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细心观察的人不难发现，许多传统的文件收集方法正在为新的方法所取代，多载体与多渠道文件的形成，更是给新形势下的文件收集工作提出了更多的要求。
一、为什么要进一步重视文件收集工作
1、文件形成渠道和文件载体、种类的复杂化
直至上个世纪末期，文件种类还几乎是纸质文件一统天下的局面。刚刚迈入21世纪七八年，就产生了巨大变化：人们的社会活动范围得到迅猛扩张，一直延伸到国内外各领域；光盘、计算机U盘和移动硬盘的普及，数码相机、可摄像手机和微型录音机的大量使用，互联网信息制作与传输技术的日臻完善，已经把我们带到全天候、全时空信息社会的门口。于是乎，电子载体文件、光媒载体文件、多媒磁性载体文件正在动摇着纸质载体文件近两千年的统治地位；以市场经济特色形成的大量经济合同、劳动用工协议，法律、公证、评估、仲裁类文件，证券、房地产、计算机网络商务活动，频繁的国际商务交流，以及越来越多的产业领域向境外开放，使得多载体、多种类文件和文件产生的渠道日益扩大化、复杂化。那么，我们对新形势下的文件收集工作从思想上准备得如何呢？
2、文件数量与收集范围急剧扩增。在人们于十多年前惊呼信息爆炸的时候，还预想不到信息爆炸的威力究竟有多大。而现在，机关、企事业办理的文件普遍增长了10倍以上（如中国铁路物资总公司机关1998年共办理收发文1718件，2007年上升到18010件），报刊数量增长了数百倍，电子报刊及信息，互联网信息以几何倍数连年翻番。人们开始领略到了信息爆炸的感受。那么，文件收集范围如何确定，究竟有多少文件等待我们收集，又有谁能把文件收集得齐全完整呢？
3、某些单位文件收集制度已经落时并执行不严，对文件收集工作督察不力。上个世纪八十年代至世纪之交，企业进行过档案管理升级和目标管理认定活动，为了保证文件及时齐全完整收集，各单位制定了“档案人员三参加”、“档案工作四纳入”和包括文件收集在内的档案管理网络系统。时过境迁，这些传统的文件收集工作制度，不是流于形式，便是被人们忘记已久。而近几年修订的文件收集制度，一般不再与经济责任制和奖惩考核挂钩，一些单位对文件收集工作监管不严、督促不力、检查不到位，面临着许多问题和被动局面。我们应当研究新形势下的文件收集工作，明确文件收集的渠道、范围和方法，制定相关规章制度和工作措施。
二、文件收集渠道和收集方法
1、文件收集主渠道、次渠道及其方法。日常通过收发文登记的“红头文件”仍然是当前文件收集的主渠道。红头文件是本单位接受国家政策法规和上级机关管理监督指导，行使本机关权力并依法进行管理或经营活动的依据。该类文件主体是纸质、电子载体文件。为了保证所收集文件的齐全完整准确系统，文件定稿和正本、文件及附件附表，正本和副本，纸质文件和电子文件应在办理完毕后及时归档。而非主业或临时机构形成的文件材料，员工参加临时会议带回文件，上级领导视察音像材料和随时处理的事务的记录、备忘录、工作交接记录，等等，这些次渠道形成的零散文件材料收集工作，亦应为人们所重视。收集方法是闻之即问，查实即取，取回即存，要把住零散文件形成的源頭，追根寻源，尽量保证这些文件多收集一些。主渠道如文件收集的江河之水，次渠道如文件收集后汇入江河的溪流，二者收集方法迥然不同。
2、文件收集正规渠道、非正规渠道及其方法。正规渠道形成的文件材料，属于日常工作办理形成并有制度可以监控，文件收集一般不会出现太大问题。如会计、科技类归档材料，收集时应保证文件材料齐全完整，按照规定分类存放。而商务谈判、合同审理、劳动争议，协议仲裁、项目竞标和招投标，以及信访接待、群众来信形成的文件材料，都是职能部门有权办理，不甚规范，又没有经过办公室文件收发登记，属于非正规渠道形成的文件材料。对这些文件材料收集不够重视的部门，在办理完毕后随意处置、散失，或以商务经营秘密为由拒绝归档，是非正规渠道文件收集工作的难点。收集此类文件材料，应当主动耐心、甚至软磨硬泡，以至于寻求领导予以支持，想方设法将文件材料收集到手。
