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会计工作信息化为编制各类财会报表提供了丰富的基础数据，如能充分利用Excel强大的数据处理功能，将会使报表编制工作事半功倍。我们在工作实践中，总结出一套Excel报表快速生成的好方法，取名为“智能文件夹”。经过较长时间的推广、改进和应用，取得了很好的效果，深受财务工作者的欢迎。
一、智能文件夹简介
智能文件夹是由Excel格式的源文件、程序文件和目标文件组成，在程序文件中利用Excel强大的内置函数、公式和宏等功能，采集源文件中的数据，加工整理生成目标文件。
1、源文件：从系统中下载或其它方式取得的Excel文件，为编制目标文件提供原始数据。
2、参数文件：加工整理源文件所需要的参数，如用于进行匹配的各种代码、汇率等。
3、程序文件：是由若干个Excel 工作表组成，它利用函数、公式和宏等数据处理功能，完成数据采集、加工整理，按所需的格式生成目标文件。
最后编制目标文件。
先在程序文件工作簿中新建一个目标工作表，命名为“工业指标表”，再将空白的《工业中间投入指标填报表》的格式复制粘贴于此表。
在D7中设置公式“=ROUND(SUMIF(采集!D:D,C7,采集!E:E)/1000,0)”，目的是将采集表中所有匹配到“03”指标代码的科目的累计发生额汇总填写在该单元格中，并且转换为“千元”单位。按同样方法将该公式填充至其它有关单元格，即可完成对制造费用各指标的汇编。
在D6中设置公式“=SUM(D7:D17)”，求得制造费用合计数。
用同样方法采集整理销售费用、管理费用和财务费用。即可完成“工业指标表”的编制工作。通过上面的例子，我们可以用下面的表格表示各文件之间的联系。
三、编制智能文件夹的注意事项
1、源文件的格式应固定不变，主要是每列标题及其位置应固定不变（行数目可变）；以保持程序文件的有效性；
2、不能在源文件上添加函数/公式，因为下次替换将被清除，因此函数/公式只能添加在程序文件中；
3、要正确估计源文件的最大行数，以确定公式、函数的最佳覆盖区域，过小会遗漏数据，产生错误；过大影响速度。应注意为以后新增行项目合理预留空间。
4、巧妙的运用宏，提高运行速度。可运用宏完成复制粘贴、筛选整理、插入删除等操作。
5、正确运用单元格的固定地址与相对地址优化程序文件，使同一列内的公式尽量保持上下一致，同类型的各列的
公式也应尽量保持左右一致，以便于填充更新。
6、尽可能利用源文件中的合计数对新生成的报表进行检查。例如可以在程序文件中添加公式将新生成报表的合计数与源文件中的合计数比较，如果相同反馈正确信息，如不同，反馈出错信息，以便每次制表时进行检查。
7、复杂的智能文件夹应建立控制台（一张工作表），用于对制表过程进行控制（如右图）：
一是应编写操作流程；
二是使用宏时在流程中应有链接宏的按钮，以便操作；
三是应对各步骤运算结果的正确性设立判断标志。
四、智能文件夹的使用方法
使用智能文件夹时，每次只需更新源文件，新的目标文件便可自动生成。
本例中，每月只需从系统中下载新的制造费用等四个源文件至该智能文件夹中，替换原来的四个源文件，然后依次打开源文件、程序文件和目标文件，耗时不到一分钟，一张新的“工业指标表”就立刻出现在你的面前。操作简单、快捷准确，一次编定，便可反复使用。
五、使用智能文件夹注意事项
1、导入的源文件必须与智能夹中的源文件的“工作簿名称”、“工作表名称”、工作表格式完全一致。
2、使用智能夹时，不能对其中的源文件进行“单元格” 删除或插入，否则会使程序文件和目标文件中的公式发生混乱；
3、导入新的源文件时，应选择“替换/更新”。
4、打开程序文件和目标文件时，应选择 “启用宏”、 “更新链接”。
六、智能文件夹的适用范围
智能文件夹的适用范围十分广泛，特别适用于反复进行的、或在一定时期内（一天、一月、一年）需多次完成的、操作比较复杂的、数据量较大的Excel格式的报表编制工作。
可归纳为如下几类：
1、整理源文件，使其生成所需格式的报表；
2、对源文件（一张或几张报表）中的数据进行分类汇总；
3、对两个源文件中的数据进行比对，判断是否一致，不一致的编制差额明细表；
4、根据工资表等源文件中的相关数据，按一定规则匹配会计科目，制作成会计分录清单；
5、依据付款清单，生成支票、进账单、电汇等银行付款凭单，以便进行机打；
6、依据系统中导出的批量数据，生成汇总表和可选择显示的标准格式的分类明细报表。
