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【摘要】科技信息系统作为日新月异的发展弄潮儿，其相关档案信息更新的速度与数量都是十分惊人的，因此需要建设完备的数字档案室，使其作为电子档案室的延续与发展来将档案信息电子化。本文就科技系统数字档案室建设的有效策略进行相关探讨，以期为科技系统科学有效地建设数字档案室提供有价值的参考。
【关键词】科技信息系统；数字档案室；建设；有效策略
引言
现代科学技术的飞速发展，一方面极大促进了社会和经济的进步，另一方面也对其相应配置提出了更加苛刻的要求。电子档案室的建立与发展，为科技系统庞杂的档案信息整理与搜索提供了极大的方便。但传统电子档案室的基本功能仅仅在于将所需要的档案信息进行电子化录入，利用计算机使这些电子档案信息得到了安全永久的保存。随着计算机技术以及互联网技术的迅猛发展，简单的电子化档案信息已经不能满足科技系统以及外部相关人员的方便利用与资源即时共享，而此时，作为相对新兴事物发展起来的数字档案室就显得十分必要。
1.科技系统数字档案室建设的必要性与意义
科技不断进步，信息迅速增长，数字化档案信息管理应运而生。科技系统数字档案室建设关乎档案信息的数字化与科技信息的即时共享，它不但将电子档案室进行发展与延伸，实现了档案的信息化管理，而且还将档案信息与科技信息数字化，进行立体化的展示，为科技人员的使用提供了极大便利。
2.科技系统数字档案室建设的基本条件与注意问题
2.1所需条件
科技系统数字档案室建立须具备基础设施与其他设置，基础设施包括网络技术手段、软硬件环境、人才队伍建设，其他设置则包括制度保证、数字资源建设、安全屏障设计等。
2.2注意问题
科技系统数字档案室不同于传统的室藏档案信息管理与电子化档案室，一定要站在一个全面的角度上看待信息数字化的发展，对数字档案室的建设进行全方位的统筹。
3.科技系统数字档案室建设的有效策略
3.1加强制度的建立
数字档案室的建立实际上是使原本封闭的室藏档案信息得到数字化的存储后被放到一个信息资源共享平台上供相关人员提取、利用。为保证存入到数字档案室的档案信息与其他数字资源的安全与有效利用，必须制定一套行之有效的制度来规范和约束发布者的发布权力和使用者的使用权限。对于科技系统数字档案室的建设，由于其涉及到非常多的科技创新信息与专利产权问题，所以需要具备更加完善的规范制度来保护科技创新者的档案信息及其科技成果。建立优秀的数字化档案室要能够使被储存的档案信息得到高度规范，在最大程度上方便使用者的搜索与共享，这种规范性主要包含的方面有档案信息与数字资源的内容、格式、发布设备等；其次，为保证档案信息与数字资源的来源与去路安全可信，科技系统数字档案室要对档案信息与数字资源的发布者与使用者进行实名制验证，还要建立起强大的监测机制来方便监测被公开的档案信息与数字资源的正确使用。对于保密的档案信息与数字资源的处理，要设置多重保护屏障，来防止居心不良者的窃取，这十分必要。
3.2加强档案管理队伍建设
对于科技系统数字档案室的建设，建立者与管理者要看清其一般性和特殊性，有针对性地加强档案管理队伍的建设，使科技系统数字档案室尽快得到最大程度的完善。从一般性上来说，科技系统数字档案室的建设也要向其他数字档案室一样，需要专业技术人员开发适于科技信息系统的软件系统，还要对软硬件环境进行必要维护，对建设过程中各方面出现的问题进行及时有效的监测与纠正，对细节问题做到全面把握。因此，在档案队伍组建与建设过程中，要注重计算机技术和数字化技术专业人才的筛选与引进，对既定档案管理队伍人员也不能持松懈态度，要经常组织集体学习与培训，一方面可以培养他们对科技信息系统快速更新的敏感度，提高专业素养，另一方面也要使他们建立起正确的政治观念，熟悉掌握互联网安全使用规范与档案管理有关的法律和法规，对信息进行必要的保护，在符合权限的基础上进行档案信息资源的利用与共享。从特殊性上来说，科学系统数字档案室的建设必然要结合科技系统本身的档案信息特点来加强档案管理队伍的建设。档案管理人员不但要掌握计算机技术、档案信息录入等技能，还要对科技信息系统有一个较为全面细致的了解，才能减少数字档案室建设中的人为失误，有助于提高科技系统档案信息的可信度与精准度。
3.3加强数字化档案室建设的规划工作
