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摘 要：中学拖欠书费现象严重，本文从内部控制第一要素内部环境出发，分析原因，提出处理、记账思路。
关键词：代管书费；内部控制；借方；贷方
在中学阶段，代管书费，是非自有资金，虽然上帐，但在管理上存在很大漏洞。中学与新华书店在业务上有着不可分割的关系，而且处在经济的上源，而新华书店由于这种关系，对中学的拖欠书费现象也只能是一忍再忍。拖欠现象日趋严重，且呈上升趋势。就在目前进行的中学债务申报表上可以看出：某县两所高中，加一所初中，每个学校欠书款都在20万以上。
一. 拖欠原因
在订书、购书整个环节，学校的内部控制是一个盲点。从内部控制五要素第一要素内部环境来分析如下：内部环境规定学校的纪律与架构，影响教学目标的制定，塑造校园文化氛围并影响员工的控制意识，是学校建立与实施内部控制的基础。内部环境包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策等。
1.治理结构。学校没有规范的治理结构和议事规则，学校法人在决策、执行、监督等方面的权限形成独断，没有制衡机制。
2.机构设置及权责分配。学校应当结合业务特点和内部控制要求设置内部机构，明确职责权限，将权利与责任落实到各责任单位。学校内部机构设置虽然没有统一模式，但所采用的组织结构应当有利于提升管理效能，并保证信息通畅流动。在学校一切是为了教学，其他是次要的。只要升学率上去了，一切都是好的。订书购书只是教务处一个捎管事项，没有列入正式工作日志。一切工作都归为教务处一个教师兼职来管。
3.内部审计机制。学校应当加强内部审计工作，保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。内部审计只是摆设，没有实质性工作，只是为了应酬上面的检查。
4.人力资源政策学校应该向着有利于自身可持续发展方向的发展，应将职业道德和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准，而在学校，大多数财务人员都没有会计合格证，有的是领导的关系人，有的是从教学一线上退下来的老弱病残人员兼任，这在中学普遍存在。
二. 解决方法
1.完善内控管理
学校应当实行书费预订预收制度。全面梳理购书流程，建立和完善购书业务相关制度，统筹安排购书计划，明确预订、审批、购买、验收、付款后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理购书业务，定期检查和评估购书过程中的薄弱环节，采取有效措施，确保购书满足学校教学要求。
（1） 实行预收预订制度
每学期末，由教务处牵头通知班主任定书，班主任征求学生意见，根据往年书费结算数目，向学生收取一定的预收款，然后将预收书款名单，连同钱一并缴到财务处，由财务处向每一学生开取收书费票据，并向教务处出示已收款的各班订书清单。这只是其一，另外教务处通知年级组长，填写教师用书清单，报经学校领导批准后，将本年级各科用书册数，呈给教务处。由教务处将学生用书和老师用书进行汇总后，报新华书店。会计人员将预收款项记入“代管书费”贷方。
（2） 授权领书制度
新学期开学，新华书店按计划，将书送到学校。第一，由各科教师按照上学期末批准的订书计划，鉴字领书，若教材出现变化，应重新填写用书申请，报经主管领导批准后，再行鉴字领书。第二，由教务处通过班主任发到学生手中，各班领书人数可能略有变动，由学校内部自行调整，若学校调整不了的，可向书店申请调整。发书结束后，由教务处将鉴字的含单价、册数、金额的教师用书表重新经过主管领导鉴字后，报会计，会计将金额记入“代管书费”贷方。教务处将学生用书含单价、册数、金额以班进行汇总，由班主任鉴字后，经主管领导鉴字后送会计，会计根据预收情况实行长退短补。长的钱数由班主任按每一学生名单造表，报经领导批字后，退款记入“代管书费”借方，短的钱数由班主任再行收款，收齐后开票，由会计记入“代管书费”贷方。这中间，有些学校为了吸引优秀学生来本校就读，会免去一部分优秀学生的书费，这些书款也需要经领导批字后，由会计记入“代管书费”贷方。
（3） 多人核实，集中授权付款制度
新华书店开具票据前，应同学校财务部门核实一下本学期书款金额，若有出入，应协调教务处进行沟通，追溯发书过程，查找原因，协调解决。若与学校财务金额相符，可开具书费票据，由会计、教务处鉴字属实后，由主管领导鉴字批准报帐，转付书款。由学校会计将此笔业务记入“代管书费”借方。至此，“代管书费”账户余额为零，此项业务结束。
