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摘要:从事档案业务工作,履行保管利用职能,要两手抓:一手抓科学管理;一手抓有效利用。笔者在协助整理采州市建设局的文件时,认真学习了《归档文件整理规则》(简称《规则》),在此谈点简化整理的体会和对《规则》的不同看法。
关键词:归挡文件 整理 简化整理
随着信息化的发展,传统的整理方法难以适应各项事业对档案信息广泛而快速的需求。档案整理改革成为必然,整理程序删繁就简,整理内容化难为易。
一、简化整理的内容和方法
国家档案局在《规则》中首次提出以件为单位整理,这对档案文件的现代化管理具有重要意义。整理改革的核心:改卷为件。基本内容:一是以件定位编号,使之有序化;二是以件编目,使之信息化。基本做法:一是加盖归档章,给件定位编号,把它定位在其全宗体系的坐标上,使其有位可归;二是以电子计算机给件编目,使其有目可查。基本程序:装订一分类一排列一编号一编目一装盒。整理程序,删繁就简,把以卷整理的10多道工序简化为以件整理的6道基本工序;整理内容,化难为易,把复杂的分类化为简易的分类,单位小、文件少,也可不分类,免除了分类、立卷和写卷名的难题,改为直接以件编目、编号、装盒的易事。本文着重弄清件的定义、分类、归档章、装订等问题。
第一,件的定义问题。件的定义事关遵循文件形成规律和归档整理的科学性,必须首先弄清件的基本概念,准确认识和掌握件的完整性和独立性。《规则》指出:“件,归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。”这个定义不准确,不及件的本义,内涵不清,外延不明。
何谓件?件是事物的一种量词,如同条、个、份等,常跟数词连用,合称为事物的数量词。如一个人,两件事,三条鱼。文书档案工作上所称的件,是文件的量词,是公文的基本单位。它首先是文件形成和办理的基本单位,这是件的本义。处理完毕,具有归档保存价值的,又成为归档文件的基本单位,然后又成为档案整理、保管和利用的基本单位,这是件的引申之义。件的特定含义是具有公文基本要素的文件才构成件。一个完整的文件,由发文机关标识、发文字号、公文标题、正文、印章、成文时间和主题词等基本要素组成,构成公文的眉首、主体和版记而成为完整的一件。件由文而生,有文才有件;份由件而来,有件才有份;以文说明件,以件给份下定义,而不好倒过来,用份给件下定义。份是同一件文稿印制若干个的单位,是复制件的量词,是复份、重份文件的量词。一件印有若干份,这若干份都是同一件,只有同一个件号(文号),每份却有不同的份号,都不能再算为另一件。件与份的代号、位置、作用各异。
可见,件的内涵是公文要素的总和,是由公文基本要素组成的一个完整的单位。基本要素的内容相同可界定为一件;不同,则构成不同的件。因此,其外延:(1)在稿本上,同一公文的草稿、定稿和正本为一件,正本与副本为一件,原件与复制件为一件,重份文件为一件。因为其基本要素的内容同一,只是稿本不同。(2)在内容和格式上,公文的正文和附件构成一件,转发文与被转发文构成一件。因为它们在内容和格式上都是件的组成部分。合为一件。因此,《规则》说:“正文与定稿为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件”。
《规则》说:“报表、名册、图册等一册(本)为一件”。这不一定正确。如机关人员名册、工资名册、年度统计报表等,若有其各自的成文机关、时间和印章等公文基本要素,独立成文的,可独立成件;但若作为公文附件,只是公文一个要素,就不能独立成件。《公文格式应用指南》指出,图表、名单、规定等,作为附件的,是正文内容的组成部分,须附在正文之后,合为一件。
《规则》说:“来文与复文可为一件”,“只对复文进行编目”。《规则应用指南》进一步提出:“来文与复文……从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等,……可为一件”,这明显不妥。文件在形成的客观过程中,来文与复文明明是两个不同的发文机关,于不同的时间,以不同的文号和印章制发的两个不同的文件。若是人为地合为一件,这在事实上和逻辑上都说不通。若只对复文编目,那么,来文、请示、报告、来函等从归档文件目录上消失了,就不易找查。况且,“批示”仅是公文的一个要素,没有单独成件,上级机关的指示、批复才能独自成文成件。《公文格式应用指南》指出:上级机关领导人在下级上报文件眉首上一词或数语的“批示”没有单独成文成件,而是同下级的请示或报告合为一体,构成一件。以上这些文件,还是遵循其形成的客观规律,保持其独自成件的历史原状,不要人为合二为一。那么,如何编目?可采用组合标题的办法,二者前后排列,录为两件,其标题合二为一,标为某事由的来文与复文,也不为繁杂;也可——照录,便于检索。
