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【摘 要】完善的高校档案管理规范制度不仅能够合理、规范的对学生信息以及学校数据资料进行分类、规划；还能体现出院校对档案科学的管理水平。本文就高职院校档案管理工作存在的问题，以及改进的策略进行阐述。
【关键词】高职院校；档案管理；现状；应对策略
【中图分类号】G275.3 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）21-
一、高职院校档案管理工作的现状
高职院校的档案管理是为了方便学校进行各方面的资源管理、信息记载、人员管理等工作，为学校提供一个良好的信息管理工作环境。然而伴随着整个教育事业和高职院校的快速发展，当前，高职院校的档案管理模式已经显得陈旧和落后了。因而，改革并创新高职院校档案管理工作模式，提出管理档案的解决途径就十分必要了。
那么高职院校档案管理工作现在是怎样的一种状况呢？
首先，在部分高职院校中存在档案管理制度不完善、不规范的现象。
1.档案管理被轻视。相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄写、保管之类的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益。这种轻视档案工作的思想导致档案管理人浮于事，工作不力。
2.管理制度不健全。部分高职院校的文件管理部门和档案管理部门有各自为政的现象，学院缺乏有效的指导和督查的制度，以致文件的形成和文件归档的脱节。档案资料的收集、整理及归档工作滞后。
3.日常管理不规范。部分高职院校档案管理人员工作经验不足，方法不当。有的甚至连起码的保密意识都没有，如查阅档案资料时，不履行登记手续，从而造成泄密事故。
第二，档案管理的方式落后，程序繁琐。部分高职院校的档案工作还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，管理人员的工作量大，效率低。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，安全性不高，且易受潮受损坏。
第三，部分高职院校档案管理工作人员素质较低，专业管理水平不高。档案的管理需要专业人才进行操作设计，但是在实际的档案管理工作中，管理人员大多非科班出身，专业知识匮乏，工作能力不强，这将制约学校档案管理工作的正常运行，以致不能及时、准确地给学校提供相关信息而贻误学校的工作。
二、改进高职院校档案管理工作的策略
1.完善档案管理工作制度
一般来说，高职院校在档案管理事务中要减少相关工作人员因个人原因而产生的人为失误，要规范档案管理人员的行为，以避免对学校造成的资源损失。高职院校在制定档案管理制度前，应该先对档案管理进行合理的价值定位，也就是说，高职院校要认识到档案管理工作对学校工作的运行、管理的完善起着很重要的作用。档案管理工作是衡量一个学校教学水平的重要参照标志，也是学生选择学校的一个关键的参考标准。总而言之，档案管理工作代表着高职院校的软实力，因此，高职院校要不断加强和完善档案管理工作制度，提高高职院校的事务管理能力和水平。
档案工作是一项具有很强的专业性和保密性的工作。没有规矩不成方圆。高职院校要将国家档案管理的有关法律、法规落到实处，营造依法治档的良好氛围，使学校的档案工作在新的历史时期做到有法可依、有章可循、有据可查。
在高等职业技术教育快速发展的今天，探索高职院校档案管理的新思路、新办法是时代的需要。要致力于自主创新，与时俱进，做好档案信息资源体系建设、档案信息服务体系建设、档案信息化体系建设和档案信息安全体系建设，规范学院档案实体分类法。使学院档案管理与全国高校档案管理接轨。要参照《高等学校实体分类法》和《高等学校档案管理规范》，结合高职院校自身的特点，因校制宜地编制本院校《档案实体分类实施细则》，使其更具操作性和合理性，以提高学校档案实体管理的科学化、规范化水平。
2.加强档案管理的人才培养和软硬件建设
档案工作是学校管理工作的重要组成部分。信息化为档案的资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持。高職院校应加大投入，配齐档案软、硬件设备。档案是由人来建立和管理的。所以档案部门应配备素质高、业务精、作风硬的专职档案人员，各部门宜配备一名固定的兼职档案员，专兼职结合，以形成学院档案工作的全方位管理。档案部门要负责制定全院专兼职档案员的培训计划，采取请进来，送出去，举办培训班等多种形式，定期对其进行业务培训、指导，切实提升档案管理的水平，为档案管理工作的正常运作和良性发展提供人才上和技术上的保障。
3.设立档案管理监察机制
制度与监察是管理工作的两个重要方面，二者相辅相成，要想把制度落实到实处，就需要有人来监督。因此，高职院校除了完善档案管理工作制度以外，还要加强检查和督促档案管理人员的日常工作行为，要让他们在平时的工作中就要养成良好的工作习惯。学校可以通过制定高职院校档案管理条例、建立奖惩制度等来有效地进行档案管理。把档案工作纳入领导的议事日程；纳入各级领导和有关人员的岗位职责和工作考核内容；制定相关的考核评比奖罚办法，要求人人关心档案工作，人人参与档案工作，树立档案为学院各项工作服务的大局观念。在具体操作过程中，高职院校要在内部公开学校档案的基本情况，让全体档案管理人员及时地了解高职院校的档案动态，对他们进行爱岗敬业的职业道德教育、遵纪守法的纪律教育。对思想政治表现好，工作积极肯干，业务突出拔尖的档案管理人员要予以奖励，对违纪违规、经常旷工犯错误的人员要给予批评教育或者处罚。做到令行禁止，赏罚分明，使学校的档案管理工作正常而有序地运行。高职院校在制定以上制度时，可以吸取其他高职院校档案管理工作的经验，并结合自身的情况制定相应的奖励、处罚制度，使其实用，有效，利于学校的档案管理工作。
