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摘 要 采购活动内部控制是企业内部控制的重点之一,如何做好这项工作,企业应根据生产经营实际,采取适合自身发展的策略,合理、合法、合规进行采
购业务流程的内部控制,防范流程疏漏控制带来的经营风险、法律风险和廉政风险。
关键词 内部控制 采购业务 财务管理
一、 采购业务的内部控制目标
一般来说,采购业务是包括制订采购计划、明确审批流程、设定采购时机、选择供应商、确定采购方式、确定定价机制、验收、付款、采购后评估等环节。
采购业务的内部控制目标即是促使企业建立和完善采购业务相关的管理制度,统筹安排采购计划,明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限,确保物资采购满足企业生产经营需要。
二、 采购业务内部控制的关键点和控制措施
1、采购计划的制订环节。这个环节要解决的问题是“买多少?什么时间买?”
这个环节风险在于采购计划安排不合理,市场上同材、同质、不同价,地域不同和运输方式多样变化趋势预测不准确,这个环节容易出现失控和漏洞,价格差、地域差和运输方式的不同都会造成库存短缺或积压的失控,可能的漏洞导致企业生产停滞或资源浪费。企业应当建立建议预算管理制度和采购申请制度,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序,按照预算执行进度办理请购手续,同时合理确定库存,明确再进货点库存范围(即保险储备)。在保障生产正常进行的同时防范库存积压带来的资源浪费。
2、供应商选择环节。即“向谁买”的问题。企业应当建立供应商管理信息系统和科学的供应商评估和准入制度,对符合准入条件的供应商经评估确定合格供应商名单。企业根据供应商所提供资金的物资和劳务的质量、价格、资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果对供应合理调整和选择。
3、定价机制的选择。主要解决“用什么价格买”以及“用什么方式买”的问题。企业应当根据市场情况、采购计划、采购金额、供应商数量等,按照审批程序和相关部门职能权限确定定价机制。选择采用协议采购、公开招标采购、谈判采购、询比价采购、直接购买等方式合理选择供应商和确定采购价格。对于超过“三重一大”金额的采购应严格履行“三重一大”的决策程序。企业应当按照规定权限与通过上述方式确定的供应商签订采购合同,明确双方的权利义务和违约责任。
4、其他相关控制机制。包括记录、验收、付款、退货等环节。
企业应当加强对采购过程的管理,尤其是招标采购过程前掌握准确的价格、地域和运输方式信息。做好采购供应业务各环节的记录,招标采购过程中的记录应当归入招标档案保存,确保采购业务的可追溯性。及时咔嚓合同履行情况,对于有可能影响生产的异常情况,应及时预警,必要时出具书面报告并提出应对措施。
企业应当建立严格的验收制度,有条件的企业应由专门的验收机构或验收人员对购买物资进行验收,并出具验收证明。对于验收过程中发现的异常情况,根据异常情况的金额或性质,应有明确的报告渠道,以便查明原因、及时处理并追究责任。
企业应当有退货管理制度,对退货条件、手续、出库、收回货款索赔等有明确规定,对于验收或使用过程中发现的满足退货的购入货物办理退货手续,按照与供应商合同中明确的退货事宜,办理退货,并及时收回退换货货款。对于符合索赔条件的,应在索赔期及时办理索赔事宜。企业应当建立完善的付款流程,明确付款申请人、审核人的责任和权限。把好采购环节的最后一关。
三、会计机构在采购业务内部控制中应承担的任务
1、采购计划编制环节
(1)生产所需物资的采购。审核采购计划是否满足生产需要;是否满足成本控制目标的需要;是否满足库存管理的要求。(2)工程所需物资的采购。审核采购数量是否与工程进度相匹配,采购内容是否与工程预算相吻合。
