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摘 要：企业“人物全宗”，是指企业一定范围的著名人士在该企业工作中形成的、能够记载和反映个人工作经历、成绩、学术贡献、管理（技术）水平等不同类别和载体形式的档案材料的整体。近年来，“人物全宗”的设置和管理虽有一定进展，但仍存在一些不足。作者结合日常档案管理工作实际，谈收集、管理利用企业“人物全宗”的方法，供参考。
关键词：人物全宗;档案;企业
企业“人物全宗”，是指对企业一定范围的著名人士在该企业工作中形成的、能够记载和反映个人工作经历、成绩、学术贡献、管理（技术）水平等不同类别和载体形式的档案材料整体。近年来，“人物全宗”的设置和管理虽有一定进展，但仍存在一些不足，需要我们研究解决。
1 建立企业“人物全宗”的重要性和必要性
企业档案管理范围包括在生产、管理和经营等活动中形成的、具有保存价值的各种形式的文件材料，理当包括著名人物的文件资料，这是企业文化历史的一部分。企业著名人物是对企业发展和国家物质文明与精神文明建设有重大贡献的人物，是国家和企业的保贵财富。有关企业应担负起这方面历史责任，管好人文历史财富。
企业著名人物自身的发展、业绩和贡献，与企业的发展密不可分，记录这些著名人物情况的文件材料也反映企业发展的重要情况。因此，收集企业著名人物有关材料，建立企业“人物全宗”，是对企业文化历史传承和馆藏档案内容的丰富，对于企业研究历史、科研、文化建设都具有重要意义，对地方编史修志也有重大作用。
很多大企业尝试建立“人物全宗”，但效果不理想，主要原因：一是对建立人物全宗的意义认识不够。二是对确定“人物全宗”范围没有清晰的标准和定位，哪些人必须建，哪些人自愿建，缺乏相应依据。三是一些企业档案部门未将建立人物全宗工作纳入档案管理考核内容，缺乏激励。
由于企业人物全宗档案资料的缺乏，一些企业修志时遇到了困难，企业著名人物资料不得不从零收集，虽加人力物力投入，但由于年代久远，部分珍贵资料已无从收集，教训沉痛。
2 确定建立企業“人物全宗”的范围和标准
企业建立“人物全宗”，须先确定可建立“人物全宗”的“人物”标准。“人物”可根据其地位、贡献、成就来认定。企业不同阶段的领导人、不同职务的管理人员和一线工人都是企业“人物全宗”建立的对象。具体应包括以下范围。
2.1 企业历届领导人，对企业发展做出重大贡献、具有突出业绩的中层领导人员
2.2 获得国家、省、行业重大奖项，具有行业项目专利或重大研究成就，品德高尚的人才
2.3 在捍卫企业声誉、防止企业资产流失、保卫生命、保卫祖国方面卓有功勋的人员
2.4 在企业重要改革、关键时期有突出贡献和重大成就的人员
3 企业“人物全宗”材料的收集范围和分类方法
在确定“人物”范围和标准后，应明确“人物全宗”材料收集范围和分类方法。
3.1 企业“人物全宗”材料收集范围
收集“人物”材料时，应分别着重不同“人物”资料的侧重点，既要兼顾资料范围的相对统一，又要突出不同“人物”的个别侧重点。
3.1.1 记录本人出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学习和工作经历、家庭主要成员等各方面基本原始资料信息。可真实反映该人物个人生活与社会工作密不可分的原始记录。
3.1.2 记录本人担任与工作或行业有关专职、兼职的相关聘书、文件及声像资料。
3.1.3 记录本人所获重大荣誉的有关文件、证书、声像资料。应包含精神文明、科研项目、党政表彰等各方面重大荣誉。
3.1.4 记录本人工作期间产生的业绩成果文件资料。包含事关企业重大战略决策的工作报告、有关重大专题工作报告、重要专项设计报告及说明、学术论文、译著、著作、教材、授权专利、发明创造等可充分体现工作产生的各项业绩和成果文件资料及有关的声像资料。
3.1.5 针对企业“新闻人物”，即该人物在企业工作期间作出对企业、社会及人类有重大突出贡献，或者代表企业接受公开采访，且得到社会媒体关注并公开报道的，收集媒体的报道版面，包括纸质和电子版面等各类载体资料。
3.1.6 记录本人在该企业工作期间进行的公开演讲、重要讲话、公众发言等企业或社会活动资料。
3.2 企业“人物全宗”材料分类方法
人物资料需分门别类分类、整理，上述材料可分为九类。