3、文件收集明渠道、暗渠道及其方法。明渠道形成的文件除了有制度监控之外，从文件办理、登记及办理过程都是公开的。此类文件包括：计划内按正规程序形成的合同协议、计划总结、报告报表、会议纪要等等。此类文件可按相应规定收集，未能及时归档者予以催促。而对一些计划外产生的少有制度规定和监控措施的合同协议，部门有权经办的小型设备出租转让租赁，信息咨询、部门间劳务合作以及领导兼职而产生的文件等不为人们所关注、亦在文件收集人员视野之外，暗渠道形成的文件，其收集方法除了加强对重点部门部位文件归档宣传引导，提高其自觉归档意识之外，也是提倡主动追索，尽可能多收集一些。
4、文件收集固定渠道、非固定渠道及其方法。所谓固定渠道，是指文件收集部门与文件形成部门有着某种约定，是定向、定时、定人“三定”方式的文件收集工作。文件收集部门与若干部门间形成“对口部门”，由文件材料收集形成部门间联系纽带。在许多单位，文件收集部门通过制定规章制度，少数者是约定俗成，在双方商定的时限内，以双方商定的交接方式完成文件材料收集归档工作。如照片和音像归档材料，办公室控制相机、胶卷和录音录像设备的购置经费审批，工会、宣传部门形成照片、录音录像归档材料后定期向办公室移交，进而保证了声像照片制品及时归档和归档齐全完整。而荣誉档案的形成则相反，表现为多部门的、时间与地点多随机的和多种非固定渠道形成的，尤其一些非行政隶属机关或社会团体颁发的荣誉文件材料，都是直接面对个人，何部门在何时间何地点以何种方式得到何种荣誉档案材料，何人因何原因在何单位接受何种奖品，何领导、学者因何种业绩受到何机关颁发的荣誉证书、奖章，收集人员一般是无法知晓的。有些奖项往往挂靠奖金、红包、回扣提成之类，这些人更是不予声张，严格保密。在全部文件材料收集工作中，此类文件材料收集难度最大，因而收集工作方法也最为复杂。收集此渠道形成的对本单位有着重大影响的荣誉类归档材料，除了“三勤”、宣传动员和行政手段之外，应有一定奖励措施或给予一定报酬，以个别示范效应带动面上的收集工作，多项举措齐备，多种手段应对，才能收集到此渠道文件材料。
三、其他应采取的措施
1、不断完善文件材料收集工作制度。文件材料收集工作制度应当随着形势与任务变化及时修订完善，除了在文件材料收集主渠道、正规渠道、明渠道和固定渠道的收集工作予以规范之外，还应对次渠道、非正规渠道、暗渠道和非固定渠道的收集工作予以尽可能全面的规定。同时，将新的规定广泛深入地宣传，提高全体员工自觉归档意识，将制度落实到实处，收到实效。
2、加强文件材料收集工作责任心。任何制度都不是万能的。文件材料收集工作依靠收集人员高度的自觉性和责任心，依靠主动工作的“三勤”，依靠苦口婆心的宣传教育引导，依靠苦寻追踪，依靠典型示范效应，和将文件材料追不到不甘心的执著精神。
3、灵活多样的文件材料收集方法和变通措施。由于文件材料形成渠道的多样性，文件材料载体的多样化和社会活动领域的日趋复杂化，面对多个收集对象，文件通过多渠道到多部门收集，除了坚持制度和满腔的热情外，还要依靠灵活多样的工作方法，在复杂环境中因人因地因事因时而异，不刻板，不教条，执著中透着热情，苦寻中透着诚挚，启发人，感动人，影响人，鼓舞人，对复杂环境和复杂收集对象采取多种灵活变通措施，缜密周到，细致入微，临机善辩，善于处理一些复杂情况，。
4、关键时依靠领导。在采取种种手段均不奏效，而重要文件必须收集又难以收集到的情况出现时，应及时将问题向领导汇报，接受指导，在领导帮助下采取更重要更见效的举措，采取更得力的手段和更为全面的方法，将重要文件归档。
5、及时登记、办理完善的文件材料交接手续。文件材料一旦收集到之后，除了正规渠道按制度规范办理交接手续外，对于非规范渠道、暗渠道收集到的文件材料，要及时登记，妥善办理交接手续，以避免日后责任不清，数量不明，质地不符引起的纠纷，也便于为这些文件材料日后的分类整理提供原始凭据。