2、供应商的选择和购货价格的确定环节
对于直接采购和询比价采购来说,这个环节中会计机构可发挥的作用有限。对于协议采购、招标采购、谈判采购、招标采购等采购方式来说,企业的相应工作组中都会有会计机构或会计人员的参与。会计人员在审查供应商资质、经营业绩、资信调查等方面有着天然的优势和不可推卸的责任。在招标、谈判过程中对供应商投标文件提供的成本计算、定价依据等的审核对购货价格的确定有着重要作用。例如,在某次的定向谈判采购中,供应商提供的定价计算资料中显示:设备购入价格 76 万元,运输费用 2 万元,人员工资 1.5 万元,管理费 20 万元,合计售价 99.5 万元。我方谈判代表中的财务人员提出管理费计算的异议,经现场追问,此项设备需专业安装调试,且安装调试工作量较大,供应商将安装高度费用及利润以管理费用的名义计入订价费用中。在问清原委后,在谈判过程中有针对性地逐条与供应商谈判,取得了较好的效果。因此,企业应当明确会计机构或会计人员在招标、谈判等过程中应当准备的资料和应当审核的内容。
3、合同签订环节
企业应当建立合同的会签制度,会同的会签应当包括经办人、经办部门负责人、主管领导、财务部门、审计或纪检部门、法律事务管理部门等。各部门就自己的职责权限和专业范围对合同的相关条款进行审核后签署意见。
财务部门应就物资采购合同的供货方式、供货时间、供货价款、计价和结算方式、付款的时间和进度安排、质保金条款等进行审核。
4、付款环节
(1)严格审查原始凭证的真实性、合法性和有效性。如采购预算、发票、合同、收料单等。尤其是发票的审核,是否合法合规、发票种类是否符合、是否按要求填制、发票是否按规定加盖印章。(2)根据国家有关支付结算的规定和本企业生产经营的实际,在遵循合同规定基础上,合理选择付款方式。除不足转帐起点金额的采购可以支付现金外,采购价款应通过银行转帐支付。(3)严格预付帐款和定金的管理。对于大额或长期的预付款项,应当建立追踪核查机制,发现有疑问的预付款项,应当及时向管理层报告,采取有效措施,防范资金风险。
(作者单位:安徽亿川会计师事务所)
购业务流程的内部控制,防范流程疏漏控制带来的经营风险、法律风险和廉政风险。
关键词 内部控制 采购业务 财务管理
一、 采购业务的内部控制目标
一般来说,采购业务是包括制订采购计划、明确审批流程、设定采购时机、选择供应商、确定采购方式、确定定价机制、验收、付款、采购后评估等环节。
采购业务的内部控制目标即是促使企业建立和完善采购业务相关的管理制度,统筹安排采购计划,明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限,确保物资采购满足企业生产经营需要。
二、 采购业务内部控制的关键点和控制措施
1、采购计划的制订环节。这个环节要解决的问题是“买多少?什么时间买?”
这个环节风险在于采购计划安排不合理,市场上同材、同质、不同价,地域不同和运输方式多样变化趋势预测不准确,这个环节容易出现失控和漏洞,价格差、地域差和运输方式的不同都会造成库存短缺或积压的失控,可能的漏洞导致企业生产停滞或资源浪费。企业应当建立建议预算管理制度和采购申请制度,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序,按照预算执行进度办理请购手续,同时合理确定库存,明确再进货点库存范围(即保险储备)。在保障生产正常进行的同时防范库存积压带来的资源浪费。
2、供应商选择环节。即“向谁买”的问题。企业应当建立供应商管理信息系统和科学的供应商评估和准入制度,对符合准入条件的供应商经评估确定合格供应商名单。企业根据供应商所提供资金的物资和劳务的质量、价格、资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果对供应合理调整和选择。