4. 改革、创新档案管理途径与方式
（1）完善和建立新的检索工具。在管理手段上，档案部门要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，开展档案信息平台建设，创新现有档案管理流程，研究解决文档一体化问题。高级的检索工具能够保证档案信息资料的共享以及信息传输的高效性，实现检索工具的创新并满足档案管理工作的需求。利用现代计算机技术和信息科学网络技术不断的完善，建立新的检索工具，从而逐步实现档案管理工作检索体系的自动化。
（2）开展网上利用服务。随着档案部门内部局域网的建立，档案部门应充分利用本学院的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
（3）自动收集、上传电子文件。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案部门的服务器上归档。
（4）建立档案数据管理中心。档案部门与单位信息管理部门可密切配合，建立档案数据管理中心。 该中心应设在单位档案馆部门，是单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
使用现代技术手段对高职院校档案管理工作效率的提高、管理质量的改善都有着重要的意义。因此，高职院校要充分利用计算机来改革、创新档案管理途径与方式，这不仅可以节省档案管理工作人员的时间和精力，利于快速、高效的进行档案管理，极大地提高档案管理的工作效率，而且还能在和其他单位交流档案管理信息、实现资源共享等方面开拓一条快速通道。
总而言之，高职院校在档案管理工作中不仅要完善档案管理制度，健全档案管理监察机制，而且还要充分利用现代高科技和现代化的管理手段，科技兴档，让学校的档案管理工作更加合理、更加科学，以更好地服务于学校的行政工作和教务工作。
参考文献：
[1]中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法[Z].2008年
[2]王建宇. 浅析高职院校教学档案存在问题及对策[J]. 广东交通职业技术学院学报. 2010（02）
[3]田绍军. 高职院校档案工作刍议[J]. 四川职业技术学院学报. 2011（05）
【关键词】高职院校；档案管理；现状；应对策略
【中图分类号】G275.3 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）21-
一、高职院校档案管理工作的现状
高职院校的档案管理是为了方便学校进行各方面的资源管理、信息记载、人员管理等工作，为学校提供一个良好的信息管理工作环境。然而伴随着整个教育事业和高职院校的快速发展，当前，高职院校的档案管理模式已经显得陈旧和落后了。因而，改革并创新高职院校档案管理工作模式，提出管理档案的解决途径就十分必要了。
那么高职院校档案管理工作现在是怎样的一种状况呢？
首先，在部分高职院校中存在档案管理制度不完善、不规范的现象。
1.档案管理被轻视。相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄写、保管之类的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益。这种轻视档案工作的思想导致档案管理人浮于事，工作不力。
2.管理制度不健全。部分高职院校的文件管理部门和档案管理部门有各自为政的现象，学院缺乏有效的指导和督查的制度，以致文件的形成和文件归档的脱节。档案资料的收集、整理及归档工作滞后。
3.日常管理不规范。部分高职院校档案管理人员工作经验不足，方法不当。有的甚至连起码的保密意识都没有，如查阅档案资料时，不履行登记手续，从而造成泄密事故。
第二，档案管理的方式落后，程序繁琐。部分高职院校的档案工作还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，管理人员的工作量大，效率低。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，安全性不高，且易受潮受损坏。
第三，部分高职院校档案管理工作人员素质较低，专业管理水平不高。档案的管理需要专业人才进行操作设计，但是在实际的档案管理工作中，管理人员大多非科班出身，专业知识匮乏，工作能力不强，这将制约学校档案管理工作的正常运行，以致不能及时、准确地给学校提供相关信息而贻误学校的工作。
二、改进高职院校档案管理工作的策略
1.完善档案管理工作制度
