新时期自然资源与规划部门档案管理提升策略探究

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  摘 要:新的历史时期下,自然资源与规划部门承担落实着统一行使全民所有自然资源资产所有者职责,并被赋予了更为重要的管理使命。档案管理工作是自然资源与规划部门职能业务的重要组成部分,不仅为日常管理工作提供了支持,还进一步促进了自然资源所有者职权以及城市规划职责的规范行使,提高广大人民群众的满意度。本文立足于自然资源和规划部门业务职能,对其档案管理的特点及意义进行分析,探讨性地提出新时期档案管理水平提升的具体策略,以期为自然资源与规划部门档案管理工作的开展提供一定的借鉴参考。
  关键词:自然资源与规划;档案管理;深化改革
  随着我国全面深化改革的推进,各省市纷纷开展了以加强自然资源和国土空间集中统一管理为目标的机构改革,在此背景下,自然资源与规划部门应运而生,并承担了相应职能。档案是在各项工作中形成的具有保存价值的历史记录,机构改革后设立的自然资源与规划部门在档案管理工作中呈现了新的特点。通过把握自然资源与规划部门档案管理的特点,明确管理思路,进一步促进档案管理工作水平的提升,对于全面发挥自然资源与规划部门职能作用、提高其管理效率具有积极的作用。
  一、自然资源与规划部门档案业务特点分析
  自然资源与规划部门的业务涵盖自然资源、国土空间规划、房屋征收、测绘勘察等内容,并具有行政审批权。自然资源与规划部门的业务范围广、业务量大、内容比较复杂,伴随其工作开展过程中所形成的档案资料也具有一定的特点,具体体现在:
  1.档案量大,档案来源分散
  自然资源与规划部门是机构改革后新成立的部门,承接了多个部门在既往工作中形成的组织过程记录,其中不乏从20世纪80年代甚至更早之前设立档案室所保存的档案资料,从档案规模来看相当庞大。以国土资源业务为例,从20世纪80年代末的集体和国有建设用地档案,到90年代初期全国第一次土地详查、土地申报资料,以及进入20世纪后国土资源业务的拓展所产生的档案卷宗,可见,档案工作量之大。除国土资源业务档案外,在日常业务过程中还产生其他类型档案,多业务来源所产生的档案汇聚在一起,业务量可想而知。
  2.专业性强,业务档案类型多
  除了文书档案、财务档案等类别档案外,自然资源与规划部门还有大量的业务档案,这其中既包括自然资源档案,也包括城市空间规划档案以及在行政审批过程中产生的行政审批档案,这些档案的专业性强,需要分类管理,这是与其他业务单一的行政事业单位有所区别的。
  3.系统性强,档案实效期限长
  自然资源和规划部门的专业档案具有时效时限长的特点,在诸多档案中,以长期有效档案居多,因此对于档案的系统性管理要求比较高,只有确保档案的系统管理和维护,才能发挥档案的凭证作用,便于今后对于档案的利用。
  4.变化性大,信息维护量大
  自然资源与规划部门的档案管理工作受国家政策法规的变化影响比较大,例如,自然资源档案管理中的地籍管理,随着经济的发展呈现了易变性特点,甚至在一个年度管理周期内就会发生变化,因此档案信息的维护更新量比较大。
  二、自然资源与规划部门档案管理的意义
  自然资源与规划部门档案既包含自然资源档案等国家档案,也包含与其日常管理工作密切相关的其他专项档案以及综合档案,这些资料是其职能业务工作开展的有效凭证,通过有效利用档案资源,能够进一步促进其管理水平提升,为广大人民群众提供更为优质、高效的服务,具有十分重要的管理意义。
  1.推动自然资源与规划部门的文化事业建设
  档案是对于自然资源与规划部门历史发展的真实记录,是客观形成的天然资料。通过档案,可以了解机构成立发展以及业务的开展情况,为自然资源与规划部门编史修志提供了第一手资料,促进了发展文化资料的形成。文化建设是自然资源与规划事业的重要组成部分,也是新时期全面落实改革创新要求的核心内容之一。因此说,档案工作的开展对于推动自然资源与规划部门的文化事业建设具有十分重要的意义。
  2.为业务发展决策提供客观全面的分析依据
