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高校的实物档案是指高校以便于保管的物质实体为载体，反映学校教学、科研、党政管理、社会服务及社会交往等活动中形成的对学校和社会的发展有珍藏和利用价值的荣誉证书（奖章、奖杯、奖状、锦旗）、名人字画、礼品、徽章等特定物品。尽管档案理论界对“实物档案”是不是档案这个问题还存在各种各样的争议，但是由于高校的实物档案既是学校的宝贵财产，又是学校档案工作的重要组成部分，它从某一方面反映学校的发展和各方面取得的业绩情况，越来越多的高校都设置了实物档案这一档案管理内容，并逐渐认识到实物档案的珍贵性、典型性、特殊性以及它丰富的研究价值和利用价值。
一、高校实物档案的特点
1、实物档案的丰富性。高校活动内容的多种多样，使反映记录高校的教学、科研、外事、党政管理各项活动的实物档案也具有多样性的特点。有记录在非纸质材料上的文字材料；有上级颁发的各种奖牌、勋章；有各类比赛活动中获得的锦旗、奖杯、证书；有对外交往中受赠的礼品，还有教学、科研活动中产生的作品（如绘画、雕塑、样品等），几乎囊括了所有档案材料的载体形式，可见其形式的多种多样。
2、实物档案的形象性。形象性是实物档案最显著的特征，因为实物档案具有形状、神态、颜色、质感等表面性状，也具有材质、比重等物理特性，还具有耐热、防潮和感光等化学特性。形象鲜明突出，使人们容易理解和感受，从而激发起丰富的情感和广泛的联想，是其他形式的档案无法比拟和替代的。
3、实物档案的独特性。实物档案的丰富性、形象性，形成了实物档案的独特性。主要表现在两个方面：第一，实物表现性。从信息记录形式来看，实物档案是以绘画、雕塑等艺术或技术语言，采用笔绘、刀刻、刺绣、泥塑等来记录信息的。这与纸质档案用文字和线条等书写、印刷来记录信息的方式不同，也有别于以录音、影像等作为记录方式的声像档案，更与电子文件用“比特”记录信息的方式迥然不同。第二，艺术性。实物档案除了具有一般档案的文字、照片、声像等材料外，还有大量的书画、题词、美术设计等实物材料，这些实物档案在用料和造型上千姿百态，代表着时代风格的艺术造诣，反映了不同时期的创意和科技发展水平，充分显现了实物档案的艺术型性。
4、实物档案形成时间的不确定性。实物档案是反映高校某一单位或者部门所取得的工作业绩的物品，它必须以其形成单位的工作业绩为基础。而成果的取得并非以人的主观意志为转移，也不具有时间或者主体上的规律性，因而高校档案管理部门无法预知哪些单位或部门在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需的实物档案。此外，大部分高校并没有制定规章制度要求形成单位或部门主动向学校档案管理部门移交其实物档案，也使保证实物档案的齐全和完整增加了一定的难度。实物档案的特点决定了利用和管理的特殊性。
二、高校实物档案管理的现状及原因分析
1、有些高校不重视实物档案的收集工作，档案管理部门也没有发挥好自己的职责，没有制定实物档案收集管理办法。这主要是因为2008年教育部颁布的27号令《高等学校档案管理办法》没有将实物档案纳入作为一个类别，没有对实物档案的分类整理进行统一的规范，使多数高校对实物档案的管理处于自发状态。
2、有些高校将历年来所获得的实物档案杂乱无序地堆放在档案馆（室）或会议室的一角，有些随便找个木柜摆放起来，任其长年累月地灰尘蒙面。对这些实物档案的有关情况不做记录，致使其获得的日期、出处无从查考；还有实物档案散落在二级单位或个人手中，特别是有的二级单位或者部门以及教职员工个人获得一些荣誉类的实物档案后，或存放于办公室内或者挂在墙上，或不当一回事丢弃一边，长期无人过问，时过境迁，不是被污染了，就是遭到损毁或丢失。这主要是因为有的二级单位或者部门平时只注重文本文件的管理，对形象、直观的实物档案不够重视。
三、高校实物档案管理的对策