建设完备的现代数字化档案室，原先简单地将历史资料与档案信息进行电子录入已不能满足现代发展需求，多媒体技术的发展，使数字化档案室将成为文字、影像、图片等多媒体元素融合的档案信息与数字资源的储存平台，因此其建立与完善是一项任重而道远工程，其庞杂数据的整理、搜索系统的开发、后期维修保障工作等等都需要进行完整而细致地规划，这样才能保证其建设环环相扣，不与实际情况脱节，方便管理者的监测与管理和使用者的搜索与利用。对科学系统档案信息与数字资源存储与共享现状的分析、对数字档案室的建设目标、建设要素和保障工作安排构成科技系统数字档案室建设的完整规划。这四个关键环节要步步精心设计规划，才能使科技系统数字档案室的建设进程稳步推进。建设数字档案室时，工作人员要科技信息系统档案信息与数字资源的特点具有一定认识，能够对其复杂程度与更新速度进行预设，还要对系统本身实际情况进行全面细致的调查，深入了解科技信息系统在档案信息管理方面的制度、软硬件环境、档案管理队伍建设等方面的情况；将调查结果整理汇总后，要组织相关管理人员与基层操作人员来制定建设数字档案室的长期目标与短期目标，明确步骤，优化方案；对软硬件环境、专业人才培养等要素都要及时准备；安排好保障工作，并在建设过程中不断发现问题和解决问题，优化保障系统，保证数字化档案室高效有序的运转。
3.4加强数字档案资源建设
电子档案室已经能够实现对档案信息的信息化管理，作为电子档案室的发展与延伸，也就是作为后电子档案时代的数字档案室，其最大的特点就是能够实现信息的数字化管理。这种数字化使信息资源以多种形式呈现并实现共享。而科技系统数字档案资源广泛而丰富，为满足广大使用者的需求，必须加强这些数字档案资源的建设。运用发达的多媒体手段与计算机技术，尽可能完整的将科技系统中的历史资料和当前的档案资源数字化，以文字、影像、图片等方式进行呈现。
3.5加强电子文件的积累与归档
科技系统数字档案室的建设要加强电子文件的积累与归档，一些重要的历史档案信息要进行扫描入库，当前的档案信息要及时以电子文件的形式传入到数字档案室这个平台上，管理人员要定期的、及时的对这些电子文件进行整理和归档。
4.結语
科技系统数字档案室的建设工作方兴未艾，值得有关方面进行仔细的考量与精心的规划，尽早建立与完善，实现科技系统档案信息与资源的高效使用与共享应成为最终目标。
参考文献
[1]唐玲.数字档案室建设[J].经营管理者，2012（09）.
[2]方苏菱.关于数字档案馆建设的几个问题[J].图书情报知识，2003（04）.
[3]石英，档案数字化管理对策探析[J].重庆工贸职业技术学院学报，2010，（O2）
【关键词】科技信息系统；数字档案室；建设；有效策略
引言
现代科学技术的飞速发展，一方面极大促进了社会和经济的进步，另一方面也对其相应配置提出了更加苛刻的要求。电子档案室的建立与发展，为科技系统庞杂的档案信息整理与搜索提供了极大的方便。但传统电子档案室的基本功能仅仅在于将所需要的档案信息进行电子化录入，利用计算机使这些电子档案信息得到了安全永久的保存。随着计算机技术以及互联网技术的迅猛发展，简单的电子化档案信息已经不能满足科技系统以及外部相关人员的方便利用与资源即时共享，而此时，作为相对新兴事物发展起来的数字档案室就显得十分必要。
1.科技系统数字档案室建设的必要性与意义
科技不断进步，信息迅速增长，数字化档案信息管理应运而生。科技系统数字档案室建设关乎档案信息的数字化与科技信息的即时共享，它不但将电子档案室进行发展与延伸，实现了档案的信息化管理，而且还将档案信息与科技信息数字化，进行立体化的展示，为科技人员的使用提供了极大便利。
2.科技系统数字档案室建设的基本条件与注意问题
2.1所需条件
科技系统数字档案室建立须具备基础设施与其他设置，基础设施包括网络技术手段、软硬件环境、人才队伍建设，其他设置则包括制度保证、数字资源建设、安全屏障设计等。
2.2注意问题
科技系统数字档案室不同于传统的室藏档案信息管理与电子化档案室，一定要站在一个全面的角度上看待信息数字化的发展，对数字档案室的建设进行全方位的统筹。
3.科技系统数字档案室建设的有效策略
3.1加强制度的建立