3.2.1 个人基本资料。即姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学历学位、技术资格、工作经历等信息资料，包括各类学历学位证书、资格证书等证件资料。
3.2.2 任免文件。包含本企业对本人行政、党内职务任免的有效文件资料，以及行业、社会对本人聘任的兼职、职务等有效文件资料。
3.2.3 荣誉类。个人荣获国家、省、市重大项目荣誉证书和有关文件资料，包含科研类项目、精神文明类、社会贡献类等。
3.2.4 论著类。个人有关已正式发表的论文，已出版的论文、著作、教材等文件资料。
3.2.6 业绩贡献类。个人在该企业工作期间获得的专利、申报成功的科研技术项目获奖、认证文件。
3.2.7 个人作品类。着重与工作有关的，为企业和行业带来较大效益和荣誉的个人创作和个人作品。
3.2.8 个人简介类。包含本人入职简介、企业及媒体关于本人的个人简介文件材料。
3.2.9 电子声像类。与“人物”有关的企业重大事件的照片、录像、录音等声像资料，及“人物”上述各类纸质文件资料所转化形成的电子文件。
以上收集范围和分类方法是一般情况下的情形，其中有些收集内容是通用性的，例如：基本资料、荣誉资料、业绩资料、声像资料，这些基本资料“人物”都会产生，必须收集管理。有一些收集内容是特定性的，如讲话稿、论文、教材、剪报等，这些资料不是所有“人物”都会产生，就需要有针对性地收集。此外，收集时，需编制所对应的目录清单，便于后期管理利用。 4 企业“人物全宗”材料的收集难点与方法
4.1 企业“人物全宗”材料收集的难点
4.1.1 企业“人物”确定的时间滞后，“人物”文件材料收集滞后，往往“后补”收集。
4.1.2 企业“人物”的流动性，导致“人物”文件资料需跨企业收集，沟通协调难，直接影响其文件资料的齐全完整。
4.1.3 一些企业“人物”自身对相关文件资料不重视，重要文件材料缺失。
4.1.4 企业对“人物全宗”管理不到位，对有关文件材料管理意识薄弱，建立“人物全宗”基础差。
4.1.5 企业对“人物全宗”管理职责不明确，“人物全宗”收集、建立工作不能明确纳入部门职责，责任落实难。
4.1.6 企业员工对建立“人物全宗”理解不全面，主动参与不够，配合支持不到位。
4.1.7 部分“人物全宗”资料属于人事档案，“两头”兼顾尚缺乏依据性文件。
4.2 企业“人物全宗”材料收集的方法
综合上述难点，可采取几种有效办法。
4.2.1 企业建立“人物全宗”管理架构，明确分管部门，并纳入部门职责管理，健全管理网络，相关部门及人员负责推进相关工作。
4.2.2 企业积极宣传建立“人物全宗”的重要性，增强收集合力。
4.2.3 企业在确定“人物”第一时间，应趁热打铁，同时启动建立该“人物全宗”、收集全宗文件材料的工作，提高收集成效。
4.2.4 企业可对表现优秀、屡获先进的人物，初步建立个人资料，为日后建立“人物全宗”做好预收集。
4.2.5 对企业流动“人物”，应紧密联系，对流入企业的“人物”应第一时间对接原单位人员，积极协商接收该人物相关资料。对流出“人物”，也应做好相关资料管理，便于日后的使用和移交。
另外，企业应鼓励员工有意识地收集管理个人文件材料，既有助于个人资料的管理，也有助于企业“人物全宗”的建立。
5 企业“人物全宗”的管理与服务利用
5.1 建立明确的管理制度
将“人物全宗”管理工作纳入企业档案管理规章制度，明确归档要求。将其纳入档案工作考核。
5.2 建立明确的管理网络
建立企业“人物全宗”管理网络，将分管职责落实到具体的部门和人员。通过企业内部沟通软件工具，同步搭建交流群，增强网络管理和交流。
5.3 明确借阅流程和授权
“人物全宗”內容有别于企业其它档案，为体现其保密性，须单独明确“人物全宗”借阅流程，视借阅内容设定审批层级，加强保密管理，确保“人物全宗”档案的利用和安全。
参考文献：
[1]李修宽，曹先武.对地方档案馆建立“人物全宗”的探讨[J].湖南档案，1984（4）：15—17.
[2]郑守义，庄桂宝.胶南市建立陈济敏个人档案[J].山东档案，1999（4）：29—29.
[3]唐珂，何敏.略论建立人物全宗的几个问题[J].四川档案，1987（3）：6-8+5.
[4]邓绍兴，陈智为.档案管理学百题解答[J].档案学通讯，1986（6）：34—55.
[5]孙大伟.建立领导全宗 优化馆藏结构[J].兰台内外，2004（3）：24—25.
