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科普活动是面向科学界以外的公众进行科学传播的有效方式之一，而通过科普活动传播科学，意味着要采取对话式、体验式和以需求为中心的活动形式，这与科学家向同行介绍研究成果相比，几乎是完全不同的交流和沟通模式。2005年，欧洲科普活动协会（European Science Events Association，Eusea）在欧盟委员会的资助下发布了《欧洲科普活动白皮书（Science Communication Events in Europe，white book）》，收集了欧洲各国的优秀科普活动案例，从创意、管理、运作情况和经验等角度进行分析和评价，为成功策划和组织科普活动提供了基本的思路、方法和技巧。本文基于《欧洲科普活动白皮书》的基本内容，对科普活动的组织实施机构、主要形式、管理以及评估进行简要介绍，以期对我国科普活动的组织者提供有益的借鉴。
如何管理一个科普活动？
科普活动的项目管理与其他大型活动的管理要素是基本一致的。
综合管理：确定、协调每一个任务和步骤 。
范围管理：保证已有活动能够实现目标，在活动与目标不一致时提供备选方案。
时间管理：设定时间表、按时间表完成任务，并经常按项目计划进行核对和调整。
经费管理：严格按照预算使用经费。经费使用记录非常重要，当出现经费与计划不一致时，要有相应的对策。
质量管理：通过对有关任务实施及其结果的文件记录进行研究和分析，评估任务完成情况，讨论是否有改进任务完成的方法并使其标准化。
人力资源管理：有效调配人员完成具体任务。
沟通管理：在所有项目参与者之间开展广泛和有效的协调沟通。
风险管理：与项目相关的风险评估，包括资金和技术两个方面。
采购管理：与合作单位或供应商合作。
由于科普活动涉及众多利益相关者和参与者，在项目管理的某些基本流程中需要注意以下问题：
设立目标
科普活动的目标将指导项目未来的发展。欧洲很多科普活动组织者的经验表明，与活动地点、合作者、目标群体、交流手段等有关的基础性问题在活动开展后很难改变。例如，某项明确定位于小学生的活动，要扩展到其他群体是非常困难的。因此，建议一项科普活动在举办的最初几年就要建立起自己的形象。
明确和分派责任
科普活动的组织机构必须要明确工作人员的分工和责任，而且还需要有一定的灵活度以应对实施过程中可能出现的各种变化。建议把一项任务交给多个人负责，避免因某一个人缺席导致项目工作停滞的情况，同时也应该鼓励项目组成员在不同的任务中贡献自己的智慧和力量。
选择活动
科普活动组织者在考虑活动中要包括哪些具体的活动内容时，通常会组织一些筛选。对备选活动的评估和筛选可以由组织者或者科学顾问来进行，也可以邀请目标人群代表参与讨论。组织者可以通过筛选过程把自己有价值的经验贡献到项目中。遗憾的是，受经费和时间制约，筛选步骤有时可能会被某些活动组织者忽略。
确定计划和后勤考虑
一项首次举办的科普活动，不可能在策划过程中就能够详细描述出每一个步骤。为了方便以后活动的管理者，对活动步骤进行详细划分至关重要。众多科普活动组织者的实践证明，对过程的书面描述和流程表是最有效的管理信息传递办法。这些记录应逐年进行相应的调整。这些文献记录应该包含对活动关键要素的描述，例如：
参与者的职责（谁是牵头负责人，谁是参与者，谁必须被知会）；
时间节点（何时启动，何时结束，中间步骤是什么）；
需要的材料（需要什么材料、设备、用具，由谁来提供，何时提供）；
需要的人力（活动期间需要多少工作人员，他们何时在哪个岗位上）；
完成哪些任务？
计划的行动步骤是什么？
活动期间如何联络（无线通讯设备、手机等）？
