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【摘要】 档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。因此，档案在人们的社会实践中直接形成并被保存下来，目的在于满足档案利用者对丰富的档案库藏信息资源的利用需求，只有当档案被广泛地需求者所利用，为社会创造出更多的物质与精神文化财富，才实现档案的价值。
【关键词】 电子档案；利用；纸质档案
【中图分类号】 G271【文献标识码】 A【文章编号】 1005-1074(2009)04-0052-01
利用档案，使档案直接为经济建设服务，为社会稳定服务。随着时代的进步，电子网络以电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，全部发生了较大的变化。因此从两者利用要求的差别上进行系统地的比较，对档案网络信息共享有深远影响。
1 电子档案利用与纸质档案利用的需求一致性
档案的本质作比较，档案利用者对档案利用需求都是对档案价值的实现。因此，从档案利用者的角度分析电子档案利用与纸质档案利用两者仍有共同的特征。随着人们对档案利用需求的增长，档案的利用渗入到社会的各各方面。从档案利用的内容与形式来看，纸质档案利用与电子档案利用的需求，体现档案利用的一致性。一是档案利用需求的社会性。体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用的社会作用，主要是实现信息资源社会共享和促进社会进步的过程，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着各自作用。档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作所借鉴。二是档案利用需求的层次性。档案利用者所从事的职业不同，需求的档案信息内容也不相同，有的档案利用者是一次档案文献信息，有的是二次档案文献信息或三次档案文献信息。如果说，需要解决某些问题而查找真凭实据的，对一次档案文献信息的需求；需要完成某些研究任务大致情况而查找参考依据的，对二次或者三次档案文献信息的需求。
2 电子档案利用与纸质档案利用的差别
随着电子文件元数据规范、封装技术的日趋成熟，电子文件能力逐步增强，极大地推进了电子文件真实可靠、长久保存的可能。无论是电子档案还是纸质档案目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。但从两者对档案利用者的需求影响上作比较，电子档案利用与纸质档案利用的需求差别有。
2.1 档案利用载体的差别 从档案利用载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有很大的差别。我国自形成文字以来,从甲骨、竹简、石刻等纸质，直到现在的文字、图片、声像等档案，不论用什么样的方法，把具有历史保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就是以脱离其技术和方法而独立存在。不依赖任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而且档案的内容一旦形成联系后就永远无法分离。载体和结构的形式已成为档案不可分割的组成部分，这些载体的档案只要遵循管理和保护的要求，就能达到长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体。电子档案当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备了，也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。
2.2 档案利用需求方式的差别 纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案馆检索，然后需要通过人工去翻阅、查找，档案检索非常烦琐，工作量比较大。纸质档案检索工具的利用单一性，档案利用检索需要翻阅索引查找。电子档案检索，以计算机读取为界面的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快速查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆（室）文档室可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快捷、方便。
2.3 档案利用需求原始属性的差异 档案利用的价值，在档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需求形式上。纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。而电子档案利用的原始属性，从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。由于电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。由于电子档案往往可在电子计算机存储器上拷贝保存或复制转发送，可否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一个新内容。
2.4 档案利用途径需求的差异 纸质档案利用的需求途径有两个方面：一是提供利用借阅档案服务。满足利用者的途径特点途径单一、传播速度较慢。这种提供档案借阅服务的途径不利于档案原始件的保护。同时纸质档案是直接提供利用，无形中扩大了档案利用者原始利用范围，即是由于档案成卷的装订，使得档案利用者在查找阅览其所需要利用的档案材料的同时，也浏览了其他与利用范围无关档案的机会。二是档案陈列与展览服务。这种档案提供利用途径，包括档案外借服务、档案咨询服务等提供利用途径。电子档案利用途径，是借助了电子计算机与网络，利用传播信息的途径。特点是突出信息传播速度，实现档案信息共享。档案用计算机技术来进行档案利用管理活动，形成电子化的档案信息资源。满足档案利用者的深度要求；不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还。
