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近年来,各级管理部门做了大量工作,社保基金管理逐步规范,监督得到加强,基金安全程度明显提高。但是由于医疗保险制度启动较迟,仍然存在制度不健全、管理不规范、监督不到位等问题,尤其是一些县级医疗保险经办机构岗位设置不合理,内部控制薄弱,管理松弛。针对这些问题,要求经办机构必须加强内部会计及与会计相关的控制,形成完善的内部牵制和监督制约机制,以堵塞漏洞、消除隐患,保护基金安全与稳定运行。
一、内部控制建设应遵循的原则
1.合法性
经办机构内部控制制度的建立,首先必须遵循国家法律法规,力求将每一项经济业务活动控制在合法合规的范围内。
2.适应性
要符合医疗保险经办机构规模大小、行业特点等实际情况。内部控制制度不是一成不变的,应随着政策的调整、业务流程的变化、信息化管理手段的进步,不断地修改、完善内部控制制度,以适应社会保险管理服务的变化。
3.制衡性
对各项业务的处理要能体现出互相监督的作用,从组织机构的设置上确保各部门和岗位权责分明、相互制约,通过有效的相互制衡措施消除内部控制中的盲点。
4.有效性
在岗位、部门和单位三级内控管理模式的基础上,形成科学合理的内部控制决策机制、执行机制和监督机制。建立合理的内控程序,保障内控管理的有效执行。
5.完整性
各项业务管理行为都有相应的制度规定和监督制约。所有部门、岗位和人员,所有业务项目和操作环节都在内部控制的范围内。
二、内部控制制度建设存在的问题
一是对内部会计控制的重要性认识不够,无章可循或有章不循的现象较为严重 。
二是县级医疗保险经办机构普遍存在人手不足、一人兼数职的现象,无法建立有效的制衡监督机制。
三是信息系统管理滞后,医保数据资料缺乏监控。计算机系统操作、管理权限设置及执行比较混乱,没有形成相互制约的机制,对数据资料的录入、变更没有有效的监控措施,非常容易发生问题。
四是各岗位长期由一人负责。
三、完善内部控制制度的对策
一是切实提高单位负责人对建立和完善内部控制制度重要性的认识。只有单位负责人不断提高自己执行财经法纪的自觉性,切实加强对本单位会计工作的领导,理顺会计工作关系,才能保证本单位内部会计控制的合理设置和有效执行。
二是构筑严密的经办机构内控体系,寓内控办法于业务操作流程之中,建立岗位之间、业务环节之间相互监督、相互制约的机制。县级医疗保险经办机构人力有限,应当通过设置合理的岗位分工,实现有效的内部控制。
三是进一步完善计算机管理系统,严格划分业务操作、技术维护等方面的职责,信息管理人员不得介入实际的业务操作。
四是实行定期轮岗制度。定期轮岗,能使工作人员全面熟悉业务,也能暴露出内部控制制度执行中的一些漏洞。
四、县级医疗保险经办机构的内部控制设计
1.信息系统
(1)系统管理员不得经办具体业务。
(2)建立数据录入、修改、访问、使用、保密、维护的权限管理制度,加强对信息系统数据的监控,建立数据远程备份机制,确保数据安全。
(3)对于涉密信息需要在网上传输的进行加密处理。加强网络和计算机病毒防护,确保网络安全。
2.结算业务
(1)待遇审核人员根据医院上传数据及患者就诊资料进行审核,并提出结算申请报复核人员复审。
(2)复核人员对结算申请及相关资料进行复审后报主管领导审批。
(3)主管领导对结算申请审阅后作出准予结算或退回重审的批复。
(4)会计对准予结算的结算申请按照财务要求进行审核,对发现错误的退回业务重审,对审核无误的打印支付凭证,交由出纳开具支票、支付款项。
3.征缴业务
(1)对新增单位、新增或减少参保人员由参保单位报送信息表,由基金专管员审核签字后报主管领导批复,交微机员录入数据。
(2)基金专管员根据各单位实际情况制定征缴计划,打印委托收款凭证及专用收据。经办人员不得直接收取现金。出纳收到缴费单位缴款凭证后在财务记账联、业务记账联盖“转账收讫”章,并将业务记账联退回基金专管员登记业务台账,出纳根据财务记账联登记银行账。会计与基金专管员每月应至少对账一次。会计应当定期对基金专管员保管的专用收据进行盘点。
4.财务
(1)会计与出纳应当相互配合,认真审核原始凭证,对无单位负责人签字(章)、无经办人员签字(章)、接受单位名称错误、大小写不符或金额有涂改的凭证不得支付;结算起点以上对公结算必须使用转账支付方式;单笔支付现金5万元以上、转账30万元以上,须报会计主管备案,并由会计主管填制《大额提(转)款单》,随支付凭证交付银行,单笔支付(含上缴、转存)50万元以上还须单位负责人在缴款凭证或《大额提(转)款单》签字后方可办理。要严格按照收支两条线的规定使用资金。
(2)财务印鉴应当指定专人分别保管使用,不得由同一人保管全套印鉴;财务人员应当定期更换财务软件和业务软件的密码。
(3)会计应根据需要制订资金支出计划,申请财政专户拨款,拨入指定的支出户存款账户备用。拨款计划书需由会计主管、单位负责人签字确认。
(4)出纳负责办理现金、银行存款的收付结算业务;出纳不得兼管稽核、会计档案保管、债权债务账目登记工作。及时与银行对账,如有未达账项应逐笔查明原因,月末编制银行余额调节表。与会计交接凭证时应填制“出纳报告单”并经双方核对无误。