2.识别购书活动中的主要风险
（1）购书预订不准确，课改变化预策不准，造成教材短缺或积压，导致学校教学受损或资源浪费。学生人数变化，教材变化，都是不可避免的，学校要及时与新华书店进行沟通，制定应急措施。
（2）书店选择不当，购书方式不合理，购书渠道或定价机制不科学，授权审批不规范，导致用书质次价高，出现舞弊或欺诈。学校教材，这一块必须由本县新华书店来供，无可选择。但是复习资料的选用，一定要慎重，尊重保护知识产权，不用盗版书，在内容满足教学需要的基础上，公开、公平、公正选择供货商。
（3）购书验收不规范，付款审核不严，可能导致用书、资金损失或信用损失。
3.明白购书环节的关键控制点和控制措施
（1）学校应当建立用书请购制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的申请和审批程序。
（2）学校应当严格按照预算执行进度办理用书请购手续。对于超预算和预算外项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
（3）学校应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格的书店清单，与选定的书店签订质量保证协议，建立书店管理信息系统。
（4）学校应当加强教材征订和供应过程的管理，做好购书各环节的记录，确保购书业务的可追溯性。及时跟踪合同履行情况，对有可能影响教学的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。（作者单位：河北省邢台县浆水中学）
参考文献：
[1] 解悦，沈文虹：政府应加大对普通中学的投入，南京日报，2005.
[2] 张延波：《高级财务管理》，中央广播电视大学出版社， 2001.
[3] 孙笑萍：中学财务管理的问题与改进，《沿海学校与科技》，2006（11）.
[4] 林永波：关于加强高级中学财务管理的思考，《科教新时代》2011年第六期
[5] 钱坤：中学财务管理存在问题及对策分析，《商业文化》2011年第6期
[6] 余峥嵘：财务管理如何为提高教学质量服务，《中小学管理》2007年第9期
[7] 杨有红：会计监管新视角：完善虚假信息发现机制，《财务与会计》2004年第2期
关键词：代管书费；内部控制；借方；贷方
在中学阶段，代管书费，是非自有资金，虽然上帐，但在管理上存在很大漏洞。中学与新华书店在业务上有着不可分割的关系，而且处在经济的上源，而新华书店由于这种关系，对中学的拖欠书费现象也只能是一忍再忍。拖欠现象日趋严重，且呈上升趋势。就在目前进行的中学债务申报表上可以看出：某县两所高中，加一所初中，每个学校欠书款都在20万以上。
一. 拖欠原因
在订书、购书整个环节，学校的内部控制是一个盲点。从内部控制五要素第一要素内部环境来分析如下：内部环境规定学校的纪律与架构，影响教学目标的制定，塑造校园文化氛围并影响员工的控制意识，是学校建立与实施内部控制的基础。内部环境包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策等。
1.治理结构。学校没有规范的治理结构和议事规则，学校法人在决策、执行、监督等方面的权限形成独断，没有制衡机制。
2.机构设置及权责分配。学校应当结合业务特点和内部控制要求设置内部机构，明确职责权限，将权利与责任落实到各责任单位。学校内部机构设置虽然没有统一模式，但所采用的组织结构应当有利于提升管理效能，并保证信息通畅流动。在学校一切是为了教学，其他是次要的。只要升学率上去了，一切都是好的。订书购书只是教务处一个捎管事项，没有列入正式工作日志。一切工作都归为教务处一个教师兼职来管。
3.内部审计机制。学校应当加强内部审计工作，保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。内部审计只是摆设，没有实质性工作，只是为了应酬上面的检查。
4.人力资源政策学校应该向着有利于自身可持续发展方向的发展，应将职业道德和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准，而在学校，大多数财务人员都没有会计合格证，有的是领导的关系人，有的是从教学一线上退下来的老弱病残人员兼任，这在中学普遍存在。
二. 解决方法
1.完善内控管理