本文仅举了一个简单的例子，说明编制智能文件夹的思路。在实践工作中按照这个思路，根据实际需要，灵活运用Excel的公式、宏等工具，就能变幻出更多的应用。总之，只要紧密结合本职工作进行分析和开发，智能文件夹就会在高效制表方面发挥出更大的作用。
作者单位：上海通用东岳汽车有限公司
一、智能文件夹简介
智能文件夹是由Excel格式的源文件、程序文件和目标文件组成，在程序文件中利用Excel强大的内置函数、公式和宏等功能，采集源文件中的数据，加工整理生成目标文件。
1、源文件：从系统中下载或其它方式取得的Excel文件，为编制目标文件提供原始数据。
2、参数文件：加工整理源文件所需要的参数，如用于进行匹配的各种代码、汇率等。
3、程序文件：是由若干个Excel 工作表组成，它利用函数、公式和宏等数据处理功能，完成数据采集、加工整理，按所需的格式生成目标文件。
最后编制目标文件。
先在程序文件工作簿中新建一个目标工作表，命名为“工业指标表”，再将空白的《工业中间投入指标填报表》的格式复制粘贴于此表。
在D7中设置公式“=ROUND(SUMIF(采集!D:D,C7,采集!E:E)/1000,0)”，目的是将采集表中所有匹配到“03”指标代码的科目的累计发生额汇总填写在该单元格中，并且转换为“千元”单位。按同样方法将该公式填充至其它有关单元格，即可完成对制造费用各指标的汇编。
在D6中设置公式“=SUM(D7:D17)”，求得制造费用合计数。
用同样方法采集整理销售费用、管理费用和财务费用。即可完成“工业指标表”的编制工作。通过上面的例子，我们可以用下面的表格表示各文件之间的联系。
三、编制智能文件夹的注意事项
1、源文件的格式应固定不变，主要是每列标题及其位置应固定不变（行数目可变）；以保持程序文件的有效性；
2、不能在源文件上添加函数/公式，因为下次替换将被清除，因此函数/公式只能添加在程序文件中；
3、要正确估计源文件的最大行数，以确定公式、函数的最佳覆盖区域，过小会遗漏数据，产生错误；过大影响速度。应注意为以后新增行项目合理预留空间。
4、巧妙的运用宏，提高运行速度。可运用宏完成复制粘贴、筛选整理、插入删除等操作。
5、正确运用单元格的固定地址与相对地址优化程序文件，使同一列内的公式尽量保持上下一致，同类型的各列的
公式也应尽量保持左右一致，以便于填充更新。
6、尽可能利用源文件中的合计数对新生成的报表进行检查。例如可以在程序文件中添加公式将新生成报表的合计数与源文件中的合计数比较，如果相同反馈正确信息，如不同，反馈出错信息，以便每次制表时进行检查。
7、复杂的智能文件夹应建立控制台（一张工作表），用于对制表过程进行控制（如右图）：
一是应编写操作流程；
二是使用宏时在流程中应有链接宏的按钮，以便操作；
三是应对各步骤运算结果的正确性设立判断标志。
四、智能文件夹的使用方法
使用智能文件夹时，每次只需更新源文件，新的目标文件便可自动生成。
本例中，每月只需从系统中下载新的制造费用等四个源文件至该智能文件夹中，替换原来的四个源文件，然后依次打开源文件、程序文件和目标文件，耗时不到一分钟，一张新的“工业指标表”就立刻出现在你的面前。操作简单、快捷准确，一次编定，便可反复使用。
五、使用智能文件夹注意事项
1、导入的源文件必须与智能夹中的源文件的“工作簿名称”、“工作表名称”、工作表格式完全一致。
2、使用智能夹时，不能对其中的源文件进行“单元格” 删除或插入，否则会使程序文件和目标文件中的公式发生混乱；
3、导入新的源文件时，应选择“替换/更新”。
4、打开程序文件和目标文件时，应选择 “启用宏”、 “更新链接”。
六、智能文件夹的适用范围
智能文件夹的适用范围十分广泛，特别适用于反复进行的、或在一定时期内（一天、一月、一年）需多次完成的、操作比较复杂的、数据量较大的Excel格式的报表编制工作。
可归纳为如下几类：
1、整理源文件，使其生成所需格式的报表；
2、对源文件（一张或几张报表）中的数据进行分类汇总；
3、对两个源文件中的数据进行比对，判断是否一致，不一致的编制差额明细表；
4、根据工资表等源文件中的相关数据，按一定规则匹配会计科目，制作成会计分录清单；
5、依据付款清单，生成支票、进账单、电汇等银行付款凭单，以便进行机打；
6、依据系统中导出的批量数据，生成汇总表和可选择显示的标准格式的分类明细报表。
本文仅举了一个简单的例子，说明编制智能文件夹的思路。在实践工作中按照这个思路，根据实际需要，灵活运用Excel的公式、宏等工具，就能变幻出更多的应用。总之，只要紧密结合本职工作进行分析和开发，智能文件夹就会在高效制表方面发挥出更大的作用。
作者单位：上海通用东岳汽车有限公司