一般来说，高职院校在档案管理事务中要减少相关工作人员因个人原因而产生的人为失误，要规范档案管理人员的行为，以避免对学校造成的资源损失。高职院校在制定档案管理制度前，应该先对档案管理进行合理的价值定位，也就是说，高职院校要认识到档案管理工作对学校工作的运行、管理的完善起着很重要的作用。档案管理工作是衡量一个学校教学水平的重要参照标志，也是学生选择学校的一个关键的参考标准。总而言之，档案管理工作代表着高职院校的软实力，因此，高职院校要不断加强和完善档案管理工作制度，提高高职院校的事务管理能力和水平。
档案工作是一项具有很强的专业性和保密性的工作。没有规矩不成方圆。高职院校要将国家档案管理的有关法律、法规落到实处，营造依法治档的良好氛围，使学校的档案工作在新的历史时期做到有法可依、有章可循、有据可查。
在高等职业技术教育快速发展的今天，探索高职院校档案管理的新思路、新办法是时代的需要。要致力于自主创新，与时俱进，做好档案信息资源体系建设、档案信息服务体系建设、档案信息化体系建设和档案信息安全体系建设，规范学院档案实体分类法。使学院档案管理与全国高校档案管理接轨。要参照《高等学校实体分类法》和《高等学校档案管理规范》，结合高职院校自身的特点，因校制宜地编制本院校《档案实体分类实施细则》，使其更具操作性和合理性，以提高学校档案实体管理的科学化、规范化水平。
2.加强档案管理的人才培养和软硬件建设
档案工作是学校管理工作的重要组成部分。信息化为档案的资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持。高職院校应加大投入，配齐档案软、硬件设备。档案是由人来建立和管理的。所以档案部门应配备素质高、业务精、作风硬的专职档案人员，各部门宜配备一名固定的兼职档案员，专兼职结合，以形成学院档案工作的全方位管理。档案部门要负责制定全院专兼职档案员的培训计划，采取请进来，送出去，举办培训班等多种形式，定期对其进行业务培训、指导，切实提升档案管理的水平，为档案管理工作的正常运作和良性发展提供人才上和技术上的保障。
3.设立档案管理监察机制
制度与监察是管理工作的两个重要方面，二者相辅相成，要想把制度落实到实处，就需要有人来监督。因此，高职院校除了完善档案管理工作制度以外，还要加强检查和督促档案管理人员的日常工作行为，要让他们在平时的工作中就要养成良好的工作习惯。学校可以通过制定高职院校档案管理条例、建立奖惩制度等来有效地进行档案管理。把档案工作纳入领导的议事日程；纳入各级领导和有关人员的岗位职责和工作考核内容；制定相关的考核评比奖罚办法，要求人人关心档案工作，人人参与档案工作，树立档案为学院各项工作服务的大局观念。在具体操作过程中，高职院校要在内部公开学校档案的基本情况，让全体档案管理人员及时地了解高职院校的档案动态，对他们进行爱岗敬业的职业道德教育、遵纪守法的纪律教育。对思想政治表现好，工作积极肯干，业务突出拔尖的档案管理人员要予以奖励，对违纪违规、经常旷工犯错误的人员要给予批评教育或者处罚。做到令行禁止，赏罚分明，使学校的档案管理工作正常而有序地运行。高职院校在制定以上制度时，可以吸取其他高职院校档案管理工作的经验，并结合自身的情况制定相应的奖励、处罚制度，使其实用，有效，利于学校的档案管理工作。
4. 改革、创新档案管理途径与方式
（1）完善和建立新的检索工具。在管理手段上，档案部门要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，开展档案信息平台建设，创新现有档案管理流程，研究解决文档一体化问题。高级的检索工具能够保证档案信息资料的共享以及信息传输的高效性，实现检索工具的创新并满足档案管理工作的需求。利用现代计算机技术和信息科学网络技术不断的完善，建立新的检索工具，从而逐步实现档案管理工作检索体系的自动化。
（2）开展网上利用服务。随着档案部门内部局域网的建立，档案部门应充分利用本学院的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
（3）自动收集、上传电子文件。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案部门的服务器上归档。
（4）建立档案数据管理中心。档案部门与单位信息管理部门可密切配合，建立档案数据管理中心。 该中心应设在单位档案馆部门，是单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
使用现代技术手段对高职院校档案管理工作效率的提高、管理质量的改善都有着重要的意义。因此，高职院校要充分利用计算机来改革、创新档案管理途径与方式，这不仅可以节省档案管理工作人员的时间和精力，利于快速、高效的进行档案管理，极大地提高档案管理的工作效率，而且还能在和其他单位交流档案管理信息、实现资源共享等方面开拓一条快速通道。
总而言之，高职院校在档案管理工作中不仅要完善档案管理制度，健全档案管理监察机制，而且还要充分利用现代高科技和现代化的管理手段，科技兴档，让学校的档案管理工作更加合理、更加科学，以更好地服务于学校的行政工作和教务工作。
参考文献：
[1]中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法[Z].2008年
[2]王建宇. 浅析高职院校教学档案存在问题及对策[J]. 广东交通职业技术学院学报. 2010（02）
[3]田绍军. 高职院校档案工作刍议[J]. 四川职业技术学院学报. 2011（05）