学校应当实行书费预订预收制度。全面梳理购书流程，建立和完善购书业务相关制度，统筹安排购书计划，明确预订、审批、购买、验收、付款后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理购书业务，定期检查和评估购书过程中的薄弱环节，采取有效措施，确保购书满足学校教学要求。
（1） 实行预收预订制度
每学期末，由教务处牵头通知班主任定书，班主任征求学生意见，根据往年书费结算数目，向学生收取一定的预收款，然后将预收书款名单，连同钱一并缴到财务处，由财务处向每一学生开取收书费票据，并向教务处出示已收款的各班订书清单。这只是其一，另外教务处通知年级组长，填写教师用书清单，报经学校领导批准后，将本年级各科用书册数，呈给教务处。由教务处将学生用书和老师用书进行汇总后，报新华书店。会计人员将预收款项记入“代管书费”贷方。
（2） 授权领书制度
新学期开学，新华书店按计划，将书送到学校。第一，由各科教师按照上学期末批准的订书计划，鉴字领书，若教材出现变化，应重新填写用书申请，报经主管领导批准后，再行鉴字领书。第二，由教务处通过班主任发到学生手中，各班领书人数可能略有变动，由学校内部自行调整，若学校调整不了的，可向书店申请调整。发书结束后，由教务处将鉴字的含单价、册数、金额的教师用书表重新经过主管领导鉴字后，报会计，会计将金额记入“代管书费”贷方。教务处将学生用书含单价、册数、金额以班进行汇总，由班主任鉴字后，经主管领导鉴字后送会计，会计根据预收情况实行长退短补。长的钱数由班主任按每一学生名单造表，报经领导批字后，退款记入“代管书费”借方，短的钱数由班主任再行收款，收齐后开票，由会计记入“代管书费”贷方。这中间，有些学校为了吸引优秀学生来本校就读，会免去一部分优秀学生的书费，这些书款也需要经领导批字后，由会计记入“代管书费”贷方。
（3） 多人核实，集中授权付款制度
新华书店开具票据前，应同学校财务部门核实一下本学期书款金额，若有出入，应协调教务处进行沟通，追溯发书过程，查找原因，协调解决。若与学校财务金额相符，可开具书费票据，由会计、教务处鉴字属实后，由主管领导鉴字批准报帐，转付书款。由学校会计将此笔业务记入“代管书费”借方。至此，“代管书费”账户余额为零，此项业务结束。
2.识别购书活动中的主要风险
（1）购书预订不准确，课改变化预策不准，造成教材短缺或积压，导致学校教学受损或资源浪费。学生人数变化，教材变化，都是不可避免的，学校要及时与新华书店进行沟通，制定应急措施。
（2）书店选择不当，购书方式不合理，购书渠道或定价机制不科学，授权审批不规范，导致用书质次价高，出现舞弊或欺诈。学校教材，这一块必须由本县新华书店来供，无可选择。但是复习资料的选用，一定要慎重，尊重保护知识产权，不用盗版书，在内容满足教学需要的基础上，公开、公平、公正选择供货商。
（3）购书验收不规范，付款审核不严，可能导致用书、资金损失或信用损失。
3.明白购书环节的关键控制点和控制措施
（1）学校应当建立用书请购制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的申请和审批程序。
（2）学校应当严格按照预算执行进度办理用书请购手续。对于超预算和预算外项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
（3）学校应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格的书店清单，与选定的书店签订质量保证协议，建立书店管理信息系统。
（4）学校应当加强教材征订和供应过程的管理，做好购书各环节的记录，确保购书业务的可追溯性。及时跟踪合同履行情况，对有可能影响教学的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。（作者单位：河北省邢台县浆水中学）
参考文献：
[1] 解悦，沈文虹：政府应加大对普通中学的投入，南京日报，2005.
[2] 张延波：《高级财务管理》，中央广播电视大学出版社， 2001.
[3] 孙笑萍：中学财务管理的问题与改进，《沿海学校与科技》，2006（11）.
[4] 林永波：关于加强高级中学财务管理的思考，《科教新时代》2011年第六期
[5] 钱坤：中学财务管理存在问题及对策分析，《商业文化》2011年第6期
[6] 余峥嵘：财务管理如何为提高教学质量服务，《中小学管理》2007年第9期
[7] 杨有红：会计监管新视角：完善虚假信息发现机制，《财务与会计》2004年第2期