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房产档案是房地产管理部门在房地产管理活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，是反映一定时期的政治、经济、文化艺术、建筑水平的历史资料，是进行房地产产权权属登记、房屋交易、房地产抵押、处理房地产纠纷、城市拆迁规划的主要依据。房地产档案管理是一项十分重要的基础业务建设，是房地产管理部门重要任务之一，是进行房地产行政管理和发展房地产业的必备基础资料，也是研究房地产业的过去、现在和将来不可缺少的依据。
一、树立全员管理档案概念
城市房地产档案是城市房地产业务活动的真实记录，是城市面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史、研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房地产档案管理，不仅是房地产开发企业的一项工作，更是现代化建设事业中应有的内容。在档案管理工作中，不仅要真实地记录和留取材料，保证档案的真实性和可靠性，还要积极地开发和利用档案资源，为改革、发展和稳定提供必要且优质的服务。要通过学习档案法律法规以及档案管理知识，认识档案的功能和作用，树立全员参与管理、全员重视档案的观念，在房地产开发企业的各项管理工作中强化档案意识，以对历史负责的责任感奉献我们的聪明和才智。
二、建立有效的档案管理网络
房地产开发企业应根据《档案法》对档案实行集中统一管理的原则，使之适应经营管理的需要，在公房档案管理上实行三级管理制。具体应采取集中分级管理相结合的方法，建立档案管理领导小组，由其负责统筹、协调、组织和管理档案工作，中层科室应有分管档案工作负责入，并配备专(兼)职档案员，由其负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷、移交等工作。同时，要建立综合档案室。作为本企业档案工作的专业管理部门，以实现其输入(收集、接交)和输出(利用)的双重功能，把档案管理工作与全面的整体管理工作结合起来，提高档案的利用率及其利用价值。
三、强化房地产档案基础业务建设
房地产档案信息的流通包括形成、收集、鉴定、整理、保管、利用诸多环节。因此，为了更好地利用房地产档案信息，必须加强房地产档案基础信息的采集。一是要加大信息的采集量，即加大与房屋相关信息的采集量。如房屋的户型、房屋所处的地段、房屋的朝向、交易主体的身份、交易主体的年龄结构等。二是要加强信息的分析整理。信息只采集而不进行分析，只能是废纸一堆，因此，必须对采集到的房地产档案信息进行分类、整理，使之规范、标准。
房地产是人民群众生活四大要素之一，其自然属性日益显现：原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产，而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多，出现了房屋产权的多元化：原来房屋的结构分为钢混、砖混、石专木、简易四种，并以砖混为主，而现在混合、钢混、钢结构已成为主流：房屋的设计用途由原来的以住宅为主，逐步发展为商业、教育、科研、办公等多种用途并存。因此，要加强对房地产档案信息的管理，必须加强房地产档案信息分类的基础性工作，使其更加衬合房屋的自然属性，更加便于档案的利用。
要结合各地房地产档案管理工作的实际，采取多种方式：一是要建立房地产档案信息检索体系。对于不发达地区，要建立手工形式的档案信息检索体系，既要建立案卷级的，又要建立文件级的，以提高检索效率。对于发达地区，要建立电子计算机档案信息检索体系，以满足利用者的计算机检索和网络检索，实现档案信息资源的社会共享。二是要开发房地产档案信息资源，深化房地产档案信息的编撰研究工作，为城市建设决策、活跃房地产市场、服务广大群众提供系统的档案史料。三是房地产档案管理部门要解放思想，更新观念，变被动为主动，积极地为利用者提供优质的服务。
四、加速房地产档案管理现代化
随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到房地产档案管理之中，档案管理以手工管理为主的传统手段逐渐向采用现代先进技术手段过渡。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进房地产档案管理模式的重大改变，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为房地产经济发展服务。随着计算机技术应用的不断深入，房地产档案管理无纸化将成为可能，这就是电子档案的面世。电子档案有其特性：数字化的信息形态，对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性又决定了电子档案长期保存的困难性：在整理和开发利用中的严重不安全性。因此，必须同时借助于新型介质和现代信息处理而形成的档案，如机读档案，音像档案等，并对它们的归档、整理、编目、保管和利用，采用相应的现代化技术。
房地产档案信息处理技术现代化实际上是一项系统工程，不能一蹴而就，必须分阶段有步骤地实施。近期的主要任务是：编制完善的检索工具和提高系统的安全防范。计算机检索途径应有尽有，数据中的每一个产权要素都可以作为检索点，包括产权更新信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等，为提供产权档案的查询、利用带来极大的方便。利用计算机处理信息的功能，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。计算机应用保护了档案原件，又高效地满足了利用者的需要。
要提高系统的安全性。系统的安全性指的是保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，做好防病毒工作，抓好用户权限管理。只有保证系统的安全顺利运行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现，否则一切都无从谈起，因此做好系统的安全防范工作是重中之重。另一方面由于电子档案随着时间的推移，原始信息的长期保存有待深入研究和探讨，因此对电子档案要定期进行备份，防止数据信息损失。
五、努力提高房地产档案管理者的素质
实现房地产档案现代化管理，离不开高素质的管理人才。人才资源是实现房地产档案管理现代化的前提，是开发利用房地产档案的基本条件。因此，房地产档案管理的现代化，要依赖于档案人员素质的提高。加强房地产档案管理人员的培养，要着重抓好以下几方面工作：
一是房地产档案管理人员，既要掌握档案专业知识，又要熟悉房地产产权、产籍管理基本知识，不断完善自身的知识结构，更好地适应工作的需要。