[6]黄体杨.我国个人档案管理研究述评[J].档案学通讯，2016（3）：13—18.
作者简介：马玉萍（1989— ），女，广州地铁集团有限公司，助理馆员。
关键词：人物全宗;档案;企业
企业“人物全宗”，是指对企业一定范围的著名人士在该企业工作中形成的、能够记载和反映个人工作经历、成绩、学术贡献、管理（技术）水平等不同类别和载体形式的档案材料整体。近年来，“人物全宗”的设置和管理虽有一定进展，但仍存在一些不足，需要我们研究解决。
1 建立企业“人物全宗”的重要性和必要性
企业档案管理范围包括在生产、管理和经营等活动中形成的、具有保存价值的各种形式的文件材料，理当包括著名人物的文件资料，这是企业文化历史的一部分。企业著名人物是对企业发展和国家物质文明与精神文明建设有重大贡献的人物，是国家和企业的保贵财富。有关企业应担负起这方面历史责任，管好人文历史财富。
企业著名人物自身的发展、业绩和贡献，与企业的发展密不可分，记录这些著名人物情况的文件材料也反映企业发展的重要情况。因此，收集企业著名人物有关材料，建立企业“人物全宗”，是对企业文化历史传承和馆藏档案内容的丰富，对于企业研究历史、科研、文化建设都具有重要意义，对地方编史修志也有重大作用。
很多大企业尝试建立“人物全宗”，但效果不理想，主要原因：一是对建立人物全宗的意义认识不够。二是对确定“人物全宗”范围没有清晰的标准和定位，哪些人必须建，哪些人自愿建，缺乏相应依据。三是一些企业档案部门未将建立人物全宗工作纳入档案管理考核内容，缺乏激励。
由于企业人物全宗档案资料的缺乏，一些企业修志时遇到了困难，企业著名人物资料不得不从零收集，虽加人力物力投入，但由于年代久远，部分珍贵资料已无从收集，教训沉痛。
2 确定建立企業“人物全宗”的范围和标准
企业建立“人物全宗”，须先确定可建立“人物全宗”的“人物”标准。“人物”可根据其地位、贡献、成就来认定。企业不同阶段的领导人、不同职务的管理人员和一线工人都是企业“人物全宗”建立的对象。具体应包括以下范围。
2.1 企业历届领导人，对企业发展做出重大贡献、具有突出业绩的中层领导人员
2.2 获得国家、省、行业重大奖项，具有行业项目专利或重大研究成就，品德高尚的人才
2.3 在捍卫企业声誉、防止企业资产流失、保卫生命、保卫祖国方面卓有功勋的人员
2.4 在企业重要改革、关键时期有突出贡献和重大成就的人员
3 企业“人物全宗”材料的收集范围和分类方法
在确定“人物”范围和标准后，应明确“人物全宗”材料收集范围和分类方法。
3.1 企业“人物全宗”材料收集范围
收集“人物”材料时，应分别着重不同“人物”资料的侧重点，既要兼顾资料范围的相对统一，又要突出不同“人物”的个别侧重点。
3.1.1 记录本人出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学习和工作经历、家庭主要成员等各方面基本原始资料信息。可真实反映该人物个人生活与社会工作密不可分的原始记录。
3.1.2 记录本人担任与工作或行业有关专职、兼职的相关聘书、文件及声像资料。
3.1.3 记录本人所获重大荣誉的有关文件、证书、声像资料。应包含精神文明、科研项目、党政表彰等各方面重大荣誉。
3.1.4 记录本人工作期间产生的业绩成果文件资料。包含事关企业重大战略决策的工作报告、有关重大专题工作报告、重要专项设计报告及说明、学术论文、译著、著作、教材、授权专利、发明创造等可充分体现工作产生的各项业绩和成果文件资料及有关的声像资料。
3.1.5 针对企业“新闻人物”，即该人物在企业工作期间作出对企业、社会及人类有重大突出贡献，或者代表企业接受公开采访，且得到社会媒体关注并公开报道的，收集媒体的报道版面，包括纸质和电子版面等各类载体资料。
3.1.6 记录本人在该企业工作期间进行的公开演讲、重要讲话、公众发言等企业或社会活动资料。
3.2 企业“人物全宗”材料分类方法
人物资料需分门别类分类、整理，上述材料可分为九类。
3.2.1 个人基本资料。即姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学历学位、技术资格、工作经历等信息资料，包括各类学历学位证书、资格证书等证件资料。
