论文部分内容阅读
摘 要：记录信息如文字、图像、资料是档案最重要的功能，这些信息往往有很重要的保存价值和使用价值，但是现在诸多的档案管理工作中有不少问题。采用网络信息技术能够较好地解决一些问题，使档案的管理更加规范化。本文首先分析对档案进行信息化管理的必要性，在此基础上探求提高信息化管理水平的有效措施。
关键词：档案信息化管理；必要性；提升管理水平；策略
对档案进行信息化管理有很多的优点，很大程度上减少了工作人员的劳动量，这是一种顺应时代发展的转变，现代计算机网络技术已经发展到了一个相当高的水平，从道理上讲信息化管理对提升档案的管理质量是有很大帮助的，不过它也不是完美无缺的，在实施信息化管理的过程中，档案安全是一个非常重要的问题。现在对信息化管理具有的优势和其中的安全问题进行讨论。
1.对信息化管理的现状与必要性进行分析
对档案进行信息化管理后，最明显的效果就是提高了管理效率。通过对信息化管理优势的分析，结果显示除了前面说的优点外还有好几个优点例如提高了对档案信息的检索速度、利用网络能够对档案资料进行远程传输、对某些档案资料能够共享。
对于档案管理在传统的方法中，如果要检索某些档案资料就需要管理人员进行人工检索，在庞大的档案库中根据相关目录进行查找，这种方式不但浪费时间，又增加了很多管理人员的劳动量，最后找到了要找的档案资料还可能会出错，这种方式的检索效率是很低的。如果采用计算机信息技术并利用它来检索所要找的档案资料，能使档案检索结果更加准确、大大提高检索的速度，对于检索中出现的差错能较大程度上降低其出现的概率。还有一个更重要的优点，在信息化管理的系统中如果加入智能化程序和自动检索程序，对于那些模糊复杂的档案也能快速的查找到。
传统的管理方法中，对于档案资料的使用有两种方法：一是使用者自己到档案管理部门去查找和提取；第二个是用传真或通过邮局进行邮寄才能获得需要的档案资料。这两种方法显得都很复杂与麻烦，效率是非常低的。而采用信息化管理就可以在互联网上，运用计算机和电子通信技术来进行远程传输，速度之快可能只需要几秒钟并且获得的资料是很全面的。
在办公室的计算机上对档案资料进行信息化管理，可以把有关的办公软件和信息管理系统相衔接，使档案资料的收集、整理、存储与管理实现一体化，对档案资料的记录和有关档案文件的生成和管理能够实现同步完成，达到自动化办公的目的，档案资源的网络共享，使发送、保存和使用这三个功能同时进行。
档案资料在保存的过程中，安全问题至关重要。管理时要从两方面入手，正面就是要加强防范。例如把资料的属性改成“只读”；对资料用各种方法进行加密；对于不同级别与部门对档案的查看和其他操作设置相应的权限。从另一面来说，要加强措施对原文件进行保护，如果档案的管理系统中出现漏洞使档案资料被删改，这时原文件就可以在短时间内对被删改的档案资料进行恢复。例如我们对电子档案进行备份存于光盘或其它设备上，为了确保万无一失在安全管理允许时要在多台电脑上备份。
2.在档案信息化管理过程中提高管理水平的措施
建立一套完整的档案信息系统。在档案管理部门，对现行或回溯档案在信息系统中都要建立电子目录，对档案目录进行汇整然后才能公布，同时对于目录的查询要设置单一窗口；对于征集过来的档案把它们全部进行数字化处理同时在信息系统中建立虚拟的档案馆，使用虚拟实境和其它信息技术，使档案能够真实的呈现出来同时还有档案建立的时间、场景。在信息系统中设置网上申请功能，与电子付费平台结合起来使用；对于电子档案的储存建立一个安全防伪认证系统，保证档案资料的安全。