  自然资源与规划部门在发展过程中形成的档案,记载了其在历史发展过程中各类业务的开展情况,反映了各项工作的成果以及存在问题。通过对所记录的数据进行分析,可以更好地了解过去,把握未来发展的方向,为管理发展决策提供了依据。例如,自然资源是物质实体,通过对自然资源的登记、检测、调查以及有偿使用等档案记录的分析,可以了解辖区范围内自然资源的储备、使用情况,为自然资源规划提供数据参考。
  3.促进自然资源与规划业务的不断完善
  档案的价值就在于其对于历史发展情况的真实记录,它反映了在以往的工作实践中所产生的各类活动,为新的工作实践提供了指导。自然资源与规划业务不是一成不变的,而是需要随着社会经济发展而进行调整,加强档案管理能够为其提供更多的经验,不断促进其业务的完善与精进。
  三、新时期下档案管理水平提升的具体策略
  1.落实统一管理要求,确保档案全面归档
  自然资源与规划部门专业档案是国家档案的重要组成部分,科学有效地管理这些组织过程资产,使之更好地维护企业权益、服务于民生,是自然资源与规划部门的重要任务之一。在机构改革前,行使自然资源及规划管理职能的机关事业单位具有各自独立的档案管理业务,档案管理的情况也各不相同,在机构整合后,这些档案也必须进行规范化的整合,因此,必须实施统一档案管理,落实档案全面归档的要求。
  一是要结合国土资源档案的特点,按照档案分类的科学化原则,对业务档案进行分类,对各种门类的档案实行集中统一管理,保证档案资料的全面性、完整性和系統性。
  二是要组织开展档案自查工作,专题对以前年度档案进行重新整理,对音像档案、荣誉档案、照片档案等影、音视频资料进行搜集补充,确保档案资料更加丰富,档案门类更加齐全,档案服务功能更加完备。   三是要实施规范化管理,按照“真实、全面、准确”的要求,对档案进行重新建册登记、编号管理,准确的纳入规范化管理程序,做到档案有规可循、有目可查。
  2.提高档案工作认识,落实档案管理责任
  在自然资源和规划管理工作中,档案的形成要规范化,档案的整理要系统化,档案的保护要科学化,档案的管理要现代化,而想要实现这样的管理目标,就必须要提高对于档案工作的认识,落实档案管理责任。自然资源与规划部门要从党组织高度重视档案工作,将档案管理工作纳入整体工作安排,协同业务部门同部署、同推进。进一步明确各部门归档责任,各司其事,切实把档案管理工作纳入本单位、本部门发展规划,纳入工作计划和管理目标。在责任落实方面,一是要强化立档部门责任落实,上级管理单位要定期组织对下属基层单位的档案立卷归档情况进行检查。重点检查立档单位是否按时保质的归档,档案资料是否收集齐全,档案整理是否标准规范,立卷是否整齐有序,录入保管是否及时以及归档案卷是否清晰明了。对于检查中存在的问题,要列出问题清单,逐一整改到位。二是要明确专职业务及辅助业务人员职责,明确专人做好档案管理工作,从基层档案资料收集部门到管理部门,都要制订清晰的工作规范,提出具体的管理要求,制订匹配的奖惩办法,使责任与权力对等,管理成果与奖惩结果对等。
  3.增加档案管理投入,改善档案管理条件
  随着档案管理工作的不断深入,档案管理的内容、形式以及所要达到的目标都发生了变化,原有的档案管理条件无法满足新时期档案管理工作的需要,如档案室空间容量、档案信息化设备、档案保管所需设备等。因此,要结合实际情况,科学分析,精准调整。
  一是有序推动档案室扩容工作。机构改革后,档案的集中统一管理需要有与之匹配的档案管理空间,因此档案室的扩容工作刻不容缓。档案室扩容工作要多措并举,不能局限在绝对空间的扩张,要考虑利用先进的管理方法和先进的管理设备应用来提升相对空间的档案容纳量。此外,发挥档案电子信息化建设的优势,对于能够实现电子档案“单套制”的,要做好由“双套制”向“单套制”转化,改变档案的物理存储方式,解决物理空间问题。
  二是配置必要的软硬件设施。除档案室扩容所需要的设备支持外,还要考虑在档案效率提升、档案安全保障方面所应用的硬件设施和软件,配置满足档案工作需要的扫描、录入、保管相关设备,档案存储库房按标准配备和安装除湿机、消毒灭菌机、全自动温湿度记录仪、多功能智能监控系统等设施,达到“十防”的要求。在软件方面,建设档案信息系统平台,为档案管理提供现代技术手段。
