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【摘要】信息资源管理是我国电子政务建设中亟需解决的紧迫问题,我们以构建面向政府的信息资源库系统的视角展开研究与分析,揭示了系统的针对性、方便性和易用性三特征,并提出信息资源库系统的规划设计方案,为电子政务实践的健康发展提供有力的对策支持。
【关键词】电子政务 信息资源 资源库系统
信息资源管理是我国电子政务发展中必须面对的紧迫问题
长期以来,信息资源的采集、开发、共享和利用一直是影响我国电子政务发展的重要因素,信息资源管理是我国电子政务建设中亟需解决的紧迫问题。2002年8月,中共中央办公厅、国务院办公厅转发《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》指出,我国电子政务建设仍处于初始阶段,存在一些问题,其中包括信息资源开发利用滞后,互联互通不畅,共享程度低。2006年3月,《国家电子政务总体框架》发布,指出构建国家电子政务总体框架的要求,要以政务信息资源开发利用为主线,建立信息共享和业务协同机制;政府通过整合和共享信息资源,满足经济社会发展的需要。2006年5月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《2006～2020年国家信息化发展战略》指出,信息资源日益成为重要生产要素、无形资产和社会财富。到2020年,我国信息化发展的战略目标是,确立科学的信息资源观,把信息资源提升到与能源、材料同等重要的地位。
根据我们的调研结果,进一步证明了上述问题的存在与继续。面对我国电子政务建设中的信息资源管理问题,我们以构建面向政府的信息资源库系统的视角展开分析,力求提出中肯可行的方案与对策。
面向政府的信息资源库系统应具备的主要特征
政府机构构建信息资源库系统的目的,是希望加强信息资源的采集、开发、共享、利用和信息资源的管理工作,同时,希望通过建设信息资源库来增强政府公共服务能力,增强社会综合治理能力,增强对各种突发性事件的监控、决策和应急处置能力,提升国民经济预测、预警和监测水平,增强宏观调控决策的有效性和科学性,大力提高自身解决问题的能力。因此,我们认为面向政府的信息资源库系统应具备的特征如下:
针对性。针对性是资源库系统的最显著特征之一。缺乏针对性的现象主要表现为:信息资源雷同、重复;内容陈旧,更新缓慢;信息资源的定位不明;信息涉及面狭窄,覆盖面低,代表性不强;内容的构成脱离实践;照搬其他单位资源库的做法,背离自己单位的工作任务和工作重心;没有认真进行信息资源状况调查,简单地把遇到的阻碍归结为信息资源不足;只注重整体、忽视部分、注重普通、忽略特殊、方法简单、手段单一、单向低效、对信息资源管理的复杂性缺乏必要的认识;信息收集人员专业素质不高,又游离于行政管理过程之外,缺少直接经验,缺乏对实际工作深入细致的了解,从而导致入库的指导性内容显得空泛、肤浅、无力,只能提出一般性的原则,缺乏层次性、专业性和应用性,可操作性不强,不适应现实工作的需要,对实际工作的指导意义不大;信息采集不够全面,流于形式,梳理不到位;信息资源以文件、报纸和传达上级精神为主,照本宣科,搞花架子,简单应付,缺少与自身问题和实际情况的有机结合;信息采集缺乏连续性,不系统;信息资源库的建设多是政策性的引导,缺乏科学性的规划与设计,等等。
信息资源采集、开发、共享和利用既是一项主动性工作,更是一项针对性很强的专业性工作。
方便性。方便性是信息资源库系统的另一重要特征。我们必须面对的事实是,我国信息化发展水平呈现不均衡分布,各地公务员和当地社会公众的信息素质参差不齐。这些计算机和网络应用基础薄弱的群体上网,其结果往往是空耗时间,浪费金钱,常常一无所获。考虑到上述方面的因素,要想快速准确地获得适用的信息,要想有效挖掘与利用信息资源,方便性是信息资源系统必须具备的特征。
通过构建信息资源库系统,对分散的信息资源进行集中控制和管理,削减了大量重复信息,便于用户的检索和使用。方便性就是对用户的尊重,方便性应体现在信息采集、开发、传递和利用的全部细节与过程当中。宁可增加规划设计工作的复杂度,增大系统构建的工作量,也要在方便性与系统规划设计的复杂度之间,选择将方便用户的使用放在第一位。方便性体现在系统的多个环节,用户是否可以根据菜单提示完成信息输入、数据传递和信息管理,信息输入模块中是否有数据检查功能对输入的信息进行自动校验,并提供相关反馈,与系统维护的衔接是否合理、是否有利于信息资源的共享,提供多种检索途径且比较容易上手都在很大程度上影响到系统的方便性,方便性还与信息资源的利用率和信息资源的需求满足率有关。
