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【摘 要】传统的文书档案管理工作逐渐不能满足社会发展的需求，文书档案管理的信息化建设已经成为社会发展的必然趋势。本文阐述了高校文书档案电子化具有重要意义，并探讨了当前高校文书档案电子化优点和存在的问题，提出了提升高校文书档案管理的措施，使之更好地为高校教学、科研发展服务，推动档案工作向更高水平、更高层次发展。
【关键词】高校；文书档案；电子化
文书档案管理工作是高校档案工作中的重要组成部分，随着信息时代的来临，计算机网络逐渐进入到人们生活工作中，许多的信息通过电子网络管理和传输， 为人们提供了更多便利。传统的文书管理工作逐渐不能满足社会发展的需求，文书档案管理的信息化建设已经成为社会发展的必然趋势。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足高校发展的需要。通过对文书档案管理进行信息化建设，不但可以大大缩减工作人员工作量，同时更加能够提升工作效率，保证工作质量，对提高档案管理工作具有重要意义。
一、高校文书档案管理电子化的优点
1.文書档案电子化便于检索，使用方便，提高办公效率。文书档案电子化是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行，避免了人们利用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，改善了案卷质量，提高了效率。而且档案在管理的过程中，也变得更容易操作，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的变化就是方便、快捷，检索效率高。
2.文书档案信息电子化易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，文书档案信息的电子化，大大提高了档案管理的服务质量。
3.文书档案信息电子化实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。随着信息化的到来和网络的发展，运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态，方便了人们通过计算机进行信息的沟通与交流。
4.提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，邮递费用高，费时费力等，安全性也随之降低。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，大大节省了人力、物力和财力。
二、高校文书档案信息电子化管理存在的弊端
1.电子文件真实性受限制
首先，文书档案电子文件的真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，电子文件的内容易于变化，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，而且改动后可以不留任何痕迹。 虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障
2.对档案综合管理人员要求高
文书档案管理信息的电子化应用对高校档案管理人员的素质也有较大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法，还要求工作人员能够对电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，也不是仅仅熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术的人员所能胜任的。这样的管理人员要具备较高复合型人才的知识水平，从目前看，各高校档案部门缺乏这样的具备现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，不能适应电子化进程的需要。
3.电子文件兼容和通用问题比较严重，现在我国各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，电子文件之间都是不兼容的，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出。
三、高校文书档案信息电子化管理的措施
1、做好文书档案归档电子文件的技术处理工作。文书档案电子文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到电子文件形成部门，对产生的大量文书电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制并与纸质文件复核，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。 2、提高高校档案管理人员的综合素质
首先是从专业培训和硬件建设投入上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案人员业务技能。针对档案管理人员素质低的现象，定期进行教育业务培训，让他们能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，提高和强化整体档案人员的素质，经常对他们进行专业技能培训，严格考核，并实行公开招聘，公平竞争，优胜劣汰，吸引高层次档案专业人才到档案部门工作，為档案工作补充高素质人才。不断增加现代化硬件设施的投入，档案人员通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。
其次是档案管理人员要改变以往落后的工作方法，实现由封闭管理型向开放服务型转变，加大档案部门与其他部门间系统合作的力度，不断扩大档案管理人员的交际面，通过交流，学习其他单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维，不断补充和更新自己现有的知识，深入研究档案工作中出现的新特点、新情况，为学校领导决策提供可靠的依据。
3.提高现代化管理手段，实行资源共享。随着当前信息技术高速发展，档案管理已进入了网络化、数字化的时代，档案系统也要进行网络化管理和数据化管理，各高校要明确一个权威机构牵头，制定本单位档案电子化的规范和实施细则，在开发和购买软件的同时互相兼顾，要严格遵照权威机构的档案信息化标准开发软件、建立数据库，并做好与现有办公软件的数据接口工作，充分发挥局域网的快速、便捷的效能，建立内部的档案信息服务平台，实现档案信息共享。
总之，高校文书档案电子化建设是一项长期的任务，作为一名档案工作者就必须转变思想、改变观念，用科学化、信息化的头脑来提高档案管理的水平，不断把新技术应用于文书档案管理中，从而不断提高高校文书档案的利用率，使之更好地为高校教学、科研发展服务，推动档案工作向更高水平、更高层次发展。
参考文献：
[1]俞锦福；探讨文书档案管理信息的电子化应用《时代报告》2011年12月.
