动形成的声像材料。如重大事件、事故及处理情况中形成的声像材料、其他途径移交、获取的声像材料。
（二）血站声像档案的归档要求。
1. 属于归档范围的音像材料，必须由摄录人员或承办部门在摄录工作结束后负责收集、整理，及时向中心档案部门移交。2. 录音带、录像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档。声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。3. 归档的音像材料必须是原版、原件（历史原因除外），特殊情况下可接收复制件。
4. 归档的音像材料其声音、图像必须完整、清晰。5. 归档的音频电子文件必须以MP3 或WAV 为通用格式，归档的视频电子文件必须以MPEG 或AVI 为通用格式。6. 归档的音频或视频电子文件必须以光盘为载体存贮。
四、加强血站声像档案工作的对策思考
声像档案是血站档案资源的重要组成部分，为血站事业的发展增加了宝贵的信息资源。目前，在血站工作和各类活动中形成了大量的声像档案，为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，需要采取有效措施，加强声像档案的收集与管理，开发利用好这些生动形象的特殊载体档案。
（一）加强宣传、提高全员档案意识。领导重视是做好档案工作的重要保证。要提高全员，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。二要抓住机遇，服务中心工作。要求声像档案工作人员要端正思想认识，自觉关心、支持、参与对声像档案的管理工作。要让职工充分认识到声像档案的重要性，使员工充分认识到中心采供血业务和管理工作中产生的声像资料是中心发展的重要财富，需要归档保存，个人不能私自保存。要加大对档案法规的宣传，让员工了解相关知识，增强员工档案意识，提高归档声像档案的质量。 （二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实。要建立健全声像档案管理制度，对声像档案的收集、移交、保管、借阅和利用要作出明确的规定，要制定声像档案的归档范围、管理标准，强化规范管理。使声像档案管理资料有章可
（上接第63 页）的数量和摆放位置，检查音响设备和灯光，有投影演示的应事先调试好设备并在使用时及时调节会场灯光。三要严格控制列席人员。除汇报单位主要负责人可带一名随员列席会议外，其他涉及单位应一律由主要负责人列席会议，不得无故缺席，不得派人顶替，如确有特殊原因不能按时列席会议的，按照程序履行请假手续后，方可指派他人列席会议。列席会议人员必须提前到场。四要有序组织会议工作。会议期间，只有正在进行的议题的相关单位负责人才列席会议，其他议题的列席人员应在候会室或会场外等候，一旦议题汇报、讨论、议定结束，列席人员要立即离开会场，引导下一议题列席人员进场。因此，会场外要有一名工作人员在值守，负责做好各项议题列席人员的签到、衔接，既不让列席人员长时间“候会”，也不能出现因列席人员迟到导致
“断会”的现象，确保会议各项议题紧凑有序地进行。同时，会议期间是市领导相对集中的时候，找领导的人比较多，工作人员要为与会领导“把好门”“挡好驾”，非紧急、特殊情况，会议中一般不循。要制定收集管理制度，强化直接收集，防止分散流失，杜绝归为己有。要制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）注重业务培训，提高声像档案人员的综合素质和业务能力。
要加强对摄录人员、档案人员有关专业知识和技能的培训，为组织好、保管好声像档案奠定良好的基础。针对声像档案管理的现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，进行分类指导，力争整体水平的提高，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）加强声像资料收集。血站在各项活动中形成的大量声像资料是最真实、最原始、最珍贵的记录，不但具有凭证作用，而且对以后开展各项工作具有很重要的参考利用价值。声像资料转化为声像档案必须经过鉴定、筛选有价值的内容并使其转化为档案。要保证档案的“质”，首先要满足一定的“量”。所以要做好资料收集就要在“量”上下