易用性。易用性是信息资源库系统的重要特征和有机组成部分。从易用性的角度出发,要求系统的界面友好,基本采用菜单操作,采用可视化方式,以直观简单的方式呈现给用户,易于理解,沿用约定俗成的视觉习惯,并用大众非常容易接受的多种颜色表示系统的不同功能和状态,使界面尽量贴近大家熟悉的习惯和风格。尽可能用选项框替代输入框,只要用鼠标轻轻拖放,只需简单的拖拽,即可完成多数操作。按键次数少,需要手工键盘输入的内容较少,易于输入,减少了用户的操作时间,同时也减少了用户操作失败的可能性。基本杜绝漫长难熬的等待,最大限度地减少误操作,减少错误数据的产生。系统功能实用简明,易于掌握,只需掌握最基本的计算机应用知识即可使用。避免无效劳动,提高工作效率。整个操作流程看起来就像一条流畅作业的流水线,协调而有秩序。
另一方面,易用性还要求系统检索信息资源的检全率和检准率高、检索速度快、检索方式灵活多样。系统根据一定的主题,从内容纷繁复杂的信息中,组成分类科学、系统完整的专题,为信息使用者打通信息阡陌,深度挖掘,叩开信息资源开发利用之门。
除针对性、方便性、易用性这三个主要特征之外,可靠性、稳定性和安全性也是面向政府的信息资源库系统应具备的特征。
对策分析:信息资源库系统的规划设计
海量信息资源库的组成与架构。信息资源库容量根据用户的需求,初步要求信息资源库的要达到可容纳上千万篇文章总体容量,并能容纳各种格式的文件,除了最主要的文本文件外,还包括音频、视频、PPT课件等格式的文件。
信息资源库分专家交流信息资源库和用户信息资源库两大部分。
专家交流信息资源库汇总专家团和信息采集小组采集到的所有数据文件,并按照主题进行科学分类。专家交流信息资源库分为采集库(由专家和信息采集小组采集来的信息,存于此库,等待审核)、一审库、二审库、终审库,以及专家个人文集库。
用户信息资源库是根据用户的具体需要,为用户建立的专门的、独立的信息资源库,按照用户感兴趣的主题,将专家交流信息资源库的相关数据文章分门别类地导入到用户信息资源库中,供用户参考使用。用户也可自行增加信息资源到自己的库中。
信息资源库的搜索与查询,包括单项搜索、按主题词、按日期、按作者、按专业意见(星级、标注或者评语)、按收藏率、点击率进行搜索,以及组合搜索。
强大而便捷的信息收集工具。本系统的客户端,是一个强大而且方便使用的信息收集整理工具。客户端的使用者包括管理员、专家、用户、信息收集小组成员这四大类。
这四类客户端,都要尽力体现使用中输入少,操作少。例如收集网上信息,只要拷贝内容,即可自动记录该信息的题目、来源、收集日期等要素;对收集的信息应可以方便的分类管理。
客户端的编写,要对现存的主流信息收集整理工具进行研究,结合本系统的需要,取长补短。
对于专家的客户端,要能体现出该工具对其研究工作的辅助作用。
数据的格式是不同的,因此要做好格式转换的工具。
客户端应有可分类的个人收藏夹功能,并能接受系统消息。客户端用户可以收藏自己感兴趣的非信息资源库中的信息文件,文件可以以纯数据的方式存放于本地。
U盾保安全。用U盾、用户名和密码才能登陆、使用信息资源库的功能,浏览信息资源库的内容。管理员、专家、用户都是如此。客户端的使用也必须有U盾、用户名和密码。U盾与信息资源库的内容和功能挂钩,没有U盾则无法有效地使用信息资源库。
全面的绩效评估与管理统计系统。专家和采集小组采集的信息,专家对信息的审核、批注、设置星级、评语,都应自动加上该专家或采集小组的电子签名,并进行评分和记录,详细记录采集量和审核量,并设计出绩效换算公式,形成分类和综合排行榜,进行绩效评估。另有纠错机制,例如某篇文章经过采集和审核后,仍然发现有错误,则管理员启动纠错系统进行修改,并对相关责任人进行不同程度的扣分。向信息资源库添加信息、审核信息、评论等操作动作,系统都要进行自动统计和记录,作为绩效评估的依据。