作者单位：河北经贸大学
一、为什么要进一步重视文件收集工作
1、文件形成渠道和文件载体、种类的复杂化
直至上个世纪末期，文件种类还几乎是纸质文件一统天下的局面。刚刚迈入21世纪七八年，就产生了巨大变化：人们的社会活动范围得到迅猛扩张，一直延伸到国内外各领域；光盘、计算机U盘和移动硬盘的普及，数码相机、可摄像手机和微型录音机的大量使用，互联网信息制作与传输技术的日臻完善，已经把我们带到全天候、全时空信息社会的门口。于是乎，电子载体文件、光媒载体文件、多媒磁性载体文件正在动摇着纸质载体文件近两千年的统治地位；以市场经济特色形成的大量经济合同、劳动用工协议，法律、公证、评估、仲裁类文件，证券、房地产、计算机网络商务活动，频繁的国际商务交流，以及越来越多的产业领域向境外开放，使得多载体、多种类文件和文件产生的渠道日益扩大化、复杂化。那么，我们对新形势下的文件收集工作从思想上准备得如何呢？
2、文件数量与收集范围急剧扩增。在人们于十多年前惊呼信息爆炸的时候，还预想不到信息爆炸的威力究竟有多大。而现在，机关、企事业办理的文件普遍增长了10倍以上（如中国铁路物资总公司机关1998年共办理收发文1718件，2007年上升到18010件），报刊数量增长了数百倍，电子报刊及信息，互联网信息以几何倍数连年翻番。人们开始领略到了信息爆炸的感受。那么，文件收集范围如何确定，究竟有多少文件等待我们收集，又有谁能把文件收集得齐全完整呢？
3、某些单位文件收集制度已经落时并执行不严，对文件收集工作督察不力。上个世纪八十年代至世纪之交，企业进行过档案管理升级和目标管理认定活动，为了保证文件及时齐全完整收集，各单位制定了“档案人员三参加”、“档案工作四纳入”和包括文件收集在内的档案管理网络系统。时过境迁，这些传统的文件收集工作制度，不是流于形式，便是被人们忘记已久。而近几年修订的文件收集制度，一般不再与经济责任制和奖惩考核挂钩，一些单位对文件收集工作监管不严、督促不力、检查不到位，面临着许多问题和被动局面。我们应当研究新形势下的文件收集工作，明确文件收集的渠道、范围和方法，制定相关规章制度和工作措施。
二、文件收集渠道和收集方法
1、文件收集主渠道、次渠道及其方法。日常通过收发文登记的“红头文件”仍然是当前文件收集的主渠道。红头文件是本单位接受国家政策法规和上级机关管理监督指导，行使本机关权力并依法进行管理或经营活动的依据。该类文件主体是纸质、电子载体文件。为了保证所收集文件的齐全完整准确系统，文件定稿和正本、文件及附件附表，正本和副本，纸质文件和电子文件应在办理完毕后及时归档。而非主业或临时机构形成的文件材料，员工参加临时会议带回文件，上级领导视察音像材料和随时处理的事务的记录、备忘录、工作交接记录，等等，这些次渠道形成的零散文件材料收集工作，亦应为人们所重视。收集方法是闻之即问，查实即取，取回即存，要把住零散文件形成的源頭，追根寻源，尽量保证这些文件多收集一些。主渠道如文件收集的江河之水，次渠道如文件收集后汇入江河的溪流，二者收集方法迥然不同。
2、文件收集正规渠道、非正规渠道及其方法。正规渠道形成的文件材料，属于日常工作办理形成并有制度可以监控，文件收集一般不会出现太大问题。如会计、科技类归档材料，收集时应保证文件材料齐全完整，按照规定分类存放。而商务谈判、合同审理、劳动争议，协议仲裁、项目竞标和招投标，以及信访接待、群众来信形成的文件材料，都是职能部门有权办理，不甚规范，又没有经过办公室文件收发登记，属于非正规渠道形成的文件材料。对这些文件材料收集不够重视的部门，在办理完毕后随意处置、散失，或以商务经营秘密为由拒绝归档，是非正规渠道文件收集工作的难点。收集此类文件材料，应当主动耐心、甚至软磨硬泡，以至于寻求领导予以支持，想方设法将文件材料收集到手。