关键信息（计划、联系电话表、证件样本等）。
宣传和推广策略
科普活动的细节一旦确定，应该马上制定宣传推广计划和媒体动员计划，确定可能合作的媒体，并设法取得联络。当科普活动的日期确定后，海报和广告等第一批宣传材料应该尽快发放，直接面向目标群体（如学校）的邮寄宣传非常有效。另外，还应拟好供媒体熟悉情况使用的宣传信息，如新闻初稿。
特别活动策划
科普活动中的特别活动包括开幕式、新闻发布会、接待重要嘉宾参观等，它们的成功实施将成为科普活动的亮点，其准备和实施时间主要取决于整体活动的预期规模。
活动实施
活动的场地布置要根据器材特点制定有针对性的计划。所有的器材和场地搭建完成后，应该进行一次彻底的安全检查。
在大中型科普活动中，所有的工作人员以及活动参与者应该佩戴印有照片的证件，或者穿着显眼的制服以便参观者识别。
活动现场应准备一些机动人员以应对突发问题，设立现场组委会办公室很有必要。如果活动持续数日，建议在每天的活动结束后召开全体工作人员和志愿者碰头会，讨论当天出现的问题并考虑可能的解决方案。每天花费一点儿时间开会总结，不仅对这次活动有益而且可以完善以后的项目。
科普活动中最好有专门的摄影师给每个场地和活动拍照，为组织者记录资料并提供新闻素材。活动结束后最好能制作一张包含照片、新闻报道、电视广播、结果评估和其它有关信息的光盘。光盘可以发给所有的工作人员、赞助者、参与者，还可以提供给未来希望建立合作关系的赞助者。
如何判断科普活动是否成功？
对科普活动进行评估的主要目的是检查该活动是否达到了预期目标。评估不仅要看参与者的满意度，还要衡量活动的效果。前期策划活动时就应该考虑到如何评估，并设计出一些有效的方法。因为评估中的量化和定性分析都比较复杂，有些大型科普活动会专门设立评估组来开展评估工作，这样得到的评估结果会具体且有针对性，当然，花费也会比较大。
有些评估数据可以从科普活动记录中直接获得，例如参加的人数、持续时间等，观众满意度等数据则要通过调查问卷来收集。一般来说，如果能采取随机原则合理地选择被访者，个体访谈是评估活动效果最准确有效的方式，但要花费较多的时间和精力；网络调查的效果较差，可能的改善方法是设计一套公众乐意且容易参与的调查系统，与科普活动同时开放，并准备奖品激励。评估问题的设计要讲究技巧，而且，所有的评估方式都需要对收集到的数据进行校对。
如何管理一个科普活动？
科普活动的项目管理与其他大型活动的管理要素是基本一致的。
综合管理：确定、协调每一个任务和步骤 。
范围管理：保证已有活动能够实现目标，在活动与目标不一致时提供备选方案。
时间管理：设定时间表、按时间表完成任务，并经常按项目计划进行核对和调整。
经费管理：严格按照预算使用经费。经费使用记录非常重要，当出现经费与计划不一致时，要有相应的对策。
质量管理：通过对有关任务实施及其结果的文件记录进行研究和分析，评估任务完成情况，讨论是否有改进任务完成的方法并使其标准化。
人力资源管理：有效调配人员完成具体任务。
沟通管理：在所有项目参与者之间开展广泛和有效的协调沟通。
风险管理：与项目相关的风险评估，包括资金和技术两个方面。
采购管理：与合作单位或供应商合作。
由于科普活动涉及众多利益相关者和参与者，在项目管理的某些基本流程中需要注意以下问题：
设立目标
科普活动的目标将指导项目未来的发展。欧洲很多科普活动组织者的经验表明，与活动地点、合作者、目标群体、交流手段等有关的基础性问题在活动开展后很难改变。例如，某项明确定位于小学生的活动，要扩展到其他群体是非常困难的。因此，建议一项科普活动在举办的最初几年就要建立起自己的形象。
明确和分派责任