得为求见者传话或让其擅自进入会场找领导、送文件等，确有紧急事情需找与会人员的，应与市委办秘书一科联系，未经许可不得进入会场。另外，会场内也要有一名工作人员值守，负责协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项，特别是在议题转换时负责清场，及时调整、更换座位牌。场内场外的工作人员要及时沟通情况，掌握会议进程，确保联络畅通。
四、细心处理会后工作
会后服务是市委常委会会议的继续和延伸，也是提高市委常委会会议质量和效率的落脚点。一是清理会场。常委会会议结束后，要及时检查会场，清退有关文件，重点做好会议讨论文件和材料的回收工作，处理与会人员遗漏的文件和物品。特别是有关涉密的会议文件、资料，该清退的做到一份不少。二是查遗补缺。对会议过程中的各个细节，要像放电影一样在脑海里再过一遍，对存在的问题或可以改进的环节，及时做好记录备案。特别是对列入会议议程但由于各种原因未研究的议题，要功夫，为保证声像档案的“质”提供前提条件。要实现声像档案收集完整，就要建立并疏通收集渠道，一要由滞后被动收集转向密切配合业务部门主动、超前地抓收集，由各科室移交档案室。二是对产生声像档案比较集中的科室（如宣传科）要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。三是对于专职摄录人员所拍摄的大型活动、重要会议等要及时整理分类存放，定期交档案室。四是对散存在各科室的声像档案，通过科室兼职档案管理人员收集整理，一年一次上交档案室归档。
（五）加强声像档案的保管。做好声像档案的管理已成为档案部门工作的重中之重，载体的多样性对声像档案的管理和应用提出了新要求：声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（作者单位：海南省血液中心）
及时调整，并列入下次会议讨论议题。对因故缺席的常委，要及时补送会议相关材料。三是归档工作。每次会议结束后，要对已有的议题内容、列席对象等及时进行修订、增补，使之更加完整、规范，并及时把会议方案、通知登记表、签到表、议题申报表、呈报表、议程安排表、会议传达讨论文件和附件材料等一整套原始资料，特别是经过领导审批的原件一定要收集齐全，按规定归档管理，便于今后查阅使用。四是分析总结。要及时分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高，防止出现类似的错误。
当然，会后还有很多工作，如编发纪要、文件办理、会议报道、跟踪督办、落实反馈，等等。特别是对会议纪要确定的工作内容和议定事项，要做好保密督办，要明确完成时限、责任单位、反馈方式等，抓紧抓好落实，确保市委的重大决策、部署落到实处、取得实效。
（作者单位：中共漳州市委办公室）
一、血站声像档案管理的现状
海南省血液中心承担着海南全省无偿献血者的招募、血液的采集与制备、血液集中化检测、临床用血供应、医疗用血业务指导、血站质量控制与评价、血站业务培训与技术指导和科研工作。有近10 个科室长期使用摄像设备，产生大量的声像资料。但声像资料管理存在的问题不少。一是摄像设备闲置、或存放在科室及个人手中，没有合理利用；另外，使用人员频繁变动，造成一些重要活动没能及时摄录，使声像资料缺项或不完整，给以后声像档案的产生及归档留下遗憾。二是档案意识淡泊，声像档案难以及时完整归档。各科室形成的声像档案长期存放在科室内部或个人保存，未做相应记录说明，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案人员去催要去征集，那只能是“亡羊补牢”。三是从录音、录像的归档情况来看，相当一部分原始录音（像）没有保存下来。声像档案流失严重。四是对声像档案管理缺乏重视，管理不规范，声像档案没有集中统一保存和管理，虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。五是从目前的情况看，文字性材料的归档，员工都较重视，档案人员收集时难度也较小些，而声像材料作为宣传档案的重要组成部分，由于被采用的只是其中的极少部分，往往容易将所有原始材料合并处理，未能及时归档备查，严重降低了声像档案的利用效率。六是中心虽然配备了具备防磁、防光和恒温、恒湿的专业声像档案保管柜，但声像档案仍散乱存储在各个计算机硬盘空间或档案柜内，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损，同时对多次使用和已污损的档案没有及时检查、复制，造成档案资料的损毁、流失。这些存在的突出问题直接影响了血站声像档案的完整和保管及利用。
二、血站声像档案资料收集和保存的必要性
