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随着计算机和信息技术的发展，出现了一种全新的档案载体——电子档案。电子档案为档案事业的发展提供了机遇。但是，由于档案人员的思想观念、管理水平及信息技术素质等方面的限制，目前电子档案的管理与利用亟待规范。
一、电子档案的概念
电子档案，主要指机关、机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的具有保存价值的，以声像为主，辅以文字说明的历史资料以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。
二、电子档案优势
电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，作为活动凭证保存的记录信息，都有参考利用价值。但是电子档案较之纸质档案有以下几点优势。
1 空间占有方面。电子档案是数字化信息，用于记录电子档案的cD、硬盘、软盘等存储介质比传统的纸质文件能容纳更多的信息。
2 信息利用方面。传统的纸质档案。受时间、空间的限制，利用率较低，而电子档案通过网络很容易实现资源共享，不受时空的限制。
3 处理效率方面。电子档案省去了传统纸质档案中的立卷、归档、分类、装订等很多环节，提高了档案处理的效率。
4 依赖性和识别方面。电子档案记录在磁性材料或光盘等载体上，它不能离开档案生成设备而单独存在，只有采用记录档案信息的技术与设备，进行逆处理还原和输出，才能识别。纸质档案则不受其限制。
5 原始性方面。纸质档案内容的原始性要借助形式的原始性来证实和确认，原件成为集两种原始性子一身的代表。电子档案则具有信息与载体的可分离性，信息易于拷贝、修改与删除，易于通过网络进行远距离传输，其原始性不易被确认。
三、电子档案的管理现状
电子档案这一概念早在20世纪70年代就已提出。虽然经历了30多年，但从国内来看，对它尚未有成熟的管理办法与经验。我国于1996年初步完成了《CAD电子光盘存储、归档与档案管理要求》和《电子文件归档与电子档案管理办法》，进行了试点，取得了一些成绩，但仍存在许多问题：一是对电子档案的形成缺乏一套行之有效的管理办法；二是一些单位缺乏电子档案的归档意识，由于设备的问题，也存在新档案覆盖旧档案的问题；三是由于电子档案的原始性不易确认，档案的准确性与可靠性得不到肯定，影响了电子档案的利用；四是计算机病毒、黑客的出现对电子档案的保护提出了新的课题。
四、加强电子档案管理的有效措施
1 加强对电子档案制作和管理人员的管理。电子档案是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求至关重要。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子档案的制作和管理。一要加强教育，不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守的品质、认真负责的工作精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。二要严格要求，明确具体管理措施，做到有章可循、有规可依。三要建立一套审查制度，严格把关，源头上保证电子档案的原始性、真实性。
2 明确电子档案制作过程的职责。电子档案的制作人员，应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子档案在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的方式调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。
3 建立电子档案全过程管理制度。电子档案从形成到开发利用，中间要经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子档案的原始性、真实性。因此，建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。一要建立收集、积累制度和严格的归档制度，保证电子档案的原始性、真实性和完整性。二要对电子档案的存储载体有严格要求，且明确保护措施，以免因载体原因而对电子档案的原始性、真实性和完整性造成危害。三要对电子档案进行的载体转换采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失。四要加强对电子档案的开发利用活动的管理。
4 建立电子档案管理的记录系统。纸质档案一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认其原始性。电子档案形成后因载体、格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实其内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该建立必要的记录制度，记录电子档案的制作、收集、管理和使用情况。
5 技术措施。电子档案是高科技产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，如可以采用加密技术、签署技术、消息认证、身份验证以及防写措施等办法，防止其他人员登录档案管理系统，修改、删除电子档案，以维护电子文件的真实性、可靠性；也可以采用病毒防火墙技术，防止计算机病毒和“黑客”的破坏和攻击。
总之，加强对电子档案的管理涉及到多方面的因素，它有赖于信息技术的进步、电子档案制作、管理者档案意识和管理水平的提高，还需要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度。
一、电子档案的概念
电子档案，主要指机关、机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的具有保存价值的，以声像为主，辅以文字说明的历史资料以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。
二、电子档案优势
电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，作为活动凭证保存的记录信息，都有参考利用价值。但是电子档案较之纸质档案有以下几点优势。
1 空间占有方面。电子档案是数字化信息，用于记录电子档案的cD、硬盘、软盘等存储介质比传统的纸质文件能容纳更多的信息。
2 信息利用方面。传统的纸质档案。受时间、空间的限制，利用率较低，而电子档案通过网络很容易实现资源共享，不受时空的限制。
3 处理效率方面。电子档案省去了传统纸质档案中的立卷、归档、分类、装订等很多环节，提高了档案处理的效率。
4 依赖性和识别方面。电子档案记录在磁性材料或光盘等载体上，它不能离开档案生成设备而单独存在，只有采用记录档案信息的技术与设备，进行逆处理还原和输出，才能识别。纸质档案则不受其限制。
5 原始性方面。纸质档案内容的原始性要借助形式的原始性来证实和确认，原件成为集两种原始性子一身的代表。电子档案则具有信息与载体的可分离性，信息易于拷贝、修改与删除，易于通过网络进行远距离传输，其原始性不易被确认。
三、电子档案的管理现状
电子档案这一概念早在20世纪70年代就已提出。虽然经历了30多年，但从国内来看，对它尚未有成熟的管理办法与经验。我国于1996年初步完成了《CAD电子光盘存储、归档与档案管理要求》和《电子文件归档与电子档案管理办法》，进行了试点，取得了一些成绩，但仍存在许多问题：一是对电子档案的形成缺乏一套行之有效的管理办法；二是一些单位缺乏电子档案的归档意识，由于设备的问题，也存在新档案覆盖旧档案的问题；三是由于电子档案的原始性不易确认，档案的准确性与可靠性得不到肯定，影响了电子档案的利用；四是计算机病毒、黑客的出现对电子档案的保护提出了新的课题。
四、加强电子档案管理的有效措施
1 加强对电子档案制作和管理人员的管理。电子档案是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求至关重要。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子档案的制作和管理。一要加强教育，不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守的品质、认真负责的工作精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。二要严格要求，明确具体管理措施，做到有章可循、有规可依。三要建立一套审查制度，严格把关，源头上保证电子档案的原始性、真实性。
2 明确电子档案制作过程的职责。电子档案的制作人员，应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子档案在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的方式调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。
3 建立电子档案全过程管理制度。电子档案从形成到开发利用，中间要经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子档案的原始性、真实性。因此，建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。一要建立收集、积累制度和严格的归档制度，保证电子档案的原始性、真实性和完整性。二要对电子档案的存储载体有严格要求，且明确保护措施，以免因载体原因而对电子档案的原始性、真实性和完整性造成危害。三要对电子档案进行的载体转换采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失。四要加强对电子档案的开发利用活动的管理。
4 建立电子档案管理的记录系统。纸质档案一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认其原始性。电子档案形成后因载体、格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实其内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该建立必要的记录制度，记录电子档案的制作、收集、管理和使用情况。
5 技术措施。电子档案是高科技产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，如可以采用加密技术、签署技术、消息认证、身份验证以及防写措施等办法，防止其他人员登录档案管理系统，修改、删除电子档案，以维护电子文件的真实性、可靠性；也可以采用病毒防火墙技术，防止计算机病毒和“黑客”的破坏和攻击。
总之，加强对电子档案的管理涉及到多方面的因素，它有赖于信息技术的进步、电子档案制作、管理者档案意识和管理水平的提高，还需要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度。