第二,件的分类问题。问题分类法较难,也可不采用,而采用年度一机构一保管期限分类。这是按文件形成、承办的年度、机构和查考价值归类,是客观、自然而简易的分类。基层单位,机关小,文件少,也可无需按机构(问题)细分,直接采用年度一保管期限这种最简易的分类法。这符合整理的理论和原则:首先,整理中,已坚持了来源原则,保持了全宗的独立性和完整性,在较大范围内保持了文件之间的历史联系,可以反映一个立档单位的历史面貌;其次,文件的排列中,坚持了事由原则,一个案件、一个专题、一项工作、一个会议、一个事由的成套文件,已集中排列在一起,反映文件承办的历程,便于族性检索;第三,归档中,坚持了简化整理、深化检索的宗旨,应用电子计算机逐件编目,既有电子目录,又有纸质目录,既有处可存,又有目可查,还可族性检索,便于保管和利用。
第三,件的归档章问题。归档章是给归档文件在全宗体系坐标上定位的,如同电影票一样,可对号入座。因此,它盖在文头上端居中空白醒目处。除了标明文件所属的全宗、年度、类别、保管期限和件号外,应增加“盒号”。既然盒上有号,件上也要相应地标注盒号,它比件号好查,便于对号归盒。
第四,件的装订问题。以件装订,工作量较大,胶装的不必重新装订;钉装的去钉线装。用缝纫机在文件左上角扎边易折断,可改用补鞋机或文档线缝装订机装订。
二、几个注意的问题
第一,坚持全宗理论。全宗是一个机关或个人在其社会活动中形成的全部档案的有机整体。整理时,应保持全宗的独立性与整体性,不可混合与割裂。有人提出,整理改革可以破除全宗理论,打破全宗,以事由或职能原则整理档案。这势必造成档案秩序大乱,割裂全宗内部档案的历史联系,搞得面目全非。这是把档案实体分类混同于档案信息分类。整理改革必须坚持全宗理论,维护全宗的独立性和完整性,从而维护立档单位的历史面貌,这是在档案工作中坚持历史唯物主义,遵循文件形成客观规律,体现整理改革科学性的必然要求。
第二,实行文档一体化和信息化方针。以件整理,主要工作是填盖归档章给件定位和以电脑给件编目,这可实现文档工作一体化。如填盖归档章可和填盖收文章合二为一,取而代之,把文件收文与归档结合起来。又如在电脑登记收发文时,加注归不归档、类别和保管期限,不归档的另行放置,整理时,在电脑上稍加调整,即可成为归档目录,做至Ⅱ收发文登记同归档编目以及档案著录三结合。再如在文件形成和处理时,就填盖归档章,并注意按事由排放,给件定位,就可随办随归,做到文件形成、办理和归档相结合。
第三,遵循文件形成规律,保持文件联系,便于保管利用原则。整理改革,程序和内容简化,但整理原则不能简化掉,反而要强化。要遵循文件形成规律,以全宗、年度、类别、件号、盒号来保持文件形成和承办时的自然秩序及其历史联系,保持件的历史原状和完整性,使其有处可存,有目可查,便于保管和利用。
关键词:归挡文件 整理 简化整理
随着信息化的发展,传统的整理方法难以适应各项事业对档案信息广泛而快速的需求。档案整理改革成为必然,整理程序删繁就简,整理内容化难为易。
一、简化整理的内容和方法
国家档案局在《规则》中首次提出以件为单位整理,这对档案文件的现代化管理具有重要意义。整理改革的核心:改卷为件。基本内容:一是以件定位编号,使之有序化;二是以件编目,使之信息化。基本做法:一是加盖归档章,给件定位编号,把它定位在其全宗体系的坐标上,使其有位可归;二是以电子计算机给件编目,使其有目可查。基本程序:装订一分类一排列一编号一编目一装盒。整理程序,删繁就简,把以卷整理的10多道工序简化为以件整理的6道基本工序;整理内容,化难为易,把复杂的分类化为简易的分类,单位小、文件少,也可不分类,免除了分类、立卷和写卷名的难题,改为直接以件编目、编号、装盒的易事。本文着重弄清件的定义、分类、归档章、装订等问题。
第一,件的定义问题。件的定义事关遵循文件形成规律和归档整理的科学性,必须首先弄清件的基本概念,准确认识和掌握件的完整性和独立性。《规则》指出:“件,归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。”这个定义不准确,不及件的本义,内涵不清,外延不明。
何谓件?件是事物的一种量词,如同条、个、份等,常跟数词连用,合称为事物的数量词。如一个人,两件事,三条鱼。文书档案工作上所称的件,是文件的量词,是公文的基本单位。它首先是文件形成和办理的基本单位,这是件的本义。处理完毕,具有归档保存价值的,又成为归档文件的基本单位,然后又成为档案整理、保管和利用的基本单位,这是件的引申之义。件的特定含义是具有公文基本要素的文件才构成件。一个完整的文件,由发文机关标识、发文字号、公文标题、正文、印章、成文时间和主题词等基本要素组成,构成公文的眉首、主体和版记而成为完整的一件。件由文而生,有文才有件;份由件而来,有件才有份;以文说明件,以件给份下定义,而不好倒过来,用份给件下定义。份是同一件文稿印制若干个的单位,是复制件的量词,是复份、重份文件的量词。一件印有若干份,这若干份都是同一件,只有同一个件号(文号),每份却有不同的份号,都不能再算为另一件。件与份的代号、位置、作用各异。