与纸质档案相比，声像档案具有载体多样性和时效性的特点，具有文字档案不可替代的独特的展现历史的魅力。血站声像档案资料是血站开展各项工作最真实的写照。它形成于各项工作之中，真实地记载了开展各项活动的过程与结果。声像档案具有直观、及时、生动的特点，血站声像档案除具有一般声像档案的属性外，还具有社会公益性等特点，具有重要意义和保存价值。所以，血站声像档案作为记载血站历史、服务现实、承接未来的重要载体，在血站事业发展过程中发挥着不可替代的作用。
三、血站声像档案的主要内容及归档要求
血站声像档案是指血站在科研、服务、建设、事业发展和日常管理等社会实践活动中形成的、具有保存价值的的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、硬盘、幻灯片、扫描图片等声像制品及其文字说明材料。血站档案管理工作内容包括：收集、整理、归档、保存、备份、编辑、提供利用等。
（一）血站声像档案主要内容分类。1. 新闻宣传类。主要包括党、政、工、团重大会议、活动形成的声像材料、血站重大庆典活动中形成的声像材料；血站领导、模范、先进集体声像材料、上级领导视察、各单位来访参观时形成的声像材料。2. 科研项目类。主要包括科研项目重大节点（工作会议、仪式、评审会等）、项目技术改造形成的声像超声像材料；科研管理、科技成果鉴定、重要方案论证、科技会议形成的声像材料等。3. 考察调研类。主要包括出访、出差、考察、调研期间，在会议、座谈、采访、参观等活动中运用拍照、录音、录像等手段，记录、整理形成的关于某一专题项目的声像材料。
4. 服务产品类。血站采供血业务中向社会公众提供声像产品和服务的内容，如献血宣传的多媒体材料、资料光盘、录音磁带等声像材料。5. 基本建设类。主要包括基本建设（开工前原貌、基础工程、主体工程、竣工后新貌、基本建设中的其他方面）、技术改造中形成的声像材料；设备管理、动力设施等声像材料。6. 培训类。主要包括培训讲学、教师授课、学术会议形成的声像材料。
7. 其他类。未纳入以上几大类的活动形成的声像材料。如重大事件、事故及处理情况中形成的声像材料、其他途径移交、获取的声像材料。
（二）血站声像档案的归档要求。
1. 属于归档范围的音像材料，必须由摄录人员或承办部门在摄录工作结束后负责收集、整理，及时向中心档案部门移交。2. 录音带、录像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档。声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。3. 归档的音像材料必须是原版、原件（历史原因除外），特殊情况下可接收复制件。
4. 归档的音像材料其声音、图像必须完整、清晰。5. 归档的音频电子文件必须以MP3 或WAV 为通用格式，归档的视频电子文件必须以MPEG 或AVI 为通用格式。6. 归档的音频或视频电子文件必须以光盘为载体存贮。
四、加强血站声像档案工作的对策思考
声像档案是血站档案资源的重要组成部分，为血站事业的发展增加了宝贵的信息资源。目前，在血站工作和各类活动中形成了大量的声像档案，为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，需要采取有效措施，加强声像档案的收集与管理，开发利用好这些生动形象的特殊载体档案。
（一）加强宣传、提高全员档案意识。领导重视是做好档案工作的重要保证。要提高全员，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。二要抓住机遇，服务中心工作。要求声像档案工作人员要端正思想认识，自觉关心、支持、参与对声像档案的管理工作。要让职工充分认识到声像档案的重要性，使员工充分认识到中心采供血业务和管理工作中产生的声像资料是中心发展的重要财富，需要归档保存，个人不能私自保存。要加大对档案法规的宣传，让员工了解相关知识，增强员工档案意识，提高归档声像档案的质量。 （二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实。要建立健全声像档案管理制度，对声像档案的收集、移交、保管、借阅和利用要作出明确的规定，要制定声像档案的归档范围、管理标准，强化规范管理。使声像档案管理资料有章可