1、加强实物档案的收集工作。做好高校的实物档案的收集工作，首先要制定、完善高校实物档案管理办法，要明确实物档案管理的基本原则、实物档案的收集范围和保管等。对于有些高校虽然已经制定了实物档案管理规章制度，但是缺乏现实操作性或者不太完善的，要进一步修订或者完善，确实使实物档案管理办法做到可操作性、有依据性的同意，使实物档案管理办法真正落到实处。其次，要严把入口关，树立精品意识，做好实物档案的鉴定工作。对实物档案的收集要本着“藏以致用”的原则，不能范围过大、过滥，要注重数量和质量的统一，对于那些在高校办学过程中重大的、有历史影响的、有深远意义的、有典型代表性的、有特殊个性的实物，方可列入收集范围，对于只具有一般意义的实物不必收入学校档案管理部门，由二级单位或者个人管理即可，对于校庆期间收到的礼品也要进行鉴别和筛选，对普通的、没有保存价值的实物档案不需要进行收集。
根据高校自身的特点，具体来说，高校实物档案的主要收集范围包括：（1）中央、省、市各级领导及社会名人来学校检查指导工作或者参与重要活动时为学校的留言、题词和赠送的字画；（2）学校从事教学、科研、党政管理和社会服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、荣誉证书（省、部级及以上）；（3）本校与国内外兄弟院校交往活动中受赠的反映校际之间友好关系的纪念品等；（4）中外校友赠送给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。
由于实物档案是高校在各项工作中随时产生的，因此，除专职档案员追踪收集外，各二级单位或部门的兼职档案员应及时收集、移交给学校的档案馆（室），不能乱放或者存放在个人手中。具体操作办法如下：（1）各二级单位或部门每年年初开学后向学校档案馆（室）移交本单位或部门上一年度获得的证书、奖状、奖牌、奖杯等实物档案。个别二级单位或部门希望将荣誉保留一段时间的，可在保存一年后再移交，但应在获奖当年将所获荣誉的文字说明移交给学校档案馆（室）；（2）各二级单位或部门及个人在移交实物档案时，应附上实物档案的文字说明，并办理移交手续。对个人赠送的珍贵实物档案，学校应发给纪念证书；（3）凡是校外赠送的实物档案，实物档案接收单位或部门应将所收物品清单移交一份给学校的档案馆（室）。其中有使用价值的实物档案，可由接收单位或部门使用，珍贵的实物档案应移交学校档案馆（室）保存；（4）对各二级单位或部门移交以往保留的实物档案及个人移交实物档案的，学校档案馆（室）应随时接收并对移交积极的予以表扬或奖励。 2、注重实物档案的整理和保管工作。在对实物档案进行整理归档时，首先应整体把握本校实物档案的种类，对各类实物进行比较，划分出有代表性并能概括本校所有实物档案的类别。其次要按照每一種类别给每一件实物进行编号，编制实物档案目录，以便今后的检索和修改。实物档案的分类可以采取以下几种方法：（1）按级别进行分类。如各类比赛获奖可以按国际级、国家级、省部级、地市级等；（2）按类别进行分类。按照《高等学校档案管理办法》规定的党群、行政、教学、科研、外事、产品、基建等十个一级类目进行相应的分类设置；（3）按载体形态进行分类。把载体一样的实物档案集中管理，便于库房的分配和设置。
实物档案的保管首先应根据实物的收藏价值大小划分保管期限，根据重要程度分为短期、长期和永久，为了节省档案库房，可以将部分短期保存的实物档案由形成部门自行保管，学校档案馆（室）留存目录即可。其次，对于接收的实物档案要进行登记造册并给每件实物附上详细的说明，说明的内同包括：名称、来源、时间、事由等。
3、做好实物档案的利用工作。实物档案收集的目的在于利用。高校的档案馆（室）要积极探索适合本校利用的有效途径，充分发挥实物档案的潜在价值。有条件的高校可以设置实物档案特藏室，也可对外开辟专门的实物档案陈列室，寓教于物，利用这种特殊的信息输出方式，激发师生的爱国、爱校情感，从而实现实物档案的教育和展示功能。没有充分库房条件的高校，可以针对实物档案的特点开展一些特色活动，开创利用服务工作的新局面、新思路。在学校举办重大活动期间，如，学校周年校庆、校园文化艺术节、招生宣传等，可适时举办实物档案展览或者提供实物档案图片展，以反映本校办学成果和辉煌历史，增强学校师生的集体荣誉感、自豪感及爱校的热情，创造浓厚的校园文化氛围；也可将历年收藏的荣誉类实物档案汇编成资料和相册，作为校际交流、重大事件的礼品或宣传品，提高学校的知名度和美誉度，同事也可提高学校的社会地位和社会影响力，还可以根据需要举办教职工和学生作品的实物档案展览，以增强教职工和学生的创作热情，激发创新思维。日常工作中更可利用实物档案为学校撰写大事记、年鉴、校史等编研材料提供依据和凭证。