[2]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第三期.
[3]张宁红；浅谈文书档案管理的办公自动化应用《黑龙江档案》 2011年第1期.
【关键词】高校；文书档案；电子化
文书档案管理工作是高校档案工作中的重要组成部分，随着信息时代的来临，计算机网络逐渐进入到人们生活工作中，许多的信息通过电子网络管理和传输， 为人们提供了更多便利。传统的文书管理工作逐渐不能满足社会发展的需求，文书档案管理的信息化建设已经成为社会发展的必然趋势。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足高校发展的需要。通过对文书档案管理进行信息化建设，不但可以大大缩减工作人员工作量，同时更加能够提升工作效率，保证工作质量，对提高档案管理工作具有重要意义。
一、高校文书档案管理电子化的优点
1.文書档案电子化便于检索，使用方便，提高办公效率。文书档案电子化是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行，避免了人们利用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，改善了案卷质量，提高了效率。而且档案在管理的过程中，也变得更容易操作，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的变化就是方便、快捷，检索效率高。
2.文书档案信息电子化易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，文书档案信息的电子化，大大提高了档案管理的服务质量。
3.文书档案信息电子化实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。随着信息化的到来和网络的发展，运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态，方便了人们通过计算机进行信息的沟通与交流。
4.提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，邮递费用高，费时费力等，安全性也随之降低。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，大大节省了人力、物力和财力。
二、高校文书档案信息电子化管理存在的弊端
1.电子文件真实性受限制
首先，文书档案电子文件的真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，电子文件的内容易于变化，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，而且改动后可以不留任何痕迹。 虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障
2.对档案综合管理人员要求高
文书档案管理信息的电子化应用对高校档案管理人员的素质也有较大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法，还要求工作人员能够对电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，也不是仅仅熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术的人员所能胜任的。这样的管理人员要具备较高复合型人才的知识水平，从目前看，各高校档案部门缺乏这样的具备现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，不能适应电子化进程的需要。
3.电子文件兼容和通用问题比较严重，现在我国各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，电子文件之间都是不兼容的，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出。
三、高校文书档案信息电子化管理的措施
1、做好文书档案归档电子文件的技术处理工作。文书档案电子文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到电子文件形成部门，对产生的大量文书电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制并与纸质文件复核，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。 2、提高高校档案管理人员的综合素质
首先是从专业培训和硬件建设投入上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案人员业务技能。针对档案管理人员素质低的现象，定期进行教育业务培训，让他们能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，提高和强化整体档案人员的素质，经常对他们进行专业技能培训，严格考核，并实行公开招聘，公平竞争，优胜劣汰，吸引高层次档案专业人才到档案部门工作，為档案工作补充高素质人才。不断增加现代化硬件设施的投入，档案人员通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。
其次是档案管理人员要改变以往落后的工作方法，实现由封闭管理型向开放服务型转变，加大档案部门与其他部门间系统合作的力度，不断扩大档案管理人员的交际面，通过交流，学习其他单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维，不断补充和更新自己现有的知识，深入研究档案工作中出现的新特点、新情况，为学校领导决策提供可靠的依据。
3.提高现代化管理手段，实行资源共享。随着当前信息技术高速发展，档案管理已进入了网络化、数字化的时代，档案系统也要进行网络化管理和数据化管理，各高校要明确一个权威机构牵头，制定本单位档案电子化的规范和实施细则，在开发和购买软件的同时互相兼顾，要严格遵照权威机构的档案信息化标准开发软件、建立数据库，并做好与现有办公软件的数据接口工作，充分发挥局域网的快速、便捷的效能，建立内部的档案信息服务平台，实现档案信息共享。
总之，高校文书档案电子化建设是一项长期的任务，作为一名档案工作者就必须转变思想、改变观念，用科学化、信息化的头脑来提高档案管理的水平，不断把新技术应用于文书档案管理中，从而不断提高高校文书档案的利用率，使之更好地为高校教学、科研发展服务，推动档案工作向更高水平、更高层次发展。
参考文献：
[1]俞锦福；探讨文书档案管理信息的电子化应用《时代报告》2011年12月.
[2]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第三期.
[3]张宁红；浅谈文书档案管理的办公自动化应用《黑龙江档案》 2011年第1期.