（上接第63 页）的数量和摆放位置，检查音响设备和灯光，有投影演示的应事先调试好设备并在使用时及时调节会场灯光。三要严格控制列席人员。除汇报单位主要负责人可带一名随员列席会议外，其他涉及单位应一律由主要负责人列席会议，不得无故缺席，不得派人顶替，如确有特殊原因不能按时列席会议的，按照程序履行请假手续后，方可指派他人列席会议。列席会议人员必须提前到场。四要有序组织会议工作。会议期间，只有正在进行的议题的相关单位负责人才列席会议，其他议题的列席人员应在候会室或会场外等候，一旦议题汇报、讨论、议定结束，列席人员要立即离开会场，引导下一议题列席人员进场。因此，会场外要有一名工作人员在值守，负责做好各项议题列席人员的签到、衔接，既不让列席人员长时间“候会”，也不能出现因列席人员迟到导致
“断会”的现象，确保会议各项议题紧凑有序地进行。同时，会议期间是市领导相对集中的时候，找领导的人比较多，工作人员要为与会领导“把好门”“挡好驾”，非紧急、特殊情况，会议中一般不循。要制定收集管理制度，强化直接收集，防止分散流失，杜绝归为己有。要制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）注重业务培训，提高声像档案人员的综合素质和业务能力。
要加强对摄录人员、档案人员有关专业知识和技能的培训，为组织好、保管好声像档案奠定良好的基础。针对声像档案管理的现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，进行分类指导，力争整体水平的提高，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）加强声像资料收集。血站在各项活动中形成的大量声像资料是最真实、最原始、最珍贵的记录，不但具有凭证作用，而且对以后开展各项工作具有很重要的参考利用价值。声像资料转化为声像档案必须经过鉴定、筛选有价值的内容并使其转化为档案。要保证档案的“质”，首先要满足一定的“量”。所以要做好资料收集就要在“量”上下
得为求见者传话或让其擅自进入会场找领导、送文件等，确有紧急事情需找与会人员的，应与市委办秘书一科联系，未经许可不得进入会场。另外，会场内也要有一名工作人员值守，负责协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项，特别是在议题转换时负责清场，及时调整、更换座位牌。场内场外的工作人员要及时沟通情况，掌握会议进程，确保联络畅通。
四、细心处理会后工作
会后服务是市委常委会会议的继续和延伸，也是提高市委常委会会议质量和效率的落脚点。一是清理会场。常委会会议结束后，要及时检查会场，清退有关文件，重点做好会议讨论文件和材料的回收工作，处理与会人员遗漏的文件和物品。特别是有关涉密的会议文件、资料，该清退的做到一份不少。二是查遗补缺。对会议过程中的各个细节，要像放电影一样在脑海里再过一遍，对存在的问题或可以改进的环节，及时做好记录备案。特别是对列入会议议程但由于各种原因未研究的议题，要功夫，为保证声像档案的“质”提供前提条件。要实现声像档案收集完整，就要建立并疏通收集渠道，一要由滞后被动收集转向密切配合业务部门主动、超前地抓收集，由各科室移交档案室。二是对产生声像档案比较集中的科室（如宣传科）要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。三是对于专职摄录人员所拍摄的大型活动、重要会议等要及时整理分类存放，定期交档案室。四是对散存在各科室的声像档案，通过科室兼职档案管理人员收集整理，一年一次上交档案室归档。
（五）加强声像档案的保管。做好声像档案的管理已成为档案部门工作的重中之重，载体的多样性对声像档案的管理和应用提出了新要求：声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（作者单位：海南省血液中心）
及时调整，并列入下次会议讨论议题。对因故缺席的常委，要及时补送会议相关材料。三是归档工作。每次会议结束后，要对已有的议题内容、列席对象等及时进行修订、增补，使之更加完整、规范，并及时把会议方案、通知登记表、签到表、议题申报表、呈报表、议程安排表、会议传达讨论文件和附件材料等一整套原始资料，特别是经过领导审批的原件一定要收集齐全，按规定归档管理，便于今后查阅使用。四是分析总结。要及时分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高，防止出现类似的错误。
当然，会后还有很多工作，如编发纪要、文件办理、会议报道、跟踪督办、落实反馈，等等。特别是对会议纪要确定的工作内容和议定事项，要做好保密督办，要明确完成时限、责任单位、反馈方式等，抓紧抓好落实，确保市委的重大决策、部署落到实处、取得实效。
（作者单位：中共漳州市委办公室）