总之，实物档案是高校档案的重要组成部分，加强高校实物档案的管理工作，是高校档案事业发展的一项重要任务，也是高校档案馆（室）在今后工作中要努力进行的一项长期、系统、艰巨的工程。
（作者单位：广州美术学院综合档案室）
一、高校实物档案的特点
1、实物档案的丰富性。高校活动内容的多种多样，使反映记录高校的教学、科研、外事、党政管理各项活动的实物档案也具有多样性的特点。有记录在非纸质材料上的文字材料；有上级颁发的各种奖牌、勋章；有各类比赛活动中获得的锦旗、奖杯、证书；有对外交往中受赠的礼品，还有教学、科研活动中产生的作品（如绘画、雕塑、样品等），几乎囊括了所有档案材料的载体形式，可见其形式的多种多样。
2、实物档案的形象性。形象性是实物档案最显著的特征，因为实物档案具有形状、神态、颜色、质感等表面性状，也具有材质、比重等物理特性，还具有耐热、防潮和感光等化学特性。形象鲜明突出，使人们容易理解和感受，从而激发起丰富的情感和广泛的联想，是其他形式的档案无法比拟和替代的。
3、实物档案的独特性。实物档案的丰富性、形象性，形成了实物档案的独特性。主要表现在两个方面：第一，实物表现性。从信息记录形式来看，实物档案是以绘画、雕塑等艺术或技术语言，采用笔绘、刀刻、刺绣、泥塑等来记录信息的。这与纸质档案用文字和线条等书写、印刷来记录信息的方式不同，也有别于以录音、影像等作为记录方式的声像档案，更与电子文件用“比特”记录信息的方式迥然不同。第二，艺术性。实物档案除了具有一般档案的文字、照片、声像等材料外，还有大量的书画、题词、美术设计等实物材料，这些实物档案在用料和造型上千姿百态，代表着时代风格的艺术造诣，反映了不同时期的创意和科技发展水平，充分显现了实物档案的艺术型性。
4、实物档案形成时间的不确定性。实物档案是反映高校某一单位或者部门所取得的工作业绩的物品，它必须以其形成单位的工作业绩为基础。而成果的取得并非以人的主观意志为转移，也不具有时间或者主体上的规律性，因而高校档案管理部门无法预知哪些单位或部门在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需的实物档案。此外，大部分高校并没有制定规章制度要求形成单位或部门主动向学校档案管理部门移交其实物档案，也使保证实物档案的齐全和完整增加了一定的难度。实物档案的特点决定了利用和管理的特殊性。
二、高校实物档案管理的现状及原因分析
1、有些高校不重视实物档案的收集工作，档案管理部门也没有发挥好自己的职责，没有制定实物档案收集管理办法。这主要是因为2008年教育部颁布的27号令《高等学校档案管理办法》没有将实物档案纳入作为一个类别，没有对实物档案的分类整理进行统一的规范，使多数高校对实物档案的管理处于自发状态。
2、有些高校将历年来所获得的实物档案杂乱无序地堆放在档案馆（室）或会议室的一角，有些随便找个木柜摆放起来，任其长年累月地灰尘蒙面。对这些实物档案的有关情况不做记录，致使其获得的日期、出处无从查考；还有实物档案散落在二级单位或个人手中，特别是有的二级单位或者部门以及教职员工个人获得一些荣誉类的实物档案后，或存放于办公室内或者挂在墙上，或不当一回事丢弃一边，长期无人过问，时过境迁，不是被污染了，就是遭到损毁或丢失。这主要是因为有的二级单位或者部门平时只注重文本文件的管理，对形象、直观的实物档案不够重视。
三、高校实物档案管理的对策
1、加强实物档案的收集工作。做好高校的实物档案的收集工作，首先要制定、完善高校实物档案管理办法，要明确实物档案管理的基本原则、实物档案的收集范围和保管等。对于有些高校虽然已经制定了实物档案管理规章制度，但是缺乏现实操作性或者不太完善的，要进一步修订或者完善，确实使实物档案管理办法做到可操作性、有依据性的同意，使实物档案管理办法真正落到实处。其次，要严把入口关，树立精品意识，做好实物档案的鉴定工作。对实物档案的收集要本着“藏以致用”的原则，不能范围过大、过滥，要注重数量和质量的统一，对于那些在高校办学过程中重大的、有历史影响的、有深远意义的、有典型代表性的、有特殊个性的实物，方可列入收集范围，对于只具有一般意义的实物不必收入学校档案管理部门，由二级单位或者个人管理即可，对于校庆期间收到的礼品也要进行鉴别和筛选，对普通的、没有保存价值的实物档案不需要进行收集。