档案资源信息共享，是电子时代“档案信息高速公路”的到来，也是建立和发展“档案信息网络”一项系统工程，需要我们档案管理部门以现代信息化为依托，借鉴纸质档案利用的需求与电子档案利用的需求优势互补，整合档案资源，实现电子档案质的飞跃。
参考文献
[1] 冯惠玲.电子文件时代新思维[J].载档案学通讯,1998,(6)
【关键词】 电子档案；利用；纸质档案
【中图分类号】 G271【文献标识码】 A【文章编号】 1005-1074(2009)04-0052-01
利用档案，使档案直接为经济建设服务，为社会稳定服务。随着时代的进步，电子网络以电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，全部发生了较大的变化。因此从两者利用要求的差别上进行系统地的比较，对档案网络信息共享有深远影响。
1 电子档案利用与纸质档案利用的需求一致性
档案的本质作比较，档案利用者对档案利用需求都是对档案价值的实现。因此，从档案利用者的角度分析电子档案利用与纸质档案利用两者仍有共同的特征。随着人们对档案利用需求的增长，档案的利用渗入到社会的各各方面。从档案利用的内容与形式来看，纸质档案利用与电子档案利用的需求，体现档案利用的一致性。一是档案利用需求的社会性。体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用的社会作用，主要是实现信息资源社会共享和促进社会进步的过程，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着各自作用。档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作所借鉴。二是档案利用需求的层次性。档案利用者所从事的职业不同，需求的档案信息内容也不相同，有的档案利用者是一次档案文献信息，有的是二次档案文献信息或三次档案文献信息。如果说，需要解决某些问题而查找真凭实据的，对一次档案文献信息的需求；需要完成某些研究任务大致情况而查找参考依据的，对二次或者三次档案文献信息的需求。
2 电子档案利用与纸质档案利用的差别
随着电子文件元数据规范、封装技术的日趋成熟，电子文件能力逐步增强，极大地推进了电子文件真实可靠、长久保存的可能。无论是电子档案还是纸质档案目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。但从两者对档案利用者的需求影响上作比较，电子档案利用与纸质档案利用的需求差别有。
2.1 档案利用载体的差别 从档案利用载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有很大的差别。我国自形成文字以来,从甲骨、竹简、石刻等纸质，直到现在的文字、图片、声像等档案，不论用什么样的方法，把具有历史保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就是以脱离其技术和方法而独立存在。不依赖任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而且档案的内容一旦形成联系后就永远无法分离。载体和结构的形式已成为档案不可分割的组成部分，这些载体的档案只要遵循管理和保护的要求，就能达到长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体。电子档案当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备了，也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。
2.2 档案利用需求方式的差别 纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案馆检索，然后需要通过人工去翻阅、查找，档案检索非常烦琐，工作量比较大。纸质档案检索工具的利用单一性，档案利用检索需要翻阅索引查找。电子档案检索，以计算机读取为界面的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快速查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆（室）文档室可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快捷、方便。
2.3 档案利用需求原始属性的差异 档案利用的价值，在档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需求形式上。纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。而电子档案利用的原始属性，从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。由于电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。由于电子档案往往可在电子计算机存储器上拷贝保存或复制转发送，可否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一个新内容。
2.4 档案利用途径需求的差异 纸质档案利用的需求途径有两个方面：一是提供利用借阅档案服务。满足利用者的途径特点途径单一、传播速度较慢。这种提供档案借阅服务的途径不利于档案原始件的保护。同时纸质档案是直接提供利用，无形中扩大了档案利用者原始利用范围，即是由于档案成卷的装订，使得档案利用者在查找阅览其所需要利用的档案材料的同时，也浏览了其他与利用范围无关档案的机会。二是档案陈列与展览服务。这种档案提供利用途径，包括档案外借服务、档案咨询服务等提供利用途径。电子档案利用途径，是借助了电子计算机与网络，利用传播信息的途径。特点是突出信息传播速度，实现档案信息共享。档案用计算机技术来进行档案利用管理活动，形成电子化的档案信息资源。满足档案利用者的深度要求；不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还。
档案资源信息共享，是电子时代“档案信息高速公路”的到来，也是建立和发展“档案信息网络”一项系统工程，需要我们档案管理部门以现代信息化为依托，借鉴纸质档案利用的需求与电子档案利用的需求优势互补，整合档案资源，实现电子档案质的飞跃。
参考文献
[1] 冯惠玲.电子文件时代新思维[J].载档案学通讯,1998,(6)