可见,件的内涵是公文要素的总和,是由公文基本要素组成的一个完整的单位。基本要素的内容相同可界定为一件;不同,则构成不同的件。因此,其外延:(1)在稿本上,同一公文的草稿、定稿和正本为一件,正本与副本为一件,原件与复制件为一件,重份文件为一件。因为其基本要素的内容同一,只是稿本不同。(2)在内容和格式上,公文的正文和附件构成一件,转发文与被转发文构成一件。因为它们在内容和格式上都是件的组成部分。合为一件。因此,《规则》说:“正文与定稿为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件”。
《规则》说:“报表、名册、图册等一册(本)为一件”。这不一定正确。如机关人员名册、工资名册、年度统计报表等,若有其各自的成文机关、时间和印章等公文基本要素,独立成文的,可独立成件;但若作为公文附件,只是公文一个要素,就不能独立成件。《公文格式应用指南》指出,图表、名单、规定等,作为附件的,是正文内容的组成部分,须附在正文之后,合为一件。
《规则》说:“来文与复文可为一件”,“只对复文进行编目”。《规则应用指南》进一步提出:“来文与复文……从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等,……可为一件”,这明显不妥。文件在形成的客观过程中,来文与复文明明是两个不同的发文机关,于不同的时间,以不同的文号和印章制发的两个不同的文件。若是人为地合为一件,这在事实上和逻辑上都说不通。若只对复文编目,那么,来文、请示、报告、来函等从归档文件目录上消失了,就不易找查。况且,“批示”仅是公文的一个要素,没有单独成件,上级机关的指示、批复才能独自成文成件。《公文格式应用指南》指出:上级机关领导人在下级上报文件眉首上一词或数语的“批示”没有单独成文成件,而是同下级的请示或报告合为一体,构成一件。以上这些文件,还是遵循其形成的客观规律,保持其独自成件的历史原状,不要人为合二为一。那么,如何编目?可采用组合标题的办法,二者前后排列,录为两件,其标题合二为一,标为某事由的来文与复文,也不为繁杂;也可——照录,便于检索。
第二,件的分类问题。问题分类法较难,也可不采用,而采用年度一机构一保管期限分类。这是按文件形成、承办的年度、机构和查考价值归类,是客观、自然而简易的分类。基层单位,机关小,文件少,也可无需按机构(问题)细分,直接采用年度一保管期限这种最简易的分类法。这符合整理的理论和原则:首先,整理中,已坚持了来源原则,保持了全宗的独立性和完整性,在较大范围内保持了文件之间的历史联系,可以反映一个立档单位的历史面貌;其次,文件的排列中,坚持了事由原则,一个案件、一个专题、一项工作、一个会议、一个事由的成套文件,已集中排列在一起,反映文件承办的历程,便于族性检索;第三,归档中,坚持了简化整理、深化检索的宗旨,应用电子计算机逐件编目,既有电子目录,又有纸质目录,既有处可存,又有目可查,还可族性检索,便于保管和利用。
第三,件的归档章问题。归档章是给归档文件在全宗体系坐标上定位的,如同电影票一样,可对号入座。因此,它盖在文头上端居中空白醒目处。除了标明文件所属的全宗、年度、类别、保管期限和件号外,应增加“盒号”。既然盒上有号,件上也要相应地标注盒号,它比件号好查,便于对号归盒。
第四,件的装订问题。以件装订,工作量较大,胶装的不必重新装订;钉装的去钉线装。用缝纫机在文件左上角扎边易折断,可改用补鞋机或文档线缝装订机装订。
二、几个注意的问题
第一,坚持全宗理论。全宗是一个机关或个人在其社会活动中形成的全部档案的有机整体。整理时,应保持全宗的独立性与整体性,不可混合与割裂。有人提出,整理改革可以破除全宗理论,打破全宗,以事由或职能原则整理档案。这势必造成档案秩序大乱,割裂全宗内部档案的历史联系,搞得面目全非。这是把档案实体分类混同于档案信息分类。整理改革必须坚持全宗理论,维护全宗的独立性和完整性,从而维护立档单位的历史面貌,这是在档案工作中坚持历史唯物主义,遵循文件形成客观规律,体现整理改革科学性的必然要求。
第二,实行文档一体化和信息化方针。以件整理,主要工作是填盖归档章给件定位和以电脑给件编目,这可实现文档工作一体化。如填盖归档章可和填盖收文章合二为一,取而代之,把文件收文与归档结合起来。又如在电脑登记收发文时,加注归不归档、类别和保管期限,不归档的另行放置,整理时,在电脑上稍加调整,即可成为归档目录,做至Ⅱ收发文登记同归档编目以及档案著录三结合。再如在文件形成和处理时,就填盖归档章,并注意按事由排放,给件定位,就可随办随归,做到文件形成、办理和归档相结合。
第三,遵循文件形成规律,保持文件联系,便于保管利用原则。整理改革,程序和内容简化,但整理原则不能简化掉,反而要强化。要遵循文件形成规律,以全宗、年度、类别、件号、盒号来保持文件形成和承办时的自然秩序及其历史联系,保持件的历史原状和完整性,使其有处可存,有目可查,便于保管和利用。