数字档案室的建立实际上是使原本封闭的室藏档案信息得到数字化的存储后被放到一个信息资源共享平台上供相关人员提取、利用。为保证存入到数字档案室的档案信息与其他数字资源的安全与有效利用，必须制定一套行之有效的制度来规范和约束发布者的发布权力和使用者的使用权限。对于科技系统数字档案室的建设，由于其涉及到非常多的科技创新信息与专利产权问题，所以需要具备更加完善的规范制度来保护科技创新者的档案信息及其科技成果。建立优秀的数字化档案室要能够使被储存的档案信息得到高度规范，在最大程度上方便使用者的搜索与共享，这种规范性主要包含的方面有档案信息与数字资源的内容、格式、发布设备等；其次，为保证档案信息与数字资源的来源与去路安全可信，科技系统数字档案室要对档案信息与数字资源的发布者与使用者进行实名制验证，还要建立起强大的监测机制来方便监测被公开的档案信息与数字资源的正确使用。对于保密的档案信息与数字资源的处理，要设置多重保护屏障，来防止居心不良者的窃取，这十分必要。
3.2加强档案管理队伍建设
对于科技系统数字档案室的建设，建立者与管理者要看清其一般性和特殊性，有针对性地加强档案管理队伍的建设，使科技系统数字档案室尽快得到最大程度的完善。从一般性上来说，科技系统数字档案室的建设也要向其他数字档案室一样，需要专业技术人员开发适于科技信息系统的软件系统，还要对软硬件环境进行必要维护，对建设过程中各方面出现的问题进行及时有效的监测与纠正，对细节问题做到全面把握。因此，在档案队伍组建与建设过程中，要注重计算机技术和数字化技术专业人才的筛选与引进，对既定档案管理队伍人员也不能持松懈态度，要经常组织集体学习与培训，一方面可以培养他们对科技信息系统快速更新的敏感度，提高专业素养，另一方面也要使他们建立起正确的政治观念，熟悉掌握互联网安全使用规范与档案管理有关的法律和法规，对信息进行必要的保护，在符合权限的基础上进行档案信息资源的利用与共享。从特殊性上来说，科学系统数字档案室的建设必然要结合科技系统本身的档案信息特点来加强档案管理队伍的建设。档案管理人员不但要掌握计算机技术、档案信息录入等技能，还要对科技信息系统有一个较为全面细致的了解，才能减少数字档案室建设中的人为失误，有助于提高科技系统档案信息的可信度与精准度。
3.3加强数字化档案室建设的规划工作
建设完备的现代数字化档案室，原先简单地将历史资料与档案信息进行电子录入已不能满足现代发展需求，多媒体技术的发展，使数字化档案室将成为文字、影像、图片等多媒体元素融合的档案信息与数字资源的储存平台，因此其建立与完善是一项任重而道远工程，其庞杂数据的整理、搜索系统的开发、后期维修保障工作等等都需要进行完整而细致地规划，这样才能保证其建设环环相扣，不与实际情况脱节，方便管理者的监测与管理和使用者的搜索与利用。对科学系统档案信息与数字资源存储与共享现状的分析、对数字档案室的建设目标、建设要素和保障工作安排构成科技系统数字档案室建设的完整规划。这四个关键环节要步步精心设计规划，才能使科技系统数字档案室的建设进程稳步推进。建设数字档案室时，工作人员要科技信息系统档案信息与数字资源的特点具有一定认识，能够对其复杂程度与更新速度进行预设，还要对系统本身实际情况进行全面细致的调查，深入了解科技信息系统在档案信息管理方面的制度、软硬件环境、档案管理队伍建设等方面的情况；将调查结果整理汇总后，要组织相关管理人员与基层操作人员来制定建设数字档案室的长期目标与短期目标，明确步骤，优化方案；对软硬件环境、专业人才培养等要素都要及时准备；安排好保障工作，并在建设过程中不断发现问题和解决问题，优化保障系统，保证数字化档案室高效有序的运转。
3.4加强数字档案资源建设
电子档案室已经能够实现对档案信息的信息化管理，作为电子档案室的发展与延伸，也就是作为后电子档案时代的数字档案室，其最大的特点就是能够实现信息的数字化管理。这种数字化使信息资源以多种形式呈现并实现共享。而科技系统数字档案资源广泛而丰富，为满足广大使用者的需求，必须加强这些数字档案资源的建设。运用发达的多媒体手段与计算机技术，尽可能完整的将科技系统中的历史资料和当前的档案资源数字化，以文字、影像、图片等方式进行呈现。
3.5加强电子文件的积累与归档
科技系统数字档案室的建设要加强电子文件的积累与归档，一些重要的历史档案信息要进行扫描入库，当前的档案信息要及时以电子文件的形式传入到数字档案室这个平台上，管理人员要定期的、及时的对这些电子文件进行整理和归档。
4.結语
科技系统数字档案室的建设工作方兴未艾，值得有关方面进行仔细的考量与精心的规划，尽早建立与完善，实现科技系统档案信息与资源的高效使用与共享应成为最终目标。
参考文献
[1]唐玲.数字档案室建设[J].经营管理者，2012（09）.
[2]方苏菱.关于数字档案馆建设的几个问题[J].图书情报知识，2003（04）.
[3]石英，档案数字化管理对策探析[J].重庆工贸职业技术学院学报，2010，（O2）