摘 要 我国档案工作的历史悠久，在长期以来的实践中形成了诸多的归档方法，而目前最基本的方法是基于文档结构特征，将有共同之处的和密切相关的文件整合在一起形成一个文件，并将一些具有不同特点的、具有不密切联系的文件，分别组成案卷。传统的档案整理、立卷方法显然已经不能适应社会的需求，以传统的分类和归档方法改为以“件”为单位的归档、立卷方法的使用实现了文档一体化，有利于档案的检索、使用、提高工作效率本文。本文通过对巴林右旗文书档案管理立卷方法的实践阐述了这种方法的优点。
　　关键词 民族地区 档案 立卷
　　作者简介：那仁高娃，巴林右旗档案局，馆员。
　　中图分类号：D633 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.09.096
　　少数民族档案属于档案学与民族学的边缘学科，是近年来档案学界兴起的新兴研究领域。我国对其的研究始于建国初期。少数民族档案是一个十分宽泛的概念，其表现形式也是具有多样性的。对其概念的界定是研究少数民族档案的前提，学界对其的争议一直持续至今。
　　从概念上提出少数民族档案的到整个学科系统的构建已过了近半个世纪的时间。首次提出了少数民族档案的概念是在1960年召开的全国少数民族地区档案工作会议，随后档案学界对少数民族档案概念的认识也逐渐成熟。
　　立卷是文件转化为档案的一个必经程序和标志。立卷工作表面看似简单，但要真正组合成符合立卷基本要求的案卷却不是一件简单的事情，特别是蒙汉民族杂居的地区，使用两种语言文字，其难度尤以文书档案最为突出。而立卷方法又是立卷工作的核心，因此研究文书档案的立卷方法，无疑对于提高案卷质量，充分利用开发档案资源有着重要意义。
　　巴林右旗是一个以蒙古族为主体、汉族占多数的民族地区。其聚居情况各不相同，所以，形成的文件、材料，有蒙古文、汉文，蒙古文译汉文、汉文译蒙古文的特点，蒙古文档案占有相当比重，这也是巴林右旗档案工作的主要特点。旗内民族居住基本上分以下三种情况，1.纯蒙古族民众聚居地区。2.蒙古族、汉族共同聚居地区。3.汉族聚居地区。蒙古文和汉文是巴林右旗内通用的两种文字。根据这些特点，确定全旗党政机关总的用蒙古文和汉文两种文字行文。根据民族的聚居情况，也可分为以下三种形式行文：1.在蒙古族聚居地区以蒙古文为主行文。2.在蒙古族、汉族共同聚居地区用蒙古文、汉文行文。3.在汉族聚住地区用汉文行文。在长期的工作活动中，各级党政机关积累了大量蒙古文文书档案，这是我旗档案的重要组成部分。为了妥善保管这些蒙古文文书档案，自治区党政机关文书处理和档案管理制度中制定了一些办法，但是由于工作的发展也遇到了一些问题。对蒙古文文书档案的整理、立卷各地在具体实践中的做法不同，在整理、立卷工作中存在混乱，举以下几个例子：有的地区与单位不注重蒙、汉文文书档案之间的联系，将蒙、汉文文件完全分开立卷，有的地区和单位忽略蒙、汉文文书的自身特点，将蒙、汉文文件合并立卷。有的地区与单位单单整理蒙古文文书档案而不整理汉文文书档案或只整理汉文文书档案而不整理蒙古文文书档案，等等。对蒙古文案卷和蒙、汉文案卷，巴林右旗档案局根据工作的扩展摸索出了一套科学的整理、立卷办法。
　　近年来，巴林右旗蒙古文文书立卷工作得到应有的重视。为了提高档案质量，提高对蒙古文文书立卷工作的认识，统一立卷方法，巴林右旗档案局制定了一系列立卷办法和立卷细则。传统文书立卷和现代改革后的文书立卷方法既有联系又有区别。文书档案立卷方法需要在实践中不断充实和完善，以建立一种传统与现实相结合的真正适合全旗档案工作状况的方法。