科普活动的组织机构必须要明确工作人员的分工和责任，而且还需要有一定的灵活度以应对实施过程中可能出现的各种变化。建议把一项任务交给多个人负责，避免因某一个人缺席导致项目工作停滞的情况，同时也应该鼓励项目组成员在不同的任务中贡献自己的智慧和力量。
选择活动
科普活动组织者在考虑活动中要包括哪些具体的活动内容时，通常会组织一些筛选。对备选活动的评估和筛选可以由组织者或者科学顾问来进行，也可以邀请目标人群代表参与讨论。组织者可以通过筛选过程把自己有价值的经验贡献到项目中。遗憾的是，受经费和时间制约，筛选步骤有时可能会被某些活动组织者忽略。
确定计划和后勤考虑
一项首次举办的科普活动，不可能在策划过程中就能够详细描述出每一个步骤。为了方便以后活动的管理者，对活动步骤进行详细划分至关重要。众多科普活动组织者的实践证明，对过程的书面描述和流程表是最有效的管理信息传递办法。这些记录应逐年进行相应的调整。这些文献记录应该包含对活动关键要素的描述，例如：
参与者的职责（谁是牵头负责人，谁是参与者，谁必须被知会）；
时间节点（何时启动，何时结束，中间步骤是什么）；
需要的材料（需要什么材料、设备、用具，由谁来提供，何时提供）；
需要的人力（活动期间需要多少工作人员，他们何时在哪个岗位上）；
完成哪些任务？
计划的行动步骤是什么？
活动期间如何联络（无线通讯设备、手机等）？
关键信息（计划、联系电话表、证件样本等）。
宣传和推广策略
科普活动的细节一旦确定，应该马上制定宣传推广计划和媒体动员计划，确定可能合作的媒体，并设法取得联络。当科普活动的日期确定后，海报和广告等第一批宣传材料应该尽快发放，直接面向目标群体（如学校）的邮寄宣传非常有效。另外，还应拟好供媒体熟悉情况使用的宣传信息，如新闻初稿。
特别活动策划
科普活动中的特别活动包括开幕式、新闻发布会、接待重要嘉宾参观等，它们的成功实施将成为科普活动的亮点，其准备和实施时间主要取决于整体活动的预期规模。
活动实施
活动的场地布置要根据器材特点制定有针对性的计划。所有的器材和场地搭建完成后，应该进行一次彻底的安全检查。
在大中型科普活动中，所有的工作人员以及活动参与者应该佩戴印有照片的证件，或者穿着显眼的制服以便参观者识别。
活动现场应准备一些机动人员以应对突发问题，设立现场组委会办公室很有必要。如果活动持续数日，建议在每天的活动结束后召开全体工作人员和志愿者碰头会，讨论当天出现的问题并考虑可能的解决方案。每天花费一点儿时间开会总结，不仅对这次活动有益而且可以完善以后的项目。
科普活动中最好有专门的摄影师给每个场地和活动拍照，为组织者记录资料并提供新闻素材。活动结束后最好能制作一张包含照片、新闻报道、电视广播、结果评估和其它有关信息的光盘。光盘可以发给所有的工作人员、赞助者、参与者，还可以提供给未来希望建立合作关系的赞助者。
如何判断科普活动是否成功？
对科普活动进行评估的主要目的是检查该活动是否达到了预期目标。评估不仅要看参与者的满意度，还要衡量活动的效果。前期策划活动时就应该考虑到如何评估，并设计出一些有效的方法。因为评估中的量化和定性分析都比较复杂，有些大型科普活动会专门设立评估组来开展评估工作，这样得到的评估结果会具体且有针对性，当然，花费也会比较大。
有些评估数据可以从科普活动记录中直接获得，例如参加的人数、持续时间等，观众满意度等数据则要通过调查问卷来收集。一般来说，如果能采取随机原则合理地选择被访者，个体访谈是评估活动效果最准确有效的方式，但要花费较多的时间和精力；网络调查的效果较差，可能的改善方法是设计一套公众乐意且容易参与的调查系统，与科普活动同时开放，并准备奖品激励。评估问题的设计要讲究技巧，而且，所有的评估方式都需要对收集到的数据进行校对。