二是开展房地产档案管理单位之间的业务交流。不能闭关自守，要在交流中不断提高单位的整体业务能力，探索新的管理方法，使房地产档案管理适应新形势的需要。
三是档案主管部门要加强业务指导，使档案工作人员及时掌握有关档案工作的法规、政策、规范，并运用到自己的工作中去。
一、树立全员管理档案概念
城市房地产档案是城市房地产业务活动的真实记录，是城市面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史、研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房地产档案管理，不仅是房地产开发企业的一项工作，更是现代化建设事业中应有的内容。在档案管理工作中，不仅要真实地记录和留取材料，保证档案的真实性和可靠性，还要积极地开发和利用档案资源，为改革、发展和稳定提供必要且优质的服务。要通过学习档案法律法规以及档案管理知识，认识档案的功能和作用，树立全员参与管理、全员重视档案的观念，在房地产开发企业的各项管理工作中强化档案意识，以对历史负责的责任感奉献我们的聪明和才智。
二、建立有效的档案管理网络
房地产开发企业应根据《档案法》对档案实行集中统一管理的原则，使之适应经营管理的需要，在公房档案管理上实行三级管理制。具体应采取集中分级管理相结合的方法，建立档案管理领导小组，由其负责统筹、协调、组织和管理档案工作，中层科室应有分管档案工作负责入，并配备专(兼)职档案员，由其负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷、移交等工作。同时，要建立综合档案室。作为本企业档案工作的专业管理部门，以实现其输入(收集、接交)和输出(利用)的双重功能，把档案管理工作与全面的整体管理工作结合起来，提高档案的利用率及其利用价值。
三、强化房地产档案基础业务建设
房地产档案信息的流通包括形成、收集、鉴定、整理、保管、利用诸多环节。因此，为了更好地利用房地产档案信息，必须加强房地产档案基础信息的采集。一是要加大信息的采集量，即加大与房屋相关信息的采集量。如房屋的户型、房屋所处的地段、房屋的朝向、交易主体的身份、交易主体的年龄结构等。二是要加强信息的分析整理。信息只采集而不进行分析，只能是废纸一堆，因此，必须对采集到的房地产档案信息进行分类、整理，使之规范、标准。
房地产是人民群众生活四大要素之一，其自然属性日益显现：原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产，而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多，出现了房屋产权的多元化：原来房屋的结构分为钢混、砖混、石专木、简易四种，并以砖混为主，而现在混合、钢混、钢结构已成为主流：房屋的设计用途由原来的以住宅为主，逐步发展为商业、教育、科研、办公等多种用途并存。因此，要加强对房地产档案信息的管理，必须加强房地产档案信息分类的基础性工作，使其更加衬合房屋的自然属性，更加便于档案的利用。
要结合各地房地产档案管理工作的实际，采取多种方式：一是要建立房地产档案信息检索体系。对于不发达地区，要建立手工形式的档案信息检索体系，既要建立案卷级的，又要建立文件级的，以提高检索效率。对于发达地区，要建立电子计算机档案信息检索体系，以满足利用者的计算机检索和网络检索，实现档案信息资源的社会共享。二是要开发房地产档案信息资源，深化房地产档案信息的编撰研究工作，为城市建设决策、活跃房地产市场、服务广大群众提供系统的档案史料。三是房地产档案管理部门要解放思想，更新观念，变被动为主动，积极地为利用者提供优质的服务。
四、加速房地产档案管理现代化
随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到房地产档案管理之中，档案管理以手工管理为主的传统手段逐渐向采用现代先进技术手段过渡。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进房地产档案管理模式的重大改变，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为房地产经济发展服务。随着计算机技术应用的不断深入，房地产档案管理无纸化将成为可能，这就是电子档案的面世。电子档案有其特性：数字化的信息形态，对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性又决定了电子档案长期保存的困难性：在整理和开发利用中的严重不安全性。因此，必须同时借助于新型介质和现代信息处理而形成的档案，如机读档案，音像档案等，并对它们的归档、整理、编目、保管和利用，采用相应的现代化技术。
房地产档案信息处理技术现代化实际上是一项系统工程，不能一蹴而就，必须分阶段有步骤地实施。近期的主要任务是：编制完善的检索工具和提高系统的安全防范。计算机检索途径应有尽有，数据中的每一个产权要素都可以作为检索点，包括产权更新信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等，为提供产权档案的查询、利用带来极大的方便。利用计算机处理信息的功能，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。计算机应用保护了档案原件，又高效地满足了利用者的需要。
要提高系统的安全性。系统的安全性指的是保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，做好防病毒工作，抓好用户权限管理。只有保证系统的安全顺利运行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现，否则一切都无从谈起，因此做好系统的安全防范工作是重中之重。另一方面由于电子档案随着时间的推移，原始信息的长期保存有待深入研究和探讨，因此对电子档案要定期进行备份，防止数据信息损失。
五、努力提高房地产档案管理者的素质
实现房地产档案现代化管理，离不开高素质的管理人才。人才资源是实现房地产档案管理现代化的前提，是开发利用房地产档案的基本条件。因此，房地产档案管理的现代化，要依赖于档案人员素质的提高。加强房地产档案管理人员的培养，要着重抓好以下几方面工作：
一是房地产档案管理人员，既要掌握档案专业知识，又要熟悉房地产产权、产籍管理基本知识，不断完善自身的知识结构，更好地适应工作的需要。
二是开展房地产档案管理单位之间的业务交流。不能闭关自守，要在交流中不断提高单位的整体业务能力，探索新的管理方法，使房地产档案管理适应新形势的需要。
三是档案主管部门要加强业务指导，使档案工作人员及时掌握有关档案工作的法规、政策、规范，并运用到自己的工作中去。