(5)会计应当认真审核原始凭证,填制和保管记账凭证。月末根据登记完整、核对无误的会计账薄记录编制财务报表。
(6)会计主管复核原始凭证的真实性和记账凭证的正确性,对填制错误、不符合财务制度的凭证退回制单人员重新办理。
(作者单位:河北省行唐县新型农村合作医疗管理中心)
一、内部控制建设应遵循的原则
1.合法性
经办机构内部控制制度的建立,首先必须遵循国家法律法规,力求将每一项经济业务活动控制在合法合规的范围内。
2.适应性
要符合医疗保险经办机构规模大小、行业特点等实际情况。内部控制制度不是一成不变的,应随着政策的调整、业务流程的变化、信息化管理手段的进步,不断地修改、完善内部控制制度,以适应社会保险管理服务的变化。
3.制衡性
对各项业务的处理要能体现出互相监督的作用,从组织机构的设置上确保各部门和岗位权责分明、相互制约,通过有效的相互制衡措施消除内部控制中的盲点。
4.有效性
在岗位、部门和单位三级内控管理模式的基础上,形成科学合理的内部控制决策机制、执行机制和监督机制。建立合理的内控程序,保障内控管理的有效执行。
5.完整性
各项业务管理行为都有相应的制度规定和监督制约。所有部门、岗位和人员,所有业务项目和操作环节都在内部控制的范围内。
二、内部控制制度建设存在的问题
一是对内部会计控制的重要性认识不够,无章可循或有章不循的现象较为严重 。
二是县级医疗保险经办机构普遍存在人手不足、一人兼数职的现象,无法建立有效的制衡监督机制。
三是信息系统管理滞后,医保数据资料缺乏监控。计算机系统操作、管理权限设置及执行比较混乱,没有形成相互制约的机制,对数据资料的录入、变更没有有效的监控措施,非常容易发生问题。
四是各岗位长期由一人负责。
三、完善内部控制制度的对策
一是切实提高单位负责人对建立和完善内部控制制度重要性的认识。只有单位负责人不断提高自己执行财经法纪的自觉性,切实加强对本单位会计工作的领导,理顺会计工作关系,才能保证本单位内部会计控制的合理设置和有效执行。
二是构筑严密的经办机构内控体系,寓内控办法于业务操作流程之中,建立岗位之间、业务环节之间相互监督、相互制约的机制。县级医疗保险经办机构人力有限,应当通过设置合理的岗位分工,实现有效的内部控制。
三是进一步完善计算机管理系统,严格划分业务操作、技术维护等方面的职责,信息管理人员不得介入实际的业务操作。
四是实行定期轮岗制度。定期轮岗,能使工作人员全面熟悉业务,也能暴露出内部控制制度执行中的一些漏洞。
四、县级医疗保险经办机构的内部控制设计
1.信息系统
(1)系统管理员不得经办具体业务。
(2)建立数据录入、修改、访问、使用、保密、维护的权限管理制度,加强对信息系统数据的监控,建立数据远程备份机制,确保数据安全。
(3)对于涉密信息需要在网上传输的进行加密处理。加强网络和计算机病毒防护,确保网络安全。
2.结算业务
(1)待遇审核人员根据医院上传数据及患者就诊资料进行审核,并提出结算申请报复核人员复审。
(2)复核人员对结算申请及相关资料进行复审后报主管领导审批。
(3)主管领导对结算申请审阅后作出准予结算或退回重审的批复。
(4)会计对准予结算的结算申请按照财务要求进行审核,对发现错误的退回业务重审,对审核无误的打印支付凭证,交由出纳开具支票、支付款项。
3.征缴业务
(1)对新增单位、新增或减少参保人员由参保单位报送信息表,由基金专管员审核签字后报主管领导批复,交微机员录入数据。
(2)基金专管员根据各单位实际情况制定征缴计划,打印委托收款凭证及专用收据。经办人员不得直接收取现金。出纳收到缴费单位缴款凭证后在财务记账联、业务记账联盖“转账收讫”章,并将业务记账联退回基金专管员登记业务台账,出纳根据财务记账联登记银行账。会计与基金专管员每月应至少对账一次。会计应当定期对基金专管员保管的专用收据进行盘点。
4.财务
(1)会计与出纳应当相互配合,认真审核原始凭证,对无单位负责人签字(章)、无经办人员签字(章)、接受单位名称错误、大小写不符或金额有涂改的凭证不得支付;结算起点以上对公结算必须使用转账支付方式;单笔支付现金5万元以上、转账30万元以上,须报会计主管备案,并由会计主管填制《大额提(转)款单》,随支付凭证交付银行,单笔支付(含上缴、转存)50万元以上还须单位负责人在缴款凭证或《大额提(转)款单》签字后方可办理。要严格按照收支两条线的规定使用资金。
(2)财务印鉴应当指定专人分别保管使用,不得由同一人保管全套印鉴;财务人员应当定期更换财务软件和业务软件的密码。
(3)会计应根据需要制订资金支出计划,申请财政专户拨款,拨入指定的支出户存款账户备用。拨款计划书需由会计主管、单位负责人签字确认。
(4)出纳负责办理现金、银行存款的收付结算业务;出纳不得兼管稽核、会计档案保管、债权债务账目登记工作。及时与银行对账,如有未达账项应逐笔查明原因,月末编制银行余额调节表。与会计交接凭证时应填制“出纳报告单”并经双方核对无误。
(5)会计应当认真审核原始凭证,填制和保管记账凭证。月末根据登记完整、核对无误的会计账薄记录编制财务报表。
(6)会计主管复核原始凭证的真实性和记账凭证的正确性,对填制错误、不符合财务制度的凭证退回制单人员重新办理。
(作者单位:河北省行唐县新型农村合作医疗管理中心)