论文部分内容阅读
摘 要：在科学技术飞速发展的新形势下，尤其是电子信息技术的发展和应用给政府和机关带来了全新模式的办公方式，同时也給实现档案管理现代化带来了新的研究课题。本文即紧密结合工作实际，就新形势下实现档案管理现代化的重大意义进行了阐述。
关键词：档案管理 现代化 重大意义
Abstract： under the new situation of the rapid development of science and technology， especially the development and application of electronic information technology to the government and institutions has brought a new model of the office， but also to realize the modernization of the archives management has brought a new research topic. This article is closely integrated with the actual work， and on the new situation to realize the important significance of the modernization of archives management.
Keywords： the significance of the modernization of archives management
新形势下，电子信息技术的飞速发展，为档案管理现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。按照档案管理发展的客观规律，从档案管理发展的趋势分析，应用现代科学技术的原理和方法，对档案工作进行正确地评估、判断和决策，对档案工作中的各个环节实施有效控制和高效管理，是档案管理现代化的基本内涵，更是加快实施档案管理现代化的形势所迫，意义重大。
1、加快推进档案管理现代化是适应科技发展的必然要求。
电子信息技术在世界范围内迅速发展，计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新技术、新手段在社会生活各个领域得到了越来越广泛的应用。办公自动化和无纸办公已经成为一种新的发展趋势，灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。在这种发展趋势下，形成了各种新载体、新介质的档案形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战。因此，档案工作必须适应时代发展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，实现档案管理现代化。
2、加快推进档案管理现代化是转变档案管理模式的迫切需要。
从档案管理模式的现状来看，现有的档案保护条件和管理手段还存在很多漏洞和问题。据抽样调查，建国初期形成的档案由于载体材料差，加之保持手段跟不上等多种原因，已有30%左右的档案出现褪变现象，褪变严重的已出现了“无字”档案。如果不掌握和使用温湿度控制、有害生物防治、有害气体防护、有害物质去除、字迹恢复、档案加固和修复等一系列先进、现代化的档案保护、修复等技术，在档案载体越来越易受损害、环境污染越来越不利于档案保存的条件下，我们是不能有效地保管好档案，使它们长时期保存下去的。由此看来，档案本身也向管理现代化提出了挑战，迫切需要用现代化的管理手段提高管理质量。档案部门如果实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，也可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。
3、加快推进档案管理现代化是提高档案管理效率的必由之路。
传统的手工管理方式不但劳动量大，而且长期从事档案工作，档案中的有害物质会直接影响身体健康。电子文件是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利。同时，由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还能够对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证了档案数据和电子文件的绝对安全。
总之，随着电子信息技术的飞速发展，实现档案管理现代化有着重大意义。档案管理部门领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守，精通电子信息技术及“办公自动化”业务，为实现档案管理的现代化而不懈努力，为档案资源的自动化管理注入新的生机和活力。
参考文献
[1]徐志敏.计算机技术对档案工作的影响[J].办公室业务，2000，（3）：32-33.
[2]孔繁芝.档案的历史品格与现实性品格——兼论档案文化对传统文化的继承与创新[J].山西档案.2002（06）
[3]蒋秀云.论实现档案现代化的意义.档案工作论坛（下册）.2002.
关键词：档案管理 现代化 重大意义
Abstract： under the new situation of the rapid development of science and technology， especially the development and application of electronic information technology to the government and institutions has brought a new model of the office， but also to realize the modernization of the archives management has brought a new research topic. This article is closely integrated with the actual work， and on the new situation to realize the important significance of the modernization of archives management.
Keywords： the significance of the modernization of archives management
新形势下，电子信息技术的飞速发展，为档案管理现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。按照档案管理发展的客观规律，从档案管理发展的趋势分析，应用现代科学技术的原理和方法，对档案工作进行正确地评估、判断和决策，对档案工作中的各个环节实施有效控制和高效管理，是档案管理现代化的基本内涵，更是加快实施档案管理现代化的形势所迫，意义重大。
1、加快推进档案管理现代化是适应科技发展的必然要求。
电子信息技术在世界范围内迅速发展，计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新技术、新手段在社会生活各个领域得到了越来越广泛的应用。办公自动化和无纸办公已经成为一种新的发展趋势，灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。在这种发展趋势下，形成了各种新载体、新介质的档案形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战。因此，档案工作必须适应时代发展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，实现档案管理现代化。
2、加快推进档案管理现代化是转变档案管理模式的迫切需要。
从档案管理模式的现状来看，现有的档案保护条件和管理手段还存在很多漏洞和问题。据抽样调查，建国初期形成的档案由于载体材料差，加之保持手段跟不上等多种原因，已有30%左右的档案出现褪变现象，褪变严重的已出现了“无字”档案。如果不掌握和使用温湿度控制、有害生物防治、有害气体防护、有害物质去除、字迹恢复、档案加固和修复等一系列先进、现代化的档案保护、修复等技术，在档案载体越来越易受损害、环境污染越来越不利于档案保存的条件下，我们是不能有效地保管好档案，使它们长时期保存下去的。由此看来，档案本身也向管理现代化提出了挑战，迫切需要用现代化的管理手段提高管理质量。档案部门如果实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，也可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。
3、加快推进档案管理现代化是提高档案管理效率的必由之路。
传统的手工管理方式不但劳动量大，而且长期从事档案工作，档案中的有害物质会直接影响身体健康。电子文件是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利。同时，由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还能够对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证了档案数据和电子文件的绝对安全。
总之，随着电子信息技术的飞速发展，实现档案管理现代化有着重大意义。档案管理部门领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守，精通电子信息技术及“办公自动化”业务，为实现档案管理的现代化而不懈努力，为档案资源的自动化管理注入新的生机和活力。
参考文献
[1]徐志敏.计算机技术对档案工作的影响[J].办公室业务，2000，（3）：32-33.
[2]孔繁芝.档案的历史品格与现实性品格——兼论档案文化对传统文化的继承与创新[J].山西档案.2002（06）
[3]蒋秀云.论实现档案现代化的意义.档案工作论坛（下册）.2002.