　　把握民族地区档案的特点，加快发展抢救整理与利用，旗内地区的档案及资料具有十分鲜明的民族地区档案的特点，档案工作要注意到挖掘整理蒙古文档案。为了贯彻落实内蒙古自治区《蒙古文文书立卷试行办法》，巴林右旗档案局注重抓了蒙古文文书档案的试点工作，在旗内挑选有代表性的二个单位抓了蒙古文文书立卷试点，摸索了一些经验，为进一步推动全旗的蒙古文文书立卷工作打下了良好的基础。1984年国家档案局发出了有关抢救珍贵历史档案的通知。巴林右旗的历史档案大多数是蒙古文档案，有些蒙古文档案材料散失严重，一些入档档案缺乏整理。内蒙古自治区档案局根据民族地区的实际制发了《内蒙古自治区蒙古文档案文书立卷实行办法》。但是，多年来，在文书立卷中，“灵活运用六个特征”进行立卷的方法一直沿用至今。但是在实际工作中，同时具备六个特征的案卷十分稀少，在这个过程中应灵活运用六个特征中的两三个或三四个特征进行立卷。这个问题在理论上具有可行性，但在实际的立卷实践中却是一个大难题，由于没有一个统一的标准关于如何灵活运用，在实践中变得十分不好掌握。不同水平的文书人员所立出的案卷质量也有高有低，悬殊较大。在抓蒙古文文书立卷试点的同时，摸索出了一些经验。旗档案局结合实际情况制定《巴林右旗蒙古文文书立卷细则》。细则规定设定设立纯蒙古文卷，要求各单位在整理档案时，不是蒙汉并行的蒙古文文件，按门类组成蒙古文卷，但卷内文件必须保持历史联系，内容相连。蒙汉文并行的文件，合并立卷确有困难，可蒙汉单独立卷，并在备考里说明，亦可整理为蒙汉合并卷。 蒙古文案卷的形成，主要是根据本单位收发文的实际情况来确定，蒙古文文书能构成一个案卷时可以进行单独立卷，但由于蒙古文文书的数量较少，很少能够构成一个案卷，在这种情况下会与有关的汉文文书合并立卷。蒙汉文文书互相有联系的合并立卷，规定了卷内蒙汉文件的排列顺序。卷内文件排列，蒙汉文合并组成的文件蒙古文排列在前，汉文在后。卷内目录的填写，蒙古文在蒙古文目录上填写，汉文在汉文目录上填写，蒙汉文合并的卷内目录，用蒙汉文两种文字填写。使用蒙汉两个卷内目录，案卷标题蒙古文案卷标题从左到右竖写，汉文从左到右横写。编制蒙汉两种文字对照的检索工具。
　　巴林右旗档案局针对这一特点，大力开展蒙古文档案的整理和利用工作。工作中认真贯彻国家档案局发出的有关抢救历史档案的通知精神，对大量的蒙古文档案进行清理。针对蒙古文档案积压多、处理难的情况，旗档案局分别制定了《蒙古文文书档案立卷细则》、《蒙古文档案立卷范围和保管期限》。在完成试点单位档案整理工作后，旗档案局认真总结经验，并召开了全旗文书档案人员参加的档案整理现场经验交流会，推广二个文书档案整理试点单位的经验。接着以此为示范，全旗9个纯牧业苏木中共抢救整理蒙古文档案3 462卷，蒙汉文合并档案2 148卷，全部达到立卷标准。1994年9月内蒙古自治区全区牧区档案工作经验交流现场会在巴林右旗召开，巴林右旗档案局领导分别在会上介绍了经验。所有这些档案都成为全旗馆藏特色档案。2000年以后蒙古文档案的归档、保管和利用工作延伸到嘎查村、独贵龙组，并在牧户中建立档案，使这一地区特色档案进一步丰富和规范。到2014年全旗蒙古文卷（件）和蒙汉合并卷（件）档案占全旗档案总数的35%以上。
　　在推行《蒙古文文书立卷试行办法》的同时，巴林右旗档案局结合本旗的实际情况和特点，制定了《蒙古文文书立卷细则》，并统一了纯蒙古文卷、蒙汉合并卷、汉文卷三种立卷形式。使蒙古文文书立卷工作受到上级的表彰，在内蒙古自治区蒙古文档案工作会议上，巴林右旗档案局做了典型发言，并介绍了经验。
　　随着全旗蒙古文档案工作的深入开展，蒙古文档案的利用率逐年上升。在落实政策，平凡冤假错案，制定牧业建设规划，编写史志等工作中，发挥了重要作用。
　　全旗纯牧业苏木，行文都是以蒙古文为主，是巴林右旗的重点蒙古文档案室，旗直属机关和乡镇一般都是蒙汉文并行。在实际工作中认真执行了《蒙古文文书立卷和蒙古文档案管理办法》。
　　实践证明，文书业务部门文件材料承办运行的最终环节是文件材料的立卷工作，这同时也是档案管理的开端。特别是蒙汉杂居使用蒙汉两种文字的地区，档案管理质量的高低直接取决于文件材料立卷方法选择的正确与否，档案的质量高低、价值大小，关键在于文书立卷的质量。因此，只有以文件的收集、立卷及民族地区的特点和提供利用，三管齐下紧密地结合在一起，才能真正提高档案的利用效率。