3、文件收集明渠道、暗渠道及其方法。明渠道形成的文件除了有制度监控之外，从文件办理、登记及办理过程都是公开的。此类文件包括：计划内按正规程序形成的合同协议、计划总结、报告报表、会议纪要等等。此类文件可按相应规定收集，未能及时归档者予以催促。而对一些计划外产生的少有制度规定和监控措施的合同协议，部门有权经办的小型设备出租转让租赁，信息咨询、部门间劳务合作以及领导兼职而产生的文件等不为人们所关注、亦在文件收集人员视野之外，暗渠道形成的文件，其收集方法除了加强对重点部门部位文件归档宣传引导，提高其自觉归档意识之外，也是提倡主动追索，尽可能多收集一些。
4、文件收集固定渠道、非固定渠道及其方法。所谓固定渠道，是指文件收集部门与文件形成部门有着某种约定，是定向、定时、定人“三定”方式的文件收集工作。文件收集部门与若干部门间形成“对口部门”，由文件材料收集形成部门间联系纽带。在许多单位，文件收集部门通过制定规章制度，少数者是约定俗成，在双方商定的时限内，以双方商定的交接方式完成文件材料收集归档工作。如照片和音像归档材料，办公室控制相机、胶卷和录音录像设备的购置经费审批，工会、宣传部门形成照片、录音录像归档材料后定期向办公室移交，进而保证了声像照片制品及时归档和归档齐全完整。而荣誉档案的形成则相反，表现为多部门的、时间与地点多随机的和多种非固定渠道形成的，尤其一些非行政隶属机关或社会团体颁发的荣誉文件材料，都是直接面对个人，何部门在何时间何地点以何种方式得到何种荣誉档案材料，何人因何原因在何单位接受何种奖品，何领导、学者因何种业绩受到何机关颁发的荣誉证书、奖章，收集人员一般是无法知晓的。有些奖项往往挂靠奖金、红包、回扣提成之类，这些人更是不予声张，严格保密。在全部文件材料收集工作中，此类文件材料收集难度最大，因而收集工作方法也最为复杂。收集此渠道形成的对本单位有着重大影响的荣誉类归档材料，除了“三勤”、宣传动员和行政手段之外，应有一定奖励措施或给予一定报酬，以个别示范效应带动面上的收集工作，多项举措齐备，多种手段应对，才能收集到此渠道文件材料。
三、其他应采取的措施
1、不断完善文件材料收集工作制度。文件材料收集工作制度应当随着形势与任务变化及时修订完善，除了在文件材料收集主渠道、正规渠道、明渠道和固定渠道的收集工作予以规范之外，还应对次渠道、非正规渠道、暗渠道和非固定渠道的收集工作予以尽可能全面的规定。同时，将新的规定广泛深入地宣传，提高全体员工自觉归档意识，将制度落实到实处，收到实效。
2、加强文件材料收集工作责任心。任何制度都不是万能的。文件材料收集工作依靠收集人员高度的自觉性和责任心，依靠主动工作的“三勤”，依靠苦口婆心的宣传教育引导，依靠苦寻追踪，依靠典型示范效应，和将文件材料追不到不甘心的执著精神。
3、灵活多样的文件材料收集方法和变通措施。由于文件材料形成渠道的多样性，文件材料载体的多样化和社会活动领域的日趋复杂化，面对多个收集对象，文件通过多渠道到多部门收集，除了坚持制度和满腔的热情外，还要依靠灵活多样的工作方法，在复杂环境中因人因地因事因时而异，不刻板，不教条，执著中透着热情，苦寻中透着诚挚，启发人，感动人，影响人，鼓舞人，对复杂环境和复杂收集对象采取多种灵活变通措施，缜密周到，细致入微，临机善辩，善于处理一些复杂情况，。
4、关键时依靠领导。在采取种种手段均不奏效，而重要文件必须收集又难以收集到的情况出现时，应及时将问题向领导汇报，接受指导，在领导帮助下采取更重要更见效的举措，采取更得力的手段和更为全面的方法，将重要文件归档。
5、及时登记、办理完善的文件材料交接手续。文件材料一旦收集到之后，除了正规渠道按制度规范办理交接手续外，对于非规范渠道、暗渠道收集到的文件材料，要及时登记，妥善办理交接手续，以避免日后责任不清，数量不明，质地不符引起的纠纷，也便于为这些文件材料日后的分类整理提供原始凭据。
作者单位：河北经贸大学