  三是增加档案管理人员投入。科学设置档案管理人员数量,核定岗位工作量并制订岗位用人标准,对于应由专人进行管理的档案岗位,必须设置专职管理人员。为满足内设机构的档案资料收集工作,相关部门应设置兼职档案管理人员,负责做好部门档案的收集、整理及向单位档案室移交等工作。确保档案管理工作人员投入合理,人员职责明确,业务衔接有序。
  4.强化档案队伍建设,提高业务综合能力
  一支高素质档案管理队伍是档案工作质量得以保证的关键,档案管理人员不仅要遵纪守法、忠于职守,更重要的是应具备从事岗位工作所需的专业知识,高标准地完成岗位职责内的各项工作。新时期,自然资源与规划部门的档案管理工作更加专业化,只有持续强化档案队伍建设,提高档案管理业务能力,才能满足档案管理发展的需要。
  一是自然资源与规划部门应设立档案工作协作组,统筹指导档案相关工作,并组织开展档案工作交流、检查考评、学术研究等工作。制订档案年度工作计划及检查考评细则,检查、指导、考核档案管理人员工作开展情况。
  二是积极组织档案管理人员参加上级业务部门举办的专业档案管理培训学习活动,邀请档案馆档案专家进行业务技术指导,不断促进档案的科学化管理水平和服务利用功效提升。同时,要加强对档案管理人员的政治思想教育,端正工作态度,履行工作职责,严格遵守保密纪律和保密规定。
  三是上级业务部门要主动发挥业务指导作用,注重对基层单位的业务指导,对档案管理人员在前期准备工作中遇到的问题提供详尽的解疑,切实为推动基层档案管理工作水平打下基础。
  此外,要充分利用档案管理奖惩及考核的相关办法,对于违反档案管理规定的人员给予相应的处罚,对于在工作中表现优异的人员给予奖励,激发档案管理工作活力,提高其工作积极性。
  5.打造“互联网+档案”模式,借助互联网提质增效
  充分发挥信息化创新对自然资源管理体系的提升作用,将档案信息化建设纳入电子政务建设之中,建设档案信息系统平台,打造“互联网+档案”的管理模式,努力实现档案管理由原来的“以手工管理为主向计算机管理为主,以管理档案实体为主向管理档案信息为主,以档案存储保管为主向档案利用服务为主”的三个转变。
  一是规划建设数字化档案室。结合自然资源与规划部门实际,摸清项目总体需求、建设规模、实施条件以及预期达到的效果,据此形成数字化档案工程建设规划,为数字化档案室的组织实施奠定基础。
  二是分类别做好子数据库建设工作。首先,要建立案卷和文件目录数据库,对于室藏最多、查找利用频率最高的土地发证档案,全部建立全文数据库;其次,文书档案使用要结合所在区域的相关规定,选择使用集成系统或单独建立图文一体的多媒体数据库;再次,针对土地利用现状、基本农田保护、基础地价数据、土地储备数据、地质灾害调查数据、影像数据等要建立相对应的子数据库。此外,国土资源档案数据以专用的防磁设备、专用的库房存储保存、安排专人调用和导入,并在做好异地备份保管。
  三是加快档案电子化加工。全面开展自然资源与规划部门档案的数字化加工工作,按照国家标准对档案进行数字化加工后进行重新归档,并做好电子档案的移交和后续的保存管理。
  四是利用网络系统平台,为行政审批提速增效提供技术支持。系统平台建成后,要配置相应的终端查询机器,为企业和人民群众提供终端查询服务,实现系统的“索引查询”和“立等可取”的查询利用目标,为自然资源与规划部门业务查询提供服务保障。
  通过利用互联网技术,为自然资源和规划数据的归集、共享、开放和应用的统一管理提供了技术支持,进一步助力政府数字化转型,提高自然资源与规划部门的内部管理效率和外部服务水平。
  四、结语
  档案工作是很重要的专业事业,是实现社会主义现代化建设,开展历史研究,进行各项工作的必要条件。在新的历史时期,档案工作面对了新对象、新任务、新情况、新问题,在遵守法规、遵循标准的前提下,要结合自然资源与规划部门的实际和发展需要,通过落实档案管理统一要求、提高档案工作认识、增加档案管理投入、强化档案管理队伍建设、打造“互联网+档案”模式等策略,进一步促进自然资源与规划部门职能发挥。
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