用户管理系统。建立用户管理系统,由管理员对专家和用户进行分级,分配不同的权限。建立非法内容检测系统,对信息资源进行定期扫描,将有疑问的信息识别出来,报告管理员。(作者为北京大学政府管理学院博士后,北京大学公共管理研究中心研究员;本文为中国博士后科学基金资助项目,项目编号:20090460002)
【关键词】电子政务 信息资源 资源库系统
信息资源管理是我国电子政务发展中必须面对的紧迫问题
长期以来,信息资源的采集、开发、共享和利用一直是影响我国电子政务发展的重要因素,信息资源管理是我国电子政务建设中亟需解决的紧迫问题。2002年8月,中共中央办公厅、国务院办公厅转发《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》指出,我国电子政务建设仍处于初始阶段,存在一些问题,其中包括信息资源开发利用滞后,互联互通不畅,共享程度低。2006年3月,《国家电子政务总体框架》发布,指出构建国家电子政务总体框架的要求,要以政务信息资源开发利用为主线,建立信息共享和业务协同机制;政府通过整合和共享信息资源,满足经济社会发展的需要。2006年5月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《2006～2020年国家信息化发展战略》指出,信息资源日益成为重要生产要素、无形资产和社会财富。到2020年,我国信息化发展的战略目标是,确立科学的信息资源观,把信息资源提升到与能源、材料同等重要的地位。
根据我们的调研结果,进一步证明了上述问题的存在与继续。面对我国电子政务建设中的信息资源管理问题,我们以构建面向政府的信息资源库系统的视角展开分析,力求提出中肯可行的方案与对策。
面向政府的信息资源库系统应具备的主要特征
政府机构构建信息资源库系统的目的,是希望加强信息资源的采集、开发、共享、利用和信息资源的管理工作,同时,希望通过建设信息资源库来增强政府公共服务能力,增强社会综合治理能力,增强对各种突发性事件的监控、决策和应急处置能力,提升国民经济预测、预警和监测水平,增强宏观调控决策的有效性和科学性,大力提高自身解决问题的能力。因此,我们认为面向政府的信息资源库系统应具备的特征如下:
针对性。针对性是资源库系统的最显著特征之一。缺乏针对性的现象主要表现为:信息资源雷同、重复;内容陈旧,更新缓慢;信息资源的定位不明;信息涉及面狭窄,覆盖面低,代表性不强;内容的构成脱离实践;照搬其他单位资源库的做法,背离自己单位的工作任务和工作重心;没有认真进行信息资源状况调查,简单地把遇到的阻碍归结为信息资源不足;只注重整体、忽视部分、注重普通、忽略特殊、方法简单、手段单一、单向低效、对信息资源管理的复杂性缺乏必要的认识;信息收集人员专业素质不高,又游离于行政管理过程之外,缺少直接经验,缺乏对实际工作深入细致的了解,从而导致入库的指导性内容显得空泛、肤浅、无力,只能提出一般性的原则,缺乏层次性、专业性和应用性,可操作性不强,不适应现实工作的需要,对实际工作的指导意义不大;信息采集不够全面,流于形式,梳理不到位;信息资源以文件、报纸和传达上级精神为主,照本宣科,搞花架子,简单应付,缺少与自身问题和实际情况的有机结合;信息采集缺乏连续性,不系统;信息资源库的建设多是政策性的引导,缺乏科学性的规划与设计,等等。
信息资源采集、开发、共享和利用既是一项主动性工作,更是一项针对性很强的专业性工作。
方便性。方便性是信息资源库系统的另一重要特征。我们必须面对的事实是,我国信息化发展水平呈现不均衡分布,各地公务员和当地社会公众的信息素质参差不齐。这些计算机和网络应用基础薄弱的群体上网,其结果往往是空耗时间,浪费金钱,常常一无所获。考虑到上述方面的因素,要想快速准确地获得适用的信息,要想有效挖掘与利用信息资源,方便性是信息资源系统必须具备的特征。
通过构建信息资源库系统,对分散的信息资源进行集中控制和管理,削减了大量重复信息,便于用户的检索和使用。方便性就是对用户的尊重,方便性应体现在信息采集、开发、传递和利用的全部细节与过程当中。宁可增加规划设计工作的复杂度,增大系统构建的工作量,也要在方便性与系统规划设计的复杂度之间,选择将方便用户的使用放在第一位。方便性体现在系统的多个环节,用户是否可以根据菜单提示完成信息输入、数据传递和信息管理,信息输入模块中是否有数据检查功能对输入的信息进行自动校验,并提供相关反馈,与系统维护的衔接是否合理、是否有利于信息资源的共享,提供多种检索途径且比较容易上手都在很大程度上影响到系统的方便性,方便性还与信息资源的利用率和信息资源的需求满足率有关。