现代社会的信息化进程是很快的，原生性的电子档案和数字化档案在社会上的应用需求大幅度增加，电子档案在未来的发展中作用和地位将越来越重要。一般情况下，电子档案都要进行长期保存，该过程中保存方式、电子档案的格式和安全也是管理部门所面临的难题，电子档案数据庞大，不管系统软件怎么更新都要保证档案能顺利被阅读还有其内容要完整和真实。信息科技变化太快、软硬件设备更新换代很频繁，给档案的管理系统也带来很大的挑战，档案管理部门要能够与时俱进。同时根据档案管理工作的需要，要使全体员工明确档案的核心价值作用，对于档案管理工作组织有关活动尽可能使全体员工都参加，使档案信息的服务范围不断扩大，改善并提高服务的环境与内容，制定相应的“数字服务计划”。
在进行档案管理的信息化作业时，要按照主管机关制定的有关规定建立和使用档案管理系统，并按照规定在一定时间内转出有关的档案目录电子档，为了适应档案目录的汇送和公布等其它功能的需要，进而提高档案管理的效率。档案管理部门也要对管理系统建立一套验证制度，帮助有关单位开发设计出更加合理和完备的信息管理系统。对于机关档案的管理要加快信息化进程，首先是信息化观念的宣传，继而对档案管理的网站要定期、持续的进行更新；建立一个分众导览的概念，例如普通版、档管版和英文版三种模式分别代表不同网站的内容来为大众服务。对于档案目录的查询系统要不断强化和更新，结合搜索引擎，提高查询档案的速度和正确率，为了吸引更多的使用者。
3.总结
建设档案信息化管理是非常有必要的，这些年来我国的档案管理部门不断加强对档案信息化建设的力度，使档案管理工作与社会发展相适应。用现代信息技术对档案进行管理取代了以前的管理方式，档案信息化能从根本上改善和提高管理质量。网络技术使档案的信息化管理更加趋于完善，管理的方式和内容也更加丰富。
参考文献：
[1]陈燕.档案信息化管理策略探讨[J].华章.2011（19）：260
[2]王军燕.关于提升档案信息化管理水平的思考[J].中国管理信息化.2013，16（6）：75-76
[3]顾玉红.加快档案信息化建设 提升档案管理水平[J].办公室业务.2013（11）：129-130
[4]丁海波.档案信息化管理的创新[J].华章.2013（14）：302
关键词：档案信息化管理；必要性；提升管理水平；策略
对档案进行信息化管理有很多的优点，很大程度上减少了工作人员的劳动量，这是一种顺应时代发展的转变，现代计算机网络技术已经发展到了一个相当高的水平，从道理上讲信息化管理对提升档案的管理质量是有很大帮助的，不过它也不是完美无缺的，在实施信息化管理的过程中，档案安全是一个非常重要的问题。现在对信息化管理具有的优势和其中的安全问题进行讨论。
1.对信息化管理的现状与必要性进行分析
对档案进行信息化管理后，最明显的效果就是提高了管理效率。通过对信息化管理优势的分析，结果显示除了前面说的优点外还有好几个优点例如提高了对档案信息的检索速度、利用网络能够对档案资料进行远程传输、对某些档案资料能够共享。
对于档案管理在传统的方法中，如果要检索某些档案资料就需要管理人员进行人工检索，在庞大的档案库中根据相关目录进行查找，这种方式不但浪费时间，又增加了很多管理人员的劳动量，最后找到了要找的档案资料还可能会出错，这种方式的检索效率是很低的。如果采用计算机信息技术并利用它来检索所要找的档案资料，能使档案检索结果更加准确、大大提高检索的速度，对于检索中出现的差错能较大程度上降低其出现的概率。还有一个更重要的优点，在信息化管理的系统中如果加入智能化程序和自动检索程序，对于那些模糊复杂的档案也能快速的查找到。
传统的管理方法中，对于档案资料的使用有两种方法：一是使用者自己到档案管理部门去查找和提取；第二个是用传真或通过邮局进行邮寄才能获得需要的档案资料。这两种方法显得都很复杂与麻烦，效率是非常低的。而采用信息化管理就可以在互联网上，运用计算机和电子通信技术来进行远程传输，速度之快可能只需要几秒钟并且获得的资料是很全面的。