3.2.2 任免文件。包含本企业对本人行政、党内职务任免的有效文件资料，以及行业、社会对本人聘任的兼职、职务等有效文件资料。
3.2.3 荣誉类。个人荣获国家、省、市重大项目荣誉证书和有关文件资料，包含科研类项目、精神文明类、社会贡献类等。
3.2.4 论著类。个人有关已正式发表的论文，已出版的论文、著作、教材等文件资料。
3.2.6 业绩贡献类。个人在该企业工作期间获得的专利、申报成功的科研技术项目获奖、认证文件。
3.2.7 个人作品类。着重与工作有关的，为企业和行业带来较大效益和荣誉的个人创作和个人作品。
3.2.8 个人简介类。包含本人入职简介、企业及媒体关于本人的个人简介文件材料。
3.2.9 电子声像类。与“人物”有关的企业重大事件的照片、录像、录音等声像资料，及“人物”上述各类纸质文件资料所转化形成的电子文件。
以上收集范围和分类方法是一般情况下的情形，其中有些收集内容是通用性的，例如：基本资料、荣誉资料、业绩资料、声像资料，这些基本资料“人物”都会产生，必须收集管理。有一些收集内容是特定性的，如讲话稿、论文、教材、剪报等，这些资料不是所有“人物”都会产生，就需要有针对性地收集。此外，收集时，需编制所对应的目录清单，便于后期管理利用。 4 企业“人物全宗”材料的收集难点与方法
4.1 企业“人物全宗”材料收集的难点
4.1.1 企业“人物”确定的时间滞后，“人物”文件材料收集滞后，往往“后补”收集。
4.1.2 企业“人物”的流动性，导致“人物”文件资料需跨企业收集，沟通协调难，直接影响其文件资料的齐全完整。
4.1.3 一些企业“人物”自身对相关文件资料不重视，重要文件材料缺失。
4.1.4 企业对“人物全宗”管理不到位，对有关文件材料管理意识薄弱，建立“人物全宗”基础差。
4.1.5 企业对“人物全宗”管理职责不明确，“人物全宗”收集、建立工作不能明确纳入部门职责，责任落实难。
4.1.6 企业员工对建立“人物全宗”理解不全面，主动参与不够，配合支持不到位。
4.1.7 部分“人物全宗”资料属于人事档案，“两头”兼顾尚缺乏依据性文件。
4.2 企业“人物全宗”材料收集的方法
综合上述难点，可采取几种有效办法。
4.2.1 企业建立“人物全宗”管理架构，明确分管部门，并纳入部门职责管理，健全管理网络，相关部门及人员负责推进相关工作。
4.2.2 企业积极宣传建立“人物全宗”的重要性，增强收集合力。
4.2.3 企业在确定“人物”第一时间，应趁热打铁，同时启动建立该“人物全宗”、收集全宗文件材料的工作，提高收集成效。
4.2.4 企业可对表现优秀、屡获先进的人物，初步建立个人资料，为日后建立“人物全宗”做好预收集。
4.2.5 对企业流动“人物”，应紧密联系，对流入企业的“人物”应第一时间对接原单位人员，积极协商接收该人物相关资料。对流出“人物”，也应做好相关资料管理，便于日后的使用和移交。
另外，企业应鼓励员工有意识地收集管理个人文件材料，既有助于个人资料的管理，也有助于企业“人物全宗”的建立。
5 企业“人物全宗”的管理与服务利用
5.1 建立明确的管理制度
将“人物全宗”管理工作纳入企业档案管理规章制度，明确归档要求。将其纳入档案工作考核。
5.2 建立明确的管理网络
建立企业“人物全宗”管理网络，将分管职责落实到具体的部门和人员。通过企业内部沟通软件工具，同步搭建交流群，增强网络管理和交流。
5.3 明确借阅流程和授权
“人物全宗”內容有别于企业其它档案，为体现其保密性，须单独明确“人物全宗”借阅流程，视借阅内容设定审批层级，加强保密管理，确保“人物全宗”档案的利用和安全。
参考文献：
[1]李修宽，曹先武.对地方档案馆建立“人物全宗”的探讨[J].湖南档案，1984（4）：15—17.
[2]郑守义，庄桂宝.胶南市建立陈济敏个人档案[J].山东档案，1999（4）：29—29.
[3]唐珂，何敏.略论建立人物全宗的几个问题[J].四川档案，1987（3）：6-8+5.
[4]邓绍兴，陈智为.档案管理学百题解答[J].档案学通讯，1986（6）：34—55.
[5]孙大伟.建立领导全宗 优化馆藏结构[J].兰台内外，2004（3）：24—25.
[6]黄体杨.我国个人档案管理研究述评[J].档案学通讯，2016（3）：13—18.
作者简介：马玉萍（1989— ），女，广州地铁集团有限公司，助理馆员。