3、定价机制的选择。主要解决“用什么价格买”以及“用什么方式买”的问题。企业应当根据市场情况、采购计划、采购金额、供应商数量等,按照审批程序和相关部门职能权限确定定价机制。选择采用协议采购、公开招标采购、谈判采购、询比价采购、直接购买等方式合理选择供应商和确定采购价格。对于超过“三重一大”金额的采购应严格履行“三重一大”的决策程序。企业应当按照规定权限与通过上述方式确定的供应商签订采购合同,明确双方的权利义务和违约责任。
4、其他相关控制机制。包括记录、验收、付款、退货等环节。
企业应当加强对采购过程的管理,尤其是招标采购过程前掌握准确的价格、地域和运输方式信息。做好采购供应业务各环节的记录,招标采购过程中的记录应当归入招标档案保存,确保采购业务的可追溯性。及时咔嚓合同履行情况,对于有可能影响生产的异常情况,应及时预警,必要时出具书面报告并提出应对措施。
企业应当建立严格的验收制度,有条件的企业应由专门的验收机构或验收人员对购买物资进行验收,并出具验收证明。对于验收过程中发现的异常情况,根据异常情况的金额或性质,应有明确的报告渠道,以便查明原因、及时处理并追究责任。
企业应当有退货管理制度,对退货条件、手续、出库、收回货款索赔等有明确规定,对于验收或使用过程中发现的满足退货的购入货物办理退货手续,按照与供应商合同中明确的退货事宜,办理退货,并及时收回退换货货款。对于符合索赔条件的,应在索赔期及时办理索赔事宜。企业应当建立完善的付款流程,明确付款申请人、审核人的责任和权限。把好采购环节的最后一关。
三、会计机构在采购业务内部控制中应承担的任务
1、采购计划编制环节
(1)生产所需物资的采购。审核采购计划是否满足生产需要;是否满足成本控制目标的需要;是否满足库存管理的要求。(2)工程所需物资的采购。审核采购数量是否与工程进度相匹配,采购内容是否与工程预算相吻合。
2、供应商的选择和购货价格的确定环节
对于直接采购和询比价采购来说,这个环节中会计机构可发挥的作用有限。对于协议采购、招标采购、谈判采购、招标采购等采购方式来说,企业的相应工作组中都会有会计机构或会计人员的参与。会计人员在审查供应商资质、经营业绩、资信调查等方面有着天然的优势和不可推卸的责任。在招标、谈判过程中对供应商投标文件提供的成本计算、定价依据等的审核对购货价格的确定有着重要作用。例如,在某次的定向谈判采购中,供应商提供的定价计算资料中显示:设备购入价格 76 万元,运输费用 2 万元,人员工资 1.5 万元,管理费 20 万元,合计售价 99.5 万元。我方谈判代表中的财务人员提出管理费计算的异议,经现场追问,此项设备需专业安装调试,且安装调试工作量较大,供应商将安装高度费用及利润以管理费用的名义计入订价费用中。在问清原委后,在谈判过程中有针对性地逐条与供应商谈判,取得了较好的效果。因此,企业应当明确会计机构或会计人员在招标、谈判等过程中应当准备的资料和应当审核的内容。
3、合同签订环节
企业应当建立合同的会签制度,会同的会签应当包括经办人、经办部门负责人、主管领导、财务部门、审计或纪检部门、法律事务管理部门等。各部门就自己的职责权限和专业范围对合同的相关条款进行审核后签署意见。
财务部门应就物资采购合同的供货方式、供货时间、供货价款、计价和结算方式、付款的时间和进度安排、质保金条款等进行审核。
4、付款环节
(1)严格审查原始凭证的真实性、合法性和有效性。如采购预算、发票、合同、收料单等。尤其是发票的审核,是否合法合规、发票种类是否符合、是否按要求填制、发票是否按规定加盖印章。(2)根据国家有关支付结算的规定和本企业生产经营的实际,在遵循合同规定基础上,合理选择付款方式。除不足转帐起点金额的采购可以支付现金外,采购价款应通过银行转帐支付。(3)严格预付帐款和定金的管理。对于大额或长期的预付款项,应当建立追踪核查机制,发现有疑问的预付款项,应当及时向管理层报告,采取有效措施,防范资金风险。
(作者单位:安徽亿川会计师事务所)