根据高校自身的特点，具体来说，高校实物档案的主要收集范围包括：（1）中央、省、市各级领导及社会名人来学校检查指导工作或者参与重要活动时为学校的留言、题词和赠送的字画；（2）学校从事教学、科研、党政管理和社会服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、荣誉证书（省、部级及以上）；（3）本校与国内外兄弟院校交往活动中受赠的反映校际之间友好关系的纪念品等；（4）中外校友赠送给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。
由于实物档案是高校在各项工作中随时产生的，因此，除专职档案员追踪收集外，各二级单位或部门的兼职档案员应及时收集、移交给学校的档案馆（室），不能乱放或者存放在个人手中。具体操作办法如下：（1）各二级单位或部门每年年初开学后向学校档案馆（室）移交本单位或部门上一年度获得的证书、奖状、奖牌、奖杯等实物档案。个别二级单位或部门希望将荣誉保留一段时间的，可在保存一年后再移交，但应在获奖当年将所获荣誉的文字说明移交给学校档案馆（室）；（2）各二级单位或部门及个人在移交实物档案时，应附上实物档案的文字说明，并办理移交手续。对个人赠送的珍贵实物档案，学校应发给纪念证书；（3）凡是校外赠送的实物档案，实物档案接收单位或部门应将所收物品清单移交一份给学校的档案馆（室）。其中有使用价值的实物档案，可由接收单位或部门使用，珍贵的实物档案应移交学校档案馆（室）保存；（4）对各二级单位或部门移交以往保留的实物档案及个人移交实物档案的，学校档案馆（室）应随时接收并对移交积极的予以表扬或奖励。 2、注重实物档案的整理和保管工作。在对实物档案进行整理归档时，首先应整体把握本校实物档案的种类，对各类实物进行比较，划分出有代表性并能概括本校所有实物档案的类别。其次要按照每一種类别给每一件实物进行编号，编制实物档案目录，以便今后的检索和修改。实物档案的分类可以采取以下几种方法：（1）按级别进行分类。如各类比赛获奖可以按国际级、国家级、省部级、地市级等；（2）按类别进行分类。按照《高等学校档案管理办法》规定的党群、行政、教学、科研、外事、产品、基建等十个一级类目进行相应的分类设置；（3）按载体形态进行分类。把载体一样的实物档案集中管理，便于库房的分配和设置。
实物档案的保管首先应根据实物的收藏价值大小划分保管期限，根据重要程度分为短期、长期和永久，为了节省档案库房，可以将部分短期保存的实物档案由形成部门自行保管，学校档案馆（室）留存目录即可。其次，对于接收的实物档案要进行登记造册并给每件实物附上详细的说明，说明的内同包括：名称、来源、时间、事由等。
3、做好实物档案的利用工作。实物档案收集的目的在于利用。高校的档案馆（室）要积极探索适合本校利用的有效途径，充分发挥实物档案的潜在价值。有条件的高校可以设置实物档案特藏室，也可对外开辟专门的实物档案陈列室，寓教于物，利用这种特殊的信息输出方式，激发师生的爱国、爱校情感，从而实现实物档案的教育和展示功能。没有充分库房条件的高校，可以针对实物档案的特点开展一些特色活动，开创利用服务工作的新局面、新思路。在学校举办重大活动期间，如，学校周年校庆、校园文化艺术节、招生宣传等，可适时举办实物档案展览或者提供实物档案图片展，以反映本校办学成果和辉煌历史，增强学校师生的集体荣誉感、自豪感及爱校的热情，创造浓厚的校园文化氛围；也可将历年收藏的荣誉类实物档案汇编成资料和相册，作为校际交流、重大事件的礼品或宣传品，提高学校的知名度和美誉度，同事也可提高学校的社会地位和社会影响力，还可以根据需要举办教职工和学生作品的实物档案展览，以增强教职工和学生的创作热情，激发创新思维。日常工作中更可利用实物档案为学校撰写大事记、年鉴、校史等编研材料提供依据和凭证。
总之，实物档案是高校档案的重要组成部分，加强高校实物档案的管理工作，是高校档案事业发展的一项重要任务，也是高校档案馆（室）在今后工作中要努力进行的一项长期、系统、艰巨的工程。
（作者单位：广州美术学院综合档案室）