在办公室的计算机上对档案资料进行信息化管理，可以把有关的办公软件和信息管理系统相衔接，使档案资料的收集、整理、存储与管理实现一体化，对档案资料的记录和有关档案文件的生成和管理能够实现同步完成，达到自动化办公的目的，档案资源的网络共享，使发送、保存和使用这三个功能同时进行。
档案资料在保存的过程中，安全问题至关重要。管理时要从两方面入手，正面就是要加强防范。例如把资料的属性改成“只读”；对资料用各种方法进行加密；对于不同级别与部门对档案的查看和其他操作设置相应的权限。从另一面来说，要加强措施对原文件进行保护，如果档案的管理系统中出现漏洞使档案资料被删改，这时原文件就可以在短时间内对被删改的档案资料进行恢复。例如我们对电子档案进行备份存于光盘或其它设备上，为了确保万无一失在安全管理允许时要在多台电脑上备份。
2.在档案信息化管理过程中提高管理水平的措施
建立一套完整的档案信息系统。在档案管理部门，对现行或回溯档案在信息系统中都要建立电子目录，对档案目录进行汇整然后才能公布，同时对于目录的查询要设置单一窗口；对于征集过来的档案把它们全部进行数字化处理同时在信息系统中建立虚拟的档案馆，使用虚拟实境和其它信息技术，使档案能够真实的呈现出来同时还有档案建立的时间、场景。在信息系统中设置网上申请功能，与电子付费平台结合起来使用；对于电子档案的储存建立一个安全防伪认证系统，保证档案资料的安全。
现代社会的信息化进程是很快的，原生性的电子档案和数字化档案在社会上的应用需求大幅度增加，电子档案在未来的发展中作用和地位将越来越重要。一般情况下，电子档案都要进行长期保存，该过程中保存方式、电子档案的格式和安全也是管理部门所面临的难题，电子档案数据庞大，不管系统软件怎么更新都要保证档案能顺利被阅读还有其内容要完整和真实。信息科技变化太快、软硬件设备更新换代很频繁，给档案的管理系统也带来很大的挑战，档案管理部门要能够与时俱进。同时根据档案管理工作的需要，要使全体员工明确档案的核心价值作用，对于档案管理工作组织有关活动尽可能使全体员工都参加，使档案信息的服务范围不断扩大，改善并提高服务的环境与内容，制定相应的“数字服务计划”。
在进行档案管理的信息化作业时，要按照主管机关制定的有关规定建立和使用档案管理系统，并按照规定在一定时间内转出有关的档案目录电子档，为了适应档案目录的汇送和公布等其它功能的需要，进而提高档案管理的效率。档案管理部门也要对管理系统建立一套验证制度，帮助有关单位开发设计出更加合理和完备的信息管理系统。对于机关档案的管理要加快信息化进程，首先是信息化观念的宣传，继而对档案管理的网站要定期、持续的进行更新；建立一个分众导览的概念，例如普通版、档管版和英文版三种模式分别代表不同网站的内容来为大众服务。对于档案目录的查询系统要不断强化和更新，结合搜索引擎，提高查询档案的速度和正确率，为了吸引更多的使用者。
3.总结
建设档案信息化管理是非常有必要的，这些年来我国的档案管理部门不断加强对档案信息化建设的力度，使档案管理工作与社会发展相适应。用现代信息技术对档案进行管理取代了以前的管理方式，档案信息化能从根本上改善和提高管理质量。网络技术使档案的信息化管理更加趋于完善，管理的方式和内容也更加丰富。
参考文献：
[1]陈燕.档案信息化管理策略探讨[J].华章.2011（19）：260
[2]王军燕.关于提升档案信息化管理水平的思考[J].中国管理信息化.2013，16（6）：75-76
[3]顾玉红.加快档案信息化建设 提升档案管理水平[J].办公室业务.2013（11）：129-130
[4]丁海波.档案信息化管理的创新[J].华章.2013（14）：302