易用性。易用性是信息资源库系统的重要特征和有机组成部分。从易用性的角度出发,要求系统的界面友好,基本采用菜单操作,采用可视化方式,以直观简单的方式呈现给用户,易于理解,沿用约定俗成的视觉习惯,并用大众非常容易接受的多种颜色表示系统的不同功能和状态,使界面尽量贴近大家熟悉的习惯和风格。尽可能用选项框替代输入框,只要用鼠标轻轻拖放,只需简单的拖拽,即可完成多数操作。按键次数少,需要手工键盘输入的内容较少,易于输入,减少了用户的操作时间,同时也减少了用户操作失败的可能性。基本杜绝漫长难熬的等待,最大限度地减少误操作,减少错误数据的产生。系统功能实用简明,易于掌握,只需掌握最基本的计算机应用知识即可使用。避免无效劳动,提高工作效率。整个操作流程看起来就像一条流畅作业的流水线,协调而有秩序。
另一方面,易用性还要求系统检索信息资源的检全率和检准率高、检索速度快、检索方式灵活多样。系统根据一定的主题,从内容纷繁复杂的信息中,组成分类科学、系统完整的专题,为信息使用者打通信息阡陌,深度挖掘,叩开信息资源开发利用之门。
除针对性、方便性、易用性这三个主要特征之外,可靠性、稳定性和安全性也是面向政府的信息资源库系统应具备的特征。
对策分析:信息资源库系统的规划设计
海量信息资源库的组成与架构。信息资源库容量根据用户的需求,初步要求信息资源库的要达到可容纳上千万篇文章总体容量,并能容纳各种格式的文件,除了最主要的文本文件外,还包括音频、视频、PPT课件等格式的文件。
信息资源库分专家交流信息资源库和用户信息资源库两大部分。
专家交流信息资源库汇总专家团和信息采集小组采集到的所有数据文件,并按照主题进行科学分类。专家交流信息资源库分为采集库(由专家和信息采集小组采集来的信息,存于此库,等待审核)、一审库、二审库、终审库,以及专家个人文集库。
用户信息资源库是根据用户的具体需要,为用户建立的专门的、独立的信息资源库,按照用户感兴趣的主题,将专家交流信息资源库的相关数据文章分门别类地导入到用户信息资源库中,供用户参考使用。用户也可自行增加信息资源到自己的库中。
信息资源库的搜索与查询,包括单项搜索、按主题词、按日期、按作者、按专业意见(星级、标注或者评语)、按收藏率、点击率进行搜索,以及组合搜索。
强大而便捷的信息收集工具。本系统的客户端,是一个强大而且方便使用的信息收集整理工具。客户端的使用者包括管理员、专家、用户、信息收集小组成员这四大类。
这四类客户端,都要尽力体现使用中输入少,操作少。例如收集网上信息,只要拷贝内容,即可自动记录该信息的题目、来源、收集日期等要素;对收集的信息应可以方便的分类管理。
客户端的编写,要对现存的主流信息收集整理工具进行研究,结合本系统的需要,取长补短。
对于专家的客户端,要能体现出该工具对其研究工作的辅助作用。
数据的格式是不同的,因此要做好格式转换的工具。
客户端应有可分类的个人收藏夹功能,并能接受系统消息。客户端用户可以收藏自己感兴趣的非信息资源库中的信息文件,文件可以以纯数据的方式存放于本地。
U盾保安全。用U盾、用户名和密码才能登陆、使用信息资源库的功能,浏览信息资源库的内容。管理员、专家、用户都是如此。客户端的使用也必须有U盾、用户名和密码。U盾与信息资源库的内容和功能挂钩,没有U盾则无法有效地使用信息资源库。
全面的绩效评估与管理统计系统。专家和采集小组采集的信息,专家对信息的审核、批注、设置星级、评语,都应自动加上该专家或采集小组的电子签名,并进行评分和记录,详细记录采集量和审核量,并设计出绩效换算公式,形成分类和综合排行榜,进行绩效评估。另有纠错机制,例如某篇文章经过采集和审核后,仍然发现有错误,则管理员启动纠错系统进行修改,并对相关责任人进行不同程度的扣分。向信息资源库添加信息、审核信息、评论等操作动作,系统都要进行自动统计和记录,作为绩效评估的依据。
用户管理系统。建立用户管理系统,由管理员对专家和用户进行分级,分配不同的权限。建立非法内容检测系统,对信息资源进行定期扫描,将有疑问的信息识别出来,报告管理员。(作者为北京大学政府管理学院博士后,北京大学公共管理研究中心研究员;本文为中国博士后科学基金资助项目,项目编号:20090460002)