所谓专项工作,就是在特定时期,在一定行政区域经济社会发展进程中,政治、经济、社会、文化各个领域发生的重大活动。专项工作包括突发性事件,如防治非典型性肺炎、禽流感、H1N1流感等,也包括党和政府有组织、有计划地开展的一些重要活动,如学习实践科学发展观活动、干部作风建设年活动等。在我们日常工作中遇到的专项工作,更多的则是一些“节会”活动和“创建”活动。
　　
　　一、专项工作档案整理中存在的问题
　　
　　1、专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题。比如非典型性肺炎,国家已将其列为法定传染病进行管理,各地卫生防疫部门在那场斗争结束后还要形成档案,这些材料是否还要归入非典防治档案之中呢?
　　2、专门档案有名无实。将专项工作形成的档案整体划定为专门档案,极有可能使活动中形成的会计档案,声像档案、实物档案,以及一些真正的专门档案被弃而不管,而实际管理的主要是红头文件、领导讲话、计划总结等组成的文书档案。在工作中,我们就发现个别基层档案馆接收的第二轮土地延包档案都是些通知、意见、计划、总结,其中连一份农户的土地延包登记材料都没有。
　　3、档案业务指导的大包大揽、越俎代庖现象。在专项工作档案整理过程中,档案行政管理部门往往派出业务骨干深入一线进行现场指导,迫于时间和领导等方面的压力,经常会出现大包大揽、越俎代庖的现象。这样长久下去对整个档案事业是不利的。
　　
　　二、对专项工作档案整理的思考
　　
　　(一)对与某个党委或政府职能部门职责范围相同或相近、人们习惯上也将其归口该部门管理的专项工作所形成的档案,笔者认为可将其纸质档案(除会计档案外)作为该党委或政府职能部门(全宗)的一种专门档案进行整理,声像、电子等载体档案随该全宗其他声像、电子档案一并整理编目。这类情况主要指各种创建活动,如创建国家文明城市活动档案可归入文明办全宗,创建国家园林城市活动档案可归入园林局全宗,创建国家卫生城市活动档案可归入爱卫办全宗等。
　　(二)各类突发性事件,以及各级党委政府主导的综合性工作。节会活动档案的整理,如河北省兴隆县开展为期两年的干部驻村工作,涉及单位多、主管单位不易确认。虽然这种情况下,一般也要有个挂靠单位,比如驻村工作挂靠单位是各级党委组织部,但其工作范围已远远超出了组织部的职责范围,将其档案放在组织部显然不合适,放在农业部门也不合适。
　　1、为专项工作档案单独设置全宗。“站在综合档案馆的立场上,也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的,实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心,而不是主体。”“如果文件数量庞大、独立性强,就可以专门设立一个上述临时机构的主体全宗,将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去,就是说,即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体,在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而,笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗,如“××县学习实践科学发展观档案”、“××市既往有偿供血人员普查档案”等。
　　2、明确档案收集的范围和重点。
　　一是必须以本级文件为主,同时兼顾上下级文件:二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档(这点最容易疏忽。如果真的是数量过于庞大,一个档案馆可有选择地接收一个有代表性的村、乡镇或社区的全部档案)。
　　3、文书档案、声像档案、实物档案分别整理归档。其中文书档案的整理,原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。
　　4、归档文件的分类。年度、组织机构(问题)和保管期限是全宗内档案分类通用的分类方法。在整理专项工作档案时,笔者认为需注意以下三点:第一。原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外,比如实习实践科学发展观活动档案。就可按“第一批”、“第二批”、“第三批”分类,而不将第一批学教活动档案分别归科2009年和2010年。第二,专项工作一般不要按组织机构进行分类,一是因为专项工作机构不固定。即使分工明确,后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便:二是因为在专项工作中有的机构因分工不同,干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类,甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。第三,保管期限就高不就低。如兴隆县甲型H1N1流感防治工作领导小组办公室编发的工作简报(每日一期)反映了本地区流感防治工作的动态,我们在整理时就将其全部划定为永久。
　　(三)在“普遍提速”的基础上建立“快速反映机制”。一是继续加大档案宣传工作力度,提高整个社会的档案意识和档案法制观念;二是通过建立档案人员持证上岗、在职人员继续教育培训等制度,进一步提高档案工作者的业务工作技能:三是坚持和完善重大活动(事件)档案备案制度,将各类重大活动、重大事件档案管理工作及时纳入档案行政管理部门的视野;四是各级档案行政管理部门应建立突发事件档案工作应急预案。保证各类中心工作发生后能够拉得出、冲得上、打得赢。